Gli ultimi mesi hanno introdotto importanti cambiamenti nel mondo del lavoro. La pandemia ha costretto sia i dipendenti che i datori di lavoro a cambiare la loro percezione del modello di lavoro da remoto.
Anche se lavorare da casa offre molti chiari vantaggi alle aziende e ai loro team, la transizione al lavoro da remoto comporta anche sfide, tra cui minori opportunità di interazioni e gestione di persona.
Ciò ha portato i leader aziendali a porre la domanda chiave: come possono i manager monitorare i propri team remoti in modo efficiente e conforme?
Monitoraggio del lavoro da remoto: trovare un equilibrio
I datori di lavoro stanno affrontando una serie di sfide mentre prendono in considerazione le strategie per il monitoraggio dei team remoti. Queste includono una crescente prevalenza di silos organizzativi, un aumento del rischio di perdite di dati aziendali, le ore di straordinario aggiuntive lavorate e la conseguente remunerazione richiesta.
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È importante che i manager trovino un equilibrio tra il monitoraggio e la guida dei loro team remoti e assicurarsi che i loro dipendenti abbiano lo spazio per imparare e perfezionare le loro competenze individualmente. È necessario rispettare la privacy dei dipendenti e il quadro di riferimento delle normative legali relative al monitoraggio dei dipendenti.
A quali normative devono prestare attenzione le aziende?
In tutto il mondo, molti Paesi stanno approvando leggi che regolano il modo in cui i datori di lavoro devono affrontare in modo conforme il monitoraggio del lavoro da remoto.
La Polonia ne è un esempio . La legislazione polacca ha implementato una serie di normative che i datori di lavoro devono rispettare mentre monitorano i loro team nel nuovo mondo degli affari da remoto. Secondo il Codice del lavoro:
- “Ove necessario per garantire la corretta organizzazione del lavoro o per fornire l’uso completo dell’orario di lavoro o l’uso corretto degli strumenti relativi al lavoro messi a disposizione del dipendente, il datore di lavoro può introdurre il monitoraggio tramite e-mail relative al lavoro del dipendente (monitoraggio e-mail)” (Articolo 223 § 1 del Codice del lavoro).
- “Il monitoraggio delle e-mail non può influire sulla sicurezza della privacy della corrispondenza e di altri diritti personali del dipendente” (Articolo 223 § del Codice 2 del lavoro).
- “Le disposizioni di cui sopra (Articolo 223 § del Codice 4 del lavoro) possono applicarsi alle attività di lavoro da remoto al di fuori della corrispondenza e-mail, incluso l’uso di software o piattaforme IT correlate al lavoro.
Anche se il Codice del lavoro ha fornito indicazioni sul monitoraggio del lavoro da remoto, ci sono ancora molte aree grigie. L’obiettivo del monitoraggio del lavoro da remoto deve essere strettamente quello di garantire l’uso appropriato della proprietà aziendale e dell’orario di lavoro.
I datori di lavoro devono informare i propri dipendenti prima dell’implementazione del monitoraggio da remoto con informazioni dettagliate su ciò che devono aspettarsi e esattamente su ciò che sarà monitorato. Queste disposizioni possono essere incluse in un documento ufficiale che dettaglia le normative generali dell’azienda sul lavoro da remoto. I datori di lavoro devono anche prendere in considerazione un documento separato che parli specificamente della sorveglianza da remoto. È inoltre importante tenere presente che, secondo il Codice del lavoro:
“Gli obiettivi, l’ambito e le modalità di applicazione del monitoraggio da remoto devono essere indicati in un contratto collettivo di lavoro, in regolamenti sul lavoro documentati o nella dichiarazione del datore di lavoro, se il datore di lavoro non è coperto dal contratto collettivo di lavoro o non è obbligato a stabilire i regolamenti sul lavoro”.
I datori di lavoro possono documentare i dettagli e le normative sul monitoraggio da remoto in una politica ufficiale sul lavoro da remoto o nel contratto collettivo di lavoro, ma sono consentiti anche documenti separati che coprono attività specifiche come la sorveglianza.
I datori di lavoro devono utilizzare un software di monitoraggio del lavoro da remoto?
I datori di lavoro devono scegliere attentamente quale software utilizzare per il monitoraggio del lavoro da remoto per garantire la conformità ai requisiti legali. Come accennato in precedenza, l’IT utilizzato non deve violare la privacy dei dipendenti né mettere a rischio le informazioni riservate.
[bctt tweet=“I datori di lavoro devono scegliere con attenzione quale software utilizzare per il monitoraggio del lavoro da remoto per garantire la conformità ai requisiti legali.” username=”globalpeo”]
Tuttavia, i datori di lavoro possono riscontrare problemi nell’implementazione del monitoraggio del software se i dipendenti (temporaneamente o permanentemente) eseguono il lavoro utilizzando i propri computer. Il monitoraggio delle apparecchiature affidate ai dipendenti dal datore di lavoro è meno complicato, in quanto i dipendenti devono utilizzare tali apparecchiature solo per scopi lavorativi. Se i dipendenti utilizzano le proprie apparecchiature, il monitoraggio del lavoro da remoto deve essere limitato alle attività correlate al lavoro.
Sul mercato sono presenti numerose aziende che offrono software per monitorare il lavoro da remoto. Tuttavia, il datore di lavoro deve ricordare di essere pienamente responsabile dei rischi relativi alle soluzioni IT implementate.
Quali best practice dovrebbero seguire i datori di lavoro quando implementano il monitoraggio del lavoro da remoto?
Alcuni suggerimenti per il monitoraggio del lavoro da remoto includono:
- Monitoraggio della produttività dei dipendenti, compreso l’uso di determinate applicazioni: i dipendenti devono determinare attentamente quali applicazioni vengono utilizzate dai dipendenti per scopi lavorativi e monitorare solo tali applicazioni.
- Monitoraggio delle attività dei dipendenti: ciò può includere l’applicazione di restrizioni sui siti web a cui i dipendenti possono accedere e l’impostazione di avvisi di sicurezza per attività specifiche. Le aziende spesso limitano i siti web che inibiscono la produttività, come i siti di social media o i siti web che aumentano il rischio di virus informatici.
- Chiarimento dell’orario di lavoro da remoto: è essenziale per monitorare efficacemente la produttività dei dipendenti e mitigare i rischi correlati alle richieste di lavoro straordinario.
- Monitorare le pause di lavoro: i datori di lavoro devono fornire dettagli sulla frequenza e sulla durata delle pause di lavoro quotidiane.
- Garantire il backup dei dati: implementare software, come il cloud online sicuro, che garantisca l’archiviazione automatica dei dati.
- Gestione della privacy e della sicurezza: proteggete i dati personali e aziendali attraverso un accesso definito e stabilito a singole applicazioni o documenti.
- Monitorare l’uso di porte e dispositivi USB: utilizzare una verifica dell’identità aggiuntiva per limitare chi può utilizzare porte e dispositivi USB.
Pertanto, il monitoraggio del lavoro da remoto può essere utile non solo per valutare i livelli di produttività, ma anche per garantire l’uso appropriato degli strumenti affidati o, in ultima analisi, per salvaguardare i dati personali e rafforzare la sicurezza dell’azienda.
E per quanto riguarda i diritti alla privacy personale e il GDPR?
In Polonia, il monitoraggio di attrezzature e attività private (non correlate al lavoro) è inammissibile come descritto nell’articolo 223 § 1 del Codice del lavoro; è indicato che il monitoraggio può coprire “strumenti correlati al lavoro affidati al dipendente dal datore di lavoro”. Tuttavia, il monitoraggio può essere implementato per “garantire l’organizzazione del lavoro che consenta l’uso completo dell’orario di lavoro”, il che sembra giustificare un monitoraggio limitato delle attività del dipendente relative all’uso di apparecchiature IT private.
Se il datore di lavoro decide di monitorare il lavoro da remoto eseguito sulle apparecchiature personali dei dipendenti, è essenziale implementare misure tecniche adeguate. In caso contrario, i datori di lavoro si espongono ad accuse relative a violazioni della privacy e ad altri diritti personali dei dipendenti. Una soluzione semplice è monitorare il software dei dipendenti solo durante l’orario di lavoro. Ciò può essere fatto fornendo una VPN (Virtual Private Network) che i dipendenti possono utilizzare solo per attività lavorative.
I datori di lavoro devono rispettare le normative ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e informare i propri dipendenti del processo coinvolto nel monitoraggio dei loro dati personali mentre lavorano da remoto.
Creare un piano di monitoraggio del lavoro da remoto che si adatti alla tua azienda
Anche se definire chiaramente il processo e le linee guida alla base del monitoraggio del lavoro da remoto può essere difficile a causa della complessità delle normative coinvolte, l’obiettivo sottostante deve essere quello di adattare le linee guida all’azienda, ai termini di impiego e anche a posizioni lavorative specifiche. Anche le regole generali del GDPR sul trattamento dei dati si applicano: si riferiscono alla limitazione dell’archiviazione dei dati e ai motivi del monitoraggio del lavoro, nonché alla responsabilità.
È inoltre essenziale seguire ulteriori leggi legislative sul lavoro da remoto. In Polonia, l’attuale base giuridica di ciò è ancora l’articolo 3 dell’atto di finalità speciale su soluzioni specifiche relative alla prevenzione di Covid-19, che è stato implementato nel marzo 2020, inizialmente come regolamento temporaneo. La legislazione polacca ha recentemente annunciato che le attuali norme sul lavoro da remoto sono destinate ad agire come nuovo codice del lavoro. I datori di lavoro devono dare maggiore importanza al rispetto di queste regole rispetto alle disposizioni esistenti relative al telelavoro.
Oltre a considerazioni puramente legali, i datori di lavoro devono considerare tutte le circostanze e il contesto che circonda il monitoraggio della loro azienda. Sebbene le normative formali siano fondamentali da seguire, non devono sostituire il “senso comune” durante l’implementazione di una soluzione efficace e ragionevole.
Anche le soluzioni tecniche più eccellenti non diventeranno efficaci se il monitoraggio viene implementato senza una comunicazione sufficiente con il team e la comprensione delle esigenze reciproche. In caso contrario, potrebbero verificarsi effetti controproducenti e minare la fiducia necessaria tra datore di lavoro e dipendenti. L’introduzione di misure eccessive potrebbe comportare il rischio di violare la privacy e altri diritti personali dei dipendenti (che possono esporre il datore di lavoro presentando richieste di risarcimento) e causare la demobilizzazione del team.
