Cosa sono i pagamenti SWIFT?

Punti chiave da ricordare

• Cosa sono i pagamenti SWIFT : consentono trasferimenti di denaro internazionali sicuri tra banche in oltre 200 paesi. Il sistema di pagamento SWIFT elabora milioni di messaggi al giorno, ma non gestisce la conformità o le tasse.

• SWIFT GPI e sicurezza : il monitoraggio di SWIFT GPI riduce i ritardi di pagamento, mentre la certificazione ISO 27001 garantisce la protezione dei dati per le informazioni sensibili sulle buste paga.

• Sfide del libro paga globale : gestire il libro paga globale tramite bonifico SWIFT significa gestire separatamente più valute, normative e regole di conformità.

• Il modo più semplice per gestire il libro paga globale : un datore di lavoro affidabile (EOR) come G-P può gestire il libro paga multivaluta, i pagamenti degli appaltatori e la conformità locale per te.

La gestione dei pagamenti internazionali può essere difficile anche per team HR esperti. Quando paghi dipendenti e appaltatori in più paesi, hai bisogno di un sistema affidabile che supporti diverse valute, normative bancarie e regole di conformità. 

Il sistema bancario SWIFT fornisce queste basi, ma capire come usarlo in modo efficace può essere la differenza tra operazioni fluide e ritardi costosi.

Che cos'è un pagamento SWIFT?

Un pagamento SWIFT è un'istruzione elettronica che sposta denaro tra le banche e oltre i confini internazionali attraverso un sistema di messaggistica standardizzato. La Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) non trasferisce fondi direttamente. Invece, invia messaggi sicuri tra le istituzioni finanziarie, dicendo loro come accreditare e addebitare i conti.

Quando si avvia un bonifico SWIFT, la banca invia un messaggio crittografato attraverso la rete SWIFT alla banca del destinatario. La banca del destinatario segue le istruzioni nel messaggio crittografato per accreditare i fondi sul conto del destinatario.

Il sistema di pagamento globale SWIFT collega oltre 11.500 istituti finanziari in oltre 220 paesi, rendendolo la spina dorsale dei pagamenti aziendali internazionali. Per le aziende che gestiscono team globali, questa rete semplifica tutto, dalle buste paga mensili ai pagamenti una tantum degli appaltatori.

La rete di pagamento rapida offre processi standardizzati in tutti i paesi, transazioni tracciabili e sicurezza di livello bancario. SWIFT si impegna a proteggere i dati, garantendo che le piattaforme di pagamento con cui collabora mantengano la certificazione ISO 27001, fondamentale per la gestione dei dati sensibili sulle buste paga. 

Sfide nel libro paga e nei pagamenti globali

I processi di pagamento difettosi interrompono le operazioni e incidono sulla soddisfazione dei dipendenti. Le principali sfide globali in materia di buste paga includono:

• Tasse e normative locali: ogni paese ha obblighi fiscali specifici sul libro paga, regole di rendicontazione, ritenute alla fonte e scadenze di pagamento. Il mancato rispetto di queste scadenze può comportare sanzioni.

• Preferenze del metodo di pagamento per regione : mentre i bonifici SWIFT funzionano a livello globale, le preferenze locali variano. I dipendenti potrebbero chiedere metodi di pagamento locali per ridurre le commissioni e massimizzare la loro retribuzione da portare a casa. 

Bonus, commissioni e compensazione azionaria : la retribuzione variabile aggiunge un altro livello di complessità. È necessario calcolare le imposte in modo diverso per i bonus, gestire i programmi di maturazione per il patrimonio netto e garantire che le commissioni raggiungano prontamente i team di vendita. La rete di pagamento globale SWIFT gestisce questi vari tipi di pagamento, ma hai bisogno di processi chiari per tracciare e segnalare ogni componente.

Come funziona il pagamento SWIFT

Capire come funziona il pagamento SWIFT ti aiuta a ottimizzare i tuoi processi ed evitare errori comuni.

Il processo di pagamento SWIFT

Il processo di trasferimento online SWIFT segue una sequenza chiara che garantisce transazioni sicure e tracciabili:

1. Avvio del pagamento : invii le istruzioni di pagamento attraverso la piattaforma online o il software di pagamento della tua banca. Le istruzioni includono i dettagli del beneficiario, l’importo e lo scopo del pagamento.

2. Creazione di messaggi : la tua banca crea un messaggio SWIFT - in genere MT103 per i trasferimenti dei clienti - contenente informazioni di pagamento standardizzate.

3. Trasmissione di rete : il messaggio crittografato viaggia attraverso la rete di pagamento SWIFT alla banca del beneficiario, a volte indirizzando attraverso banche intermediarie.

4. Esecuzione del pagamento : la banca ricevente elabora il messaggio e accredita il conto del beneficiario secondo le istruzioni.

5. Conferma: entrambe le banche scambiano messaggi di conferma e si riceve una notifica del completamento del pagamento.

Tutte le funzioni di bonifico SWIFT:

• Il cliente ordinante, in genere la tua azienda

• La banca ordinante

• La banca beneficiaria

• Il beneficiario, in genere il dipendente o l’appaltatore

• Banche intermediarie, se necessario

Ciascuna parte ha responsabilità specifiche per i controlli di conformità, la riscossione delle commissioni e la verifica delle informazioni.

Esempi di pagamenti SWIFT

Puoi utilizzare i bonifici SWIFT nei seguenti modi:

• Busta paga : quando paghi un dipendente in Germania dalla tua sede centrale negli Stati Uniti, il sistema di pagamenti globali SWIFT garantisce che il suo stipendio arrivi in euro sul suo conto bancario locale. Il pagamento include informazioni di riferimento per la rendicontazione fiscale e può essere programmato per date specifiche per soddisfare i cicli di retribuzione locali.

• Pagamenti degli appaltatori : gli appaltatori indipendenti lavorano in diversi paesi. Un bonifico bancario SWIFT ti consente di pagare uno sviluppatore in Thailandia, un designer in Brasile e un consulente in Kenya utilizzando un sistema standardizzato. Ogni pagamento può includere numeri di fattura e codici di progetto per una registrazione accurata.

• B2B Transazioni B2B: oltre al libro paga, è possibile utilizzare il sistema di pagamento SWIFT per pagamenti di fornitori, distribuzioni di partnership e trasferimenti interaziendali. Queste transazioni a volte comportano importi maggiori e necessitano di documentazione di conformità.

Dettagli essenziali per un pagamento SWIFT

Informazioni accurate evitano ritardi di pagamento e resi. Avrai bisogno di:

• Nome del beneficiario : deve corrispondere esattamente a come appare sul conto bancario

• Codice SWIFT : un codice 8-11-character che identifica la banca e la filiale specifiche

• Numero di conto : Identificativo del conto del destinatario o numero di conto bancario internazionale (IBAN)

• Indirizzo bancario : indirizzo fisico della banca del beneficiario

• Scopo del pagamento : descrizione chiara per scopi di conformità e fiscali

• Informazioni normative : codici fiscali, numeri di registrazione o altri requisiti locali

Cosa sono i codici SWIFT?

I codici SWIFT, noti anche come codici di identificazione bancaria (BIC), identificano in modo univoco le istituzioni finanziarie all'interno del sistema bancario SWIFT. La struttura del codice ti dice esattamente dove sta andando il denaro:

• Primi quattro caratteri : codice bancario, come "CHAS" per Chase Bank

• Prossimi due caratteri : Codice Paese, come “US” per gli Stati Uniti

• Prossimi due caratteri : Codice località per la città o la regione

• Ultimi tre caratteri (facoltativo ): codice filiale specifico

Ad esempio, CHASUS33XXX identifica la sede centrale di JPMorgan Chase a New York e DEUTDEDB101 è per Deutsche Bank a Berlino. Puoi trovare i codici SWIFT attraverso il sito web della tua banca, gli estratti conto o la directory online di SWIFT. Verificare sempre i codici con il beneficiario. Il codice errato può indirizzare i pagamenti alla banca sbagliata.

Logistica dei pagamenti SWIFT

Ottenere i dettagli operativi giusti determina se i tuoi pagamenti internazionali funzionano senza intoppi o creano problemi continui per il tuo team.

Quanto tempo impiegano i pagamenti SWIFT?

I tempi standard di trasferimento di denaro SWIFT sono migliorati. Secondo i dati più recenti di SWIFT, quasi il 100 % dei pagamenti SWIFT GPI raggiunge i beneficiari entro 24 ore, con il 60% che arriva sotto i 30 minuti. Tuttavia, alcuni fattori possono causare ritardi.

• I fusi orari creano ritardi naturali. Un pagamento iniziato venerdì pomeriggio a New York non verrà elaborato a Tokyo fino a lunedì mattina.

• Le banche intermediarie in genere aggiungono 1–2 giorni al processo, in particolare per le valute che necessitano di più conversioni.

• I controlli di conformità per importi superiori a 100.000 USD possono aggiungere altre 24-48 ore.

Per ridurre al minimo i ritardi, invia i pagamenti nelle prime ore del giorno bancario, utilizza SWIFT GPI per il monitoraggio in tempo reale e aggiungi le informazioni sul beneficiario giusto. Stabilire programmi di pagamento regolari aiuta le banche ad anticipare ed elaborare le transazioni più velocemente.

Quali sono le commissioni associate a SWIFT?

Il sistema di pagamento globale SWIFT ha diversi componenti di commissione. La tua banca addebita 25-65 USD per bonifico in uscita, mentre le banche intermediarie possono detrarre 15-30 USD extra da ogni bonifico. Le banche riceventi addebitano anche 10-25 USD ai conti di credito. Per un singolo pagamento internazionale, le commissioni totali possono variare da USD 50-120.

La conversione di valuta aggiunge un altro 1-4 % ai costi attraverso i markup dei tassi di cambio. Le banche in genere offrono tassi del 2-3% meno favorevoli rispetto ai tassi medi di mercato. Per un pagamento di 10.000 USD, ciò significa 200-300 USD in costi di conversione nascosti.

Gli sconti sui volumi possono ridurre i costi per transazione. Molte banche offrono prezzi a più livelli per le aziende che inviano più pagamenti internazionali mensilmente. La negoziazione di commissioni mensili fisse anziché di spese per transazione consente di risparmiare denaro per le corse di buste paga di routine.

I pagamenti SWIFT sono sicuri?

Il sistema di elaborazione dei pagamenti SWIFT dispone di più livelli di sicurezza. Tutti i messaggi utilizzano la crittografia end-to-end con rotazione regolare delle chiavi. Il programma di sicurezza dei clienti di SWIFT impone controlli specifici per tutti gli utenti, tra cui l'autenticazione a più fattori e l'accesso alla rete separata.

La rete monitora modelli insoliti e segnala le transazioni sospette per la revisione. La tua banca aggiunge un ulteriore rilevamento delle frodi, trattenendo pagamenti insoliti per la verifica.

Per la sicurezza delle buste paga, implementare flussi di lavoro di approvazione che richiedono autorizzazioni multiple per i pagamenti al di sopra di determinate soglie. Gli audit regolari dei beneficiari dei pagamenti e la riconciliazione mensile rilevano gli errori prima che diventino problemi.

Un codice SWIFT è lo stesso di un IBAN?

I codici SWIFT e gli IBAN hanno scopi diversi nel processo di bonifico SWIFT. Un codice SWIFT identifica la banca, mentre un IBAN identifica il conto specifico presso quella banca. Hai bisogno di entrambi per i trasferimenti internazionali di successo.

Gli IBAN contengono fino a 34 caratteri, tra cui il codice del Paese, le cifre dell’assegno, l’identificativo della banca e il numero di conto. Il formato strutturato riduce gli errori. Sono obbligatori in Europa e diventano comuni a livello globale. 

Alcuni paesi non utilizzano gli IBAN. Gli Stati Uniti, il Canada, l'Australia e molti altri paesi si affidano ancora ai numeri di routing e ai numeri di conto. Quando invii pagamenti a questi Paesi tramite il sistema di pagamento SWIFT, fornirai il codice SWIFT più i dettagli del conto locale anziché un IBAN.

Best practice

Mentre il sistema bancario SWIFT è il punto di riferimento per i pagamenti internazionali, le pratiche intelligenti e le alternative possono ottimizzare le operazioni di pagamento globali.

Considerazioni pratiche per i pagamenti internazionali dei dipendenti

Gestire le transazioni SWIFT in modo efficace significa pianificare con attenzione e seguire le migliori pratiche, tra cui:

• Cancella i programmi di pagamento: stabilisci i programmi di pagamento che tengono conto delle festività bancarie locali e delle abitudini di pagamento. I lavoratori di alcuni paesi si aspettano il pagamento in date specifiche, mentre altri seguono cicli settimanali o bisettimanali.

• Documentazione adeguata : Documentare i processi di pagamento per garantire accuratezza e conformità. Creare modelli per tipi di pagamento comuni, gestire database di beneficiari aggiornati e stabilire gerarchie di approvazione. Questa struttura riduce gli errori e velocizza l'elaborazione dei pagamenti quando gestisci più valute e destinazioni.

• Tempistiche di pagamento strategiche : il sistema di pagamento globale SWIFT funziona continuamente, ma i tassi di cambio fluttuano durante il giorno. L'impostazione degli avvisi tariffari e l'utilizzo di contratti a termine aiuta a gestire il rischio.

Soluzioni di pagamento alternative

Le piattaforme di pagamento digitale offrono alternative ai tradizionali servizi di trasferimento online SWIFT. Queste soluzioni possono fornire tariffe più basse e tempi di elaborazione più rapidi. Tuttavia, spesso hanno restrizioni nazionali o limiti di transazione che non soddisfano tutte le esigenze aziendali.

Se non si dispone di un'entità locale e si desidera evitare di gestire autonomamente i pagamenti globali SWIFT individuali, prendere in considerazione la possibilità di lavorare con un datore di lavoro registrato come G-P. G-P semplifica l'intero ciclo di vita dell'occupazione, compresi libro paga e benefit. Questo approccio elimina la complessità dei pagamenti e garantisce la conformità locale. Invece di preoccuparti dei codici SWIFT, delle conversioni di valuta e dei requisiti di conformità locali, il nostro team global employment platform gestisce tutto per te.

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