Sincrono vs asincrono: padroneggiare la comunicazione sul posto di lavoro remoto

Senza una comunicazione chiara tra i team remoti, le attività si bloccano, le politiche vengono ignorate e i team vengono disconnessi. Sapere quando e come utilizzare la comunicazione sincrona e asincrona aiuta a mantenere la forza lavoro globale efficiente, informata e allineata.

Cos'è la comunicazione sincrona? 

La comunicazione sincrona avviene in tempo reale. Tutte le persone coinvolte sono presenti e rispondono immediatamente. Gli esempi includono telefonate, videochiamate o collaborazione dal vivo su piattaforme come Google Docs. Tutti i partecipanti devono essere disponibili allo stesso tempo, indipendentemente dalla loro posizione  , per abilitare la comunicazione sincrona. Questo tipo di comunicazione è pratica per riunioni di team, incontri individuali e decisioni urgenti. 

Cos'è la comunicazione asincrona?

La comunicazione asincrona non avviene in tempo reale. Si invia un messaggio e il destinatario risponde in un secondo momento, come con le e-mail e gli strumenti di gestione dei progetti. Questo tipo di comunicazione è utile per condividere aggiornamenti, assegnare compiti, documentare decisioni e raccogliere input da diversi team. La comunicazione asincrona funziona bene per i team in tutti i fusi orari o con orari flessibili. 

Differenze tra comunicazione sincrona e asincrona 

Scegli un metodo di comunicazione basato su urgenza, complessità del problema, posizione del team e stile di lavoro. Ecco un confronto:

Trovare l’equilibrio tra comunicazione sincrona e asincrona

È importante trovare un equilibrio di comunicazione per il tuo team. Circa il 53% dei dipendenti da remoto ha difficoltà a rimanere in contatto con i propri colleghi e la comunicazione sincrona può essere d’aiuto. Tuttavia, affidarsi troppo alla comunicazione sincrona può causare affaticamento durante le riunioni. 

L'obiettivo è quello di abbinare il messaggio con il metodo. Mantieni i flussi di lavoro fluidi, sostieni l'attenzione e rispetta il tempo di tutti. Ecco come creare un approccio equilibrato che si adatti alle esigenze del tuo team.

1. Investire in una piattaforma di comunicazione sicura e conforme

I team globali hanno bisogno di strumenti che supportino la localizzazione, l’accesso mobile e le integrazioni con altri sistemi. Seleziona una piattaforma che soddisfi le tue esigenze di privacy, sicurezza e conformità. Gestisci dati finanziari, HR e legali sensibili, quindi la tua piattaforma dovrebbe supportare crittografia, audit trail e controlli di accesso. Questi strumenti devono inoltre essere conformi a standard come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’Unione europea e i controlli di sistemi e organizzazioni 2 (SOC2) negli Stati Uniti.

2. Costruire una cultura della comunicazione equilibrata

L’equilibrio è fondamentale. Un uso eccessivo di un metodo può causare attrito o burnout. Imposta le ore di base per il lavoro sincrono e incoraggia gli aggiornamenti asincroni ove possibile. Definire chiaramente quando un messaggio richiede una riunione rispetto a un aggiornamento scritto rafforza il valore di entrambi i tipi di comunicazione. Ad esempio, i team che lavorano su più fusi orari potrebbero utilizzare Slack e Asana per gli aggiornamenti giornalieri, riservando videochiamate settimanali per la risoluzione dei problemi. I team leader devono:

• Pianificare controlli regolari con i team.

• Impostare un'aspettativa di risposta per la messaggistica sincrona e asincrona.

• Definire le procedure per le aspettative di comunicazione tra i fusi orari.

3. Definire aspettative e protocolli chiari

Creare linee guida per l’uso degli strumenti e le aspettative di risposta. Definire quali canali vengono utilizzati per cosa. Ad esempio, Slack è ideale per check-in rapidi. Stabilisci le aspettative per le finestre di risposta, la disponibilità e i percorsi di escalation. Documentare i protocolli e renderli accessibili a tutti i membri del team, compresi i nuovi assunti. Ciò semplifica la comunicazione e dimostra fiducia negli sforzi di comunicazione dei dipendenti.

4. Dare priorità alla formazione e all’integrazione tecnologica

Formare manager e membri del team su come utilizzare gli strumenti di comunicazione. Concentrati sulla scrittura di messaggi chiari, sull'utilizzo di calendari, sulla gestione delle notifiche e sulla gestione dei record. Integrate le piattaforme con il vostro sistema di informazioni sulle risorse umane (HRIS), il software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) o gli strumenti di progetto per semplificare i flussi di lavoro. Incoraggia il feedback per migliorare l'adozione e mantenere gli strumenti in linea con le esigenze del tuo team.

Strumenti e tecnologie per una comunicazione efficace con i team globali

La gestione della comunicazione transfrontaliera è complessa. Diversi fusi orari, lingue e regolamenti possono portare a disallineamenti e ritardi. Un modello di comunicazione ibrido combina metodi sincroni e asincroni in base alla struttura del team, ai flussi di lavoro e alle esigenze. Ecco alcuni strumenti e best practice per la comunicazione da remoto:

• Collaborazione tra documenti : utilizza strumenti come Google Workspace per creare, rivedere e modificare documenti in tempo reale o in modo asincrono. 

• Condivisione delle conoscenze : gli strumenti di condivisione delle conoscenze, come Notion o Confluence, centralizzano la comunicazione e tracciano le decisioni.

• Integrazione: i tuoi strumenti di comunicazione dovrebbero supportare il single sign-on, la crittografia, il controllo degli accessi e l'integrazione con lo stack tecnologico esistente. Ciò garantisce che la comunicazione sia sicura e centralizzata.

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In che modo un'azienda global employment platform può aiutare le aziende a migliorare la gestione della forza lavoro?

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La comunicazione sincrona e asincrona aiuta a mantenere la forza lavoro globale connessa. Un sano equilibrio di entrambi i metodi aumenta la produttività e consente al tuo team di dare il meglio.

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