Sincrono rispetto ad asincrono: padroneggiare la comunicazione in Remote Workplace

Le regole per la gestione dei team globali sono radicalmente cambiate nel mondo remote-first di oggi. Molte organizzazioni si sono recentemente adattate a contesti remote-first e hanno affrontato una miriade di sfide, tra cui la gestione di un team situato in tutto il mondo, l’adattamento dei loro team e stack tecnologici a nuovi strumenti di comunicazione per mantenere la produttività e la comunicazione efficace con i loro team attraverso i fusi orari.

Oggi, comprendere la comunicazione sincrona rispetto a quella asincrona è fondamentale per sbloccare la produttività e attrarre e trattenere i talenti. E, più che mai, comunicazioni efficaci nell'ambiente di lavoro sono cruciali per tenere le organizzazioni al passo, che gestiscano una forza lavoro remota, di persona o ibrida.

Cos’è la comunicazione sincrona e asincrona?

Comunicazione sincrona

La comunicazione sincrona è il metodo tradizionale di comunicazione “che avviene in tempo reale tra due o più parti” ed è più comunemente utilizzato nei lavori fisici in ufficio e mediati da schermo.

Anche con la transizione al lavoro da remoto, la comunicazione sincrona è rimasta un metodo di comunicazione rilevante per molte aziende. Continua a essere al centro dell'attenzione in riunioni individuali, chiamate dal vivo e riunioni periodiche che la maggior parte dei team in tutto il mondo conduce regolarmente.

La comunicazione sincrona aiuta i manager ad allineare i loro team, a conoscere i loro compagni di squadra in un congedo personale e a sviluppare connessioni emotive oltre lo schermo.

Comunicazione asincrona

La comunicazione asincrona è antica come il linguaggio stesso, a partire dalle incisioni rocciose, o “petroglifi”, e infine assume un formato più moderno come i telegrammi, e ora invia e-mail oggi. Questo metodo di comunicazione ha acquisito trazione e valore nel mondo degli affari all’inizio dell’era del lavoro da remoto.

Secondo la BBC, la comunicazione asincrona si riferisce a “scambiamenti che non avvengono in tempo reale, ma piuttosto nel proprio tempo libero”. Si tratta di uno stile di comunicazione vantaggioso per i team distribuiti in fusi orari diversi, in particolare quelli che si concentrano sull’output piuttosto che sulle interazioni in tempo reale.

Per le organizzazioni che desiderano crescere, è essenziale considerare la comunicazione asincrona per assumere, gestire e trattenere talenti da remoto in qualsiasi parte del mondo e rimanere competitivi e produttivi.

Quali sono i vantaggi della comunicazione sincrona?

• Conversazione approfondita: a volte le app di messaggistica, come Slack o Teams, e le e-mail non sono sufficienti per comunicare le sfumature e i dettagli di un particolare progetto. Essere presenti consente alle persone di parlare liberamente e in modo non strutturato, portando a conversazioni approfondite e a incrementi di produttività.
• Comunicazione non verbale: l’idea che la 90 percentuale di comunicazione non sia verbale è un mito. Tuttavia, avere l’opportunità di ricevere feedback in tempo reale è prezioso. Un sorriso o un gesto comunica molto più di quanto si pensi.
• Risoluzione rapida dei problemi: saltare a una chiamata rapida e affrontare un problema urgente è molto più facile in modo sincrono. Tuttavia, i manager devono tenere presente che questa dovrebbe essere un’ultima risorsa e la pianificazione dovrebbe essere al centro di qualsiasi struttura organizzativa.

Quali sono i vantaggi della comunicazione asincrona?

• Una cultura basata sulla fiducia: promuovere la sicurezza psicologica è fondamentale in team completamente distribuiti. La comunicazione asincrona diventa un potente alleato quando si condividono informazioni tra latitudine e culture. Consente ai membri del team una maggiore autonomia nelle loro attività quotidiane, promuovendo la fiducia tra i dipendenti e i loro manager.
• Lavoro basato sulla produzione: l’enorme tendenza alle dimissioni mostra che i lavoratori si sono resi conto durante la pandemia che c’è più vita che lavoro. Il fatto di dover essere improvvisamente un genitore a tempo pieno, cucinare, rispettare le scadenze e partecipare a diverse riunioni al giorno non è stato sostenibile (per non parlare del fatto che ciò si è verificato in un periodo psicologicamente impegnativo). Le comunicazioni asincrone sono fondamentali per sbloccare una maggiore produttività del lavoro basato sull'output perché consentono alle persone di evitare l'immediatezza in cambio dei risultati. Alla fine, ciò che conta è che i dipendenti facciano ciò che devono fare puntualmente, non che siano costantemente in chiamata per le riunioni o rispondano immediatamente alle e-mail.
• Attrarre e trattenere talenti globali: le comunicazioni asincrone via Internet hanno facilitato la collaborazione tra i fusi orari e i professionisti ad alte prestazioni sono desiderosi di cercare opzioni di lavoro remoto flessibili, indipendentemente dalla posizione. Non sorprende che negli ultimi cinque anni il termine di ricerca “lavoro da remoto” abbia registrato un forte aumento su Google. Le aziende che assumono a livello globale sono in grado di dominare meglio i mercati al di fuori della sede centrale locale. Tuttavia, senza una comunicazione asincrona, attrarre e trattenere questo talento internazionale remoto è difficile (nessuno vuole essere tenuto a rispondere alle e-mail nel momento in cui vengono ricevute o a partecipare alle riunioni tutto il giorno, ogni giorno).

Trovare l’equilibrio tra comunicazione sincrona e asincrona

Mentre i manager si adattano al lavoro remote-first, la comunicazione sincrona spesso diventa un ostacolo alla produttività. Non essere in grado di attraversare la stanza e discutere di un particolare progetto con i colleghi ha reso i team leader ancora più impegnativi. Diventa allettante tenere diverse riunioni quotidiane per assicurarsi che tutti si muovano nella giusta direzione. Tuttavia, questo spesso si rivela controproducente, interrompendo sessioni di lavoro approfondite e portando manager e team a bruciare, diventare troppo affaticati e provare l’affaticamento di Zoom.

Con questo cambiamento di paradigma, i team dovevano anche affrontare la difficile sfida di adattarsi a una cultura del lavoro virtuale guidata dai risultati finali e da un improvviso aumento dell’autonomia e dell’indipendenza. Imparare a bilanciare la comunicazione sincrona e asincrona è fondamentale affinché i team rimangano competitivi e sani durante questo turno.

Alcune cose che i manager possono fare per bilanciare entrambi i tipi di comunicazione includono:

• Sii intenzionale e consapevole quando comunichi: nei luoghi di lavoro basati sullo schermo, la comunicazione con intenzione e scopo è essenziale. Prima di richiedere una riunione, i manager devono assicurarsi che sia necessaria una riunione: è probabile che le informazioni possano essere comunicate tramite un’e-mail o un video preregistrato che tutti possano vedere ogni volta che hanno tempo. I manager devono essere consapevoli che le persone non solo lavorano da remoto, ma stanno anche affrontando un momento stressante. Consentire ai team di lavorare con un programma flessibile promuove un sano equilibrio tra lavoro e vita privata e produttività. D’altro canto, avere una chiamata sincrona rapida per risolvere eventuali ostacoli principali potrebbe essere vantaggioso.
• Costruire una cultura sincrona e asincrona: spesso le aziende remote ritengono che la comunicazione in tempo reale sia ciò che modella la cultura dell’organizzazione. Questa supposizione, tuttavia, è tutt’altro che vera. I leader aziendali possono responsabilizzare i propri team garantendo un equilibrio uniforme tra attività in tempo reale e asincrone, creando una cultura del lavoro sincera e sana. I leader possono aprire un canale di comunicazione per consentire alle persone di condividere le loro canzoni preferite, le migliori immagini dei loro animali domestici, o persino fare un passo avanti e creare un canale “Donut” per le persone di diversi reparti per incontrarsi. Coinvolgere le persone in un team completamente distribuito significa essere intenzionali e spingere per riunioni in tempo reale senza obiettivi o programmi specifici potrebbe portare a dipendenti meno soddisfatti o persino a un esaurimento.
• Lascia il controllo e fidati del tuo team: un argomento di tendenza nell’era del lavoro da remoto di oggi è la riluttanza a implementare un lavoro flessibile e asincrono. È comprensibile che il passaggio dalla gestione di persona del team in un ufficio alla gestione di tutto, da uno schermo, sia piuttosto intimidatorio. Tuttavia, i manager non guidano più una forza lavoro in cui è possibile monitorare attentamente le attività. Negli ambienti remote-first, dare priorità a trasparenza e fiducia è più efficace per attrarre e trattenere talenti produttivi.
• Fai attenzione a creare una “cultura sempre attiva”: i leader di team completamente remoti devono rimanere consapevoli dell’orario di lavoro dei loro dipendenti, nonché del proprio, per evitare il burnout. Incoraggiare una comunicazione più flessibile e asincrona rende più facile per i dipendenti disattivarla alla fine della giornata. Ad esempio, anche se può essere un compito di cinque minuti che i membri del team possono affrontare in qualsiasi momento, se ritengono di dover agire immediatamente, sacrifici come saltare una routine quotidiana di yoga o incontri amichevoli dopo l’orario di lavoro per rispettare le scadenze possono diventare un’abitudine, che alla fine potrebbe influire negativamente sulla loro salute mentale. Infatti, secondo uno studio condotto da Indeed, più della metà dei dipendenti rispondenti si sentivano esauriti dall’inizio della pandemia e più di due terzi affermavano che il burnout era peggiorato da allora.

In che modo una Global Employment Platform può aiutare le aziende a migliorare la comunicazione con i propri team remoti?

Quando i team comunicano bene e imparano a mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita personale, significa che la loro azienda è sulla strada giusta per il successo. Una Global Employment Platform può contribuire a un’esperienza di lavoro di grande impatto eliminando le barriere alla crescita e alla comunicazione globale, consentendo alle aziende di assumere membri del team internazionale senza problemi.

I team leader non devono più affrontare le complessità della pianificazione e delle comunicazioni della crescita globale: ora possono dedicare più tempo ed energia a garantire un ambiente di lavoro sano in cui le comunicazioni sincrone e asincrone siano bilanciate, funzionali e promuovano la produttività.

Globalization Partners fornisce una tecnologia di lavoro da remoto che rende l’onboarding e la comunicazione con i membri del team internazionale ancora più semplici. Questo software semplifica e automatizza in pochi minuti le attività vitali di risorse umane, finanza e legali, come la generazione di contratti e la gestione delle spese conformi a livello locale.

Di’ addio alla preoccupazione su come assumere e gestire i membri del team in tutto il mondo in modo conforme. Lascia che Globalization Partners ti aiuti a navigare in un mondo remote-first.

Scopri di più su come Globalization Partners può aiutarti ad assumere a livello globale.