Il lavoro da remoto ormai è una realtà. L’improvviso esperimento di lavoro da casa a causa della pandemia 2020’s globale ci ha fatto lavorare dai nostri armadi, dalle nostre cucine e da ogni angolo di riserva della casa. I membri del nostro team si sono trasferiti ovunque nel mondo: nella casa dei loro genitori nello Stato vicino, nel loro Airbnb preferito nelle dolci colline del Vermont, o perché no, forse si stanno collegando alla chiamata Zoom da Cancun.
Fino ad ora, le aziende possono aver chiuso un occhio. Dopotutto, stiamo vivendo in una pandemia. Non abbiamo mai dovuto affrontare una cosa simile in epoca moderna.
Ma ora, i team di Risorse Umane e Conformità stanno guardando al 2021, e la realtà si sta facendo strada. Il lavoro da remoto globale è qui per rimanere e potremmo essere nel bel mezzo di una delle più grandi migrazioni umane di tutti i tempi.
Anche se adottare un approccio remote-first riguarda ogni aspetto di un’organizzazione, nessuno viene coinvolto di più del professionista delle Risorse Umane. Dal punto di vista di conformità, logistico e operativo, che cosa deve cambiare quando tutti si trovano ovunque nel mondo?
Località, località, località
Di chi è la responsabilità di scoprire come impiegare qualcuno che si è trasferito? Legalmente, la responsabilità ricade sul datore di lavoro, per garantire che tu stia retribuendo le persone in conformità alle leggi della località in cui vivono.
Probabilmente è andato bene aver chiuso un occhio nel 2020, ma i governi di tutto il mondo sanno che il denaro dei contribuenti in base a dove si trovano i dipendenti è una delle principali aree di introito per loro. Se non sai dove siano i tuoi dipendenti, sarai tenuto a saperlo, altrimenti potresti iniziare a essere sottoposto ad accertamenti d’imposta fiscale.
Questo significa scoprire da dove i tuoi dipendenti si colleghino attraverso la VPN o l’indirizzo IP. Infine, è tua responsabilità in qualità di datore di lavoro seguire la legge, e avrai bisogno di dati precisi sulla localizzazione dei tuoi dipendenti per farlo.
Anche se non è lo stesso per ogni stato, paese e giurisdizione, la regola pratica generalmente accettata è che se qualcuno rimane per più di 180 giorni presso una località significa che ci risiede ed è legalmente obbligato a pagare le tasse previste. In alcuni luoghi questo periodo di tempo è di 90 giorni o più breve.
Alcuni stati hanno leggi che disciplinano la residenza divisa (split residency). Ad esempio, dipendenti che vivono nel New Hampshire ma ogni giorno lavorano presso un ufficio di Boston sono tassati a Boston pur avendo la residenza in un altro stato. Solitamente quando lavorano da casa questo non è più richiesto.
Nel caso di membri del team che desiderano trasferirsi in altre giurisdizioni, queste sono le domande che devi porti e a cui devi dare risposta prima di procedere con l’implementazione di una politica di lavoro da remoto globale:
Domanda n. 1: Il dipendente ha il diritto legale di vivere e lavorare in quella sede?
Se il tuo dipendente è un cittadino americano che da Boston si è trasferito nel Montana, la risposta è sì.
Se il tuo dipendente è di origine indiana ed è ritornato a casa per stare con la propria famiglia, probabilmente dispone del diritto legale al lavoro in quella località grazie alla propria cittadinanza.
Se il tuo dipendente è un cittadino americano che si è trasferito a Parigi e non possiede la cittadinanza europea o il diritto legale al lavoro in quella località, dovrai affrontare degli ostacoli. Torneremo su questo in seguito. In ogni caso, per prima cosa è fondamentale controllare il diritto legale al lavoro.
Domanda n.2: Qual è l’impatto sull’azienda?
Presumendo che il dipendente disponga del diritto legale al lavoro in quella località, il passaggio successivo è scoprire in che modo retribuirlo. Dovrai assicurarti che sia in essere un contratto di assunzione in conformità alle leggi locali, di pagare i benefit e le imposte previsti localmente, e rispettare le leggi locali sul lavoro.
Questo è un esempio di situazione in cui Globalization Partners può aiutare. Il nostro modello commerciale di Employer of Record (EOR )globale prevede di mettere il tuo dipendente sul nostro libro paga già esistente e conforme alle disposizioni locali. Il dipendente legalmente lavora per noi, fornendo servizi a te. Dal punto di vista legale è un nostro dipendente, ma in pratica lavora per te come ha sempre fatto.
Quando prendi in considerazione le tue opzioni sul passaggio a un ambiente da lavoro da remoto globale, questa è una soluzione ideale per i dipendenti che rientrano al proprio paese di origine oppure si trasferiscono in uno stato o un paese in cui non possiedi una sede registrata. Mantenere il lavoratore diventa più facile se dispone del diritto legale al lavoro in quella località. Garantiamo la protezione di tutti i diritti d’impiego, sia per il datore di lavoro che per il dipendente.
L’altra opzione che puoi scegliere potrebbe sembrare semplice: registrarsi come datore di lavoro e mettere qualcuno sul tuo libro paga in quello stato o paese, giusto? Presta attenzione a valutare le implicazioni. Se lo fai, potresti inavvertitamente liberare più complicazioni di quanto volessi.
Ad esempio, in alcune situazioni, se hai un dipendente a livello locale, questo si traduce in una presenza aziendale tassabile in quel paese o stato, che comporta che l’azienda ora deve presentare una dichiarazione dei redditi in quella località. Per le località al di fuori del paese in cui si trova la sede, questo può innescare anche l’esigenza di incorporare un’azienda nel paese di residenza del dipendente, aprire un conto in una banca locale oppure eseguire un audit annuale.
Se il tuo libro paga è già registrato in quella località, questo potrebbe non essere un problema, ma se ti stai solamente affacciando all’esplorazione di una nuova località in cui non disponi già di dipendenti, devi stabilire se sei pronto ad assumerti le responsabilità legali, finanziarie, fiscali e normative che la registrazione di qualsiasi tipo di entità di impiego comporta. Ne vale la pena per una manciata di dipendenti, o perfino per un solo dipendente?
Se la risposta è no, e desideri una soluzione semplice per rendere possibile il lavoro da remoto globale, serviti di Globalization Partners. Ti solleviamo dagli oneri legali, fiscali e delle Risorse Umane e ce ne occupiamo per te.
Domanda n.3: Quanto costa lasciare che questo dipendente mantenga il proprio lavoro, lavorando da remoto dalla sua nuova giurisdizione?
Vorrai sicuramente fare i conti. Un dipendente con sede negli Stati Uniti costa generalmente a un datore di lavoro circa il 20-25 percento in previdenza sociale e benefit oltre al proprio libro paga, se pagato direttamente dalla sede centrale. Questo non varia molto da stato a stato, ma potresti incorrere in una significativa responsabilità di imposta fiscale se registrassi un nuovo libro paga in un nuovo stato o paese.
Se il medesimo dipendente percepisse il medesimo salario e si trasferisse in Francia, la previdenza sociale e le imposte del datore di lavoro oltre al medesimo salario aumenterebbero al 50 percento circa. Inoltre, l’azienda dovrebbe sostenere il costo della creazione e della conduzione di un libro paga locale e pagare le tasse in Francia, oppure il costo dell’utilizzo di un Employer of Record come Globalization Partners.
Solitamente però i dipendenti in Francia vengono retribuiti in misura notevolmente inferiore rispetto ai propri equivalenti statunitensi, in parte perché molti dei costi della vita sono coperti dallo stato per mezzo di tasse più elevate per i datori di lavoro. Ogni località è diversa, e quindi presenterà uno scenario di costo differente.
Se devi confrontare i costi, saremo felici di aiutarti.
Domanda n.4: Quello più grande: l’azienda deve consentire al dipendente che si trasferisce di mantenere il proprio stipendio a San Francisco o rivalutarlo per il benchmarking della retribuzione locale?
Questo dipende solo dalla tua attività e filosofia. Se il tuo dipendente è un grande talento e si trasferisce in una regione a basso costo, potresti permettergli di conservare il medesimo salario. Quali sono i vantaggi di questa opzione?
- Mantenimento del lavoro: probabilmente manterrete questo dipendente per molto tempo. Una volta che una persona con uno stipendio di San Francisco si trasferisce in Colorado (o India), avrà difficoltà a trovare un datore di lavoro per pagargli lo stesso stipendio una volta che si sarà trasferita lì.
- Costruisci attorno a loro: ora hai un dipendente fedele in un’area del mondo nuova e probabilmente a basso costo. Forse sarà in grado di creare attorno a sé un team di persone che possano imparare dal grande talento che hai formato in sede, prima della pandemia. Potrebbe essere una soluzione vincente per tutti.
La via di mezzo potrebbe essere permettere al dipendente di mantenere quasi il medesimo salario, ma scontando i costi aggiuntivi che l’azienda dovrà sostenere per rivolgersi a un Employer of Record o per costituire un’entità e pagare le tasse in quel paese. L’azienda potrebbe inoltre sostenere i costi di viaggio ogni volta che il dipendente deve tornare in sede, che alcune aziende prendono in considerazione (oppure potresti semplicemente cancellare questa necessità, in base alla natura della mansione).
In generale, presumendo che anche con la deduzione di questi costi il dipendente avrà un salario più alto rispetto al riferimento locale, probabilmente potrai negoziare una soluzione vincente per tutti. E chi non ama un approccio vincente per tutti?
In alternativa, puoi adottare l’approccio di Facebook, che consiste nel riadattare la remunerazione dei dipendenti in base alla giurisdizione locale. In ogni caso, è possibile trovare rapidamente una soluzione giusta e ragionevole, e la strada che sceglierai dipenderà dalla filosofia della tua azienda, e dalla tua prospettiva a lungo termine sul lavoro da remoto globale.
Domanda n.5: Cosa succede se un dipendente non ha il diritto legale di lavorare dove desidera trasferirsi?
Qui è dove le cose diventano complicate e nebulose, e serve davvero un po’ di impegno per capire come procedere analizzando caso per caso. Se il dipendente non possiede il diritto legale di lavorare nel luogo in cui si trova, e sta lavorando, tu sei legalmente responsabile del rispetto delle leggi locali su imposte, finanza e Risorse Umane.
Non puoi firmare questa responsabilità o chiedere al dipendente di firmare una deroga. È davvero “tutti voi”. È anche tua responsabilità classificarli correttamente come dipendenti se lo sono realmente;non puoi pagarli come appaltatori se sono davvero dipendenti, o altrimenti aggirare i tuoi obblighi.
Le opzioni variano in modo significativo in base al Paese e vanno dalla sponsorizzazione dei propri visti alla partenza dalla tua azienda come dipendente e all’integrazione di un’ entità con cui hai stipulato un contratto.
Ad esempio, se il dipendente si è trasferito in Giappone e desidera incorporare un’azienda in Giappone, e paghi direttamente quell’entità, potresti evitare la responsabilità diretta. Non stai più pagando un individuo, ma piuttosto stai pagando un’azienda, e tale azienda può strutturare un accordo per i servizi con te.
Questo tipo di rapporto solitamente è disciplinato dal diritto societario in quel paese piuttosto che dal diritto del lavoro.
Questo tipo di accordo include alcuni potenziali vantaggi, ma potresti anche perdere parte del controllo dal momento che non si tratterà più di un rapporto datore di lavoro/dipendente tipico.
Entreranno in gioco anche questioni relative a chi detenga la proprietà intellettuale, se l’individuo abbia il diritto legale per lavorare per altre aziende (inclusa la concorrenza), e se si concentrerà a tempo pieno sulla tua azienda. Il pagamento di aziende all’estero comporta anche vari obblighi. Se scegli questa strada, devi assicurarti che il contratto sia strutturato in modo adeguato e pensare a come proteggerti. Coinvolgi un consulente competente per tua sicurezza.
E se qualcuno non possiede il diritto legale di lavorare in una località ma insiste a procedere in ogni caso?
Secondo me come CEO con esperienza in questo settore, probabilmente ci sono troppi ostacoli da superare e troppe responsabilità per mantenerli a bordo. Nella maggior parte dei casi preferirei accettare le sue dimissioni e che le nostre strade si separassero. Questo per vari motivi, e tutti relativi a responsabilità e rischio, che ricadono sul datore di lavoro piuttosto che sul dipendente:
- Dovrai sostenere ulteriori imposte sulla società specifiche previste dalle giurisdizioni nel paese in cui il dipendente lavora.
- Il tuo dipendente ha diritto alla tutela del posto di lavoro, e di benefit locale, e in caso di mancata conformità alla legge, li perderà.
- Retribuire le persone illegalmente non è mai un modo intelligente per condurre affari. La tua proprietà intellettuale di datore di lavoro non è protetta quando non rispetti la legge, e sono moltissime le cose che possono andare storte, dall’infortunio sul lavoro ad altri problemi relativi alle Risorse Umane. Questi problemi si possono incontrare anche negli Stati Uniti, ma questi si moltiplicano quando retribuisci persone in nero in paesi diversi a causa delle complessità.
Trova una soluzione conforme per dare forza alla tua azienda nell’era del lavoro da remoto globale
Le aziende di tutto il mondo stanno affrontando le medesime sfide e ponendo le stesse domande. Il 2021 è l’anno in cui devi trovare una soluzione per portare la tua azienda nella nuova era del lavoro da remoto globale.
Oltre a risolvere semplicemente la sfida immediata di garantire la conformità per la tua forza lavoro esistente, ovunque si trovi, le opzioni di trasferimento dei talenti e le capacità di mobilità dei dipendenti potrebbero essere una delle migliori offerte di benefit per il datore di lavoro in futuro.
Distinguiti la tua azienda. Puoi dare al tuo team di talento l’opportunità di lavorare ovunque e Globalization Partners può aiutarti.
