Che cos’è il moduloW-9?

Punti chiave da ricordare

• Che cos'è il modulo W-9 : il modulo W-9 viene utilizzato per raccogliere le informazioni fiscali di un appaltatore. Consente di archiviare moduli 1099 accurati ed evitare trattenute e penali di backup.

• Come il modulo W-9 si confronta con altri moduli:   Un modulo W-9 è solo per la conservazione dei documenti ed è applicabile agli appaltatori statunitensi. Un modulo W-8 è destinato a cittadini non statunitensi. W-2 I moduli sono utilizzati dai dipendenti per preparare le loro tasse. 1099 I moduli servono per segnalare diversi tipi di reddito, come i pagamenti vari agli appaltatori.

• Dove ottenere un modulo W-9:   È possibile scaricare il modulo W-9 sul sito Web IRS o generarne uno con G-P Contractor™.

• Chi è tenuto a compilare un W-9:   Individui e aziende che lavorano con la tua azienda, come appaltatori e fornitori indipendenti, devono compilare un modulo W-9.

Assumere appaltatori indipendenti rende più facile scalare la tua attività   verso l'alto o verso il basso man mano che le tue esigenze cambiano. Anche se   gli appaltatori non sono sul libro paga della tua azienda, devi comunque seguire    determinati requisiti per interagire con questo tipo di lavoratore.

Negli Stati Uniti, i dipendenti a tempo pieno compilano I-9  moduli, mentre gli appaltatori indipendenti o  1099 lavoratori compilano W-9  moduli.  Questi moduli contribuiscono a garantire la conformità fiscale e a ridurre il rischio di sanzioni per informazioni errate o mancanti. 

 Analizziamo cos'è un modulo  W-9,  a cosa serve,  come compilarlo e gli errori comuni da evitare.

Che cos’è un modulo W-9?

Il modulo  W-9 è destinato alla  raccolta di informazioni sui contribuenti da appaltatori indipendenti ed entità commerciali, in modo da poter presentare dichiarazioni accurate. Non si archivia un W-9 con  l'Internal Revenue Service (IRS). Ma si utilizzano  le informazioni su questo modulo per preparare un  1099 Form  che si invia all'IRS alla fine dell'anno. 

W-9 riscuote il numero di identificazione fiscale (TIN) da individui ed entità. Per gli individui, questo è in genere il numero di previdenza sociale (SSN) e per le aziende, è il numero di identificazione del datore di lavoro (EIN).

Nota: non esiste un modulo  W-9 per i dipendenti. Un W-9 è solo per appaltatori o aziende indipendenti.

Come il modulo W-9 si confronta con altri moduli

Un modulo W-9 per le aziende è solo per la tenuta dei registri .Ecco  come il   W-9 differisce da altri moduli IRS:

W-9 vsW-2 -2

Mentre gli appaltatori  indipendenti compilano un modulo  W-9, le aziende completano e  inviano moduli  W-2-2 all' IRS.

 I dipendenti utilizzano i moduli  W-2-2 per preparare le tasse. Prima di W-2-2, i dipendenti devono compilare il Modulo W-4 e indicare le loro informazioni fiscali, lo stato di archiviazione e altri lavori, se applicabile. Calcolerai le tasse da trattenere in base al Modulo W-4, mentre il Modulo W-2-2 dovrebbe riflettere queste imposte.

Un  modulo W-9 serve  per la preparazione del modulo  1099.1099 Un W-9 contiene il nome, l'indirizzo e il TIN dell'appaltatore. A differenza dei dipendenti, gli appaltatori sono responsabili della segnalazione e del pagamento delle tasse. In generale, non vi è alcuna ritenuta fiscale per gli appaltatori, tranne in determinate situazioni, ad esempio se non  forniscono o  certificano un TIN corretto. 

W-9 vs1099 -2

1099 è un insieme di moduli IRS che riportano diversi tipi di reddito. Le aziende utilizzano più comunemente:

• 1099-NEC: Usa questo  modulo se paghi ai tuoi appaltatori indipendenti  USD 600 o più all'anno.. 

• 1099-MISC: Usa  questo modulo per segnalare pagamenti vari, come royalties, pagamenti sanitari e affitti, se ammontano a  USD  600 o più all'anno.

La tua azienda è responsabile della compilazione e dell' invio di moduli 1099  all'IRS.  Al contrario, gli appaltatori indipendenti compilano  W-9 , che conserverai nei tuoi registri. Hai solo bisogno di  W-9 Forms   come riferimento per la presentazione del Modulo 1099.

W-9 vsW-8 -2

W-9W-8 W-9 I moduli   sono per i cittadini statunitensi, mentre i cittadini non statunitensi richiedono un W-8.  

C'è solo un tipo di W-9 Form. Tuttavia,  ci sono cinque tipi di  W-8 Forms. Il  modulo giusto dipende dal fatto che l'appaltatore sia un individuo o un'azienda, dal tipo di reddito e dal fatto che si qualifichino per un trattamento fiscale speciale. 

È  necessario  riscuotere il modulo W-8 prima di effettuare il primo pagamento.  È consigliabile riscuotere il W-9 prima che l'appaltatore esegua qualsiasi lavoro.

Dove ottenere un modulo W-9

Gli appaltatori possono  scaricare il modulo W-9 direttamente dal sito Web dell’IRS.  In alternativa, è possibile utilizzare  G-P Contractor per semplificare l’intero ciclo di vita delle assunzioni degli appaltatori, dai pagamenti alla gestione dei documenti. Genera facilmente moduli W-9 e accedi a tutte le informazioni sulla tua forza lavoro da un'unica dashboard.

 Se stai scalando e costruendo team globali, G-P Gia™, la nostra prima intelligenza artificiale per  le risorse umane, offre informazioni dettagliate sulle leggi  sul lavoro, sulle normative fiscali e sui benefit in oltre 50 paesi e in tutti gli 50 stati degli Stati Uniti.

Chi è tenuto a compilare un W-9?

Alcuni individui ed entità  commerciali  che ricevono reddito dalla tua azienda devono compilare il Modulo W-9.  Questi  includono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, appaltatori indipendenti, fornitori, partnership, società a responsabilità limitata (LLC), società, trust e patrimoni.

Ecco alcuni esempi di scenari in cui è necessario un W-9:

1. Sei una  piccola azienda che assume appaltatori negli Stati Uniti.  Le piccole aziende senza grandi team interni spesso assumono appaltatori indipendenti.  Ad esempio, se utilizzi  G-P Contractor per assumere e pagare appaltatori per un progetto di progettazione grafica, il lavoratore può utilizzare la funzione di generazione di moduli W-9 per completare il modulo prima di iniziare il lavoro. 

2. Sei una banca con un cliente che apre un nuovo conto.  Le banche utilizzano W-9 Forms  per raccogliere informazioni sui contribuenti necessarie per segnalare interessi e altri guadagni all'IRS.

3. Hai annullato un debito.  Il debito annullato è spesso considerato reddito imponibile. Il modulo W-9 aiuta a inviare le informazioni richieste.

4. Sei una società di investimento. Raccoglierai il modulo W-9 dai tuoi clienti e poi segnalerai i tuoi guadagni all'IRS sul modulo appropriato 1099.

Quando e perché viene richiesto W‑9

 W-9 Form è  richiesto solo per i fornitori che paghi per i servizi. Questo non include le aziende, in quanto di solito sono esenti da 1099 reporting. Inoltre, non hai bisogno di W-9 per i fornitori attraverso i quali paghi con carta, poiché tali pagamenti sono segnalati dal processore di pagamento.

 Un modulo W-9  consente di segnalare con precisione i pagamenti degli appaltatori all'IRS. Anche se non è necessario archiviare questo documento, tenerlo a portata di mano semplifica la preparazione dei moduli 1099. Inoltre, eviterai multe per non conformità e sanzioni civili o penali per non aver ritirato il modulo.

Come compilare un modulo W-9

Gli appaltatori devono compilare  un  modulo W-9 accuratamente per garantire la conformità. Possono seguire queste  istruzioniW-9:

1. Indicare il nome dell’appaltatore o dell’azienda: gli appaltatori mettono il loro nome sulla riga 1 come appare sulla dichiarazione dei redditi. Le persone giuridiche, come una partnership, LLC o una società, mettono il loro nome sulla riga 2, utilizzando le loro informazioni “fare affari come”. Se l’appaltatore opera con un nome commerciale specifico, deve inserire queste informazioni nella riga “Nome azienda”.

2. Selezionare la classificazione fiscale federale: il contraente seleziona la casella pertinente per la classificazione fiscale. Alcune opzioni includono individuo, società C, società S, partnership, trust o proprietà, o LLC.

3. Aggiungi TIN: gli appaltatori dovrebbero aggiungere il loro SSN se sono una persona fisica. Le aziende dovrebbero aggiungere il loro EIN. A seconda della  cittadinanza o dello stato dell'entità, gli appaltatori possono richiedere un  TIN e scrivere "applicato per" ai sensi della Parte I. Saranno soggetti a ritenuta di riserva fino a quando non riceveranno il TIN. Dopodiché, è necessario inviare un W-9 aggiornato.

4. Inserire l'indirizzo: Sotto la riga "Indirizzo", aggiungere l'indirizzo associato al TIN. 

5. Certificare il modulo: Tutte le informazioni devono essere accurate e corrispondere ai record IRS. La persona che compila il modulo deve firmare e datare le aree designate per certificare. È possibile utilizzare  il programma IRS TIN Matching per verificare i record.

G-P Contractor semplifica la compilazione e la raccolta dei moduli. Gli appaltatori possono generare il modulo sulla piattaforma, a cui è possibile accedere in qualsiasi momento.

Come inviare e archiviare un modulo W-9 

L’appaltatore o l’entità indipendente deve inviarti il modulo compilato per la conservazione dei documenti. È necessario conservare W-9 i moduli per almeno quattro anni. La conservazione dei registri più lunga aiuta anche con periodi di audit prolungati. 

3 errori comuni W-9 e come evitarli

Anche se non è necessario  inviare W-9 i moduli all'IRS, devono  comunque  essere accurati per evitare problemi legali e finanziari. Attenzione a questi errori comuni:

1. Aggiunta di informazioni  errate: Gli errori includono l'utilizzo del TIN e del tipo di entità errati. Un TIN errato può portare a un avviso IRS, mentre il tipo di attività corretto garantisce che i 1099 report siano accurati. 

2. Raccolta di moduli in ritardo: È necessario riscuotere i W-9 moduli prima che gli appaltatori o le entità inizino  a lavorare e prima di effettuare il primo pagamento. In questo modo, sei pronto per la segnalazione di fine anno.

3. Impossibile aggiornare: Creare un sistema per rivedere e aggiornare regolarmente le W-9 informazioni. Utilizzare metodi in cui un appaltatore può aggiornare facilmente le proprie informazioni.

Assumi dipendenti e  appaltatori con G-P

Oltre l 800% dei leader aziendali  fatica a trovare talenti qualificati nel proprio mercato esistente. G-P offre una soluzione rapida e conforme per assumere dipendenti e appaltatori globali  , senza creare nuove entità.

Le nostre soluzioni EOR e Contractor   basate sull’intelligenza artificiale sono supportate dal più grande team di esperti in materia di risorse umane, legale e conformità del Paese per semplificare l’intero ciclo di vita globale dell’occupazione. Aggiungi talenti di livello mondiale al tuo team senza lo stress della conformità fiscale internazionale.

Prenota oggi stesso una demo.

Domande frequenti sul modulo W-9