Punti chiave
- What Form W-9 is: Form W-9 is used for gathering a contractor's tax information. It lets you file accurate 1099 Forms and avoid backup withholding and penalties.
- How Form W-9 compares to other forms: A W-9 Form is only for record-keeping and is applicable to U.S. contractors. A W-8 Form is for non-U.S. citizens. W-2 Forms are used by employees to prepare their taxes. 1099 Forms are for reporting different income types, like miscellaneous payments to contractors.
- Where to get a Form W-9: You can download the W-9 Form on the IRS website or generate one with G-P Contractor™.
- Who's required to fill out a W-9: Individuals and businesses that work with your company, such as independent contractors and vendors, must fill out a Form W-9.
Assumere lavoratori autonomi rende più facile scalare la tua attività in base alle variazioni delle tue esigenze. Anche se i contractor non sono sulla lista paga della tua azienda, devi comunque rispettare determinati requisiti per interagire con questo tipo di lavoratore.
Negli Stati Uniti, i dipendenti a tempo pieno compilano moduli I-9, mentre i lavoratori autonomi o lavoratori 1099 compilano moduli W-9. Questi moduli aiutano a garantire la conformità fiscale e a ridurre il rischio di sanzioni per informazioni errate o mancanti.
Analizziamo cosa è un modulo fiscale W-9 , a cosa serve, come compilarlo e quali sono gli errori comuni da evitare.
Che cos'è una forma W-9 ?
Il modulo W-9 serve per raccogliere le informazioni fiscali dei contribuenti da lavoratori autonomi e aziende, in modo da poter presentare dichiarazioni dei redditi accurate. Non si presenta il modulo W-9 all'Internal Revenue Service (IRS). Ma le informazioni contenute in questo modulo servono per preparare un modulo 1099 da presentare all'IRS alla fine dell'anno.
Il W-9 raccoglie il numero di identificazione fiscale (TIN) da individui e entità. Per i singoli, questo è tipicamente il Numero di Previdenza Sociale (SSN), mentre per le aziende, il Numero di Identificazione del Datore di Lavoro (EIN).
Nota: Non esiste un modulo W-9 per i dipendenti. Un W-9 è solo per lavoratori autonomi o aziende.
Come si confronta la Forma W-9 con altre forme
Un modulo W-9 per le imprese serve solo per la registrazione dei registri. Ecco come il W-9 differisce dagli altri moduli IRS:
Forme W-9 vs. W-2
Mentre i lavoratori indipendenti compilano un modulo W-9 , le aziende compilano e inviano moduli W-2 all'IRS.
I dipendenti utilizzano i moduli W-2 per preparare le dichiarazioni dei redditi. Prima di ricevere un modulo W-2, i dipendenti devono compilare il modulo W-4 e indicare le proprie informazioni fiscali, lo stato civile e altri impieghi, se applicabile. Calcolerai le imposte da trattenere in base al modulo W-4, mentre il modulo W-2 dovrebbe riportare tali imposte.
Una forma W-9 serve per preparare la forma1099 . Un modulo W-9 contiene il nome, l'indirizzo e il codice fiscale del collaboratore di un Contratto. A differenza dei dipendenti, i collaboratori esterni sono responsabili della dichiarazione e del pagamento delle proprie imposte. In genere, non è prevista alcuna trattenuta fiscale per i lavoratori autonomi, salvo in determinate situazioni, ad esempio se non forniscono o non certificano un codice fiscale corretto.
W-9 vs. 1099 Moduli
Il 1099 è un insieme di moduli IRS che riportano diversi tipi di reddito. Le aziende utilizzano più comunemente:
- 1099-NEC: Use this form if you pay your independent contractors USD 600 or more annually.
- 1099-MISC: Use this form to report miscellaneous payments, such as royalties, healthcare payments, and rent, if they amount to USD 600 or more per year.
La tua azienda è responsabile di compilare e inviare 1099 moduli all'IRS. Al contrario, i lavoratori autonomi compilano moduli W-9, che conserverai nei tuoi registri. Ti servono solo i moduli W-9 come riferimento per presentare il modulo 1099.
Forme W-9 vs. W-8
Se userai un modulo W-9 o W-8 dipende dallo status di cittadinanza del lavoratore a contratto indipendente. I moduli W-9 sono per cittadini statunitensi, mentre quelli non statunitensi. i cittadini richiedono un W-8.
C'è un solo tipo di W-9 Form. Tuttavia, esistono cinque tipi di moduli W-8. La forma corretta dipende dal fatto che il lavoratore a contratto sia un individuo fisico o un'impresa, dal tipo di reddito e dal fatto che abbia diritto a un trattamento fiscale speciale.
Dovresti ritirare il modulo W-8 prima di effettuare il primo pagamento. È buona prassi ritirare il W-9 prima che il lavoratore a contratto svolga qualsiasi lavoro.
Dove ottenere un modulo W-9
Gli appaltatori possono scaricare il Modulo W-9 direttamente dal sito web dell'IRS. Oppure puoi usareG-P Contractor per semplificare l'intero lavoro in un ciclo di contratto assunzione — dai pagamenti alla gestione della burocrazia. Genera facilmente moduli W-9 e accedi a tutte le informazioni sulla forza lavoro su un unico cruscotto.
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Chi è tenuto a compilare un W-9?
Alcune persone fisiche e entità commerciali che ricevono reddito dalla tua azienda devono compilare il Modulo W-9. Questi includono, ma non sono limitati a, lavoratori autonomi, fornitori, società di persone in società a responsabilità limitata (LLC), società, trust e patrimoni.
Ecco alcuni esempi di scenari in cui è necessario un W-9 :
- You're a small company hiring contractors in the U.S. Small companies without large in-house teams often hire independent contractors. For example, if you use G-P Contractor to hire and pay contractors for a graphic design project, the worker can use the W-9 Form generation feature to complete the form before they begin work.
- You're a bank with a customer opening a new account. Banks use W-9 Forms to collect taxpayer information needed to report interest and other earnings to the IRS.
- You canceled a debt. Canceled debt is often considered taxable income. Form W-9 helps in submitting the required information.
- You're an investment firm. You'll collect Form W-9 from your customers, and then report your earnings to the IRS on the appropriate Form 1099.
Quando e perché viene richiesto un W-9
Il modulo W-9 è richiesto solo per i fornitori che paghi per i servizi. Questo non include le società, poiché di solito sono esentate dalla 1099 rendicontazione. Non serve nemmeno un W-9 per i fornitori tramite cui paghi con carta, poiché quei pagamenti vengono segnalati dal processore di pagamento.
Un modulo W-9 ti permette di segnalare correttamente i pagamenti del lavoratore a contratto all'IRS. Anche se non è necessario compilare questo documento, tenerlo a portata di mano rende più facile preparare 1099 moduli. Eviterai anche multe per non conformità e sanzioni civili o penali per il mancato riscatto del modulo.
Come compilare un modulo W-9
Gli appaltatori devono compilare correttamente un modulo W-9 per garantire la conformità. Possono seguire queste istruzioni W-9 :
- Indicate the contractor or business name: Contractors put their name on Line 1 as it appears on their tax return. Legal entities, such as a partnership, LLC, or corporation, put their name on Line 2, using their “doing business as” information. If the contractor operates under a specific business name, they should enter this information on the “Business name” line.
- Select the federal tax classification: The contractor checks the relevant box for tax classification. Some options include individual, C corporation, S corporation, partnership, trust or estate, or LLC.
- Add TIN: Contractors should add their SSN if they're an individual. Businesses should add their EIN. Depending on their citizenship or entity status, contractors can apply for a TIN and write “applied for” under Part I. They'll be subject to backup withholding until they receive their TIN. After which, they need to submit an updated W-9.
- Enter address: Under the “address” line, add the address associated with the TIN.
- Certify the form: All information should be accurate and match IRS records. The person filling out the form should sign and date the designated areas to certify. You can use the IRS TIN Matching program to verify records.
G-P Contractor rende più semplice compilare e raccogliere moduli. Gli appaltatori possono generare il modulo sulla piattaforma, a cui puoi accedere in qualsiasi momento.
Come inviare e conservare un modulo W-9
Il lavoratore indipendente, un contratto o un'entità, dovrebbe inviarti il modulo compilato per la conservazione dei registri. Devi conservare i moduli W-9 per almeno quattro anni. Una tenuta dei registri più lunga aiuta anche a prolungare i periodi di audit.
3 errori comuni di W-9 e come evitarli
Anche se non è necessario presentare i moduli W-9 all'IRS, devono comunque essere accurati per evitare problemi legali e finanziari. Fai attenzione a questi errori comuni:
- Adding incorrect information: Mistakes include using the wrong TIN and entity type. An incorrect TIN can lead to an IRS notice, while the right business type ensures your 1099 reports are accurate.
- Collecting forms late: You need to collect W-9 Forms before contractors or entities start working and before you make your first payment. This way, you're prepared for year-end reporting.
- Failing to update: Create a system for regularly reviewing and updating W-9 information. Use methods where a contractor can easily update their information.
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