新しい国に事業を拡大するか、世界のその他の場所でリモート従業員を採用したい場合、カナダは最適の候補となります。 欧州連合全体の面積をしのぐその広大な国土では、約3,800万人人が生活しています。
カナダへの事業拡大を検討する際に役立つよう、カナダにおける従業員採用ガイドを作成しました。 採用プロセスを円滑に進められるよう、注意を要する法的要件の基本事項だけでなく、文化および事務手続きでの検討事項についてご紹介します。
カナダで採用する前に知っておくべきこと
カナダで初めて従業員の採用を検討している場合、カナダの労働文化と雇用に関する法律に関して、把握しておくべきいくつかの重要なポイントがあります。 カナダで従業員を採用する場合に知っておくと役立つ主なポイントをまとめてみました。
1. 文化的な違い
お客様の本社所在国によっては、カナダ従業員と仕事をする上で文化的な違いを感じるかもしれません。 カナダの労働文化は米国の文化と似ているため、多くの国に共通する部分があります。 たとえば、相手を出迎える際にアイコンタクトを行い、握手することは礼儀正しい対応と見なされます。
ただし、カナダの労働文化は米国の労働文化と完全に同じというわけではありません。 たとえば、カナダ人は米国人と比べて就業時間がやや少なく、就業日中により多くの休憩を取る傾向にあります。
2. 言語的な違い
貴社の公用語によっては、カナダの労働者との言語的な違いに直面する可能性があります。 カナダには英語とフランス語の2つの国語があります。
特にモントリオール大都市圏を含むケベック州では、フランス語を話すカナダ人に会うことが多いでしょう。 これは、フランス語を公用語とする企業にとってはプラスとなるため、フランス語が一般的に話されているケベック州やその他の州で従業員を探すと良いかもしれません。 また、フランス語を話すケベック州民の多くは英語も話すことができる点は重要なポイントです。 2016年現在、ケベック州民の44.5%は英語とフランス語を話すバイリンガルです。
3. 州法と連邦法
カナダでは、雇用を支配する連邦法、そして支社または子会社を設立する州の法律の双方に注意を払う必要があります。 カナダの連邦法には、安全衛生、最低休暇日数、および雇用に関するその他の基本的要件が含まれています。 こうした包括的な規則に加えて、多くの州が独自の最低賃金、病気休暇要件、およびその他の雇用関連の規制を設けています。
カナダの連邦法ならびに会社が事業活動を行う州の法律を把握して、関連法規をすべて順守できるようにしましょう。
4. 最低休暇日数と有給休暇
カナダにおける休暇要件は連邦法によって規定されているため、すべての従業員に適用されます。 カナダの労働規範の下では、会社に1年勤続した従業員は最低2週間の休暇を取ることができます。 従業員が5年勤続すると、1年あたりに最低3週間の休暇を取ることができます。 会社での勤続年数が10年に達した従業員は、最低4週間の休暇を取ることができます。
カナダでは、雇用主が従業員の直近の雇用年度の所得にパーセンテージを掛け合わせて休暇日数を算出します。 休暇日数が2週間の従業員の場合、パーセンテージは4%になります。 同じく3週間の従業員の場合、パーセンテージは6%になります。
5. カナダの年金制度
18歳以上で年間所得が3,500ドル以上のカナダ従業員は、カナダ年金制度（CPP）に拠出しなくてはいけません。 ケベック州には独自の年金制度があるため、この規則は適用されません。 その他の州では、カナダ従業員を抱えた雇用主が従業員の年金への拠出の半分を負担し、残りの半分は従業員が負担します。
従業員がカナダ年金制度に拠出する額は所得によって異なります。 厳密には年金受給対象所得に基づいており、これは最低要件と最大所得の中間に位置します。 雇用主には、従業員の年金受給対象所得から正確な金額を控除する責任があります。
6. 雇用保険
雇用保険は、一時的に失業している人々を対象に経済的援助を提供します。 年金への拠出と同様に、雇用主は正しい金額を計算して従業員の給料から雇用保険の保険料を控除する必要があります。 これは、保険に加入できる会社で雇用されているすべての従業員に当てはまるため、カナダのほとんどの従業員が該当します。
毎月、雇用主は従業員の給料から一定額を控除し、雇用主負担の保険料を支払います。 雇用主は、従業員の所得が保険を適用できる最大所得を超えた時点、あるいは保険料の最大額を拠出した後で、給料からの保険料の控除を止めます。
7. 所得税
その他の多くの国と同様に、カナダには独自の税法が存在します。 雇用主は、従業員の給与から所得税を源泉徴収する必要があります。 カナダの税法にはやや複雑な側面があり、雇用主には従業員の給料から適切な所得税の金額を源泉徴収する責任があります。
こうした点は、カナダの税法や従業員の給料から差し引かれるその他の控除に精通した、グローバル専門家雇用組織(PEO)と協働することのメリットの1つでもあります。
カナダにおける従業員の採用コスト
従業員を採用すれば会社のコストが増大しますが、貴社にとって最適な従業員を選択することで優れた投資利益率を実現できます。 カナダで従業員を採用する場合、以下に関連したコストが予想されます。
- 調査：新しい国に進出するときはいつでも、法的要件やその他の考慮事項をすべて理解するために、大規模な調査を行う必要があります。 本ガイドは開始点として最適ですが、さらなる調査を実施する場合は従業員にその対価を支払わなくてはいけません。
- ビジネスを確立する：PEOと仕事をせず、代わりに支店または子会社としてカナダでプレゼンスを設定したい場合は、採用プロセスを開始する前に発生する別のコストです。 カナダの該当する州で法人化するための手数料を支払う必要があります。
- 人材派遣会社：大規模な候補者プールから最高の候補者のショートリストにたどり着くのを助けることができる人材チームとさまざまなソフトウェアプログラムがあります。 当然、人材派遣会社との提携またはソフトウェアの購入には財政的コストがかかります。
- 求人広告の掲載：求人広告の掲載には、いくらかのお金がかかる場合があります。 ただし、カナダにはJob Bankと呼ばれる公開の求人掲示板があり、このサイトには無料で求人広告を掲載できます。 これ以外にも掲載料のかからないサイトがあるかもしれません。
- 法的チェック：身元調査を実施したり、応募者がカナダで働く法的権利を持っていることを確認しなければならない場合、これらのチェックはあなたの新入社員を雇用するための全体的なコストに追加される可能性があります。
- 採用委員会の時間：社内の採用委員会は、新しいポジションの条件を作成し、求人広告を書き、応募を評価し、候補者を面接することができます。 こうした活動は、いずれも通常であれば従業員が他の業務に従事できた就業時間中に行われます。
- トレーニング： 新入社員の雇用は、通常、会社の雇用コストの終わりではありません。 今度は、従業員が仕事を遂行できるように研修を提供する必要があります。 研修プロセスは、最終的に利益につながる初期投資です。
カナダで従業員を採用する企業が知っておくべきこと
カナダで従業員の採用プロセスを開始する前に、いくつかの法的側面を整備しておく必要があります。 ただし、カナダ従業員の雇用代行業者となる専門家雇用組織(PEO)と提携すれば、こうした要件を任せることができます。 貴社がカナダに事業拡大する場合、以下の項目を準備する必要があります。
- 支店または子会社：独立請負業者を雇用していない限り、カナダには法人が必要です。 主なオプションは、支店と子会社の2つです。 子会社は独立した法人である一方、支社は親会社と緊密な関係にあります。
- 法人化：カナダで事業を法人化するには、個々の州または地域、または連邦政府を通じて法人化の条項が必要です。 カナダ国外に拠点を置く企業は、どの州で事業運営を行う場合でも州外法人として登録する必要があります。
- 給与天引き口座：企業はビジネス番号（BN）を所持し、その後BNを使用してカナダ歳入庁（CRA）に給与天引きプログラム口座を作成する必要があります。 この口座を使って、従業員の給料の控除分をカナダ歳入庁（CRA）に送金します。
- 許可とライセンス：業種によっては、すべてのビジネスの基本要件に加えて、必要な特別な許可やライセンスが存在する場合があります。 カナダ政府は、お客様の事業に必要な許可証やライセンスについて確認できるオンラインツールを用意しています。
- 労働者災害補償保険：ほとんどの企業は、雇用を開始する前に、従業員のために労働者災害補償保険を設定する必要があります。 この保険に加入するにあたって、多様な民間保険会社の商品を見て回る必要はありません。 その代わり、関連する州の労災補償局（WCB）に登録します。 保険料は業界によって異なります。
カナダにおける採用手順
カナダで従業員を採用するには、いくつかの基本的な手順を経る必要があります。 当社では、こうした手順の他、カナダの採用慣行を支配する現地の習慣や要件に基づく採用時のヒントを以下にまとめてあります。
1. 求人広告を掲載する
まずは、候補者に求める特性は何であるか判断して、職務内容を詳述しましょう。 こうした情報をまとめて、詳細な求人広告を作成します。 候補者が主にフランス語または英語を話せるのが理想的な場合、求人広告は両言語で掲載するとよいでしょう。 学歴に関する要件を記載する際は、注意するべき点が1つあります。カナダで「カレッジ」と呼ばれるのは具体的な職業またはキャリアスキルを教授して卒業証書を付与する学校であり、「大学」とは学位を付与する機関になります。
求人広告を作成した後は、ターゲットとするカナダ市民の目に触れる求人掲示板に掲載しましょう。 国際採用になるため、応募書類は郵便ではなくメールまたはオンラインプラットフォーム経由で送信してもらいましょう。
2. 求人応募を審査する
応募書類が届き始めたら、面接を実施する応募者、および採用プールから除外する応募者を決定する必要があります。 最初のスクリーニングプロセスではソフトウェアまたは人材派遣会社の力を借りるか、社内のチームに対応してもらうこともできます。
カナダ人の求職者は一般的に米国の履歴書とよく似た形式で記入するため、この点は米国系企業にとっては朗報です。 それ以外の国の場合、カナダの履歴書の内容はやや短く、単刀直入のように感じるかもしれません。
3. 候補者との面接を実施する
次に、最も魅力的な応募者に連絡を取り、面接の日取りを決定しましょう。 カナダにオフィスを開設する場合は、現地で面接を実施できます。 カナダでリモート従業員を採用する予定の場合、電話またはテレビ電話による面接を実施すると良いでしょう。 こうした面接のやり方はますます一般化しており、リモート面接を行う場合でも応募者は何も意外に感じることはないでしょう。
リモート面接を予定している場合は、必ず時差を考慮しましょう。 カナダの国土は広いため複数のタイムゾーンを採用しており、その時差は4時間あります。このため、各応募者の正しいタイムゾーンを把握して、応募者と貴社の双方にとって適切な営業時間中に面接をスケジュールしましょう。
4. フォローアップを行い、契約書を作成する
採用する理想的な候補者を選択したら、彼らにフォローアップして 、正式にその仕事を提供する必要があります。 提示する給与も含め、この時点でまだ伝えていない情報がないか確認しておきましょう。 カナダ人は給与の交渉を行うのが一般的ですが、多くの候補者はそのままオファーを受け入れるでしょう。 また、この段階で契約書も作成しましょう。
カナダでは口頭で雇用契約を結ぶことができますが、書面で契約書を用意しておくことで互いの理解を一致させ、従業員を解雇しなくてはならない場合もその根拠として利用できます。 カナダで従業員を解雇する場合は正当な理由が必要となるため、契約書を参照して従業員が自身の義務を履行していないか確認できます。
5. 内定者の入社プロセスを行う
これで、内定者の入社プロセスを進めることができます。 貴社に関連した書類やプロセスもあると思いますが、必ずカナダで入社プロセスを行うために必要な手順も達成する必要があります。
新規従業員の就業開始より3日以内に社会保険番号（SIN）カードを確認して、その情報を控えておく必要があります。 必ず、内定者が市民または合法就労者であることを確認してください。 従業員はまたTD1、連邦政府および州からの個人税額控除申告書に記入する必要があります。これにより、給与からいくらの税金を徴収すべきかを知ることができます。 ケベック州では、州形式は Form と呼ばれていますTP1015.3-V。
Globalization Partnersの支援を受けてカナダで従業員の採用を開始する
貴社にとって理想的な労働者を見つけて、事業拡大を支援するというのはとても大掛かりな作業です。 カナダで事業法人を設立する際の複雑な手続きに現地の関連法の順守が加わると、途方もなく時間と労力のかかるプロセスになります。 Globalization Partnersは、貴社が採用するカナダの従業員の雇用代行業者として、そのプロセスを合理化できます。
世界187ヶ国に事業法人を構えたGlobalization Partnersは、お客様の事業をカナダだけでなく世界中のさまざまな国に拡大するサポートを行います。 新規の従業員はお客様が選んでいただき、Globalization Partnersは従業員への給与支払い管理、税金や福利厚生の正確な金額の控除など、入社プロセスのあらゆる事務手続きに対応します。 信頼できる専門家雇用組織(PEO)として、当社はカナダへの事業拡大に必要な法的および人的リソースと専門知識を備えています。 詳細と開始については、今すぐお問い合わせください。
