Wanneer u uitzoekt hoe u internationale teams kunt beheren, zult u merken dat het hebben van toegang tot de juiste technische tools een nieuw niveau van belang krijgt. Denk bijvoorbeeld aan het verschil tussen samenwerken met lokale en internationale collega's. Wanneer uw collega's zich direct aan het bureau of in de gang bevinden, kunt u persoonlijk aan projecten werken, zelfs met behulp van analoge tools zoals whiteboards of notebooks in sommige gevallen. Wanneer uw collega's duizenden kilometers verderop wonen, hebt u effectieve internationale samenwerkingstechnologie nodig.
Samenwerkingstechnologieën voor internationale teams nemen vele vormen aan en zijn gericht op het helpen met verschillende bedrijfsprocessen. Sommige andere essentiële hulpmiddelen zijn speciaal ontworpen voor HR-afdelingen en management om toezicht te houden op en leiding te geven aan processen in de hele organisatie. We zullen enkele van de beste soorten technologie bespreken die u moet implementeren, zodat u de manier waarop u uw team beheert kunt stroomlijnen en verbeteren en hen kunt helpen contact te leggen over de hele wereld.
1. Software voor videoconferenties
Videogesprekken bestaan al een tijdje, maar de toename van werken op afstand heeft deze technologie van nieuw naar essentieel gemaakt. Uit een enquête van april 2020 bleek dat bedrijven hun uitgaven aan webconferentiesoftware meer verhoogden dan welke andere softwareoplossingen dan ook. Zelfs voordat videoconferenties echt optraden tijdens de wereldwijde pandemie, was 62 procent van de leidinggevenden in het 2017 eens dat videoconferenties een aanzienlijke verbetering waren ten opzichte van audioconferenties als het ging om de kwaliteit van de communicatie.
Het is geen wonder dat bedrijven zich hebben aangetrokken tot videoconferenties in plaats van audioconferentiegesprekken. Denk aan alle visuele aanwijzingen die u krijgt wanneer u met mensen praat, persoonlijk versus telefonisch. Videoconferenties maken het gemakkelijker om te allen tijde te weten wie er spreekt en om te herkennen wanneer een persoon op het punt staat te spreken, zodat u onbedoelde onderbrekingen voorkomt. Je kunt ook de gezichten van mensen lezen om meer inzicht te krijgen in hun intenties en gedachten. Deze visuele aanwijzingen kunnen vooral nuttig zijn in interculturele communicatie, waar misverstanden gemakkelijker voorkomen.
Gratis toepassingen voor personen om videogesprekken te voeren met vrienden en familie, maar professionele videoconferentiesoftware is ontworpen met bedrijven in gedachten, zodat veel deelnemers aan het gesprek kunnen deelnemen. Deze programma's bevatten ook handige functies zoals scherm delen en whiteboarding, waarbij een of meer gebruikers een leeg scherm kunnen markeren, net als een fysiek whiteboard, om te helpen bij presentaties en samenwerking.
2. Platform voor projectmanagement
Het beheren van projecten en planningen is meestal een taak die moeilijk genoeg is, zelfs voor kleine bedrijven met lokale werknemers. Maar voor wereldwijde bedrijven kan het bijzonder uitdagend zijn. Het juiste platform voor projectmanagement kan het echter gemakkelijker maken. Projectmanagementsoftware kan je team helpen zowel dagelijkse taken als grotere doelen bij te houden. Voor internationale bedrijven kan het juiste platform voor projectmanagement je helpen je hele team op één plek te verbinden.
Alle platforms moeten je helpen deadlines te stellen, planningen te maken en taken toe te wijzen. Sommige programma's worden ook geleverd met andere functies, zoals projectsjablonen, het delen van bestanden en communicatietools. Doorgaans is de thuisbasis op een platform voor projectmanagement het dashboard waar je een snel overzicht kunt krijgen van projecten die in uitvoering zijn. Werknemers moeten hun eigen gepersonaliseerde dashboards of takenlijsten hebben waar ze hun eigen taken kunnen beheren.
Er zijn veel projectmanagementplatforms om uit te kiezen. Sommige zijn misschien beter geschikt voor je sector of bieden de aanpassing die je nodig hebt om het platform aan je behoeften aan te passen. Business News Daily raadt aan om bij het kiezen van het beste projectmanagementprogramma voor uw team rekening te houden met de volgende factoren:
- De huidige omvang van uw organisatie
- De schaalbaarheid van een programma, voor het geval u groeit
- Uitdagingen op het gebied van projectmanagement die u wilt dat uw software oplost of verbetert
- De gebruiksvriendelijkheid van een programma
Het juiste programma kan de productiviteit van uw wereldwijde team verhogen en ervoor zorgen dat geen enkel project ooit over het hoofd wordt gezien. Het is van vitaal belang dat organisaties de tools die ze gebruiken blijven bijwerken en meer te weten komen over wat er beschikbaar is, vooral wanneer werken op afstand de nieuwe speler in de game is geworden.
3. Diensten voor het opslaan en delen van bestanden
In welke sector u zich ook bevindt, u maakt, raadpleegt, wisselt en bewaart waarschijnlijk regelmatig bestanden. In de afgelopen jaren vertrouwden veel bedrijven op lokale opslag voor het organiseren van hun bestanden. Als u een bestand wilt delen, hebt u het waarschijnlijk net gemaild, of misschien hebt u het geopend via een gedeelde map en een ethernetverbinding. U hebt misschien ook vertrouwd op afgedrukte documenten die zijn opgeslagen in archiefkasten. Deze methoden voor het opslaan en delen van bestanden zijn verouderd geraakt omdat cloudgebaseerde oplossingen steeds populairder zijn geworden.
Vandaag de dag wordt de helft van alle bedrijfsgegevens wereldwijd opgeslagen in de cloud. Voor internationale bedrijven is cloudopslag meer dan alleen handig: het is nodig zodat alle werknemers gemakkelijk toegang hebben tot de bestanden die ze nodig hebben. Met het cloudmodel slaat de cloudprovider uw gegevens op externe servers op en kunt u de gegevens online openen, via een toepassing op uw apparaat of via uw webbrowser. Met andere woorden, werknemers over de hele wereld hebben toegang tot gedeelde mappen en bestanden, zolang ze over de juiste inloggegevens en een internetverbinding beschikken.
Veel diensten zijn momenteel op de markt voor het opslaan, synchroniseren en delen van bestanden. U bent misschien bekend met enkele gratis opties, maar deze oplossingen beperken het aantal gigabytes (GB) dat u gratis kunt opslaan, meestal binnen het bereik van 5-15 GB. Bedrijven die een robuustere opslagoplossing nodig hebben, kunnen betaalde versies kiezen van deze bekende providers of zich aanmelden bij andere providers die mogelijk beter aan uw behoeften voldoen.
4. Tool voor documentsamenwerking
De mogelijkheid om bestanden te delen en openen is essentieel, maar voor veel teams is alleen het delen van eindproducten niet voldoende. Het kan ook nodig zijn om samen te werken tijdens het creëren van documenten, of het nu gaat om een artikel voor uw bedrijfsblog, een diavoorstelling voor een aanstaande vergadering met een klant of een spreadsheet met driemaandelijkse verkoopgegevens. In de afgelopen jaren had u om de beurt aan een document moeten werken en nieuwe versies of feedback heen en weer moeten e-mailen totdat het voltooid was - een rommelig en inefficiënt proces.
Tegenwoordig heeft de cloud dit probleem opgelost en kunt u van die oplossing profiteren door een tool voor documentsamenwerking te gebruiken die bij uw team past. Al deze tools moeten meerdere werknemers toegang geven tot een document terwijl het bezig is om wijzigingen in het document aan te brengen of feedback te geven in de vorm van opmerkingen of voorgestelde wijzigingen. Gebruikers moeten in staat zijn om de geschiedenis van revisies te bekijken, zodat ze indien nodig oudere versies kunnen herstellen of kunnen begrijpen welke wijzigingen zijn aangebracht en door wie.
Sommige diensten voor het delen van bestanden bevatten ook online bewerkingstools, maar dit is geen standaardfunctie voor alle diensten. En wanneer het is inbegrepen, kan het onvoldoende zijn voor uw behoeften. U moet overwegen om gratis of betaald online samenwerkingstools te gebruiken wanneer u documenten in een groep moet maken en bewerken. Onderzoek toont aan dat samenwerking de betrokkenheid en prestaties van individuen verhoogt. Daarom moeten bedrijven manieren vinden om deze synergetische dynamiek tussen werknemers te faciliteren, zelfs als één persoon primair verantwoordelijk is voor een project.
5. App voor instant messaging
Zelfs als u wilt communiceren met collega's in hetzelfde gebouw, kunt u hen waarschijnlijk online een briefje maken in plaats van naar hun kantoor te gaan of hen te bellen. Wanneer u met internationale collega's moet communiceren, is schriftelijke communicatie nog belangrijker. E-mail is al lang de standaard voor schriftelijke communicatie in zakelijke omgevingen, maar dat is de afgelopen jaren veranderd. Instant messaging-apps hebben binnen veel bedrijven grip gekregen, omdat ze directere en directere communicatie kunnen faciliteren dan e-mail.
Als u momenteel geen instant messaging-app gebruikt en iets anders dan e-mail wilt proberen, overweeg dan om een van deze apps te integreren in uw dagelijkse zakelijke communicatie. Harvard Business Review raadt aan om een app te kiezen die de meeste van uw werknemers al kennen, zodat ze deze eerder op de werkplek zullen gebruiken. Aangezien verschillende berichtenapps populair zijn in verschillende delen van de wereld, kan dit betekenen dat u een app kiest waarmee uw internationale werknemers vertrouwd zijn, zelfs als deze nieuw voor u is.
Instant messaging-apps worden gewaardeerd om de manier waarop ze directe heen-en-weer-communicatie bevorderen, maar ze functioneren mogelijk niet altijd op deze manier wanneer ze worden gebruikt onder internationale collega's. Vooral wanneer u in heel verschillende tijdzones werkt, kan het zijn dat een collega uw bericht niet meteen ziet wanneer u het verzendt. Sommige apps laten u weten wanneer iemand online is, zodat u weet of de persoon uw instant message zal zien of dat een e-mail die later gelezen moet worden, logischer zou zijn.
6. Online software voor leermanagement
De leer- en ontwikkelingsindustrie is wereldwijd meer dan $370 miljard waard en toont de belangrijke rollen die training en bijscholing spelen voor bedrijven over de hele wereld. Naast het aanbieden van training aan nieuwe werknemers om hen in hun nieuwe functies te initiëren, bieden veel bedrijven ook doorlopende leermogelijkheden om werknemers te helpen hun vaardigheden te verfijnen of zelfs nieuwe vaardigheden op te bouwen om aan nieuwe uitdagingen en eisen te voldoen.
Internationale bedrijven kunnen nog meer reden hebben om zich te concentreren op de training van werknemers, omdat het inhuren van personeel in nieuwe markten kan betekenen dat werknemers met verschillende opleidingsachtergronden moeten worden aangenomen. Training kan een effectief middel zijn om ervoor te zorgen dat al uw werknemers de kennisbanken en vaardigheden hebben die ze nodig hebben om te slagen. Bedrijven kunnen training op verschillende manieren geven, waaronder zowel persoonlijke als online opties.
Online leren, ook wel e-learning genoemd, is begonnen met het vervangen van persoonlijke training onder leiding van een instructeur, die vroeger vaker voorkwam. Het meest recente Workplace Learning Report van LinkedIn laat een aanzienlijke verschuiving zien van persoonlijk leren ten gunste van meer online leren, zelfs alleen al in het afgelopen jaar. Voor wereldwijde en externe teams zijn online leeropties meestal het meest zinvol. Online software voor leermanagement kan je in staat stellen om video's, artikelen en meer te delen en het leren van werknemers te testen door middel van quizzen en oefeningen. Ze stellen werknemers ook in staat om zelfstandig in hun eigen tempo te werken.
7. Platform voor wereldwijde expansie
Human Resources Information Systems (HRIS) kan HR-afdelingen helpen bij het bijhouden en automatiseren van veel HR-functies, maar deze programma's zijn niet noodzakelijkerwijs ontworpen voor internationale bedrijven die meer HR-complexiteiten verwerken. U kunt internationale werknemers bijvoorbeeld niet op dezelfde loonlijst plaatsen als uw binnenlandse werknemers. Uw internationale werknemers kunnen ook wettelijk recht hebben op verschillende secundaire arbeidsvoorwaarden. Gelukkig kunt u nog steeds veel functies voor personeelsbeheer (HRM) stroomlijnen wanneer u een wereldwijd expansieplatform zoals Globalization Partners gebruikt.
Het end-to-end technologieplatform biedt toegang tot alle tools die je nodig hebt voor het beheren van een wereldwijd personeelsbestand op één handig dashboard. Beheer HR-functies rechtstreeks vanaf het platform, waaronder:
- Onboarding: Vanaf de eerste dag van uw werknemers bij uw bedrijf maakt de innovatieve oplossing van Globalization Partners het gemakkelijk om te beginnen met wettelijke arbeidsovereenkomsten en andere onboardingprocedures.
- Salarisadministratie: Uw internationale werknemers worden op onze lokaal conforme salarisadministratie geplaatst, maar u kunt nog steeds salarisadministratie goedkeuren, bonussen toevoegen of wijzigingen aanbrengen wanneer dat nodig is.
- Voordelen: Beheer secundaire arbeidsvoorwaarden die voldoen aan de lokale wetten en normen voor elk land waar u werknemers inhuurt.
- Tijd en uitgaven: U kunt tijd- en uitgavenaanvragen van al uw werknemers eenvoudig op één plek bekijken en goedkeuren.
Bij elke HR-technologie is beveiliging essentieel. Globalization Partners houdt de gegevens van werknemers veilig door u in staat te stellen op rollen gebaseerde beveiligingsmaatregelen te implementeren, zodat alleen bevoegd personeel toegang heeft tot gegevens.
Wanneer u gebruik maakt van de expertise van onze wereldwijde Employer of Record, kunt u contact opnemen met experts via het Help Center en meer te weten komen over internationale markten, zodat u nieuwe uitbreidingen kunt plannen.
Rust uzelf uit met het juiste gereedschap en de juiste Employer of Record
Werken in internationale teams brengt enkele unieke beloningen met zich mee, evenals enkele unieke uitdagingen. Daarom hebt u de juiste technische tools nodig om uw team te verenigen en uw productiviteit te verhogen. Naast de juiste tools voor internationale teams hebt u ook het juiste partnerschap nodig om u te helpen toptalent over de hele wereld in dienst te nemen.
Werken met een Employer of Record is een ideale oplossing voor het inhuren en beheren van internationale werknemers, omdat u hiermee uw eigen dochterondernemingen kunt overslaan of uitstellen in landen waar u personeel inhuurt. Het bespaart u ook alle lokale arbeids- en bedrijfswetten te moeten begrijpen. Een Employer of Record stroomlijnt het proces van het beheren van uw internationale team.
Globalization Partners is een Employer of Record waarop u kunt vertrouwen om HR-, juridische en financiële functies voor uw internationale werknemers af te handelen en om u te helpen internationale uitbreidingen over de hele wereld met succes te plannen en uit te voeren. Als u meer wilt weten over de soorten Employer of Record, de juiste Employer of Record wilt kiezen en het belang van deze beslissing, download dan ons gratis eBook, “De Gids voor het kiezen van een Employer of Record Model.”
