Às vezes, os melhores talentos não estão no país em que sua empresa está sediada. Ou talvez sua empresa esteja planejando uma expansão internacional e queira contratar pessoas em outros países. Depois de encontrar os funcionários ideais para a sua empresa, o próximo passo é descobrir como pagá-los. Pagar funcionários espalhados por diferentes países pode ser complicado. Afinal, sua empresa não pode simplesmente enviar um cheque ou depositar o dinheiro diretamente em suas contas bancárias. Da mesma forma que com a equipe nacional, você precisa assegurar o cumprimento de todas as leis de classificação, retenção de impostos e outras exigências.
Felizmente, descobrir como pagar funcionários internacionais não é algo que sua empresa precisa fazer por conta própria. Você pode trabalhar com um Employer of Record (EOR) para contratar e integrar membros da equipe no exterior. Um Employer of Record tira o peso das costas do seu departamento de contabilidade e ajuda a evitar problemas com a folha de pagamento internacional.
Como a folha de pagamento internacional funciona
A folha de pagamento internacional tem muitas coisas em comum com a do país de origem da empresa. É preciso garantir que a forma como você paga os membros da equipe esteja em conformidade com as leis do país e que a retenção de todos os impostos seja feita e paga corretamente. As considerações fiscais ao pagar funcionários internacionais incluem:
- Imposto de renda: seu negócio precisará reter o valor apropriado do imposto de renda federal dos contracheques dos funcionários, com base no local de trabalho e em qualquer imposto de renda regional, local ou estadual aplicável.
- Previdência social: muitos países, não apenas os EUA, coletam alguma forma de imposto de previdência social de funcionários e empregadores. O valor das contribuições da sua empresa pode variar de país para país, assim como as contribuições do funcionário.
- Imposto sobre folha de pagamento: em muitos países, um empregador precisa contribuir para um imposto sobre folha de pagamento, como imposto de desemprego e remuneração dos trabalhadores, para cada funcionário. O valor do imposto pode variar bastante. Também é importante observar que, em alguns lugares, pode haver um imposto sobre folha de pagamento regional ou local, além do imposto federal.
Ao pagar funcionários internacionais, sua empresa precisa garantir a retenção e o pagamento dos impostos corretos, bem como o valor correto desses pagamentos. Também é preciso garantir que o pagamento dos impostos seja feito dentro do prazo. Por exemplo, nos EUA, as declarações de imposto são devidas 15 de abril e os pagamentos de imposto estimados são devidos até o 15th dia de abril, junho, setembro e janeiro. No Reino Unido, as declarações de impostos devem ser feitas um ano depois do fim do período contábil. Na França, as declarações devem ser feitas em abril, com o ano fiscal terminando em dezembro. Na Alemanha, as devoluções vencem em 31 de julho.
Além da conformidade fiscal, a folha de pagamento internacional precisa seguir todas as regras para benefícios e salários de um determinado país. Sua empresa pode precisar contribuir para planos de pensão de funcionários em alguns lugares do mundo. Também é preciso cumprir as regras de salário mínimo de todos os países onde sua empresa contratar alguém. Em alguns países, também é costume pagar aos funcionários um 13th- salário de ou 14 meses, que geralmente é isento de impostos e distribuído no final do ano.
Algumas regiões têm regras sobre quantas horas um funcionário pode trabalhar por semana. Por exemplo, na União Europeia, os funcionários não podem trabalhar mais de 48 horas durante um período de sete dias. Os funcionários também devem ter 11 horas de descanso a cada período de 24 horas, o que significa que não podem trabalhar mais de 13 horas em um único dia. Funcionários da UE também recebem quatro semanas de férias pagas por ano.
Porém, colocando a conformidade fiscal e de salários à parte, a folha de pagamento internacional tem muito em comum com a folha nacional. Sua empresa decidirá com que frequência os funcionários são pagos, como uma vez por mês, duas vezes por semana, no 15th e 30th do mês, e assim por diante. Você também decide como enviar o dinheiro para seus funcionários remotos, por exemplo, por depósito direto ou cheque.
Os desafios de pagar funcionários internacionais remotos
Antes de começar sua expansão internacional ou começar a contratar trabalhadores em outros países, é importante conhecer os desafios associados ao pagamento da sua equipe remota. Se sua empresa não cumprir as regras de um determinado país, vocês podem sofrer com diferentes taxas e multas.
Acompanhar as regras e expectativas de alguns países pode exigir muito trabalho das equipes de contabilidade e recursos humanos da sua empresa. Pode ser útil conhecer os problemas mais comuns relacionados ao pagamento de uma equipe remota para saber o que exige sua atenção e o que pode estar em jogo.
- Questões fiscais
- Costumes locais
- Preocupações jurídicas
- Registro de horas correto
- Diferenças de câmbio
Questões fiscais
O empregador deve reter o valor correto de impostos do holerite dos funcionários e pagar os devidos impostos ao governo dentro do prazo estabelecido. A empresa também precisa manter registros dos impostos pagos para o caso de ser alvo de uma auditoria por parte dos órgãos fiscais do país. Isso significa que sua empresa precisa manter todos os documentos e recibos de impostos durante anos, ou correr o risco de pagar multas altas se uma auditoria revelar que os impostos não foram retidos ou pagos corretamente.
Costumes locais
Você provavelmente encontrará muitas diferenças culturais ao conduzir a expansão internacional da sua empresa. Algumas dessas diferenças podem se refletir na folha de pagamento e afetar o método usado para pagar seus funcionários internacionais. Por exemplo, o pagamento de um décimo-terceiro salário é comum em muitos países da América do Sul, Europa e Ásia. Sua equipe internacional pode começar a trabalhar para a empresa presumindo que receberá esse pagamento extra no fim do ano. Porém, se não estiver ciente desse costume, você corre o risco de frustrar seus funcionários.
Preocupações jurídicas
Também é preciso conhecer algumas diferenças legais ao pagar uma equipe internacional remota. Por exemplo, no Reino Unido, os empregadores precisam pagar funcionários £94.25 por semana como pagamento por doença estatutária se um funcionário estiver doente e fora do trabalho por pelo menos quatro dias. O empregador precisa pagar a licença médica por até 28 semanas. Nos Estados Unidos, o empregador pode oferecer licença médica remunerada a funcionários que estiverem doentes, mas não tem a obrigação legal de fazê-lo. A Lei de Licença Médica e Familiar (Family and Medical Leave Act, FMLA) nos EUA protege as pessoas que precisam tirar folga do trabalho devido a doenças ou outras preocupações de saúde, mas apenas por 12 semanas. A licença concedida pela FMLA pode não ser remunerada.
Outras questões legais a observar ao contratar e pagar funcionários internacionais incluem os documentos exigidos em cada país. Nos EUA, por exemplo, os funcionários precisam apresentar um comprovante de cidadania ou direito de trabalhar no país, como um passaporte, no momento da contratação. Em outros países, o funcionário pode ter de apresentar um número de seguro nacional para ser contratado.
Registro de horas correto
O registro de horas pode ser uma preocupação maior na hora de pagar funcionários internacionais do que com aqueles que vivem e trabalham nos Estados Unidos. Nos EUA, funcionários elegíveis a horas extras recebem horas extras quando trabalham mais de 40 horas por semana, mas não há limite para quantas horas por semana uma pessoa maior de 16 anos pode trabalhar. Isso não ocorre em outros países. Em muitos países da União Europeia, por exemplo, a semana de trabalho tem um limite máximo de 48 horas. Na China, a lei trabalhista determina um limite de 44 horas na semana de trabalho. Para evitar exceder esse limite, é fundamental que seu sistema de folha de pagamento internacional tenha uma forma de registrar e declarar o tempo de trabalho com precisão.
Diferenças de câmbio
Funcionários que vivem e trabalham na UE podem preferir receber em euros, enquanto os do Reino Unido podem querer ser pagos em libras. Pagar sua equipe internacional na moeda de seus respectivos países é vantajoso para os funcionários, mas pode ser complicado para você. Por exemplo, se o valor de uma moeda estrangeira aumentar em relação à do seu país, sua empresa pode acabar pagando muito mais que o inicialmente combinado a seus funcionários no país.
Uma maneira de gerenciar as dificuldades criadas por moedas flutuantes é deixar a logística da folha de pagamento para um Employer of Record. Sua empresa pode pagar seus funcionários em sua moeda local e o Employer of Record pode emitir contracheques na moeda do país dos funcionários.
Como pagar funcionários internacionais
Se sua empresa contratar pessoas que moram e trabalham em um país diferente do seu país de origem, os funcionários precisarão ser pagos com base nas leis do país onde vivem, com algumas exceções. Por exemplo, se um funcionário se mudar temporariamente para outro país e continuar trabalhando para sua empresa enquanto vive nesse país, pode ser possível mantê-lo na folha de pagamento do seu próprio país.
Outra opção é providenciar que seus funcionários internacionais sejam pagos por clientes internacionais da sua empresa. Por exemplo, se você contratar alguém na França para atender um cliente francês da sua empresa, a pessoa pode ser tecnicamente contratada como um funcionário do cliente francês. Você pagaria o salário por meio de pagamentos ao seu cliente, mas o cliente seria responsável pela folha de pagamento do funcionário.
Caso contrário, sua empresa precisaria de uma folha de pagamento específica para cada país em que opera. Existem algumas opções para a configuração da folha de pagamento. Você pode abrir uma subsidiária no país para administrar todos os negócios e a folha de pagamento na região. Se sua empresa estiver pensando em uma expansão internacional permanente, estabelecer uma entidade comercial no país pode fazer sentido. Porém, se pretende contratar apenas algumas pessoas em outro país ou se estiver contratando pessoas em diferentes países, abrir subsidiárias ou filiais nesses países pode exigir mais tempo e trabalho do que você gostaria.
Uma opção mais econômica seria contar com um Employer of Record. A solução Employer of Record da Globalization Partners cobre todos os detalhes para garantir que sua equipe internacional seja paga pontualmente e em conformidade com todas as leis do país onde os funcionários vivem e trabalham. Nós pagamos seus funcionários sem atrasos, na moeda local e garantindo que os benefícios e impostos também sejam pagos.
Funcionários internacionais devem ser prestadores de serviços independentes?
Contratar prestadores de serviços independentes em vez de funcionários é uma opção para sua empresa. Quando trabalha com prestadores de serviços, sua empresa não é responsável pela retenção ou pelo pagamento de impostos para previdência social ou seguro-desemprego. Você também não precisa pagar benefícios de funcionários para prestadores de serviços independentes, e os prestadores de serviços não estão sujeitos às mesmas restrições de horas que os funcionários. Além disso, sua empresa não precisa estar registrada no país em que o prestador de serviços mora para pagar a pessoa pelo trabalho que faz.
Entretanto, prestadores de serviços independentes não são simplesmente um tipo mais barato de funcionário. Seu relacionamento com a empresa é diferente da relação entre funcionário e empregador. Quando trabalha com prestadores de serviços independentes, você não pode esperar ser a única fonte de renda ou emprego desses profissionais. A maioria dos países tem definições e regras rígidas que precisam ser cumpridas para que um trabalhador possa ser considerado um prestador de serviços e não um funcionário.
Por exemplo, no Reino Unido, uma pessoa é considerada um prestador de serviços independente se apresentar propostas ou cotações para conseguir um projeto ou encontrar trabalho, e se trabalhar sem supervisão direta. Prestadores de serviços no Reino Unido também emitem faturas pelo trabalho e os projetos que realizam. Eles pagam seus próprios impostos e o seguro nacional. Se há pessoas na sua empresa que fazem essas coisas, é provável que você possa classificá-las como prestadores de serviços. Porém, se você contrata pessoas no Reino Unido e determina o escopo de seu trabalho ou faz com que elas trabalhem sob um gerente ou supervisor, a classificação correta será a de funcionário e elas devem ser remuneradas como tal.
Existem alguns riscos para sua empresa ao classificar funcionários internacionais incorretamente como prestadores de serviços. Se o tribunal determinar que sua empresa classificou erroneamente um funcionário, você pode ser responsável por pagar os impostos dessa pessoa, bem como o pagamento reverso de férias, que atualmente é 5.6 semanas de tempo remunerado por ano para a maioria dos funcionários no Reino Unido.
Ainda que a contratação de trabalhadores internacionais como prestadores de serviços faça sentido para a sua empresa, se você não tiver as orientações necessárias para garantir eles sejam classificados corretamente, sua empresa pode arcar com custos substanciais e uma grande dor de cabeça jurídica. Uma opção melhor é classificar sua equipe da maneira correta desde o princípio e trabalhar com um Employer of Record para garantir a conformidade com as leis trabalhistas locais e simplificar sua folha de pagamento internacional.
A Globalization Partners resolve seus problemas com a folha de pagamento
Se está pensando em uma expansão internacional e quer começar a contratar em outros países, a Globalization Partners pode ajudar. Atuamos como Employer of Record para sua equipe internacional, garantindo que os requisitos de folha de pagamento específicos do país sejam atendidos e que seus funcionários sejam pagos no prazo e na moeda de seu país de origem. Para saber mais sobre como nossa solução pode ajudar sua empresa à medida que ela cresce, entre em contato conosco hoje mesmo.
Para obter mais informações, faça o download do nosso Guia completo para criar uma equipe global remota aqui:
