Se a sua empresa estiver no processo de abrir uma nova filial em outro país ou buscando expandir seu alcance de mercado internacionalmente, você pode contratar pessoas locais além ou em vez de enviar funcionários existentes para o novo país. Uma das escolhas que você precisa fazer é contratar as pessoas que trabalharão em seus escritórios internacionais como funcionários ou contratados. Há diferenças fiscais notáveis entre prestadores de serviços independentes e funcionários, bem como outras diferenças críticas.
Para evitar desafios legais e garantir que seu crescimento global ocorra da forma mais tranquila possível, saiba mais sobre a diferença entre um funcionário e um contratado e como classificá-los.
Diferenças internacionais entre funcionários e contratados
Quando sua empresa decide trabalhar com um indivíduo, você deve determinar se você e seu novo contratado terão um relacionamento funcionário-empregador ou um relacionamento empresa-contratado. Muitas vezes, é mais barato para as empresas trabalharem com prestadores de serviços do que com funcionários em tempo integral, o que torna a ideia de classificar os trabalhadores como prestadores de serviços atraente.
No entanto, muitas vezes há consequências financeiras se sua empresa classificar incorretamente um trabalhador. Nos EUA, a Receita Federal (Internal Revenue Service , IRS) e o Departamento do Trabalho (Department of Labor, DOL) têm regras sobre quem pode ser classificado como contratado versus funcionário. Embora as distinções exatas entre as duas e as regras relacionadas à classificação possam variar de país para país, em geral, o seguinte pode ajudá-lo a determinar se a pessoa que sua empresa deseja contratar se enquadra na categoria de contratado ou funcionário:
- Autonomia: uma pergunta fundamental para determinar se você está contratando funcionários ou contratados é o quanto eles são independentes. Muitas vezes, prestadores de serviços internacionais prestam serviços a várias empresas ao mesmo tempo. Eles geralmente têm vários clientes e não gastam todas as horas de trabalho dedicadas a um único negócio. Em geral, os prestadores de serviços estabelecem seus próprios cronogramas e se concentram nos lucros e no bem-estar de sua própria empresa, em vez dos lucros e do bem-estar de sua empresa.
- Controle: outra distinção entre contratados e funcionários é a quantidade de controle que uma empresa tem sobre as ações dos trabalhadores. Nos EUA, o IRS define trabalhadores como funcionários quando a empresa para a qual trabalham tem controle comportamental sobre o que fazem. Se a sua empresa disser aos trabalhadores onde trabalhar, quando fazer o trabalho e como fazê-lo, eles provavelmente são funcionários. Os prestadores de serviços terão mais controle sobre o processo de realização do trabalho.
- Suprimentos: frequentemente, quando uma empresa contrata contratados independentes, esses trabalhadores fornecem seus próprios suprimentos e equipamentos. Quaisquer despesas incorridas pelos contratados, como custos de viagem ou compras de materiais, são de sua responsabilidade. Por outro lado, as empresas geralmente compram equipamentos, como laptops ou dispositivos móveis, para uso dos funcionários. Quando os funcionários não trabalham mais para a empresa, eles normalmente precisam devolver o equipamento.
- Benefícios: Os benefícios que uma empresa oferece aos trabalhadores também influenciam o tipo de relacionamento que eles têm. Muitas vezes, os funcionários recebem benefícios, como cobertura de seguro de saúde e planos de aposentadoria, dos empregadores. Empreiteiros independentes normalmente precisam fornecer sua própria cobertura de saúde e planos de aposentadoria.
- Processo de pagamento: a forma como uma empresa paga os trabalhadores muitas vezes difere com base no fato de serem contratados ou funcionários. Os funcionários são pagos pela folha de pagamento, e a empresa muitas vezes tem que reter impostos. O valor exato e os tipos de imposto retido variam de país para país. Em geral, os prestadores de serviços faturam uma empresa. Eles são responsáveis por garantir que paguem seus próprios impostos. A empresa não reterá impostos para eles.
Por que contratar um contratado independente internacional em vez de um funcionário temporário?
Outra diferença notável entre contratados independentes e funcionários é a duração do relacionamento entre a empresa e o trabalhador. Devido ao custo financeiro e de tempo da contratação de funcionários, muitas empresas esperam que seus funcionários permaneçam em sua organização pelo maior tempo possível. Quando uma empresa precisa de alguém para realizar uma tarefa ou concluir um projeto de forma mais limitada, ela geralmente trabalha com prestadores de serviços.
Há também a opção de contratar funcionários temporários. Por exemplo, quando uma empresa está fazendo incursões pela primeira vez em um novo país, pode fazer sentido ter uma equipe temporária à mão para ajudar na transição ou para atualizar os trabalhadores no novo local sobre a cultura e as políticas da empresa.
Nesse caso, você pode se ver tentando decidir se sua empresa deve contratar um contratado, como um consultor de negócios independente ou um funcionário temporário. Os benefícios de trabalhar com um prestador de serviços incluem menores despesas e menos esforço administrativo por parte da sua empresa, já que os prestadores de serviços são responsáveis por seus próprios impostos e outros custos. Quando o relacionamento termina, é mais fácil se separar.
Se você contratar funcionários, mesmo funcionários temporários, o relacionamento é mais durável e sua empresa tem um compromisso maior com os funcionários. Pode ser mais desafiador encerrar relacionamentos no final do projeto.
Por que contratar um funcionário internacional em vez de um subcontratado?
Trabalhar com um prestador de serviços faz sentido em certos contextos, como quando você precisa de uma pessoa para um único projeto ou de forma limitada. No entanto, quando sua empresa planeja operar em um país a longo prazo, faz mais sentido contratar funcionários internacionais do que depender de contratados.
Normalmente, um fator que determina se é mais apropriado contratar funcionários é o relacionamento que os trabalhadores terão com sua empresa. Se você precisar de pessoas para realizar tarefas essenciais, como gerenciar a equipe de atendimento ao cliente ou lidar com os livros-razão e registros financeiros da sua empresa, você precisa contratar funcionários.
Contratar funcionários em vez de contratados também faz sentido se sua empresa quiser estabelecer uma presença em um país. Quando você traz funcionários locais, você se beneficia do conhecimento deles sobre o país e sua cultura. Como eles trabalham para a sua empresa e desfrutam dos benefícios do emprego, como folga remunerada, salário constante e cobertura de saúde, você pode ter certeza de que eles são fiéis à sua empresa.
Contratar funcionários em vez de contratados também permite que sua empresa evite penalidades de classificação incorreta. Às vezes, as empresas decidem trabalhar com prestadores de serviços independentes porque acreditam que isso economizará dinheiro ou reduzirá a papelada. Mas se uma agência governamental ou departamento trabalhista analisar o relacionamento que sua empresa tem com um contratado e determinar que está mais próximo do funcionário-empregador do que do contratado-cliente, isso pode multar sua empresa ou emitir outros tipos de penalidades.
Como os países definem prestadores de serviços vs. funcionários
Nos EUA, há três coisas principais a considerar ao determinar se um funcionário ou contratado deve ser contratado: o relacionamento, o controle financeiro e o controle comportamental. Outros países também têm regras que determinam como classificar funcionários e contratados. Quando sua empresa está planejando abrir para negócios em um novo país, você quer conhecer as regras desse país e entender como elas afetam sua empresa.
Muitas vezes, as diferenças entre contratados e funcionários e os critérios usados para determinar a classificação de um indivíduo são semelhantes de país para país. Por exemplo, a Austrália considera que as pessoas são contratadas quando administram seus próprios negócios, usam suas próprias ferramentas e suprimentos e negociam suas próprias taxas. Funcionários na Austrália trabalham para outra pessoa. O empregador paga os salários do funcionário e controla como, onde e quando o funcionário trabalha.
Os prestadores de serviços no Canadá têm controle sobre como, onde e quando trabalham. A empresa com a qual o prestador de serviços trabalha não precisa reter impostos nem pagar seguro de emprego (IE). Os prestadores de serviços no Canadá têm mais autonomia do que os funcionários, mas também assumem mais risco caso percam o trabalho.
As definições e regras exatas para prestadores de serviços variam ligeiramente em toda a União Europeia, mas, como regra geral, os prestadores de serviços trabalham de forma independente e não têm seus impostos retidos pelas empresas.
Riscos de classificar incorretamente prestadores de serviços independentes internacionais
Contratar prestadores de serviços independentes pode parecer a opção mais simples e mais barata do que contratar funcionários — em vez de familiarizar sua empresa com as leis trabalhistas e fiscais de um país, você atribui essas responsabilidades aos prestadores de serviços que contrata.
No entanto, é fundamental que você classifique e trate os trabalhadores como prestadores de serviços apenas se eles atenderem a todos os critérios para serem considerados prestadores de serviços. As empresas que classificam mal os trabalhadores podem enfrentar penalidades e uma quantidade considerável de dores de cabeça jurídicas.
Por exemplo, se você decidir contratar prestadores de serviços em um novo país, mas a natureza do seu relacionamento comercial estiver mais próxima da natureza do funcionário-empregador, os prestadores de serviços podem relatar sua empresa. Se o tribunal do novo país concordar com os contratados, você precisará reclassificá-los como funcionários. Sua empresa será responsável por reter impostos, pagar benefícios e seguir todas as outras regras de funcionários no país. Você também pode ter que pagar impostos e benefícios, o que pode ser bastante caro.
Considerações sobre folha de pagamento e impostos para contratados independentes
As obrigações fiscais e de folha de pagamento da sua empresa podem variar com base na localização do contratado independente. Por exemplo, se sua empresa estiver sediada nos EUA e contratar prestadores de serviços baseados nos EUA, você provavelmente precisará emitir um formulário 1099 para os prestadores de serviços no final do ano fiscal. O formulário 1099 lista o valor que você pagou aos contratados durante o ano passado.
Você não precisa emitir 1099s para contratados que vivem fora dos EUA, mesmo que trabalhem para sua empresa. A exceção é se o prestador de serviços que faz o trabalho for um cidadão dos EUA. Se você trabalha com prestadores de serviços que vivem no exterior, mas são cidadãos dos EUA, eles ainda precisam pagar impostos de renda dos EUA e devem receber um formulário 1099 da sua empresa.
Independentemente de onde os prestadores de serviços independentes estejam localizados ou qual seja o status de cidadania deles, sua empresa não terá que reter o seguro social, Medicare ou imposto de renda dos pagamentos que você fizer a eles. Os contratados são responsáveis por pagar seus impostos por conta própria.
Considerações sobre permissão de trabalho para contratados e funcionários internacionais
Se sua empresa decidir contratar prestadores de serviços ou funcionários que já moram e trabalham no país para o qual você está se mudando, provavelmente você não terá que se preocupar em obter permissões de trabalho ou providenciar vistos para eles. É uma história diferente se você planeja enviar prestadores de serviços ou funcionários do seu país de origem para trabalhar no novo local. Nesse caso, eles precisarão ter as permissões e vistos apropriados antes de trabalhar no país.
As regras são diferentes para contratados e funcionários. Sua empresa pode patrocinar funcionários e providenciar suas permissões, mas você não pode patrocinar prestadores de serviços independentes. Se você decidir contratar prestadores de serviços, sua melhor opção é contratar pessoas que já tenham a documentação e o status apropriados para o país em que você está contratando.
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