À medida que sua empresa se expande além de fronteiras e fronteiras, é provável que você tenha explorado a contratação de contratados independentes. Embora os funcionários em tempo integral preencham um formulário I-9, os contratados independentes, conhecidos como 1099 trabalhadores nos EUA, precisam preencher um formulário W-9.
O que é um formulário W-9? Para que ele é usado? Como os contratados independentes devem preencher um formulário W-9? Navegar pelas complexidades da conformidade global de emprego não é fácil, mas com a orientação e a experiência de um Employer of Record (EOR) de primeira classe, pode ser.
O que é um formulário W-9?
Um formulário W-9, também chamado de Solicitação de Número de Informação e Certificação de Contribuinte, é um documento fiscal da Receita Federal dos EUA (IRS). Um formulário W-9 é normalmente usado por empresas e indivíduos que precisam solicitar um número de identificação de contribuinte (TIN) de outra parte para fins fiscais.
Um TIN é usado para identificar indivíduos ou empresas que podem ser tributados nos Estados Unidos. Um número de identificação do empregador (EIN) é um tipo de TIN usado para identificar empresas, enquanto um número de previdência social (SSN) é usado para indivíduos.
Um formulário W-9 se aplica a:
- Renda
- Transações imobiliárias
- Juros hipotecários
- Aquisição ou abandono de propriedade protegida
- Cancelamento de dívida
- Contribuições feitas para um IRA
O uso mais comum é quando uma empresa precisa coletar informações de um contratado independente ou freelancer para relatar pagamentos específicos ao IRS por serviços prestados. Além disso, as instituições financeiras também podem usar formulários W-9 para verificar a identidade dos titulares de contas.
Onde obter um formulário W-9
Você pode baixar facilmente um formulário W-9 diretamente do site oficial da Receita Federal (IRS). Muitas instituições financeiras e empresas também podem fornecer a opção de preencher um formulário W-9 eletronicamente por meio de uma de suas plataformas on-line.
Com o G-P Contractor, as empresas podem não apenas contratar e pagar contratados em mais de 180 países, de forma rápida e fácil, mas também gerenciar a documentação online, incluindo a solicitação de número de identificação e certificação do contribuinte.
Além disso, se você tiver alguma dúvida, o G-P Gia™ pode ajudar. Nosso consultor de conformidade de RH baseado em IA pode oferecer informações detalhadas sobre leis trabalhistas, regulamentos fiscais e benefícios em mais de 50 países e em todos os 50 estados dos EUA.
Quem é obrigado a preencher um W-9?
Qualquer indivíduo ou entidade que receba pagamentos por serviços prestados — ou mercadorias vendidas — pode precisar enviar um formulário W-9 ao pagador. Isso inclui, entre outros, contratados independentes, autônomos, fornecedores, proprietários únicos, parcerias, LLCs, corporações, fideicomissos, propriedades e até mesmo indivíduos que recebem renda de aluguel.
Em geral, há quatro circunstâncias principais durante as quais uma empresa pode coletar um formulário W-9 de um indivíduo:
- A empresa contrata um contratado independente. Talvez o uso mais comum do formulário fiscal W-9 seja coletar informações sobre um autônomo, contratado independente ou indivíduo autônomo. Por exemplo, se você usar o G-P Contractor para contratar e pagar contratados por um projeto de design gráfico ou trazer consultores de negócios autônomos, você pode pedir que eles forneçam um formulário W-9 preenchido antes de começarem a trabalhar.
- A empresa é um banco e um cliente abre uma nova conta bancária. Os bancos muitas vezes precisam enviar informações ao IRS sobre seus clientes, como o valor dos juros ganhos durante o ano. Por esse motivo, um banco pode solicitar um W-9 de um novo cliente. Alguns bancos não solicitam o formulário, mas pedem aos clientes que forneçam informações, como o número do seguro social (SSN), quando abrem uma conta.
- Um credor lidou com uma dívida. Se uma pessoa tiver um empréstimo com um credor e o credor cancelar a dívida, a dívida cancelada é frequentemente considerada renda tributável. O credor precisará fornecer informações ao IRS e provavelmente pedirá que a pessoa envie um Formulário W-9 para obtê-lo.
- A empresa é uma empresa de investimentos. Da mesma forma que os bancos, as empresas de investimento geralmente solicitam um Formulário W-9 aos clientes para que possam fornecer ao IRS detalhes sobre quaisquer dividendos ou ganhos ganhos ganhos pelo investidor.
Lembre-se: classificar corretamente os trabalhadores é fundamental para manter a conformidade. Uma empresa normalmente retém imposto de renda de funcionários em tempo integral, enquanto contratados independentes são responsáveis por pagar seus próprios impostos diretamente às autoridades fiscais.
Como preencher um formulário W-9
Os prestadores de serviços devem preencher um formulário W-9 com precisão para garantir a conformidade. Embora o formulário venha do IRS e seja usado para coletar informações do contribuinte, os indivíduos não enviam o formulário ao IRS. Em vez disso, sua empresa deve mantê-lo em arquivo e usá-lo para preencher quaisquer formulários fiscais informativos, como os formulários 1099 (também conhecidos como Formulário 1099-NEC).
Instruções do W-9: como preencher um formulário W-9 |
|---|
| Etapa 1: Nome do estado ou nome da empresa. |
| Etapa 2: Especifique o tipo de negócio. |
| Etapa 3: Selecione a classificação fiscal federal. |
| Etapa 4: Adicionar TIN. |
| Etapa 5: Insira o endereço. |
| Etapa 6: Certificar o formulário. |
| Etapa 7: Envie o formulário. |
1. Nome do estado ou nome da empresa.
O formulário W-9 pede o nome do contribuinte, conforme aparece na declaração de imposto de renda do indivíduo. Se indivíduos autônomos ou proprietários individuais estiverem preenchendo o formulário, preencher a linha 1 é simples: eles só precisam colocar o nome na linha como aparece na declaração de imposto de renda.
Se uma pessoa estiver preenchendo o formulário para uma sociedade, empresa de responsabilidade limitada (LLC) ou outro tipo de corporação, o indivíduo deve colocar o nome da pessoa jurídica na linha 2. Por exemplo, uma parceria ou LLC de membro único colocaria seu nome de “fazer negócios como” aqui.
2. Especifique o tipo de negócio.
Se o prestador de serviços operar com um nome comercial específico, ele deve inseri-lo na linha “Nome comercial”.
3. Selecione a classificação fiscal federal.
O prestador de serviços deve marcar a caixa relevante para classificação fiscal. Algumas opções incluem proprietário individual/único, corporação C, corporação S, parceria, trust/imóvel ou empresa de responsabilidade limitada.
4. Adicionar TIN.
Os prestadores de serviços devem adicionar seu número de previdência social (Social Security Number, SSN) se forem indivíduos ou proprietários únicos.
Se for uma empresa, um número de identificação do empregador (EIN) será aplicado. Pode ser que as pessoas que preenchem um W-9 ainda não tenham um Número de Identificação Fiscal (TIN). Dependendo da cidadania ou do status da entidade, eles podem solicitar um TIN e escrever “solicitado para” na Parte I do W-9. Eles estarão sujeitos à retenção de backup até receberem seu TIN e enviarem uma atualização W-9 ao pagador.
5. Insira o endereço.
Em seguida, o prestador de serviços deve inserir seu endereço na linha “Endereço”. Este deve ser o endereço associado ao seu TIN.
6. Certificar o formulário.
O trabalhador deve assinar e datar o formulário nas áreas designadas para certificar que as informações fornecidas são precisas.
7. Envie o formulário.
O formulário W-9 preenchido deve ser enviado ao solicitante que precisa dele para fins de declaração de impostos.
Para evitar problemas com relatórios ou pagamentos de impostos, é essencial garantir que todas as informações fornecidas no formulário W-9 sejam precisas e correspondam aos registros do IRS.
O que é a Parte I do formulário W-9?
A Parte I é onde as pessoas preenchem o W-9 TIN. O número depende de quem está preenchendo o formulário. Proprietários únicos podem usar seu número de previdência social (SSN) ou seu número de identificação do empregador (EIN), se tiverem um. Outros tipos de entidades devem usar seu EIN.
Algumas pessoas podem não ter um CPF ou um EIN. Por exemplo, estrangeiros residentes podem não ser elegíveis para um CPF. Se esse for o caso, eles devem fornecer seu número de identificação fiscal individual (ITIN) do IRS.
O que é a Parte II do formulário W-9?
A Parte II do Formulário W-9 é usada para certificações relacionadas à retenção de backup. A retenção na fonte pode ser necessária em certas situações em que o IRS exige que um pagador retenha impostos de pagamentos feitos a um beneficiário. Por exemplo, se o beneficiário não fornecer um TIN correto ou não certificar o TIN.
Na Parte II do formulário W-9, o beneficiário assinará e datará o formulário para declarar que as informações fornecidas são precisas. Se o beneficiário estiver sujeito à retenção de backup por não relatar todos os juros e dividendos em sua declaração de imposto de renda, ele deve riscar o Item 2 na certificação antes de assinar o formulário.
Existe um prazo para coletar um W-9 formulário?
Não. Como o IRS não coleta o formulário W-9, não há um prazo firme; no entanto, é uma prática recomendada coletar um W-9 preenchido antes de fazer qualquer pagamento ao seu prestador de serviços. É uma maneira de sua empresa coletar informações sobre contribuintes de forma eficiente e precisa. Você pode achar mais fácil pedir que os profissionais enviem o formulário para você quando assinarem um contrato de prestador de serviços antes de começarem a trabalhar em um projeto.
Embora não haja prazo para um W-9, há um prazo para o Formulário 1099. Sua empresa precisa enviar o formulário 1099-NEC aos prestadores de serviços até o final de janeiro após o ano fiscal. Por esse motivo, você pode querer que os prestadores de serviços enviem seus W-9 para você antes do final do ano, para que você tenha tempo suficiente para preparar o Formulário 1099-NEC para o IRS.
Envolva e pague prestadores de serviços com o G-P hoje.
Mais de 80% dos líderes de negócios relatam que encontrar talentos qualificados em seu mercado existente é difícil. É por isso que a G-P oferece uma solução rápida e compatível para empresas de todos os tamanhos contratarem funcionários e contratados globais, sem estabelecer novas entidades.
Os produtos de emprego global e as soluções de Employer of Record líderes do setor da G-P permitem que você contrate, integre e gerencie equipes globais, fornecendo uma variedade de serviços para otimizar a conformidade fiscal internacional. Alimentada por nossa base de conhecimento proprietária e sistemas de dados, nossa tecnologia garante que você tenha respostas instantâneas e insights de especialistas para tomar decisões informadas e expandir em conformidade em mais de 180 países, sem configurar novas entidades.
ESTE CONTEÚDO DESTINA-SE APENAS A FINS INFORMATIVOS E NÃO CONSTITUI ASSESSORIA JURÍDICA OU FISCAL. A G-P não oferece aconselhamento ou suporte para o processamento ou gerenciamento de formulários W-9. Você sempre deve consultar e contar com um assessor jurídico e/ou fiscal de sua confiança. As informações são gerais, não foram elaboradas especificamente para uma empresa ou força de trabalho e não refletem a entrega de produtos da G-P em determinada jurisdição. A G-P não faz representações nem fornece garantias quanto à precisão, completude ou adequação de tais informações e se isentará de toda e qualquer responsabilidade decorrente ou relacionada a elas, inclusive eventuais prejuízos acarretados pela utilização de tais informações ou pela confiança depositada nelas.
