O que é o formulárioW-9?

Principais conclusões

• O que é o formulário W-9: o formulário W-9 é usado para coletar informações fiscais de um contratado. Ele permite arquivar formulários 1099 precisos e evitar retenção e penalidades de backup.

• Como o formulário W-9 se compara a outros formulários: um formulário W-9 é apenas para manutenção de registros e é aplicável a contratados dos EUA. Um formulário W-8 é para cidadãos não norte-americanos. W-2 Os formulários são usados pelos funcionários para preparar seus impostos. 1099 Os formulários são para relatar diferentes tipos de renda, como pagamentos diversos a prestadores de serviços.

• Onde obter um formulário W-9: Você pode fazer o download do formulário W-9 no site do IRS ou gerar um com o G-P Contractor™.

• Quem deve preencher um W-9: Indivíduos e empresas que trabalham com sua empresa, como prestadores de serviços e fornecedores independentes, devem preencher um formulário W-9.

A contratação de prestadores de serviços independentes facilita a expansão de seus negócios  à medida que suas necessidades mudam. Embora os  prestadores de serviços não estejam na folha de pagamento da empresa, você ainda precisa  seguir  certos requisitos para se envolver com esse tipo de trabalhador.

Nos EUA, os funcionários em tempo integral preenchem os  formulários I-9, enquanto os contratados independentes ou  1099 trabalhadores preenchem os  formulários W-9. Esses formulários  ajudam a garantir a conformidade fiscal e reduzem o risco de penalidades por informações incorretas ou ausentes. 

Vamos  detalhar  o que é um formulário fiscal W-9, para  que ele é usado, como preenchê-lo e erros comuns a evitar.

O que é um formulário W-9?

O formulário  AW-9 destina-se  a coletar informações de contribuintes de prestadores de serviços independentes e entidades comerciais, para que você possa arquivar devoluções precisas. Você não registra um W-9 na Receita  Federal (IRS). Mas  você usa as informações neste formulário para preparar  um 1099 formulário  que você envia ao IRS no final do ano. 

O W-9 coleta o número de identificação fiscal (TIN) de indivíduos e entidades. Para pessoas físicas, normalmente é o número da previdência social (SSN) e, para empresas, é o número de identificação do empregador (EIN).

Observação: não há formulário  W-9 para funcionários.  Um W-9 é apenas para contratados ou empresas independentes.

Como o formulário W-9 se compara a outros formulários

Um formulário W-9 para empresas é apenas para manutenção de registros. Veja  como  o  W-9 difere de outros formulários do IRS:

W-9 vs. W-2 Formulários

Enquanto  contratados independentes preenchem  um formulário W-9, as empresas preenchem e enviam  W-2 formulários para  o IRS.

Os funcionários usam  W-2formulários  para preparar impostos. Antes de receber um W-2, os funcionários precisam preencher o formulário W-4 e indicar suas informações fiscais, status de arquivamento e outros cargos, se aplicável. Você calculará as taxas a serem retidas com base no Formulário W-4, enquanto o Formulário W-2 deve refletir essas taxas.

Um W-9 formulário  é para preparar o  1099formulário . Um W-9 contém o nome, endereço e TIN do contratado. Diferentemente dos funcionários, os contratados são responsáveis por informar e pagar seus impostos. Geralmente, não há retenção de impostos para contratados, exceto em certas situações, como se eles não  fornecerem  ou certificarem um TIN correto. 

W-9 vs. 1099 Formulários

O 1099 é um conjunto de formulários do IRS que relatam tipos de renda variados. As empresas mais comumente usam:

• 1099-NEC: Use este formulário se você pagar seus contratados independentes USD 600 ou mais anualmente. 

• 1099-MISC: Use este formulário para relatar pagamentos diversos, como royalties, pagamentos de assistência médica e aluguel, se somarem  USD 600 ou mais por ano.

Sua empresa é responsável por preencher e  enviar 1099 formulários para o IRS. Por outro lado, prestadores de serviços independentes preenchem  W-9 formulários, que você manterá em seus registros. Você só precisa  W-9 Forms  como referência para preencher o Formulário 1099.

W-9 vs. W-8 Formulários

W-9W-8 W-9 Os formulários  são para cidadãos dos EUA, enquanto cidadãos não americanos exigem um W-8.  

Há apenas um tipo de W-9 formulário. No entanto, há cinco tipos de W-8 Forms. O formulário certo depende se o contratado é um indivíduo ou uma empresa, o tipo de renda e se ele se qualifica para um tratamento fiscal especial. 

Você  deve  coletar o formulário W-8 antes de fazer seu primeiro pagamento. É uma prática recomendada coletar o W-9 antes que o prestador de serviços realize qualquer trabalho.

Onde obter um formulário W-9

Os prestadores de serviços  podem baixar o formulário W-9 diretamente do site do IRS. Ou você pode usar  G-P Contractor para simplificar todo o ciclo de vida da contratação do prestador de serviços, desde pagamentos até a gestão da documentação. Gere formulários W-9 facilmente e acesse todas as informações da força de trabalho em um painel.

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Quem é obrigado a preencher um W-9?

Certos indivíduos e  entidades  comerciais que recebem renda de sua empresa precisam preencher o Formulário W-9. Eles  incluem, entre outros, contratados independentes, fornecedores, parcerias, empresas de responsabilidade limitada (LLCs), corporações, fideicomissos e propriedades.

Aqui estão alguns exemplos de cenários em que um W-9 é necessário:

1. Você é  uma pequena empresa que contrata prestadores de serviços nos EUA. Pequenas empresas sem grandes equipes internas geralmente contratam prestadores de serviços independentes. Por exemplo, se você usar  G-P Contractor para contratar e pagar prestadores de serviços por um projeto de design gráfico, o trabalhador pode usar o recurso de geração de formulário W-9 para preencher o formulário antes de começar a trabalhar. 

2. Você é um banco com um cliente abrindo uma nova conta. Os bancos usam W-9 Forms  para coletar informações de contribuintes necessárias para relatar juros e outros ganhos ao IRS.

3. Você cancelou uma dívida. Dívida cancelada é frequentemente considerada renda tributável. O formulário W-9 ajuda a enviar as informações necessárias.

4. Você é uma empresa de investimentos. Você coletará o Formulário W-9 de seus clientes e, em seguida, informará seus ganhos ao IRS no Formulário 1099 apropriado.

Quando e por que um W‑9 é solicitado

O  W-9formulário  é necessário  apenas para fornecedores que você paga pelos serviços. Isso não inclui corporações, já que geralmente estão isentas de relatórios de 1099. Você também não precisa de um W-9 para nenhum fornecedor por meio do qual você paga com cartão, pois esses pagamentos são relatados pelo processador de pagamentos.

Um W-9 formulário  permite que você relate com precisão os pagamentos de prestadores de serviços ao IRS. Embora você não precise arquivar este documento, mantê-lo à mão facilita a preparação dos formulários 1099. Você também evitará multas por não conformidade e penalidades civis ou criminais por não coletar o formulário.

Como preencher um formulário W-9

Os prestadores de serviços devem preencher um W-9 formulário  com precisão para garantir a conformidade. Eles podem seguir estas instruções  W-9:

1. Indique o nome do prestador de serviços ou da empresa: Os prestadores de serviços colocam seu nome na Linha 1 como aparece na declaração de imposto de renda. Pessoas jurídicas, como uma parceria, LLC ou corporação, colocam seu nome na Linha 2, usando suas informações de “fazer negócios como”. Se o prestador de serviços operar sob um nome comercial específico, ele deve inserir essas informações na linha “Nome comercial”.

2. Selecione a classificação fiscal federal: O prestador de serviços marca a caixa relevante para classificação fiscal. Algumas opções incluem pessoa física, corporação C, corporação S, parceria, truste ou espólio, ou LLC.

3. Adicionar TIN: os prestadores de serviços devem adicionar seu CPF se forem indivíduos. As empresas devem adicionar seu EIN. Dependendo de  sua cidadania ou status de entidade, os contratados podem solicitar  um TIN e escrever “solicitado” na Parte I. Eles estarão sujeitos a retenção de reserva até receberem seu TIN. Depois disso, eles precisam enviar um W-9 atualizado.

4. Digite o endereço: Na linha "endereço", adicione o endereço associado ao TIN. 

5. Certificar o formulário: Todas as informações devem ser precisas e corresponder aos registros do IRS. A pessoa que preenche o formulário deve assinar e datar as áreas designadas para certificação. Você pode usar o  programa de correspondência TIN do IRS para verificar registros.

O G-P Contractor facilita o preenchimento e a coleta de formulários. Os prestadores de serviços podem gerar o formulário na plataforma, que você pode acessar a qualquer momento.

Como enviar e armazenar um W-9 formulário

O prestador de serviços ou entidade independente deve enviar a você o formulário preenchido para manutenção de registros. Você deve armazenar W-9 Forms  por pelo menos quatro anos . A manutenção de registros mais longa também ajuda com períodos de auditoria prolongados. 

3 erros comuns W-9 e como evitá-los

Embora você não precise  enviar W-9 Formulários para o IRS, eles  ainda  precisam ser precisos para evitar problemas legais e financeiros. Cuidado com esses erros comuns:

1. Adicionando  informações incorretas: Os erros incluem o uso do TIN e do tipo de entidade errados. Um TIN incorreto pode levar a um aviso do IRS, enquanto o tipo de negócio certo garante que seus 1099 relatórios sejam precisos. 

2. Coletar formulários atrasados: Você precisa coletar W-9 Forms  antes que prestadores de serviços ou entidades comecem a  trabalhar  e antes de fazer seu primeiro pagamento. Dessa forma, você está preparado para os relatórios de fim de ano.

3. Falha ao atualizar: Crie um sistema para revisar e atualizar regularmente as W-9informações. Use métodos nos quais um prestador de serviços possa atualizar facilmente suas informações.

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Perguntas frequentes sobre o formulário W-9