Experttips på de bästa verktygen för att stödja globala team på distans

När företag ser ut att anpassa sig till en post-pandemisk värld och möta de förändrade behoven hos deras distansteam är det viktigt att investera i de bästa verktygen. Detta kommer att säkerställa att företag upprätthåller tydlig kommunikation och uppmuntrar nära samarbete, vilket är avgörande för att behålla och locka topptalanger som söker en positiv medarbetarupplevelse.

Även om tekniken gör det möjligt för tidigare kontorsbaserade arbetare att utföra samma arbete var som helst, med ökad produktivitet, skapas inte alla verktyg för distansarbete lika. Låt oss ta en titt på några viktiga digitala verktyg för att hjälpa dina distansarbetare och team att utvecklas.

Vilken är den största utmaningen med att arbeta på distans?

En av de utmaningar som distansteam står inför är att hålla kontakten. För att motverka detta måste företag hitta och använda de bästa verktygen för att göra integreringen av distansarbete så sömlös som möjligt.  Fjärrarbete har dock lett till en mättnad av programvarutjänster. Så vilka verktyg behöver du för att ditt team på distans ska trivas när du arbetar på olika platser över hela världen? Vi bad Globalization Partners (G-P ) expert, Vice President of Information Technology Stephen McCormack, att prata med oss om hans bästa val när det gäller anslutning och att ge ett team på distans.

Nedan belyser han några av de bästa fjärrverktygen, från rekrytering till onboarding till videokonferenser.

Vilka är de bästa verktygen för rekrytering i erfarenheten av G-P?

Stephen: När man talar om fjärrverktyg är det viktigt att erkänna deras inverkan och användbarhet redan innan en anställd är ombord.

• Anaplan: Vi använder till exempel Anaplan för att tillhandahålla datadrivna, automatiserade prognoser som gör det möjligt för oss att noggrant budgetera för våra rekryteringsbehov.
• Växthus: Växthus är ett avlägset verktyg som gör det möjligt för oss att dokumentera vår intervjuprocess och spåra en kandidats resa från början till slut. Våra rekryteringschefer och talangförvärvspartner använder den för att arbeta igenom varje relevant roll och screena kandidater före intervjufasen. När en intervju har genomförts behandlas feedback i Greenhouse, som kommer att vara synlig för alla lämpliga interna parter som är kopplade till den öppna positionen.
• Crosschq: Crosschq används när vi har bestämt oss för en kandidat, och den framgångsrika intervjupersonens referenser måste kontrolleras. Crosschq är ett utmärkt exempel på ett onlineverktyg som har ersatt det traditionella telefonsamtalet för att få relevant feedback på en kandidat. Det gör det möjligt för domaren att ta sig tid att ge input och göra det i sin egen takt och schema, vilket gör att deras feedback kan vara mer exakt och värdefull.
• DocuSign : DocuSign är ett slutligt fjärrverktyg som är värt att nämna i anställningsprocessen. När ett erbjudande har gjorts och accepterats utfärdas avtalet till den potentiella medarbetaren. DocuSign gör det möjligt för den valda kandidaten att underteckna sitt kontrakt på distans och returnera det till den anställande chefen med ett knapptryck.

Vilken typ av teknik hjälper till med fjärrintroduktion?

Stephen: En viktig del av att bygga ett avlägset team är att ha ett effektivt Learning Management System. På G-P använder vi Lessonly.

Att vara ett företag som prioriterar distansarbete innebär att alla nyanställda vanligtvis börjar sitt liv på G-P från sitt hemmakontor. Därför spelar Lessonly en avgörande roll för att hjälpa till att förstå:

• Företaget som helhet
• Deras relevanta avdelning
• Företagets policyer och procedurer
• Organisatoriska diagram
• Dessutom används alla de olika fjärrverktygen

Lessonly är en nyckel till att framgångsrikt onboarda våra anställda. Den relevanta chefen och HR-personalen har ett nära samarbete med den nya medarbetaren för att schemalägga varje utbildningsmodul för Lessonly under de första två veckorna av sin nya karriär på G-P .

Vilka digitala verktyg hjälper till att genomföra en prestationsgranskning på distans?

Stephen:  När du leder ett distansteam är det viktigt att ha ett verktyg i din arsenal som ger en anställd regelbunden, strukturerad tillgång till sin chef. gör det 15Five möjligt för anställda att ge en uppdatering varje vecka om sin aktivitet och markera vad de planerar att uppnå under de kommande sju dagarna. Dessutom kan de följa sina framsteg mot sina personliga, avdelnings- och företagsmål.

Återigen, i ett företag som G-P 15Five är ett verktyg som ett utmärkt exempel på hur man bäst håller alla anslutna, både upp och ner i kommandokedjan. Naturligtvis bör en chef också genomföra 1:1 möten minst en gång i veckan och ge uppdateringar till sitt team.

Men arbetet är alltid så upptagen, och tiden tenderar att flyga förbi. 15Five främjar en automatisk period av reflektion vanligtvis i slutet av veckan, där vi kan överväga våra mål och hur vi kommer att möta dem under den kommande veckan. Självklart är det väldigt viktigt.

Vad sägs om verktyg för ekonomisk förvaltning?

Stephen: Vi lanserade Workday på G-P i juli i år. Workday är vårt primära Human Capital Management och Financial System tillsammans. Det är effektivt vårt resursplaneringsverktyg för företag.

Vi hade tidigare flera separata ansökningar som utförde dessa uppgifter. Sedan implementeringen av Workday har vi konsoliderat alla under ett paraply.

I ett nötskal fungerar Workday som en källa till register för en anställd när det gäller helgdagar, utgifter, löner och alla typer av HR-information. Det fungerar också som en finansiell källa till rekord som kulminerar i att producera vår ekonomiska uppsättning böcker varje månad på året.

Vilket är det bästa verktyget för videokonferenser?

Stephen: G-P använder Zoom för våra videomöten. Den används både internt och med externa partners. Vi använder Zoom för alla våra konferensmöten, viktiga evenemang, webbseminarier osv., och det har alltid visat sig vara en stor framgång.

Vilket är det bästa kommunikationsverktyget för distansteam?

Stephen: När det gäller snabbmeddelanden är Slack det bästa samarbetsverktyget som föredras av kollegor på G-P . Enligt vår erfarenhet är Slack enastående för samarbetsaktiviteter mellan individer och team. Slack har olika samarbets- och kommunikationsmöjligheter, från allmänna kanaler till specifika projektkanaler till teamkanaler till individuella direktmeddelanden mellan kollegor.

Vad är bäst för dokumentation och fillagring?

Stephen: Vi använder många verktyg för strukturerad fillagring, från Confluence och SharePoint till OneDrive. SharePoint och OneDrive är en del av Microsoft-365produktpaketet och kräver lite introduktion.

Confluence är en del av Atlassian produktsvit. Vi använder Confluence i G-P som ett ad hoc-dokumentationsforum som är mycket flexibelt baserat på det specifika teamets krav.

Vilka fjärrverktyg använder G-P för cybersäkerhet?

Stephen: En av mina huvuduppgifter på G-P är att hantera informationssäkerhet. Att vara ett företag som prioriterar distansarbete innebär utmaningar inom detta område.

När din personal är kontorsbaserad har du mycket kontroll när det gäller informationssäkerhet. Men ur fjärrsynpunkt är vårt nätverk effektivt alla våra 1,300 anställdas hem. Så det kan vara en utmanande miljö för att säkerställa att våra användare och system är säkra ur ett informationssäkerhetsperspektiv. För att hjälpa till att uppnå detta använder vi flera fjärrverktyg som kan varna oss för eventuella problem och låta oss reagera i enlighet därmed och exakt när det behövs. Dessa inkluderar Barracuda, Inky, Crowdstrike och Netskope för att nämna några.

Bortsett från sviten av fjärrverktyg som hjälper till att hålla oss säkra, är det också viktigt att utbilda våra användare. Vi genomför interna nätfiskeövningar för att utveckla mognad i cybersäkerhetsutrymmet för vår personal. Vi bygger medvetenhet genom utbildningsprogram som regelbundet finns tillgängliga på Lessonly och via Knowbe4.

Hackare kan arbeta tillsammans, så för att motverka det är det viktigt att ett företags personal arbetar tillsammans också - det krävs ett nätverk för att slå ett nätverk.

Bygg ett globalt distansteam idag

När man bygger ett fjärrteam kan det vara svårare att garantera att alla håller kontakten. Men när du implementerar de bästa kommunikations- och digitala verktygen kan du se till att en solid grund finns på plats. När det levereras med rätt verktyg för att arbeta tillsammans har ett distansteam ökat produktiviteten jämfört med intern personal, vilket bidrar till ett företags framgångsrika resa.

För andra tips och strategier, ladda ner vår e-bok, Den kompletta guiden för att bygga ett globalt team på distans, för att lära dig:

• Hur man hittar den bästa internationella talangen
• Hur man skapar ett effektivt fjärrhanteringssystem
• Hur man ökar produktiviteten genom att bygga en solid arbetskultur som gör det möjligt för ditt företag att växa på distans.