Om du funderar på att expandera ditt företag och skapa en närvaro i Storbritannien måste du förstå anställningsrutiner i Storbritannien och de krav du måste följa enligt brittisk lag. Vår guide för att anställa medarbetare i Storbritannien kan hjälpa dig att ta dig igenom processen. Du kan även förenkla denna process rejält genom att samarbeta med Globalization Partners.
Vad du bör känna till innan du anställer i Storbritannien
För det första kan det vara bra att överväga en del aspekter av att arbeta i Storbritannien som kanske skiljer sig från vad som gäller i det land där ditt företag är verksamt. Låt oss titta på några av de viktigaste saker som du bör känna till innan du inleder anställningsprocessen med en brittisk arbetstagare.
1. Kulturella skillnader
Ett av våra tips när det gäller anställning i Storbritannien är att vara uppmärksam på eventuella kulturella skillnader som kan påverka anställningsprocessen och arbetsrutiner. Varje gång du anställer en medarbetare i ett annat land bör du ta reda på de lokala kulturella normer som kanske skiljer sig från vad som gäller i ditt eget land. Vilka skillnader du lägger mest märke till beror på var ditt företag har sitt säte.
Amerikanska företag kan till exempel reagera på att brittiska anställda prioriterar raster i högre grad och ger ibland sina arbetsgivare intrycket av att inte vara så engagerade. De kan dessutom lägga märke till att brittiska arbetstagare tar itu med affärsangelägenheter på ett direktare sätt. Å andra sidan kan det hända att de jämfört med amerikanska arbetstagare drar sig för att förhäva sig.
2. Minimilöner
Observera också att Storbritannien har en nationell minimikön (national minimum wage, NMW) och en nationell levnadslön (national living wage, NLW) som kan påverka vad du betalar till dina brittiska anställda. NMW varierar beroende på åldersgrupp och är lägst för arbetstagare som anses lärlingar. NLW är ett högre belopp än NMW och gäller för alla arbetstagare som fyllt 25.
Eftersom dessa löner uppdateras regelbundet, ska du se till att du är medveten om aktuella belopp och vilket som gäller för varje potentiell anställd så att du inte riskerar några rättsliga efterdyningar.
3. Minsta årliga semester
Storbritannien har även lagar gällande minsta betalda ledighet som anställda har rätt till. För närvarande måste arbetsgivare erbjuda brittiska arbetstagare minst 5.6 veckors betald ledighet. Detta kan inbegripa helgdagar och bankhelger, varav det finns åtta stycken i Storbritannien. För någon som arbetar heltid motsvara detta 28 dagars betald ledighet.
Anställda behöver inte använda all sin betalda ledighet under ett år, med det är upp till arbetsgivaren huruvida den oanvända ledigheten kan sparas till nästa år eller om den upphör att gälla i slutet av det aktuella året.
4. Statutory Sick Pay
Anställda som tjänar mer än ett visst minimibelopp har rätt till lagstadgad sjukpenning (Statutory Sick Pay, SSP) enligt brittisk lagstiftning. I stället för att behöva använda sin årliga betalda ledighet kan arbetstagare som är för sjuka för att gå till jobbet använda sin SSP såvida de varit sjuka i fyra dagar. De måste framställa ett läkarintyg eller annat bevis på sin sjukdom.
För de flesta arbetare är SSP £95.85 en vecka, och de kan samla in den i upp till 28 veckor. Du betalar SSP på samma sätt som du skulle betala en anställds ordinarie lön, varvid du drar av skatt och försäkringskostnader.
5. Källskatt
Pay As You Earn (PAYE) är det system som HM Revenue and Customs (HMRC) inrättades för arbetsgivare för att avleda en del av en anställds lönecheck till att betala nationell försäkring och inkomstskatt. Det kan även omfatta andra avdrag som till exempel pensionsbidrag.
I grund och botten är det upp till arbetsgivare att dra av rätt belopp från anställdas lönespecifikationer, så se till att du är medveten om tillämpliga försäkrings- och skattebidrag, som båda är kopplade till en persons intäkter.
6. Arbetsplatspensioner (Workplace Pensions)
Brittiska arbetstagare mellan 22 och statlig pensionsålder som tjänar £10,000 eller mer per år och vanligtvis arbetar i Storbritannien har laglig rätt till ett pensionssystem som tillhandahålls av dig, arbetsgivaren. Anställda kan välja att avstå, men du måste erbjuda dem alternativet.
Den anställde bidrar en del till pensionen och arbetsgivaren bidrar med återstoden. Se till att du ger brittiska anställda möjlighet att registrera sig i en pensionsplan som uppfyller gällande rättsliga krav.
7. Maximal arbetstid
Det är också bra att veta att Storbritannien sätter en gräns för hur många timmar arbetsgivare kan förvänta sig att deras anställda kommer att arbeta, även om undantag förekommer. I allmänhet får anställda i genomsnitt arbeta högst 48 timmar i veckan, varvid genomsnittet vanligtvis beräknas inom loppet av 17 veckor.
Anställda får dock välja att gå miste om detta skydd om de vill arbeta mer. Kravet är striktare för anställda som inte fyllt 18. De får endast arbeta 40 timmar i veckan och får inte avstå från denna begränsning.
Kostnaden för att anställa en anställd i Storbritannien
Nya anställda kostar ett företag mer än bara deras lön och förmåner. Processen för att anställa nya medarbetare inbegriper alltid en del utgifter, men dessa kostnader kan öka rejält om du håller på att expandera i ett nytt land för första gången. Här är en del tänkbara kostnader som du kan ådra dig i samband med att du anställer en ny medarbetare i Storbritannien:
- Forskning: Att undersöka alla relevanta lagar och förordningar för att se till att du är lagenlig och redo att anställa tar tid. Om du alltså utför denna forskning internt så kommer du att betala egna anställda för att få detta tidskrävande arbete gjort.
- Att bilda en filial eller ett dotterbolag: Om du måste bilda en ny filial eller ett utländskt dotterbolag kommer detta också till en kostnad. Observera att upprättandet av dotterbolag är betydligt kostsammare än att öppna filial.
- Samarbete med en byrå: En rekryteringsbyrå kan förenkla processen att hitta rätt medarbetare för jobbet, men den här tjänsten kommer till en kostnad. Det kan dock vara det mest kostnadseffektiva valet i vissa fall.
- Publicera jobbannonsen: Publicera din jobbannons på jobbtavlor kostar också pengar, men det är smart att publicera din jobbannons på flera populära tavlor så att du kan locka en bra pool av kandidater. Se till att du väljer jobbannonseringswebbplatser som är populära i Storbritannien.
- Juridiska kontroller: Om du måste utföra bakgrundskontroller kommer det att öka din anställningskostnad. Att kontrollera en arbetssökandes dokument för att se till att de har laglig rätt att arbeta i Storbritannien innebär en indirekt kostnad eftersom det tar tid.
- Anställningskommitténs tid: De andra aktiviteterna som din anställningskommitté gör för att rekrytera och anställa medarbetare i Storbritannien, såsom att skriva jobbannonsen, utvärdera ansökningar och intervjua kandidater, kostar alla din organisation i arbetstid.
- Utbildning: När du har anställt en ny anställd kommer du sannolikt att ha några utbildningskostnader att överväga innan den anställde kan börja göra värdefullt arbete för ditt företag. Om din nya anställd ska fylla en ny befattning så bör du räkna med högre utbildningskostnader.
Det exakta beloppet som det kommer att kosta för ditt företag att anställa en ny medarbetare i Storbritannien beror på flera olika faktorer, men flera av ovanstående kostnader kommer sannolikt att ingå i totalbeloppet, så det är klokt att få en helhetsbild av hur mycket du kan räkna med att göra av med på att expandera din personal.
Vad behöver ett företag för att anställa medarbetare i Storbritannien?
Om du inte arbetar med en så kallad professional employer organization (PEO) i Storbritannien, som till exempel Globalization Partners, så har du en hel del att göra innan du kan sätta igång med anställningsprocessen. Du måste ha följande på plats:
- En filial eller ett dotterbolag: Du måste ha en filial eller ett dotterbolag i Storbritannien för att expandera ditt företag där. Ett dotterbolag är en juridisk enhet som är oberoende av moderbolaget, medan en filial är ett kontor, antingen virtuellt eller fysiskt, till moderbolaget.
- Arbetsgivaransvarsförsäkring: Du måste också ha en arbetsgivaransvarsförsäkring på plats för att täcka anställdas arbetsrelaterade skador eller sjukdomar. Detta är nödvändigt även om du bara ska anställa en medarbetare, och du kommer att få betala böter för varje dag som du inte uppfyller detta juridiska krav.
- Arbetsgivarregistrering: Du måste registrera dig hos HMRC som arbetsgivare före din första lönedag, även om din enda anställd är du. Tänk på att du kan behöva vänta i upp till fem dagar för att få det PAYE-referensnummer för arbetsgivare som du behöver för att säkerställa att du betalar din skatt vederbörligen.
5 Steg för att anställa medarbetare i Storbritannien
Att anställa någon i Storbritannien inbegriper en rad olika steg, varav många troligen påminner om hur du går tillväga för att anställa medarbetare i ditt hemland. Dock kan dessa steg innebära en del annorlunda överväganden när du anställer i Storbritannien för första gången. Det finns ett par grundläggande steg för att kunna anställa personal i Storbritannien.
1. Skapa en jobbannons
För det första ska du skapa en jobbannons som beskriver krav och arbetsuppgifter samt vilka egenskaper, färdigheter och kvalifikationer du söker hos en anställd. Du bör också ta med viktiga detaljer som till exempel plats eller huruvida tjänsten avser distansarbete. Om du behöver en anställd som är flerspråkig och har lätt för internationell kommunikation ska du även ta med det. Publicera jobbannonser på populära jobbannonseringswebbplatser där brittiska kandidater kommer att få syn på dem.
2. Granska kandidater
Du kan anlita en anställningsbyrå som sköter detta eller så kan du ta hand om det internt, antingen med hjälp av programvara eller manuellt. Allteftersom ansökningar inkommer måste du utvärdera dem för att avgöra vilka kandidater som är mest kvalificerade för befattningen i fråga.
När du utvärderar ansökningar ska du tänka på att brittiska anställda använder ett cv (curriculum vitae) för att ansöka om jobb snarare än en meritförteckning (resume), som de flesta amerikanska arbetsgivare är vana vid. Skillnaden är att ett cv är ett mer detaljerat dokument som omfattar utförlig utbildningsbakgrund och arbetslivserfarenhet samt eventuellt även avsnitt om den arbetssökandes intressen och färdigheter. Tänk även på att du kommer troligen att se brittiska stavningar på ett brittiskt cv, som ofta skiljer sig från amerikanska stavningar.
3. Utför intervjuer
När du har kommit fram till en kort lista över de mest kvalificerade arbetssökande, kan du börja intervjua dessa kandidater. Du kan välja att ha flera intervjuomgångar för att fokusera på de lämpligaste potentiella kandidaterna. Om du håller på att upprätta en fysisk närvaro i Storbritannien kan du genomföra intervjuer på ditt lokala kontor. Om du anställer distansanställda i Storbritannien kan du genomföra intervjuer per telefon eller online via ett videosamtal.
Vid telefon- eller videointervjuer kan det vara bra att beakta eventuella tidsskillnader. Tidszonen i Storbritannien är British Summer Time (BST) vid sommartid och Greenwich Mean Time (GMT) resten av året. Storbritannien är till exempel fem timmar före New York i USA. Så i detta fall kan det hända att du måste inplanera intervjuer på morgonen så att de fortfarande sker under kontorstid för brittiska intervjupersoner.
4. Följ upp och upprätta ett avtal
Efter att du genomfört intervjuer och valt de perfekta kandidaterna som ska fylla dina nya befattningar i Storbritannien, är det dags att följa upp. Vi det här laget kan du diskutera fler arbetsdetaljer, som till exempel lön, och formellt erbjuda dessa kandidater ett jobb på ditt företag.
Du bör även upprätta ett anställningsavtal som omfattar bestämmelser gällande:
- anställningsvillkor
- rättigheter
- ansvar
- arbetsuppgifter
Att ha detta avtal i skriftlig form tillhandahåller en användbar dokumentation för både dig och din nya anställd och kommer att vara särskilt relevant om du någonsin behöver säga upp din anställd eftersom man som arbetsgivare i Storbritannien måste ha vägande skäl till uppsägning, vilket ditt anställningsavtal kanske kan påvisa.
5. Onboarda dina potentiella kandidater
Slutligen är det dags att onboarda din nya anställd. Detta kan inbegripa en hel del pappersarbete och utbildning innan den anställde kan börja utföra sina nya arbetsuppgifter. När du anställer en brittisk personalmedlem bör du inom ramen för onboarding bekräfta att din nya anställd har laglig rätt att arbeta i Storbritannien, om du inte redan gjort det. Detta inbegriper kontroll av legitimationshandlingar, antingen online eller fysiskt.
Förenkla och påskynda processen med hjälp av Globalization Partners
Att förstå hur man anställer i Storbritannien kan vara komplext, men att samarbeta med Globalization Partners kan förenkla processen rejält. Vi gör det lätt för företag att expandera snabbt i 187 olika länder, däribland Storbritannien. Vi agerar som Employer of Record, och tar vara på vår juridiska och HR-relaterade expertis och befintliga struktur för att sköta lönehantering, förmåner, skatt och övrig logistik i samband med dina nya anställda.
Du får fortfarande välja dina egna anställda, men sedan låter du Globalization Partners hantera din nya medarbetare på ett sätt som är fullt förenligt med brittisk lagstiftning så att du själv kan fokusera på att driva din verksamhet.
Om du är redo för internationell expansion i Storbritannien eller vill få veta mer, kontakta oss idag.
