Rackspace effektiviserar global HR-efterlevnad för att driva tillväxt och molninnovation​​ 

Utmaningen: att hantera global efterlevnad över flera kontinenter​​ 

Att hantera lagenlig anställning i 21 länder är inte en bakgrundsuppgift. För Rackspaces HR-team innebar det att sammanställa vägledning från externa rådgivare, externa konsulter, myndigheters webbplatser och individuell institutionell kunskap, beroende på frågan och jurisdiktionen. Processen var långsam, inkonsekvent och dyr att skala upp. team ville ha en centraliserad lösning som kunde stödja flera HR funktioner och ge anställda på alla nivåer snabb tillgång till betrodd efterlevnadsvägledning – utan att skicka alla frågor via externa rådgivare. När de upptäckte G-P Gia såg de en möjlighet att inte bara påskynda forskningen, utan att helt och hållet förändra hur efterlevnadsarbete utförs. Rackspace hade redan byggt upp ett gott rykte med G-P genom deras arbetsgivare-relation, vilket gav det nya partnerskapet en viktig grund av förtroende. ”Rackspace har i åratal litat på G-P som en välrenommerad arbetsgivare världen över, och vi förlitar oss fortfarande på dem idag när vi går in i nya länder innan vi etablerar en enhet”, säger Janelle Noble, Senior Director, HR Strategy & Analytics på Rackspace. "Deras erfarenhet som globala arbetsgivare gör dem unikt kvalificerade att skapa en artificiell intelligenslösning för HR verksamhet, särskilt en med fokus på efterlevnad."​​ 

Lösningen: G-P Gia som en centraliserad efterlevnadsmotor​​ 

Rackspace blev en tidig användare av Gia, den globala HR agenten baserad på artificiell intelligens som levererar juridiskt granskade svar, policymallar och jurisdiktionsinsikter på några sekunder. team integrerade Gia i de dagliga HR arbetsflödena inom efterlevnadsforskning, lönehantering och global rörelse, vilket gjorde det till en betrodd första kontaktpunkt för efterlevnadsfrågor i hela verksamheten. ”Efterlevnad av regler och krav var den främsta drivkraften för oss”, säger Mandy Moore, HR-teknikchef på Rackspace. "Med anställda i flera jurisdiktioner hjälper en enda källa till pålitlig och konsekvent vägledning våra HR-team att agera snabbare och fatta bättre underbyggda beslut."​​ 

Expandera till nya marknader utan den manuella researchkostnaden Före Gia var marknader med lågt personalantal som Italien helt enkelt för arbetsintensiva för att prioriteras. Översättare, externa jurister, interna arbetstider – det manuella arbete som krävdes för att skapa en jurisdiktionspecifik handbok gjorde det svårt att motivera affärsmodellen. Gia ändrade den ekvationen. Genom att jämföra befintliga företagsmallar med lokala efterlevnadskrav kan team nu utarbeta och lokalisera jurisdiktionspecifikt innehåll internt, där Gia hanterar det tunga forskningsarbetet som tidigare gick till externa leverantörer.​​ 

team beskriver konsekvent Gia som att hon levererade ungefär 80% av det initiala arbetet – tillräckligt för att avsevärt minska beroendet av externa rådgivare, samtidigt som det lämnar utrymme för de slutgiltiga bedömningar som erfarna HR experter är bäst positionerade att fatta.​​ 

”Gia hjälper oss att slutföra mycket av den inledande forskningen internt”, säger Kevin Gaskin, HR Senior Transformation Manager, Storbritannien på Rackspace. "I många fall ger det tillräckligt med sammanhang och riktning för att vi kan reservera juridisk rådgivning för slutgiltig validering snarare än att börja varje utredning från början."​​ 

Verifierad intelligens, och varför juridisk grund förändrar allt.Som ett företag som hjälper företag att flytta artificiell intelligens från experiment till produktion är Rackspaces HR team inte nytt inom artificiell intelligens. Flera team använde allmänna verktyg för artificiell intelligens före och tillsammans med Gia, och den erfarenheten skärpte deras förståelse för vad som gör Gia annorlunda.​​ 

Allmän artificiell intelligens kan producera trovärdiga svar; Gia producerar svar med ett spårbart, juridiskt granskat spår bakom sig. För ett team som noggrant tänker på styrning av artificiell intelligens varje dag, spelar den skillnaden enormt stor roll när ett fel svar medför juridisk risk.​​ 

Att omvandla efterlevnadsvarningar till internt påverkansarbete En av de mindre uppenbara vinsterna från Gia har varit vad som händer efter att en regeländring har uppstått. Gia Compliance Monitor spårar proaktivt arbetslagstiftningsuppdateringar över jurisdiktioner och flaggor när befintliga policyer kan vara föråldrade, vilket ger HR teamen förvarning snarare än en sista minuten-rusning. Det förhandsbeskedet har förändrat hur team framträder i ledarskapssamtal. "När Gia identifierar en regeländring kan vi engagera ledningen tidigare med tydliga bevis, tidslinjer och affärspåverkan – vilket gör det mycket enklare att prioritera arbetet och säkra de resurser som behövs för att förbli lagenlig", sa Moore. "Den hastigheten har varit särskilt värdefull i kritiska situationer: när ett tidskänsligt problem med efterlevnad av helgdagar uppstod, hjälpte Gia oss att snabbt validera de juridiska kraven, bedöma risker och fatta ett försvarbart beslut internt utan att försena åtgärder."​​ 

Effekten: HR-team agerar snabbare, tänker större​​ 

Tidsbesparingarna har varit betydande. För projekt som handboksgranskningar, validering av semesteranmälningar och landsspecifik anställningsvägledning – arbete som tidigare krävde att man hämtade information från flera källor och validerade juridiska referenser – slutför team nu ofta den inledande analysen under en enda forskningssession. Uppgifter som tidigare tog flera timmar har reducerats till under en timme för policygranskningar och kontroller av lagstadgad efterlevnad. För mer komplexa förfrågningar uppskattar team att Gia minskar tiden för research och utarbetande med ungefär 50–75% jämfört med traditionella manuella arbetsflöden. "Gia påskyndar forskningsprocessen eftersom den underliggande vägledningen redan har granskats", sa Moore. "Artiklarna och vägledningen granskas internt och får G-P Verified-stämpeln, så vi kan lita på att de är faktamässigt korrekta redan från första uppmaning." "Som HRBP kan jag reagera snabbare och täcka alla viktiga juridiska och efterlevnadsmässiga aspekter", sa Sudan. "Gia svarar med hänvisningar till dokument och lagar, vilket minskar den ansträngning som krävs för att stödja våra uttalanden med interna och externa parter." Det är som att ha Google på datorn – det öppnas så fort jag loggar in.​​ 

Rackspace använder nu Gia för att snabba upp rekrytering och förbättra handläggningstider. Planer pågår för att ladda upp handböcker, policyer och riktlinjer till Gia projektarbetsytor, vilket skapar ett centraliserat, levande arkiv som flaggar regeluppdateringar och säkerställer snabba revideringar. "I takt med att vi har anammat Gia har vi fortsatt att upptäcka nya användningsområden inom HR-verksamheten", sa Moore. "Det som började som en efterlevnadsresurs håller på att bli en plattform som hjälper oss att skala upp kunskap, förbättra responsen och stödja en mer strategisk HR funktion."​​