9 กลยุทธ์ที่จะส่งเสริมสื่อสารของทีมที่ทำงานทางไกล

งานระยะไกลได้กลายเป็นแนวทางปฏิบัติมาตรฐาน ทําให้ทีมสามารถทํางานร่วมกันข้ามเขตแดนและเขตแดนได้ อย่างไรก็ตาม ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งที่ทีมระยะไกลต้องเผชิญก็คือ การทําให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพท่ามกลางวัฒนธรรม เขตเวลา และแม้แต่ภาษาต่างๆ

การเสนอโอกาสสําหรับการทํางานร่วมกันทั่วโลกสามารถช่วยให้บริษัทสามารถรักษาบุคลากรที่มีความสามารถสูงสุดไว้ได้ แต่ก่อนอื่น ทีม HR ต้องการแผนเกม ด้วยนายจ้างที่ดีที่สุดของบันทึก (EOR) และกลยุทธ์การสื่อสารที่ดี คุณสามารถมอบประสบการณ์ที่เชื่อมต่อกันและสนับสนุนได้สําหรับพนักงานทั่วโลกทุกคน เรามาสํารวจกลยุทธ์สําคัญเพื่อปรับปรุงการสื่อสารสําหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกลกันในวันนี้

เหตุใดกลยุทธ์การสื่อสารสําหรับทีมจึงมีความสําคัญในสภาพแวดล้อมระยะไกล

ด้วยหลายบริษัทที่มีรูปแบบการทํางานแบบไฮบริดและข้อตกลงที่ยืดหยุ่น จึงปลอดภัยที่จะบอกว่าการทํางานระยะไกลอยู่ที่นี่เพื่ออยู่ต่อ ในขณะที่ภูมิทัศน์ของแรงงานยังคงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง การเปลี่ยนแปลงไปสู่ทีมที่กระจายออกไปนี้สามารถทําให้การสร้างความสัมพันธ์ที่มีความหมายมีความท้าทายมากขึ้น

จากการศึกษาล่าสุดของ Forbes พบว่า 53% ของพนักงานที่ทํางานทางไกลบอกว่าการรู้สึกเชื่อมโยงกับเพื่อนร่วมงานของพวกเขานั้นเป็นเรื่องยากกว่า นั่นคือเหตุผลที่การสื่อสารของทีมที่ราบรื่นเป็นสิ่งจําเป็นต่อขวัญกําลังใจของพนักงานและความสําเร็จทางธุรกิจ

เรามาสํารวจวิธีการสําคัญสองสามวิธีที่การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพสามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับทีมระยะไกลได้

• ปรับปรุงความรู้สึกของชุมชน การสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งกับสมาชิกในทีมคือกุญแจสําคัญในการสร้างชุมชนที่แข็งแกร่ง รากฐานการสื่อสารที่แข็งแกร่งจะส่งเสริมการทํางานร่วมกัน การสร้างทีม และความไว้วางใจโดยรวมในบริษัทของคุณ
• ให้พนักงานมีส่วนร่วมอยู่เสมอ พนักงานมากถึง 85% อ้างว่าพวกเขาได้รับแรงจูงใจมากที่สุดเมื่ออัปเดตข่าวสารและข้อมูลของบริษัทเป็นประจํา การส่งเสริมการสื่อสารอย่างเปิดเผยอาจทําให้สมาชิกในทีมรู้สึกสบายใจมากขึ้นที่จะแบ่งปันแนวคิดและความคิดเห็น
• ลดอัตราการลาออก การนําการสนทนาแบบเปิดไปใช้ภายในวัฒนธรรมการทํางานที่ยืดหยุ่นยังสามารถช่วยลดอัตราการลาออกได้อีกด้วย ท้ายที่สุดแล้ว พนักงานที่รู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งของทีมมีแนวโน้มที่จะอยู่กับนายจ้างปัจจุบันของตนมากขึ้น 54%
• ส่งเสริมนวัตกรรม การทํางานร่วมกันในสถานที่ทํางานสามารถเพิ่มนวัตกรรมได้ถึง 15% การสื่อสารที่ชัดเจนจะช่วยลดความเข้าใจผิดและความเข้าใจผิดที่ไม่จําเป็น
• ส่งเสริมการเชื่อมโยงข้ามวัฒนธรรม จากข้อมูลในรายงานการเติบโตทั่วโลกปี 2023 ของ G-P ผู้นํากล่าวว่าการรักษาวัฒนธรรมของบริษัททั่วทั้งภูมิภาคเป็นอุปสรรคสูงสุดในการสร้างทีมระดับโลก การสื่อสารที่แข็งแกร่งสําหรับพนักงานทั่วโลก รวมถึงพนักงาน 1099 คนและสมาชิกในทีมที่อยู่ห่างไกล คือกุญแจสําคัญในการสร้างทีมที่ประสบความสําเร็จ

วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสื่อสารสําหรับทีมระยะไกลคืออะไร

ด้วยพนักงานหนึ่งในห้าคนในสหรัฐฯ ที่ยังคงทํางานจากระยะไกลหลังจากการระบาดใหญ่ สิ่งหนึ่งที่ชัดเจน: เราได้เห็นสิ่งสําคัญในวัฒนธรรมองค์กรและความคาดหวังของพนักงาน เนื่องจากบริษัทและพนักงานยังคงเดินหน้าจัดการกะงานนี้ต่อไปจากการมีปฏิสัมพันธ์แบบพบหน้ากันอย่างเคร่งครัด จึงจําเป็นต้องปรับเปลี่ยนและปรับวิธีการสื่อสารให้สอดคล้องกัน

เรามาสํารวจกลยุทธ์การสื่อสารที่สําคัญสําหรับทีมระยะไกลกัน

1. สร้างช่องทางการสื่อสารแบบรวมศูนย์

ขั้นตอนแรกในการสร้างทีมระยะไกลที่ประสบความสําเร็จคือการพิจารณาว่าช่องทางใดที่เหมาะสมที่สุดสําหรับพนักงานที่กระจายออกไป เครื่องมือที่ทําให้การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรมีประสิทธิภาพมากขึ้นสามารถช่วยให้สมาชิกในทีมตอบกลับข้อความและคําขอได้อย่างรวดเร็ว

แพลตฟอร์ม เช่น Slack, Microsoft Teams และ Discord ให้ประโยชน์ด้านการสื่อสารที่มากกว่าความสามารถของอีเมล ตัวอย่างเช่น พนักงานที่ใช้ Slack สามารถส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที แบ่งปันเอกสาร รวมถึงรวม CRM และโซลูชันการจัดการโครงการเข้าด้วยกัน

2. กําหนดความคาดหวังที่ชัดเจนและกําหนดบรรทัดฐาน

เปิดกว้างและกําหนดความคาดหวังที่ชัดเจนเพื่อให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขา วิธีนี้จะช่วยส่งเสริมความรับผิดชอบและปรับความพยายามให้สอดคล้องกันเพื่อมุ่งสู่เป้าหมายขององค์กร ท้ายที่สุดแล้ว พนักงาน 44% และผู้บริหาร 35% ให้ความสําคัญกับความโปร่งใส

สรุปเป้าหมาย กําหนดเวลา และบทบาทของทีม เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกันในขณะที่ทํางานจากระยะไกล กําหนดวิธีการสื่อสารที่ชัดเจนสําหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกล แม้ว่าแผนการทํางานร่วมกันเฉพาะของคุณอาจมีการเปลี่ยนแปลงโดยขึ้นอยู่กับทีม แต่ต้องแน่ใจว่าได้สร้างสภาพแวดล้อมที่ทุกคนรู้สึกว่ามีคนรับฟัง

3. ดําเนินการเช็คอินเป็นประจํา

เนื่องจากความนิยมของการสนทนาทางวิดีโอแบบกลุ่ม การเผชิญหน้าแบบตัวต่อตัวได้ลดลงในการตั้งค่าการทํางานระยะไกล จัดการประชุมทีมงานทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือแม้แต่ทุกสองสัปดาห์เพื่อหารือเกี่ยวกับความคืบหน้า จัดการกับอุปสรรคของโครงการที่เฉพาะเจาะจง และแจ้งให้ทุกคนทราบ

บุคลิกลักษณะจะแตกต่างกันออกไปเมื่อเป็นเรื่องของการมีส่วนร่วมในเซสชันกลุ่ม: สมาชิกในทีมบางคนกระตือรือร้นที่จะพูดคุย แบ่งปันปัญหาที่พวกเขากําลังเผชิญ และขอความช่วยเหลือ ในขณะที่คนอื่น ๆ จะได้รับการสงวนมากกว่า

ในกรณีเหล่านี้ ความเห็นอกเห็นใจคือกุญแจสําคัญในการสร้างความมั่นใจว่าทุกคนจะได้รับโอกาสในการแสดงตัวตนของตนเอง กําหนดเวลาการประชุมแบบตัวต่อตัวสั้นๆ เป็นระยะเพื่อให้บุคลิกภาพทุกประเภทเปิดได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องกลัวการตัดสิน

4. ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับความแตกต่างข้ามวัฒนธรรม

หากคุณทํางานข้ามพรมแดนและเขตแดน โอกาสก็คือคุณมีทีมที่มีความหลากหลายทางวัฒนธรรม ทีมงานระหว่างประเทศคือสินทรัพย์ของบริษัทใด ๆ ก็ตาม อย่าลืมเน้นและเคารพความแตกต่างทางวัฒนธรรมทั้งหมดของทีมของคุณ

จากข้อมูลในรายงานการเติบโตทั่วโลกปี 2023 ของ G-P พบว่า 51% ของพนักงานและ 36% ของผู้บริหารให้ความสําคัญกับการสื่อสารข้ามวัฒนธรรม กลยุทธ์การสื่อสารที่ครอบคลุมช่วยป้องกันความเข้าใจผิด สร้างความมั่นใจถึงความสอดคล้องของลําดับความสําคัญและเป้าหมาย ส่งเสริมความโปร่งใส สร้างความไว้วางใจ และสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่สอดคล้องกันมากขึ้น

นอกจากนี้ อย่าลืมพิจารณาว่าการสื่อสารด้วยวาจาอาจแตกต่างกันไปในแต่ละภูมิภาคอย่างไร บางวัฒนธรรมมีความตรงไปตรงมาและพูดออกมามากกว่า ในขณะที่วัฒนธรรมอื่น ๆ ได้รับการสงวนมากกว่า

5. คํานึงถึงบรรทัดฐานและกฎหมายท้องถิ่น

เมื่อสร้างทีมระดับโลก ให้ใส่ใจอย่างใกล้ชิดกับกฎหมายและบรรทัดฐานการจ้างงานในท้องถิ่น ผู้นําทั่วโลกอ้างถึงกฎหมายการจ้างงาน (47%) และกฎระเบียบทางภาษี (47%) ว่าเป็นอุปสรรคสําคัญในการจ้างงานระหว่างประเทศ

ในหลายกรณี ทีมระดับโลกของคุณอาจมีวันหยุดบังคับที่แตกต่างจากทีมในประเทศของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ศึกษาสิทธิเฉพาะประเทศเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกําหนด หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากที่ใด ทางออกที่ดีที่สุดของนายจ้างที่จดทะเบียน (EOR) สามารถช่วยบริษัทของคุณในการออกกฎหมายการจ้างงานในท้องถิ่น การหยุดงานภาคบังคับ และการปฏิบัติตามกฎระเบียบเพื่อลดความเสี่ยง

6. จัดลําดับความสําคัญของเวลาสําหรับการทํางานร่วมกันแบบเสมือน

แม้ว่าเครื่องมือการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจะมีประโยชน์สําหรับการทํางานร่วมกันระหว่างทีม แต่ควรระมัดระวังการใช้การสื่อสารประเภทนี้เพียงอย่างเดียว ท้ายที่สุดแล้ว คนงานที่ทํางานจากระยะไกลมากถึง 69% รายงานการหมดไฟที่เพิ่มขึ้นจากเครื่องมือการสื่อสารแบบดิจิทัล เช่น แอปส่งข้อความ

จําเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องกําหนดเวลาสําหรับทีมระยะไกลของคุณเพื่อทํางานร่วมกันแบบเรียลไทม์ เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอสามารถช่วยสร้างสายสัมพันธ์และกระชับความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในทีม การประชุมทางวิดีโอเป็นสื่อกลางที่สําคัญสําหรับทีมระหว่างประเทศที่ช่วยให้เพื่อนร่วมงานสามารถมองเห็นกันและกัน อ่านภาษากาย และเชื่อมต่อได้ไกลกว่าอีเมลธรรมดา

7. ระมัดระวังเขตเวลา

การทํางานข้ามเขตเวลาในขณะที่อํานวยความสะดวกในการทํางานร่วมกันแบบเรียลไทม์อาจเป็นความท้าทายสําหรับทีมระยะไกล คํานึงถึงความแตกต่างของเวลาเมื่อกําหนดเวลาการประชุมหรือส่งข้อความไปยังสมาชิกในทีมที่อยู่ห่างไกล

ผู้จัดการจะสามารถสร้างสภาพแวดล้อมของทีมที่ทํางานร่วมกันโดยไม่ต้องกําหนดเวลาการประชุมประจําวันได้อย่างไร ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับจังหวะการประชุม หากเป็นไปได้ ให้กําหนดเวลาการประชุมที่ไม่ต้องการให้สมาชิกในทีมทํางานเกินชั่วโมงปกติ อย่าลืมกําหนดวาระการประชุมที่เฉพาะเจาะจง รวมถึงประเด็นสําคัญสําหรับทุกทีม

8. ประเมินกระบวนการของคุณเป็นประจํา

แม้ว่าคุณได้ทุ่มเททํางานเพื่อสร้างกระบวนการสื่อสารที่แข็งแกร่งแล้ว แต่จําเป็นต้องประเมินอย่างสม่ําเสมอว่ากระบวนการนั้นทํางานได้ดีเพียงใด ความคิดเห็นเป็นสิ่งสําคัญสําหรับการเติบโตและการปรับปรุง จัดตารางเวลาสําหรับช่วงการแสดงความคิดเห็นอย่างสม่ําเสมอเพื่อหารือเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงาน ให้ (และรับ) การวิพากษ์วิจารณ์ที่สร้างสรรค์ และแก้ไขปัญหาของกระบวนการ

ความโปร่งใสนี้สามารถช่วยให้สมาชิกในทีมเข้าใจถึงจุดแข็งของตนเองและด้านต่างๆ ของบริษัทที่ต้องปรับปรุง ต้องแน่ใจว่าได้อํานวยความสะดวกในการแสดงความคิดเห็นที่ไม่ระบุชื่อ เป็นประจํา และสร้างสรรค์ เพื่อช่วยให้ทีมของคุณพัฒนาและเติบโตอย่างมืออาชีพ

9. ส่งเสริมประสบการณ์การสร้างทีมเพื่อส่งเสริมความไว้วางใจ

ส่งเสริมการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการระหว่างสมาชิกในทีมควบคู่ไปกับการพูดคุยที่เกี่ยวข้องกับงานเสมอ จุดสัมผัสที่ไม่เป็นทางการเหล่านี้สามารถช่วยสร้างความสัมพันธ์ เพิ่มขวัญกําลังใจ และแม้แต่ส่งเสริมความรู้สึกของการเป็นทหารภายในทีม จุดประกายการสนทนาเหล่านี้โดยการจัดระเบียบประสบการณ์การสร้างทีม เช่น กิจกรรมละลายพฤติกรรมเสมือนจริง เกมไตรเวีย หรือกิจกรรมเครื่องทําความเย็น

การสื่อสารของทีมอย่างมีประสิทธิภาพคือกุญแจสําคัญในการสร้างแรงงานทางไกลที่ประสบความสําเร็จ ด้วยการนําวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้มาใช้ ทีมที่อยู่ห่างไกลจะสามารถยกระดับการทํางานร่วมกัน ผลผลิต และประสิทธิภาพโดยรวมได้

สร้างทีมระดับโลกได้อย่างรวดเร็วและสอดคล้องกับ EOR

ไม่ว่าคุณจะกําลังขยายทีมของคุณเพื่อสํารวจกระแสรายได้ใหม่ ๆ หรือย้ายตําแหน่งบุคลากรเพื่อสร้างการดําเนินกิจการในท้องถิ่น การจัดการความแตกต่างของการจ้างงานทั่วโลกก็อาจเป็นเรื่องที่ท่วมท้น

โชคดีที่คุณไม่จําเป็นต้องทําคนเดียว ด้วย EOR ที่เชื่อถือได้ เช่น G-P คุณสามารถว่าจ้าง เตรียมความพร้อม และจัดการทีมทั่วโลกในกว่า 180 ประเทศ โดยไม่ต้องจัดตั้งองค์กรใหม่ ผลิตภัณฑ์การจ้างงานทั่วโลกของเราและโซลูชัน EOR ของเราทําให้วงจรชีวิตของพนักงานทั้งหมดง่ายขึ้นและง่ายขึ้น

ให้เราจัดการกับส่วนที่ยาก เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและวัฒนธรรมเชิงบวกสําหรับทีมที่อยู่ห่างไกลของคุณ