15 กลยุทธ์เพื่อปรับปรุงการสื่อสารสําหรับทีมระยะไกล

งานระยะไกลช่วยให้ ทีม ทํางานร่วมกันข้ามพรมแดน แต่ การสื่อสารอาจเป็นความท้าทายอย่างมากสําหรับแรงงานที่อยู่ห่างไกล ด้วย นายจ้างที่ดีที่สุด (EOR) และกลยุทธ์การสื่อสารที่ดี คุณสามารถมอบประสบการณ์การเชื่อมต่อ สําหรับทีมระดับโลก ของคุณได้ 

เรามาสํารวจกลยุทธ์สําคัญเพื่อปรับปรุงการสื่อสารสําหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกลกันในวันนี้

เหตุใดกลยุทธ์การสื่อสารจึงมีความสําคัญสําหรับทีมระยะไกล

ด้วยหลายบริษัทที่ใช้รูปแบบการทํางานแบบไฮบริดและข้อตกลงที่ยืดหยุ่น งาน ระยะไกลจึงอยู่ที่นี่เพื่ออยู่ต่อไป การเปลี่ยนแปลงไปสู่ทีมที่ กระจายออกไปนี้สามารถทําให้การสร้างความสัมพันธ์ที่มีความหมายทําได้ยาก Gallup กล่าวว่า พนักงานที่ทํางานทางไกลเต็มที่ มีแนวโน้มที่จะรู้สึกโดดเดี่ยว มากกว่าพนักงานแบบไฮบริดหรือพนักงานที่ทํางาน นั่นเป็นเหตุผลที่การสื่อสารของทีม อย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสําคัญต่อขวัญกําลังใจของพนักงานและความสําเร็จทางธุรกิจ

ต่อไปนี้คือวิธีการสองสามวิธีที่กลยุทธ์การสื่อสารที่แข็งแกร่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับทีมที่อยู่ห่างไกล:

• ปรับปรุงความรู้สึกของชุมชน: รากฐานการสื่อสารที่แข็งแกร่งส่งเสริมการทํางานร่วมกัน การสร้างทีม และความไว้วางใจโดยรวมในบริษัทของคุณ

• ให้พนักงานมีส่วนร่วมอยู่เสมอ: พนักงานมากถึง 85% บอกว่าพวกเขารู้สึกมีแรงจูงใจมากขึ้นเมื่อมีการอัปเดตข่าวสารและข้อมูลของบริษัทเป็นประจํา การสื่อสารอย่างเปิดเผยอาจทําให้สมาชิกในทีมรู้สึกสบายใจมากขึ้นในการแบ่งปันแนวคิดและความคิดเห็น

• ยกระดับประสิทธิภาพ: พนักงานที่รู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งของที่ทํางานมีแนวโน้มที่จะมีสุขภาพทางจิตใจ มากกว่า 4.4 เท่า ซึ่งเป็นกุญแจสําคัญสู่ความเป็นอยู่ที่ดีและประสิทธิภาพการทํางานโดยรวมของพวกเขา

• ส่งเสริมนวัตกรรม: การทํางานร่วมกันในสถานที่ทํางานเป็นแรงบันดาลใจให้เกิดความคิดใหม่ ๆ ที่ สามารถปรับปรุงคุณภาพของงานได้ การสื่อสารที่ชัดเจนช่วยลดการย้อนกลับและย้อนกลับโดยไม่จําเป็น และความเข้าใจผิดเพื่อให้โครงการเป็นไปตามแผน

• ส่งเสริมการเชื่อมโยงข้ามวัฒนธรรม: จาก รายงาน 2025 Global Workforce Trends ผู้นํากล่าวว่าการรักษาวัฒนธรรมของบริษัททั่วทั้งภูมิภาคเป็นความท้าทายสูงสุดในการสร้างทีมระดับโลก การสื่อสารที่แข็งแกร่งสําหรับพนักงานทั่วโลก รวมถึง พนักงาน 1099 คนและสมาชิกในทีมที่อยู่ห่างไกล เป็นกุญแจสําคัญในการสร้างพนักงานที่ประสบความสําเร็จ

15 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสื่อสารทางไกลสําหรับทีมงานทั่วโลก

ประมาณ 14% ของพนักงานในสหรัฐฯ ทั้งหมด ทํางานจากระยะไกลอย่างเต็มที่ และ 75% ของพนักงาน ที่สามารถทํางานจากที่บ้านก็สามารถทําได้ในบางเวลา ทั่วโลก World Economic Forum คาดว่าจะมีงาน ระยะไกลทั้งหมดประมาณ 92 ล้านงาน ภายในปี 2030 เมื่อบริษัทและพนักงานย้ายออกจากการตั้งค่าสํานักงานแบบดั้งเดิม จําเป็นต้องปรับวิธีการสื่อสาร

เรามาสํารวจกลยุทธ์การสื่อสาร 15 แบบสําหรับทีมระยะไกลกัน

1. สร้างช่องทางการสื่อสารแบบรวมศูนย์

ขั้นตอนแรกในการสร้างกลยุทธ์การสื่อสารที่ประสบความสําเร็จคือการรู้ว่าช่องทางใดทํางานได้ดีที่สุดสําหรับพนักงานที่แพร่กระจาย เครื่องมือที่เพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะช่วยให้สมาชิกในทีมตอบกลับข้อความและคําขอได้อย่างรวดเร็ว

แพลตฟอร์ม เช่น Slack, Microsoft Teams และ Discord อาจเป็นประโยชน์ต่อการสื่อสารทางไกล ตัวอย่างเช่น พนักงานที่ใช้ Slack สามารถส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที แบ่งปันเอกสาร และผสานรวม CRM และโซลูชันการจัดการโครงการเพื่อปรับปรุงการทํางานร่วมกันทางไกล

2. กําหนดความคาดหวังที่ชัดเจนและกําหนดบรรทัดฐาน

เปิดกว้างและกําหนดความคาดหวังเพื่อให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับบทบาท ความรับผิดชอบ และเงื่อนไขการจ้างงานของพวกเขา งานวิจัยของเราพบว่า 30% ของพนักงานลังเล ที่จะทํางานให้กับบริษัทระดับโลก เนื่องจากข้อพิจารณาด้านภาษีและกฎหมายไม่ชัดเจนสําหรับพวกเขา การสื่อสารที่ชัดเจนจะจัดการกับข้อกังวล ส่งเสริมความรับผิดชอบ และปรับความพยายามให้สอดคล้องกันเพื่อมุ่งสู่เป้าหมายขององค์กร 

สรุปเป้าหมาย กําหนดเวลา และบทบาทของทีม เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกัน แม้ว่าแผนการทํางานร่วมกันของคุณอาจเปลี่ยนแปลงได้ขึ้นอยู่กับความต้องการของทีมของคุณ แต่อย่าลืมสร้างสภาพแวดล้อมที่ทุกคนรู้สึกว่ามีคนรับฟัง

3. ดําเนินการเช็คอินเป็นประจํา

จัดการประชุมทีมงานทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือแม้แต่ทุกสองสัปดาห์เพื่อหารือเกี่ยวกับความคืบหน้า จัดการกับอุปสรรคของโครงการที่เฉพาะเจาะจง และแจ้งให้ทุกคนทราบ

บุคลิกลักษณะจะแตกต่างกันออกไปตามการตั้งค่ากลุ่ม สมาชิกในทีมบางคนกระตือรือร้นที่จะพูดคุย แบ่งปันปัญหาที่พวกเขากําลังเผชิญอยู่ และขอความช่วยเหลือ ในขณะที่คนอื่น ๆ สงวนไว้มากกว่า

ความเข้าอกเข้าใจคือกุญแจสําคัญในการทําให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับโอกาสในการแสดงออกของตนเอง กําหนดเวลาการประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นประจําเพื่อให้บุคลิกภาพทุกประเภทเปิดได้ง่ายขึ้น

4. ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับความแตกต่างข้ามวัฒนธรรม

หากคุณทํางานข้ามพรมแดน โอกาสคือคุณมีทีมที่มีความหลากหลายทางวัฒนธรรม ทีมงานระหว่างประเทศคือสินทรัพย์ของบริษัทใด ๆ ก็ตาม อย่าลืมยอมรับความแตกต่างทางวัฒนธรรมทั้งหมดของพนักงานของคุณ

การฝึกอบรมและประสบการณ์ในการสื่อสารข้ามวัฒนธรรม ช่วยปรับปรุงความร่วมมือและประสิทธิภาพของพนักงาน กลยุทธ์การสื่อสารที่ครอบคลุมช่วยป้องกันความเข้าใจผิด สร้างความมั่นใจถึงความสอดคล้องของลําดับความสําคัญและเป้าหมาย ส่งเสริมความโปร่งใส สร้างความไว้วางใจ และสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่สอดคล้องกันมากขึ้น

นอกจากนี้ อย่าลืมพิจารณาว่าการสื่อสารด้วยวาจาอาจแตกต่างกันไปในแต่ละภูมิภาคอย่างไร บางวัฒนธรรมมีความตรงไปตรงมาและพูดออกมามากกว่า ในขณะที่วัฒนธรรมอื่น ๆ ได้รับการสงวนมากกว่า

5. คํานึงถึงบรรทัดฐานและกฎหมายท้องถิ่น

เมื่อสร้างทีมระดับโลก ให้ใส่ใจอย่างใกล้ชิดกับกฎหมายและบรรทัดฐานการจ้างงานในท้องถิ่น ผู้นําระดับโลกกล่าวว่ากฎหมายการจ้างงาน (47%) และกฎระเบียบทางภาษี (47%) เป็นอุปสรรคสําคัญในการจ้างงานระหว่างประเทศ

ในหลายกรณี ทีมระดับโลกของคุณมีวันหยุดบังคับที่แตกต่างจากทีมในประเทศของคุณ ศึกษาสิทธิเฉพาะของประเทศเพื่อให้สอดคล้องกับกฎระเบียบ หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มจากตรงไหน G-P Gia™ สามารถช่วยได้ รับคําตอบทันทีสําหรับคําถามเรื่องการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ยากที่สุดใน 50 ประเทศและ 50 รัฐในสหรัฐอเมริกา AI ของตัวแทนของเราสามารถช่วยคุณนําทางไปยังกฎหมายการจ้างงานในท้องถิ่น การลาหยุดตามข้อบังคับ และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การสร้างกลยุทธ์การสื่อสารที่ประสบความสําเร็จ

6. จัดลําดับความสําคัญของเวลาสําหรับการทํางานร่วมกันในระบบเสมือน

แม้ว่า เครื่องมือสื่อสารอะซิงโครนัส จะยอดเยี่ยมสําหรับการทํางานร่วมกันระหว่างทีม แต่อย่าพึ่งพาเครื่องมือเหล่านั้นโดยสิ้นเชิง 69% ของพนักงานที่ทํางานจากระยะไกล รายงานว่าหมดไฟจากเครื่องมือการสื่อสารแบบดิจิทัล เช่น แอปส่งข้อความ

กําหนดเวลาการทํางานร่วมกันเสมือนแบบเรียลไทม์สําหรับทีมระยะไกลของคุณ เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอสร้างสายสัมพันธ์และเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในทีม การประชุมทางวิดีโอช่วยให้เพื่อนร่วมงานสามารถเห็นกันและกัน อ่านภาษากาย และเชื่อมต่อได้นอกเหนือจากอีเมลง่ายๆ

7. ระมัดระวังเขตเวลา

การทํางานข้ามเขตเวลาในขณะที่ทํางานร่วมกันแบบเรียลไทม์อาจเป็นความท้าทายสําหรับทีมระยะไกล คํานึงถึงความแตกต่างของเวลาเมื่อกําหนดเวลาการประชุมหรือส่งข้อความ

ผู้จัดการจะสามารถสร้างสภาพแวดล้อมของทีมที่ทํางานร่วมกันโดยไม่ต้องกําหนดเวลาการประชุมประจําวันได้อย่างไร ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับจังหวะการประชุม หากเป็นไปได้ ให้กําหนดเวลาการประชุมที่ไม่ต้องการให้สมาชิกในทีมทํางานเกินชั่วโมงปกติ กําหนดวาระการประชุมเฉพาะสําหรับการประชุมแต่ละครั้ง รวมถึงประเด็นสําคัญสําหรับทุกทีม

8. ประเมินกระบวนการของคุณเป็นประจํา

ความคิดเห็นเป็นสิ่งสําคัญสําหรับการปรับปรุง จัดตารางเวลาสําหรับช่วงการแสดงความคิดเห็นอย่างสม่ําเสมอเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงาน จัดหาและรับคําวิจารณ์ที่สร้างสรรค์ และจัดการกับปัญหาของกระบวนการ

ความโปร่งใสช่วยให้สมาชิกในทีมเข้าใจจุดแข็งของตนเองและขอบเขตที่ต้องปรับปรุงของบริษัทคุณ

9. ส่งเสริมประสบการณ์การสร้างทีม

ส่งเสริมการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการระหว่างสมาชิกในทีมควบคู่ไปกับการพูดคุยที่เกี่ยวข้องกับงานเสมอ จุดสัมผัสที่ไม่เป็นทางการเหล่านี้จะสร้างความสัมพันธ์ เพิ่มขวัญกําลังใจ และส่งเสริมความรู้สึกของการเป็นทหารภายในทีมของคุณ จุดประกายการสนทนาเหล่านี้โดยการจัดระเบียบประสบการณ์การสร้างทีม เช่น กิจกรรมละลายพฤติกรรมเสมือนจริง เกมสนุกๆ หรือกิจกรรมเครื่องทําความเย็น 

10. บันทึกแนวทางการสื่อสารและอัปเดตบ่อยๆ

สร้างเพลย์บุ๊ก “วิธีที่เราสื่อสาร” ที่ครอบคลุมถึงเมื่อใดที่ควรใช้เครื่องมือ ความคาดหวังด้านเวลาตอบสนอง บรรทัดฐานการประชุม มารยาทตามเขตเวลา และวิธีการจัดการกับปัญหาการสื่อสาร กําหนดเจ้าของ เพิ่มบันทึกการเปลี่ยนแปลง และตรวจสอบคําแนะนําด้วยข้อมูลของทีม จัดเก็บเอกสารนี้ไว้ในฐานความรู้ของคุณสําหรับการปฐมนิเทศพนักงานใหม่

ใช้ Gia เพื่อร่างเอกสารแนวทางการสื่อสารที่สอดคล้องกับท้องถิ่นสําหรับทีมทั่วโลกของคุณ

11.  ชี้แจงวัตถุประสงค์ของช่องทางการสื่อสารแต่ละช่องทาง

กระบวนการสื่อสารหลายช่องทางจะทํางานเฉพาะเมื่อแต่ละช่องทางมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ใช้การส่งข้อความโดยตรงเพื่อแก้ไขปัญหาเร่งด่วนและอีเมลสําหรับการอัปเดตทั่วไป กําหนดความคาดหวังเกี่ยวกับเวลาตอบสนองสําหรับแต่ละช่องทาง และเก็บช่องทางที่คุณไม่ได้ใช้ ใช้คําสําคัญและแท็กสําหรับการกําหนดเส้นทางการสื่อสาร เพื่อให้สมาชิกในทีมแต่ละคนเห็นเฉพาะข้อความที่ต้องการเท่านั้น

12. จัดทํากฎบัตรการสื่อสารหรือ SOP

สร้างเอกสารที่มีขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) ของคุณเพื่อสรุป:

• ชั่วโมงทำงาน

• หน้าต่างที่ซ้อนทับกัน

• สัญญาณความพร้อมใช้งาน

• ความคาดหวังด้านเวลาตอบสนอง

• จังหวะการประชุมและวาระการประชุม

• มาตรฐานการจัดทําเอกสาร

• กระบวนการรายงานและกําหนดเวลา

การสร้างมาตรฐานแนวทางปฏิบัติสําหรับทีมที่กระจายออกไปช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพในทุกช่องทางและเขตเวลา

13. ใช้วิธีการสื่อสารด้วยภาพ

ลองใช้ภาพสําหรับแนวคิดที่ซับซ้อน รวมถึง:

• แผนภาพ

• ผังกระบวนการ

• แผนที่การเดินทาง

• วิดีโอแนะนําสั้น ๆ

• กระดานไวท์บอร์ดดิจิทัลสําหรับเวิร์กช็อป

• ซอฟต์แวร์การนําเสนอสําหรับคําอธิบายของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

สร้างมาตรฐานแม่แบบเพื่อความสอดคล้องและเพิ่มข้อความและคําบรรยายสําหรับการเข้าถึง

14. ส่งเสริมข้อเสนอแนะและการสนทนา

จัดหาช่องทางสําหรับความคิดเห็นตามปกติ เช่น  แบบสํารวจที่ไม่ระบุชื่อและเวลาทําการของสํานักงานที่เปิดระบบเสมือน เมื่อคุณดําเนินการเปลี่ยนแปลงตามข้อเสนอแนะ ให้แบ่งปันกับทีมของคุณเพื่อส่งเสริมการพูดคุยและความรับผิดชอบในอนาคต 

15.  กําหนดเวิร์กโฟลว์และคําศัพท์ที่ใช้ร่วมกัน

บันทึกขั้นตอนการทํางานของทีมของคุณ รวมถึงผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนและระยะเวลาที่ต้องใช้ สร้างอภิธานศัพท์ที่ใช้ร่วมกันซึ่งกําหนดคําศัพท์ทางเทคนิคหรือตัวย่อที่ทีมของคุณใช้ นอกจากนี้ ยังสร้างมาตรฐานวิธีการตั้งชื่อไฟล์ ช่องทาง และตั๋วเพื่อให้ทุกคนสามารถค้นหาไฟล์ได้อย่างง่ายดาย การทําเช่นนี้จะช่วยลดข้อผิดพลาดและช่วยให้สมาชิกใหม่ในทีมสามารถทํางานได้อย่างรวดเร็ว

วิธีการสื่อสารของทีมระยะไกล

ให้สมาชิกในทีมที่อยู่ห่างไกลของคุณเชื่อมต่อกันด้วยวิธีต่าง ๆ เช่น: 

• ซอฟต์แวร์การทํางานร่วมกัน: การจัดการโครงการและเครื่องมือแชร์เอกสารช่วยให้ทีมทํางานร่วมกัน ติดตามความคืบหน้า และรวมทรัพยากรเข้าด้วยกัน

• เครื่องมือการจัดการโครงการ: แพลตฟอร์มเหล่านี้ช่วยให้ทีมจัดระเบียบงาน กําหนดวันครบกําหนด และติดตามเหตุการณ์สําคัญของโครงการ

• การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที: เครื่องมือแชทช่วยให้สามารถสนทนาและแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วและไม่เป็นทางการ

• อีเมล: อีเมลเป็นสิ่งสําคัญสําหรับการสื่อสารและเอกสารอย่างเป็นทางการ

• การประชุมผ่านวิดีโอ: การโทรผ่านวิดีโอช่วยให้ทีมเชื่อมโยง อภิปรายหัวข้อที่ซับซ้อน และเข้าใจซึ่งกันและกันได้ดีขึ้นผ่านสัญญาณภาพ

• การโทรด้วยเสียง: การโทรด้วยเสียงเหมาะสําหรับการสนทนาอย่างรวดเร็วเมื่อไม่จําเป็นต้องมีวิดีโอ

• การแชร์ไฟล์บนระบบคลาวด์: โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถเข้าถึง แก้ไข และแชร์เอกสารได้จากทุกที่

• การบันทึก: การบันทึกการประชุมและการนําเสนอจะช่วยให้สมาชิกในทีมไม่อยู่ตามทันและให้ข้อมูลอ้างอิงสําหรับการตรวจสอบในอนาคต

สร้างทีมระดับโลกของคุณด้วย G-Pž

กระบวนการที่สอดคล้องกันคือหัวใจสําคัญของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในทีมทั่วโลก ผลิตภัณฑ์การจ้างงานทั่วโลกที่ขับเคลื่อนด้วย AI และโซลูชัน EOR ของเราช่วยคุณสร้างรากฐานนั้นโดยการออกสัญญาในท้องถิ่น มอบประสบการณ์การปฐมนิเทศที่ราบรื่น จัดการบัญชีเงินเดือนและสวัสดิการ และปรับค่าตอบแทนให้สอดคล้องกับข้อกําหนดการปฏิบัติตามกฎระเบียบในท้องถิ่น 

คุณสามารถใช้ Gia ซึ่งเป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลทั่วโลกของเรา เพื่อร่างและตรวจสอบเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลที่สอดคล้องกับท้องถิ่น เพื่อปรับกลยุทธ์การสื่อสารของคุณให้เหมาะสม เช่น:

• จดหมายข้อเสนอการจ้างงานและสัญญา

• จดหมายต้อนรับการปฐมนิเทศ

• จดหมายแจ้งการเลิกจ้าง

• ประกาศการดําเนินการทางวินัย

• ประกาศและปรับปรุงนโยบาย

• คู่มือพนักงาน

• บันทึกภายใน

• จดหมายโปรโมชั่น

• การลงทะเบียนสิทธิประโยชน์หรือการแจ้งการเปลี่ยนแปลง

• การสื่อสารด้านสุขภาพและความปลอดภัย

จองการสาธิต วันนี้เพื่อสร้างและจัดการทีมระดับโลกของคุณได้อย่างรวดเร็วและเป็นไปตามกฎระเบียบ

คำถามที่พบบ่อย