关键要点

  • 表格 W-9 是什么：表格 W-9 用于收集承包商的税务信息。 它允许您提交准确的 1099 表格，并避免备份预扣税和罚款。

  • 表格 W-9 与其他表格的比较： 表格 W-9 仅用于记录保存，适用于美国承包商。 W-8 表格适用于非美国公民。 W-2 员工使用表格来准备税款。 1099 表格用于报告不同的收入类型，例如向承包商支付杂项款项。

  • 在哪里可以获得表格 W-9： 您可以在IRS网站上下载 W-9 表格或使用 G-P Contractor™生成表格。

  • 谁需要填写 W-9： 与贵公司合作的个人和企业，如独立承包商和供应商，必须填写表格 W-9。

雇用独立承包商可以随着需求的变化而更容易地扩大 或缩小您的业务规模。 虽然 承包商不在贵公司的工资单上，但您仍然需要 遵循 某些要求才能参与此类员工。

在美国，全职员工填写 I-9 Forms，独立承包商或  1099 名员工填写 W-9 Forms。 这些表格 有助于确保税务合规，并降低因信息错误或缺失而受到处罚的风险。 

让我们 来分解一下 什么是 W-9 税表， 它的用途， 如何填写它，以及避免的常见错误。

什么是 W-9 表格？

A W-9 表格用于从独立承包商和商业实体 收集纳税人信息 ，以便您可以提交准确的申报表。 您没有向 美国国税局 （IRS） 提交 W-9 。 但 您使用此表格上的信息准备   1099  表格 ，并在年底提交给 IRS。 

W-9 从个人和实体收集税务识别号 （TIN）。 对于个人而言，这通常是社会保障号码 （SSN），对于企业而言，这通常是雇主识别号码 （EIN）。

注意：员工没有  W-9 表格。 W-9  仅适用于独立承包商或企业。

表格 W-9 与其他表格的对比情况

表格 W-9 与其他表格的对比情况

企业 W-9 表格仅用于记录保存。 以下是   W-9 表格与其他 IRS 表格的不同 之处：

W-9 与 W-2 表格

当 独立承包商填写   W-9 表格时，公司填写并向  IRS 发送  W-2  表格。

员工使用  W-2 个表格 来准备税款。 在收到 W-2 之前，员工需要填写表格 W-4 ，并在适用的情况下注明其税务信息、申报状态和其他工作。 您将根据表格 W-4 计算预扣税款，而表格 W-2 应反映这些税款。

W-9 表格 用于制备 1099 表格。 W-9 包含承包商的名称、地址和 TIN。 与员工不同，承包商负责报告和缴纳税款。 一般而言，承包商无需预扣税，但在某些情况下除外，例如，承包商未能 提供 或证明正确的 TIN。 

W-9 与 1099 表格

1099 是一组报告不同收入类型的IRS表格。 公司最常使用：

  • 1099-NEC： 如果您每年向您的独立承包商支付 600  美元或以上，请使用此表格。  

  • 1099-MISC： 使用此表单报告杂项付款，如特许权使用费、医疗保健付款和租金，如果它们每年达到  600  美元或以上。

您的公司负责填写并向  IRS  发送 1099 份表格。 相比之下，独立承包商填写  W-9 份 表格，您将将其保存在您的记录中。 您只需要 W-9 表格 作为提交表格 1099的参考。

W-9 与 W-8 表格

您使用 W-9 表格还是 W-8 表格 取决于独立承包商的公民 身份。 W-9 表格 是针对美国公民的，而非美国公民需要 W-8。  

W-9 Form只有一种类型。 但是， W-8 表格 有五种类型。 正确的表格取决于承包商是个人还是企业，收入类型，以及他们是否有资格获得特殊税务待遇。 

 您应在首次付款之前 收集 W-8 表格。最好 在承包商进行任何工作之前收集 W-9 表格。

从哪里获得表格 W-9

承包商可直接从 IRS 网站 下载表格 W-9 。 或者，您可以使用  G-P Contractor 简化整个承包商招聘生命周期——从付款到文书管理。 在一个仪表板上轻松生成 W-9 个表单并访问您的所有员工信息。

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谁需要填写 W-9？

某些人需要填写表格 W-9

从贵公司获得收入的某些个人和 商业 实体需要填写表格 W-9。  这些包括但不限于独立承包商、供应商、合伙企业、有限责任公司 （LLC）、公司、信托和遗产。

以下是一些需要 W-9 的示例场景：

  1. 您是美国 的一家小公司，雇用承包商。 没有大型内部团队的小公司通常雇用独立承包商。 例如，如果您使用  G-P Contractor 为平面设计项目雇用和支付承包商，则工人可以在开始工作之前使用 W-9 表格生成功能填写表格。 

  2. 您是一家客户开立新账户的银行。 银行使用 W-9 Forms  收集向 IRS 报告利息和其他收益所需的纳税人信息。

  3. 您取消了债务。 取消的债务通常被视为应税收入。 表格 W-9 有助于提交所需信息。

  4. 您是一家投资公司。 您将从您的客户那里收集表格 W-9 ，然后通过相应的表格 1099 向 IRS 报告您的收益。

请求 W‑9 的时间和原因

 W-9 Form  仅适用于您为服务付费的供应商。 这不包括公司，因为他们通常免于 1099 次报告。 您也不需要为任何您通过卡付款的供应商提供 W-9 ，因为这些付款是由付款处理商报告的。

W-9 Form  可让您向 IRS 准确报告承包商付款。 虽然您不需要提交本文件，但保留本文件可以更轻松地准备 1099 表格。 您还将避免不合规罚款以及因未能收集表格而受到的民事或刑事处罚。

如何填写 W-9 表格

如何填写 W-9 表格

承包商必须 准确填写 W-9  表格，以确保合规。 他们可以遵循以下  W-9 说明：

  1. 指明承包商或企业名称： 承包商将自己的名称放在第 1 行，如纳税申报表上所示。 合伙企业、LLC 或公司等法律实体使用其“以业务为目的”信息，将其名称列在第 2 行。 如果承包商以特定的企业名称运营，则应在“企业名称”行输入此信息。

  2. 选择联邦税务分类： 承包商勾选税务分类的相关框。 某些选项包括个人、C 公司、S 公司、合伙企业、信托或遗产或 LLC。

  3. 添加 TIN： 如果承包商是个人，则应添加 SSN。 企业应添加其 EIN。  根据其公民身份或实体身份，承包商可以申请  TIN，并在第一部分下填写“申请”。在收到 TIN 之前，他们将受到备份预扣税的约束。 之后，他们需要提交更新的 W-9。

  4. 输入地址： 在“地址”行下，添加与 TIN 相关的地址。 

  5. 认证表格： 所有信息应准确无误，并与 IRS 记录相匹配。 填写表格的人员应在指定区域签名并注明日期以进行认证。 您可以使用 IRS TIN匹配程序 来验证记录。

G-P Contractor 使填写和收集表格变得更加容易。 承包商可以在平台上生成表格，您可以随时访问。

如何提交和存储 W-9 Form

独立承包商或实体应向您发送填妥的表格以备记录。 您必须保存 W-9 Forms  至少四年。  更长的记录保存时间也有助于延长审计期。 

3 个常见的W-9 个错误以及如何避免它们

虽然您不需要向美国国税局 提交 W-9 表格，但它们 仍然 需要准确，以避免法律和财务问题。 注意以下常见错误：

  1. 添加 错误信息： 错误包括使用错误的 TIN 和实体类型。 不正确的 TIN 可能导致 IRS 通知，而正确的业务类型可确保您的 1099 报告准确无误。 

  2. 延迟收集表格： 您需要在承包商或实体开始 工作 之前 以及首次付款之前收集 W-9 表格。 这样，您就可以为年终报告做好准备了。

  3. 无法更新： 创建系统，以便定期查看和更新 W-9 信息。 使用承包商可以轻松更新信息的方法。

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W-9 表格常见问题