随着您的业务扩展到边界和界限之外，您很可能已经探索过雇用独立承包商。 虽然全职员工填写了 I-9 表格，但在美国被称为 1099 名工人的独立承包商需要填写 W-9 表格。
什么是 W-9 表格？ 它的用途是什么？ 独立承包商应如何填写 W-9 表格？ 应对全球就业合规的复杂性并不容易，但凭借一流登记雇主 （EOR） 的指导和专业知识，可以做到这一点。
什么是 W-9 表格？
W-9 表格，也称为纳税人信息编号和证明请求，是美国国税局 （IRS） 的税务文件。 W-9 表格通常供出于税务目的需要向另一方申请纳税人识别号 （TIN） 的企业和个人使用。
TIN 用于识别可在美国境内纳税的个人或公司。 雇主识别号 （EIN） 是一种用于识别公司的 TIN，而社会保障号 （SSN） 则用于个人。
W-9 表格适用于：
- 收入
- 房地产交易
- 抵押贷款利息
- 获得或放弃担保财产
- 债务取消
- 对 IRA 的捐款
最常见的用途是公司需要从独立承包商或自由职业者那里收集信息，以向 IRS 报告所提供服务的具体付款。 此外，金融机构还可以使用W-9表格来验证账户持有人的身份。
在哪里获取表格 W-9
您可以直接从美国国税局 （IRS） 的官方网站下载 W-9 表格。 许多金融机构和企业也可以通过其在线平台之一以电子方式填写W-9表格。
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谁需要填写 W-9？
任何个人或实体如果收到所提供服务或销售商品的付款，可能需要向付款人提交 W-9 表格。 这包括但不限于独立承包商、自由职业者、供应商、独资经营者、合伙企业、有限责任公司、公司、信托、遗产，甚至是获得租金收入的个人。
一般而言，公司可能会在四种关键情况下向个人收集 W-9 表格：
- 该公司聘请了独立承包商。 也许W-9税表最常见的用途是收集有关自由职业者、独立承包商或自雇人士的信息。 例如，如果您利用 G-P Contractor 为平面设计项目雇用承包商并向其支付费用，或聘请自雇业务顾问，则可以要求他们在开始工作之前提供完整的 W-9 表格。
- 该公司是一家银行，客户开立了一个新的银行账户。 银行通常需要向美国国税局提交有关其客户的信息，例如当年赚取的利息金额。 因此，银行可能会W-9向新客户请求。 一些银行不要求提供表格，但要求客户在开立账户时提供信息，例如他们的社会保障号码（SSN）。
- 贷款人处理了债务。 如果一个人向贷款人贷款，而贷款人取消债务，则取消的债务通常被视为应税收入。 贷款人需要向美国国税局提供信息，并可能要求该人提交 W-9 表格以获得信息。
- 公司是一家投资公司。 与银行类似，投资公司通常会向客户索取W-9表格，以便向国税局提供有关投资者获得的任何股息或收益的详细信息。
请记住：正确分类工人是保持合规的关键。 公司通常从全职员工处预扣所得税，而独立承包商负责直接向税务机关缴纳自己的税款。
如何填写 W-9 表格
承包商必须准确填写 W-9 表格，以确保合规。 虽然表格来自美国国税局，用于收集纳税人信息，但个人不会向美国国税局提交表格。 相反，贵公司应将其存档，并用于填写任何信息性税务表格，例如 1099 表格（也称为 1099-NEC 表格）。
W-9 说明：如何填写 W-9 表格 |
|---|
| 第 1 步：州名称或企业名称。 |
| 步骤 2：指定业务类型。 |
| 第 3 步：选择联邦税务分类。 |
| 步骤 4：添加 TIN。 |
| 第 5 步：输入地址。 |
| 第 6 步：认证表格。 |
| 第 7 步：提交表格。 |
1. 州名称或企业名称。
表格 W-9 要求提供纳税人的姓名，如个人纳税申报表所示。 如果自雇人士或独资经营者正在填写表格，填写第 1 行很简单：他们只需将自己的名字放在纳税申报表上。
如果某人正在填写合伙企业、有限责任公司 （LLC） 或其他类型的公司的表格，则应将法人实体的名称放在第 2 行。 例如，合伙企业或单一成员有限责任公司会在这里命名为“以业务为目的”。
2. 指定业务类型。
如果承包商以特定的企业名称运营，则应将其输入“企业名称”行。
3. 选择联邦税务分类。
承包商应勾选相关税务分类框。 部分选择包括个人/独资经营者、C 公司、S 公司、合伙企业、信托/房地产或有限责任公司。
4. 添加 TIN。
如果承包商是个人或独资经营者，则应添加其社会保障号码 （SSN）。
如果他们是一家企业，则适用雇主识别号 （EIN）。 填写 W-9 的个人可能还没有税务识别号 （TIN）。 根据其公民身份或实体身份，他们可以申请 TIN，并在 的第 I 部分填写“申请”W-9。 他们将受到备用预扣税的约束，直到他们收到 TIN 并向W-9付款人提交更新的预扣税。
5. 输入地址。
接下来，承包商应在“地址”行中输入其地址。 这应该是与其 TIN 关联的地址。
6. 认证表格。
员工应在指定区域签署表格并注明日期，以证明所提供的信息准确无误。
7. 提交表格。
填妥的表格 W-9 应发送给需要用于税务申报的申请人。
为避免税务报告或付款的任何问题，必须保证表格 W-9 上提供的所有信息准确无误，并与 IRS 记录相符。
W-9 表格的第 I 部分是什么？
第 I 部分是填写 的个人W-9输入 TIN 的地方。 数字取决于谁在填写表格。 如果独资经营者有社会保险号 （SSN） 或雇主识别号 （EIN），则他们可以使用。 其他类型的实体应使用其 EIN。
有些人可能没有 SSN 或 EIN。 例如，居民外国人可能没有资格申请 SSN。 如果是这样，他们应该提供来自美国国税局的个人税务识别号（ITIN）。
W-9 表格的第 II 部分是什么？
表格 W-9 的第 II 部分用于与备用预扣税相关的认证。 在某些情况下，如果 IRS 要求付款人从向收款人支付的款项中预扣税款，则可能需要预扣税款。 例如，如果收款人未能提供正确的 TIN 或未能证明 TIN。
在 W-9 表格的第 II 部分中，收款人将在表格上签名并注明日期，以声明所提供的信息准确无误。 如果收款人因未能在其纳税申报单上报告所有利息和股息而被扣缴备用预扣税，则在签署表格之前，他们必须划掉证明中的第 2 项。
收集W-9表格是否有截止日期？
不可以。由于 IRS 没有收集 W-9 表格，因此没有确定的最后期限；但是，最好在向您的承包商支付任何款项之前收集已完成的 W-9。 这是您的公司高效、准确地收集纳税人信息的一种方式。 您可能会发现，在专业人员开始从事项目之前，他们签署承包商协议时，最容易向您提交表格。
虽然 没有截止日期W-9，但 表格 有截止日期1099。 贵公司需要在纳税年度后的 1 月底之前1099-NEC向承包商发送表格。 因此，您可能希望承包商在年底前W-9将其发送给您，以便您有足够的时间1099-NEC为 IRS 准备表格。
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此内容仅作信息参考，不得作为法律或税务建议。 G-P 不为处理或管理 W-9 表格提供建议或支持。 您应始终咨询并信赖您自己的法律和/或税务顾问。 这些信息为一般信息，不针对特定的公司或员工，也不反映 G-P 在任何特定司法管辖区的产品交付情况。 G-P 不对此信息的准确性、完整性或及时性作任何表述或保证，也不承担由此产生的或与之相关的任何责任，包括因使用或信赖该信息而造成的任何损失。
