关键要点

  • W-9 表格是什么：W-9 表格用于收集承包商的税务信息。 它允许您提交准确的 1099 表格，并避免备份预扣和罚款。

  • W-9 表格与其他表格的对比： W-9 表格仅用于记录保存，适用于美国承包商。 W-8 表格适用于非美国公民。W-2 员工使用表格准备税款。1099 表格用于报告不同的收入类型，例如向承包商支付杂项款项。

  • 在哪里可以获得 W-9 表格： 您可以在 IRS 网站上下载 W-9 表格，或者与 G-P Contractor™一起生成表格。

  • 谁需要填写 W-9：与贵公司合作 的个人和企业，如独立承包商和供应商，必须填写 W-9 表格。

雇用独立承包商可以随着需求的变化，更轻松地 扩大或缩小业务规模。 虽然 承包商不在贵公司的工资单上，但您仍然需要 遵循 某些要求才能参与这种类型的员工。

在美国，全职员工填写 I-9 表格，独立承包商或  1099 工人填写 W-9 表格。 这些表格 有助于确保税务合规，并降低因信息错误或缺失而受到处罚的风险。 

让我们 来分解 一下什么是W-9税表，它用于 什么， 如何填写它，以及避免的常见错误。

什么是 W-9 表格？

 AW-9 表格用于从独立承包商和商业实体 收集纳税人信息，以便您可以提交准确的申报表。 您不会向 美国国税局 （IRS） 提交 W-9。 但 您使用此表格上的信息准备 一份 1099  表格 ，并在年底提交给 IRS。 

W-9 从个人和实体处收集税务识别号 （TIN）。 对于个人而言，这通常是社会保障号码 （SSN），对于企业而言，这通常是雇主识别号码 （EIN）。

注意：员工没有  W-9 表格。 W-9 仅适用于独立承包商或企业。

WW-9 表格与其他表格的对比情况

W-9 表格与其他表格的对比情况

企业 W-9 表格仅用于记录保存。 W  W-9 与其他 IRS 表格的不同 之处如下：

W-9 与 W-2  表格

当 独立承包商填写 W-9 表格 时，公司填写  W-2  表格并发送给  IRS。

员工使用  W-2 表格 准备税款。 在收到 W-2 之前，员工需要填写 W-4 表格，并在适用的情况下注明其税务信息、申报状态和其他工作。 您将根据表格 W-4 计算预扣税项，而表格 W-2 应反映这些税项。

W-9 Form  用于制备  1099表格。 W-9 包含承包商的名称、地址和 TIN。 与员工不同，承包商负责报告和缴纳税款。 一般而言，承包商无需预扣税，但在某些情况下除外，例如，承包商未能 提供 或证明正确的 TIN。 

W-9 与 1099  表格

1099是一组报告不同收入类型的IRS表格。 公司最常使用：

  • 1099-NEC： 如果您每年向独立承包商支付  600 美元或以上，600请使用此表格。 

  • 1099-MISC： 使用此表格报告杂项付款，如特许权使用费、医疗保健付款和租金，如果它们每年金额达到  美元或以上。 600

您的公司负责填写并向  发送 1099 表格到 IRS。 相比之下，独立承包商填写  W-9  表格，您将其保存在您的记录中。  您只需要  W-9  表格   作为提交表格 1099 的参考。

W-9 与 W-8  表格

W-9W-8 W-9 表格   适用于美国公民，而非美国公民需要 W-8。 

只有一种 W-9  表格。 但是，  有五种类型的  W-8  表格。 正确的表格取决于承包商是个人还是企业，收入类型，以及他们是否有资格获得特殊税务待遇。 

 您应在首次付款之前收集 W-8 表格。  最好在承包商进行任何工作之前收集 W-9。

在哪里获取表格 W-9

承包商可直接从 IRS 网站   下载表格 W-9。 或者，您可以使用   G-P Contractor 简化整个承包商招聘生命周期——从付款到文书管理。 在一个仪表板上轻松生成 W-9 表格并访问您的所有员工信息。

 如果您正在扩展和建立全球团队，  我们首创的人力资源代理 AI   G-P Gia™ 将提供有关 50 多个国家和美国所有 50 个州的劳动法律、税务法规和福利的详细见解。  

谁需要填写 W-9？

某些人需要填写 W-9 表格

从贵公司获得收入的某些个人和   商业   实体需要填写 W-9 表格。 这些包括但不限于独立承包商、供应商、合伙企业、有限责任公司（LLC）、公司、信托和遗产。 

以下是一些需要 W-9 的示例场景：

  1. 您是美国的一家小公司，雇用承包商。  小公司没有大型内部团队，通常雇用独立承包商。 例如，如果您使用   G-P Contractor 为图形设计项目雇用和支付承包商，则工人可以在开始工作之前使用 W-9 表格生成功能填写表格。 

  2. 您是一家客户开立新账户的银行。 银行使用 W-9  表格   收集向 IRS 报告利息和其他收益所需的纳税人信息。

  3. 您取消了债务。 取消的债务通常被视为应税收入。 表格 W-9 有助于提交所需信息。

  4. 您是一家投资公司。 您将从您的客户那里收集表格 W-9，然后通过相应的表格 1099 向 IRS 报告您的收益。

何时以及为何请求 W‑9

只有您为服务付费的供应商 才需要  W-9 Form。 这不包括公司，因为他们通常免于1099报告。 您也不需要 W-9 用于任何您通过卡付款的供应商，因为这些付款是由付款处理商报告的。

W-9 Form  可让您向 IRS 准确报告承包商付款。 虽然您不需要提交本文件，但保留本文件可以更轻松地准备 1099 表格。 您还将避免因未能收集表格而遭受不合规罚款和民事或刑事处罚。

如何填写 W-9 表格

如何填写 W-9 表格

承包商必须 准确填写 W-9  表格，以确保合规。 他们可以遵循以下  W-9 说明：

  1. 指明承包商或企业名称： 承包商将自己的名称写在纳税申报单上的第一行。 合伙企业、LLC 或公司等法律实体使用其“以业务为目的”信息，将自己的名称写在第 2 行。 如果承包商以特定的企业名称运营，则应在“企业名称”行输入此信息。

  2. 选择联邦税务分类： 承包商勾选税务分类的相关框。 部分选择包括个人、C 公司、S 公司、合伙企业、信托或遗产或 LLC。

  3. 添加 TIN：如果承包商是个人，则应添加 SSN。 企业应添加 EIN。  根据其公民身份或实体身份，承包商可以申请  TIN，并在第一部分下填写“申请”。在收到 TIN 之前，他们将受到备用预扣税的约束。 之后，他们需要提交更新的 W-9。

  4. 输入地址：在“地址”行 下，添加与 TIN 相关的地址。 

  5. 认证表格： 所有信息应准确无误，并与 IRS 记录相匹配。 填写表格的人员应在指定区域签名并注明日期以进行认证。 您可以使用 IRS TIN匹配程序来验证记录。

G-P Contractor使填写和收集表格变得更加容易。 承包商可以在平台上生成表格，您可以随时访问该表格。

如何提交和存储 W-9  表格

独立承包商或实体应向您发送填妥的表格以备记录。 您必须将 W-9 Forms  保存 至少四年。 更长的记录保存时间也有助于延长审计期。 

3个常见的W-9错误以及如何避免它们

虽然您不需要向美国国税局 提交 W-9 表格，但它们 仍然 需要准确以避免法律和财务问题。 注意以下常见错误：

  1. 添加 错误信息： 错误包括使用错误的 TIN 和实体类型。 不正确的 TIN 可能导致 IRS 通知，而正确的业务类型可确保您的 1099 报告准确无误。 

  2. 延迟收集表格： 您需要在承包商或实体开始 工作 之前以及首次付款之前收集 W-9 表格 。 这样，您就可以为年终报告做好准备。

  3. 无法更新： 创建系统，定期查看和更新 W-9 信息。 使用承包商可以轻松更新信息的方法。

通过 G-P 雇用员工和 承包商

超过  80% 的商业领袖 难以在现有市场中找到技术人才。 G-P 提供快速合规的解决方案，雇用全球员工和 承包商，无需设立新实体。

我们的 AI 驱动 的 EOR 和承包商解决方案由国内最大的人力资源、法律和合规专家团队提供支持，可简化整个全球雇佣生命周期。 为您的团队增加世界一流的人才，而不必承受国际税务合规的压力。

立即预订演示。

通过 G-P 雇用员工和承包商

W-9 表格常见问题