远程工作合规愈发重要。 自新冠疫情开始以来，许多公司采取了永久性的远程优先工作政策，该政策有可能很快成为常态。 事实上，到 2025 之前，百分之 75 的劳动力将至少每月远程工作五天。
尽管适用于临时在家工作安排的法律很少，但许多国家/地区已围绕远程工作开始制定有关法律。
以下是 公司在实施合规的远程优先工作政策 时应考虑的一些法律 问题。
问题 1：数据合规性（隐私和安全）
数据合规应是一家公司的重中之重。 处理敏感数据时——包括客户信息——关键是确保员工所访问和使用的信息的隐私和安全。 另一个问题是数据在全球传输的情况下。 贵公司是否遵守《通用数据保护条例》的规定？
您可以做什么：
- 定义涵盖软件、硬件、信息和访问控制的隐私和安全策略。
- 让员工使用虚拟专用网络 （VPN） 服务，确保 网页浏览安全，尤其是对于使用公共 Wi-Fi 的 远程工作人员。
- 对保密信息进行加密。
- 为每台设备设置双重因素身份验证。
【bctt tweet=“处理敏感数据时，包括客户信息，确保员工有权访问和使用的信息的隐私和安全至关重要。” username=“globalpeo”】
问题编号2：工资合规
工资发放合规是公司在拥有远程员工时面临的常见挑战。 公司必须了解除它们开展招聘活动所有国家/地区的雇佣和劳动法，以确保它们根据这些法律向员工支付薪水。
您可以做的事情：
检查每个州或国家/地区关于以下方面的要求：
- 最低工资。 最低工资是雇主可以合法补偿其工作者的最低薪水或付款。 它因国家/地区的不同而异——在美国因州而异——虽然大多数国家/地区都有，但有些国家已经放弃实施官方最低工资。 因此，跟踪您所在国家/地区的工资要求至关重要。 不遵守这些要求的公司可能要遭受罚款和诉讼。
- 加班和工作时间法律。 尽管 全球有 工作时间标准，但不同国家/地区也存在 差异。 当地劳动法 规定了 员工 最长和最短 工作时间和加班时间，公司 必须遵守。
- 休假。 当地劳动法 制定 自己的 带薪 休假计划。 美洲 的假期 与欧洲 或非洲不同，产假和陪产假 也是如此。遵守这些法规将防止公司面临责任。
- 工资支付频率。 支付 频率 定义了 员工 应多久 支付 一次工资 （即每周、每两周、每半月、每月）， 并且在每个国家/地区都有所不同。 务必牢记这一点， 以遵守 每个国家/地区的 法规 并避免合规问题。
- 福利待遇。 员工有权享受其所在国家/地区的劳动法 规定的某些强制性福利。 虽然每个国家都有基本的福利，如 社会保障，但许多其他国家已经 确定雇主也应该提供 失业和退休福利。
- 保险。 许多国家/地区强制要求提供医疗保健、退休和失业保险。 这是公司在这些国家/地区雇用员工时必须牢记的事情。
- 税收。 一些国家/地区的税收制度比其他国家更为复杂。 了解这些系统是 遵守 税务法律和法规的关键。
寻找专家以帮助贵公司随时了解当地的法律法规。
问题 #3：健康和安全
自从远程办公以来，保护员工的健康和安全对公司而言变得更加困难。 然而，即使员工不在办公室工作，公司仍然有责任保证他们的健康和安全。
您可以做的事情：
- 识别潜在危害并采取措施控制和减轻风险。
- 建立伤害或事故报告制度，并确保工作者知道如何使用它。
- 提供健康和安全培训，并鼓励员工采取必要的预防措施。
- 心理健康 也很重要。 雇主应确保雇员有休息时间。
问题编号4：设备
重要的是为员工配备必要的工具和设备来执行他们的工作。 在某些国家/地区，雇主必须为员工在远程办公期间发生的费用提供报销或津贴。
您可以做的事情：
- 提供员工在家工作所需的资源。
- 当公司无法提供设备时，需要与员工签订协议并报销由此产生的任何费用。
- 遵守当地的远程工作法律，按法律要求为电力、电话和互联网服务提供额外补偿。
问题 #5： 知识产权
除了保护敏感数据外，公司还应优先保护员工创作的作品，包括著作权、发明和设计。 国际知识产权 (IP) 保护是雇用远程工作者时要考虑的一个关键因素。
您可以做什么：
- 在您的员工所在的国家/地区注册 IP。
- 添加保密条款作为雇佣合约的一部分，并确保条款得到澄清和理解。
为了 避免这些问题，公司应 制定 并实施官方的远程工作政策。
远程工作 政策
极其重要的是，需要定义一套规则和指南来规范和管理远程工作者。
远程工作政策应当包括：
- 公司规则
在家办公并不免除员工遵守工作场所中适用于他们的条件和政策。 为防止混淆，最好在公司的远程工作指南中明确这一点。 - 工作期望和员工绩效
定义关于时间表、截止日期、报告 和 任务的指南。 解释您将 如何衡量绩效和生产力，以及每个角色 的重要 指标 也很重要。 - 数据隐私和知识产权条款 确保员工签署保密协议，并了解保护公司信息的重要性。
- 薪酬和福利
阐明员工有权获得与工作场所相同的薪酬和福利。 另外，请注意是否会有额外的电费或互联网费用需要报销。 - 沟通指南
确保员工熟悉 您的团队使用的沟通工具。 明确 对工作时间 在线可用性 的任何期望 ， 并强调 签到 和会议的重要性 ，以 保持与团队之间的顺畅沟通。
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