Vorteile und Nachteile des Outsourcings der Gehaltsabrechnung

Auf dem heutigen globalen Markt müssen Unternehmen überall die besten Talente einstellen und verwalten können. Ein erstklassiger Employer of Record (EOR) wie G-P ermöglicht es Unternehmen jeder Größe, schnell und konform globale Teams in über 180 Ländern aufzubauen, unabhängig vom Status der Einheit.

Während sich die Bedürfnisse der Mitarbeiter über Grenzen und Grenzen hinweg unterscheiden, ist eine Anforderung universell: Die Mitarbeiter müssen rechtzeitig und in Übereinstimmung mit den lokalen Vorschriften bezahlt werden. Lassen Sie uns die Vorteile des Outsourcings von Gehaltsabrechnungen sowie die damit verbundenen Herausforderungen untersuchen.

Was ist Outsourcing der Gehaltsabrechnung?

Gehaltsabrechnungs-Outsourcing ist eine Dienstleistung, die von einer externen Einheit bereitgestellt wird, die alle Gehaltsabrechnungsvorgänge für ein Unternehmen verwaltet. Das Outsourcing-Gehaltsabrechnungsunternehmen bietet Unterstützung in den Bereichen Recht, Steuern und Buchhaltung, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnungen genau und pünktlich erhalten.

Was ist internationales Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Outsourcing? Internationales Gehaltsabrechnungs-Outsourcing ist der Prozess der Partnerschaft mit einer externen Gehaltsabrechnungsfirma, um Abzüge für globale Mitarbeiter konform zu bezahlen und zu verwalten. Das Outsourcing an ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen ermöglicht es Unternehmen, nahtlos:

1. Verwalte die Gehaltsabrechnung sowohl an inländischen als auch an internationalen Standorten.
2. Vorfälle erkennen und kontrollieren.
3. Berechnen, bezahlen und verteilen Sie die Gehaltsabrechnung nach dem entsprechenden Zeitplan (wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich).
4. Berechnen Sie zusätzliche Leistungen wie Urlaub, Provisionen, Abfindungen, Vorruhestand oder Sachleistungen.
5. Vereinfachen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, einschließlich der Datenschutzgesetze für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und staatlicher Vorschriften.

Sobald sich ein Unternehmen entscheidet, einen Outsourcing-Service für die Lohn- und Gehaltsabrechnung einzustellen, muss es klare Richtlinien und Prozesse festlegen, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Es ist auch wichtig zu beachten, dass die Auslagerung der Gehaltsabrechnung die Notwendigkeit für interne Gehaltsabrechnungsexperten nicht überflüssig macht. Stattdessen verringert sie ihren Verwaltungsaufwand und ermöglicht es ihnen, sich auf andere wichtige Buchhaltungsaufgaben zu konzentrieren.

Warum lagern Unternehmen die Gehaltsabrechnung aus?

Unternehmen aller Branchen, Größen und Standorte können von Outsourcing-Services für Gehaltsabrechnungen profitieren, insbesondere wenn ihnen ein internes Finanz- und Personalteam fehlt. Es kann auch die ideale Lösung für ein bestehendes Team sein, das sich auf strategische Aufgaben über die Gehaltsabrechnung hinaus konzentrieren muss.

Gehaltsabrechnungs-Outsourcing kann für Unternehmen, die international tätig sein möchten, aber in jedem Land keine Experten für Gehaltsabrechnungsmanagement haben, wertvoll sein. Es ist auch ideal für diejenigen, die Kontinuität bei der Gehaltsabrechnung ohne ein robustes Datensicherheits- oder Wiederherstellungssystem benötigen.

Ein branchenführender Employer of Record wie G-P bietet Expertenunterstützung über die eines Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Outsourcing-Unternehmens hinaus und bietet ganzheitliche HR-Unterstützung über den gesamten Beschäftigungslebenszyklus hinweg, von der Einstellung und dem Onboarding bis hin zur globalen Gehaltsabrechnung und dem Zeit- und Ausgabenmanagement. Mit einer etablierten Präsenz in mehr als 180 Ländern fungiert G-P als gesetzlicher Arbeitgeber, sodass Unternehmen ab nur wenigen Minuten Teams in neuen Ländern aufbauen können, unabhängig vom Status der Einheit. 

Vor- und Nachteile der Auslagerung der Gehaltsabrechnung

Gehaltsabrechnungs-Outsourcing bietet erhebliche Vorteile, birgt aber auch potenzielle Herausforderungen. Der Schlüssel ist, die Vor- und Nachteile im Voraus zu bewerten. Während Outsourcing den gesamten Gehaltsabrechnungsprozess rationalisieren und Kosteneinsparungen bieten kann, kann es Risiken wie Koordinationsfehler und Vertraulichkeitsbedenken mit sich bringen.

Was sind die Vorteile der Auslagerung der Gehaltsabrechnung?

Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung bietet Unternehmen erhebliche Vorteile, einschließlich Zeit- und Ressourceneinsparungen und Minimierung von Gehaltsabrechnungsfehlern. Im Allgemeinen hilft Gehaltsabrechnungs-Outsourcing Unternehmen, den Betrieb zu rationalisieren, indem der komplexe Gehaltsabrechnungsprozess an spezialisierte Anbieter übertragen wird. 

1. Spart Zeit.

Die Gehaltsabrechnung ist ein zeitaufwendiger Prozess, der eine administrative Belastung darstellen kann. Durch die Entlastung der Finanzabteilung für die Gehaltsabrechnung können sich diese Teams auf andere Schlüsselbereiche des Unternehmens konzentrieren, wie z. B. die Entwicklung von Finanzstrategien, die den Wettbewerbsvorteil des Unternehmens verbessern. 

2. Reduziert Kosten.

Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung hilft Unternehmen, Ausgaben zu minimieren und versteckte Kosten im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung zu identifizieren. Für alle, die international eingestellt werden möchten, reduziert dies das Risiko einer Fehlklassifizierung von Mitarbeitern, was zu möglichen Geldstrafen führen könnte. 

3. Verhindert Lohnfehler.

Durch die Einstellung von Fachkräften, deren alleinige Verantwortung die Gehaltsabrechnung ist, minimieren Sie das Risiko von Fehlern, verpassten Fristen, Auslassungen oder verspäteten Steuererklärungen. 

4. Erleichtert die grenzüberschreitende Compliance.

Laut dem 2023 Global Growth Report von G-P geben % der Führungskräfte an, dass der Aufbau globaler Teams Teil ihrer Geschäftsstrategie ist.66 Gehaltsabrechnungs-Outsourcing bietet die Tools, um eine globale Belegschaft konform zu entschädigen. Outsourcing-Anbieter bleiben mit den Arbeitsgesetzen und -vorschriften in Bezug auf Steuern, Sozialleistungen und Gehaltsabrechnung auf dem Laufenden und helfen Arbeitgebern, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und ihre Geschäfte mit Sicherheit zu erweitern.

5. Bietet eine nahtlose Kundenerfahrung. 

Viele Unternehmen, die qualitativ hochwertige Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Outsourcing-Unternehmen betreiben, arbeiten mit führenden Anbietern von Human Capital Management (HCM) zusammen, um einen nahtlosen Gehaltsabrechnungsprozess zu gewährleisten. Diese Partner haben eine nachweisliche Erfolgsbilanz, schaffen bei jedem Schritt eine mühelose Verbindung und bieten Unternehmen eine optimierte Erfahrung.

Was sind die Nachteile der Auslagerung der Gehaltsabrechnung?

Die Übergabe eines kritischen Prozesses wie der Gehaltsabrechnung an Dritte kann zu potenziellen Nachteilen führen, einschließlich Verlust der Kontrolle, Bedenken hinsichtlich der Vertraulichkeit, Koordinationsprobleme, Fehlkommunikation und die Möglichkeit von Fehlern. Um diese Risiken zu minimieren, sollten sich Unternehmen die Zeit nehmen, potenzielle Anbieter sorgfältig zu recherchieren.

1. Verlust der Kontrolle

Das Outsourcing Ihrer Gehaltsabrechnungsvorgänge an ein Drittunternehmen kann Ihre Kontrolle über Prozesse und den Zugriff auf Informationen einschränken. Dieser Mangel an Aufsicht kann es schwierig machen, Probleme schnell anzugehen und sicherzustellen, dass Ihre Gehaltsabrechnungspraktiken mit den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens übereinstimmen.

2. Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit

Wenn dem Outsourcing-Unternehmen keine angemessenen Sicherheitsmaßnahmen fehlen, könnten Datenschutzverletzungen und Sicherheitsvorfälle auftreten. Es ist wichtig, alle Gehaltsabrechnungsinformationen und Mitarbeiterdaten zu schützen, indem Vertraulichkeits- und Datenschutzrichtlinien mit dem Gehaltsabrechnungs-Outsourcing-Anbieter implementiert werden.

3. Herausforderungen bei der Koordination

Unternehmen müssen weiterhin Zeit aufwenden, um Aufgaben und Aktivitäten mit ihren Gehaltsabrechnungsanbietern zu koordinieren. Sie müssen auch fortlaufende Unterstützung leisten, um sicherzustellen, dass die Drittpartei die gewünschten Ergebnisse erzielt und Möglichkeiten für potenzielle Missverständnisse schafft.

4. Potenzial für unberechtigte Fehler

Wenn dem ausgewählten Outsourcing-Partner keine Erfahrung fehlt, kann dies zu potenziellen Fehlern und Strafen führen. Ein einfacher Tippfehler kann zu Zahlungsverzögerungen, steuerlichen Fehlberechnungen und fehlenden Gehaltsabrechnungsinformationen führen. 

5. Beschränkt auf einen Aspekt der globalen Beschäftigung

Während Gehaltsabrechnungs-Outsourcing-Unternehmen dazu beitragen, den Vergütungsprozess zu rationalisieren, gibt es andere wichtige Aspekte des Mitarbeiterlebenszyklus, die komplex und zeitaufwändig sein können und die Ihre internen Teams weiterhin verwalten müssen. Zum Beispiel erfordert die Einstellung, das Onboarding und die Verwaltung von Mitarbeitern in Übereinstimmung mit den lokalen Gesetzen ein tiefes Verständnis der Regeln des Arbeitsvertrags, der Datensicherheitsvorschriften, der einzigartigen Gesetze des Landes zu Kündigungen und vieles mehr. 

Hier wird die Partnerschaft mit EOR-Lösungen (Employer of Record) von Vorteil, da sie die Compliance gewährleisten und gleichzeitig den gesamten Umfang der Beschäftigung – einschließlich der Gehaltsabrechnung – abdecken und das gesamte Spektrum der administrativen Prozesse für Ihre Teams abwickeln.

6. Einrichtung der Entität

Sofern Sie nicht mit einem eingetragenen Arbeitgeber zusammenarbeiten, der die Notwendigkeit einer rechtlichen Präsenz im Land überflüssig macht, müssen Sie den kostspieligen und zeitintensiven Prozess der Einrichtung eines Unternehmens an Ihrem gewünschten Standort überstehen. Gehaltsabrechnungs-Outsourcing-Unternehmen kümmern sich um die Komplexität der Vergütung für deine Teams, aber deine Teams sind immer noch für die Einstellung, das Onboarding, die Compliance und die Einrichtung von Einheiten verantwortlich.

So wählen Sie das richtige Outsourcing-Anbieter für Gehaltsabrechnungen aus

Die Auswahl des richtigen Outsourcing-Anbieters für Gehaltsabrechnungen ist für einen reibungslosen und konformen Gehaltsabrechnungsprozess von entscheidender Bedeutung. Wenn Ihr Unternehmen nach dem richtigen Partner sucht, berücksichtigen Sie die folgenden Schlüsselfaktoren:

• Interne Kontrolle: Ein zuverlässiger Anbieter investiert in seinen Betrieb. Dies stellt sicher, dass sie organisiert sind, wodurch das Risiko von Datenverlust und Zahlungsfehlern reduziert wird.
• Beste Technologie: Der richtige Anbieter verwendet fortschrittliche Technologie und Software für kontinuierliche Gehaltsabrechnungsfunktionen.
• Compliance: Ein guter Lohn- und Gehaltsabrechnungsanbieter hält sich über sich ändernde Vorschriften auf dem Laufenden. Dies hilft Ihrem Unternehmen, die Einhaltung von Steuer- und Gehaltsabrechnungsgesetzen sicherzustellen, unabhängig vom Standort.
• Preisgestaltung: Die Kosten müssen mit den Zielen und Leistungserwartungen des Unternehmens übereinstimmen.
• Kundenservice: Ein starker Kundenservice ist entscheidend für ein erfolgreiches Outsourcing der Gehaltsabrechnung. Überprüfen Sie Kundenbewertungen und bitten Sie um Referenzen, um deren Unterstützung zu bewerten.

Vereinfachen Sie noch heute die globale Gehaltsabrechnung mit G-P.

Lassen Sie sich durch die Gehaltsabrechnung nicht von Ihren Plänen für globalen Erfolg abhalten. Ein erstklassiger Employer of Record (EOR) wie G-P geht über die Unterstützung länderspezifischer Lohn- und Gehaltsabrechnungsgesetze und -vorschriften hinaus. Unsere Suite an globalen Arbeitsprodukten und EOR-Lösungen wird durch das größte Team von HR- und Rechtsexperten unterstützt, um alles zu bieten, was Sie benötigen, um den gesamten Beschäftigungslebenszyklus zu rationalisieren. Neben komplexen HR-Aufgaben und einer sicheren Compliance in über 180 Ländern verwalten wir die globale Gehaltsabrechnung mit 99% Genauigkeit und der Flexibilität, Zahlungen in 150 Währungen zu tätigen. 

Der branchenführende Ansatz von G-P umfasst auch die Partnerschaft mit erstklassigen HCM- und Gehaltsabrechnungsanbietern, um Kunden überall die umfassendsten HR-Tech-Lösungen anzubieten. Gemeinsam bieten wir Ihnen Zugang zu den innovativsten Lösungen, geschäftskritischer Zuverlässigkeit, Compliance und nahtlosen Integrationen, um Sie in jeder Phase Ihrer globalen Wachstumsreise zu unterstützen – so können Sie sich auf die Skalierung Ihres Unternehmens konzentrieren.