Auftragnehmer vs. Mitarbeiter

Die Einstellung unabhängiger Auftragnehmer im Vergleich zu Mitarbeitern bestimmt Ihre steuerlichen Verantwortlichkeiten und rechtlichen Verpflichtungen. Für globale Unternehmen wirkt sich die Entscheidung auch auf die Markteintrittsgeschwindigkeit und die Flexibilität der Belegschaft aus. Es gibt viele Dinge, die Sie bei der Auswahl des richtigen Mitarbeitertyps für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten.

Was ist der Unterschied zwischen einem unabhängigen Auftragnehmer und einem Mitarbeiter?

Mitarbeiter arbeiten nach den Regeln eines Unternehmens, befolgen festgelegte Stunden und erhalten Leistungen. In den USA arbeitet der durchschnittliche Vollzeitmitarbeiter mindestens 40 Stunden pro Woche. Auftragnehmer arbeiten unabhängig, verwalten ihre eigenen Zeitpläne und erbringen Dienstleistungen im Rahmen eines Vertrags. Zu den wichtigsten Unterschieden zwischen Auftragnehmer und Mitarbeiter gehören:

• Rolle und Autonomie: Mitarbeiter arbeiten unter Aufsicht und Anleitung des Unternehmens. Der Arbeitgeber verwaltet die Arbeitszeiten und die Arbeitsmethoden, und seine Arbeit ist in den Kernbetrieb des Unternehmens integriert. Auftragnehmer arbeiten unabhängig und bestimmen, wie und wann die Arbeit auszuführen ist, und ihre Arbeit kann sich vom Kerngeschäft des Unternehmens unterscheiden. Sie können auch mit mehreren Kunden gleichzeitig arbeiten. 

• Arbeitsmittel und -ausrüstung: Arbeitgeber stellen den Mitarbeitern die notwendigen Werkzeuge und Ausrüstungen zur Verfügung, um ihre Arbeit auszuführen und Arbeitskosten zu erstatten. Unabhängige Auftragnehmer stellen ihre eigene Ausrüstung und Werkzeuge zur Verfügung und decken ihre Ausgaben ab. 

• Leistungen: Mitarbeiter erhalten Leistungen wie bezahlten Urlaub, Krankenversicherung und Altersvorsorge. Die meisten unabhängigen Auftragnehmer erhalten keine vom Unternehmen bereitgestellten Vorteile. Sie sind für ihre eigene Versicherungs- und Altersvorsorge verantwortlich.

• Rechtlicher Status: Mitarbeiter unterliegen den lokalen Arbeitsgesetzen und haben Anspruch auf die Rechte und Leistungen, die gemäß diesen Gesetzen gewährt werden. Der Arbeitgeber verwaltet Lohnsteuern, Sozialbeiträge und gesetzliche Leistungen. Unabhängige Auftragnehmer gelten als selbstständig und unterliegen nicht den Arbeitsgesetzen. Sie sind für ihre eigenen Steuern, Versicherungen und Compliance-Verpflichtungen verantwortlich.

Warum ein Mitarbeiter im Vergleich zu einem Auftragnehmer eingestellt werden sollte

Die Einstellung eines Mitarbeiters kann vorteilhafter sein, wenn Sie Stabilität und langfristiges Engagement benötigen. Mitarbeiter unterstützen die Geschäftskontinuität und tragen zur Unternehmenskultur bei. Priorisieren Sie die Einstellung eines Mitarbeiters für:

• Kerngeschäftsrollen: Positionen, die sich auf den täglichen Betrieb oder die Produktqualität auswirken, profitieren von einer konsistenten Aufsicht und Ausrichtung der Unternehmensprozesse.

• Zugriff auf sensible Daten: Mitarbeiter befolgen strengere Vertraulichkeits- und Sicherheitsprotokolle, was das Risiko von Datenschutzverletzungen verringert.

• Positionen mit Kundenkontakt: Diese Personen müssen Vertrauen aufbauen und sich an den Unternehmenswerten ausrichten.

• Regulierte Branchen: In den Bereichen Finanzen, Gesundheitswesen und Verteidigung tragen Vollzeitmitarbeiter dazu bei, branchenspezifische Compliance-Verpflichtungen zu erfüllen.

Langfristige Mitarbeiter erhalten fundierte Kenntnisse über Ihre Produkte, Prozesse und Kundenbeziehungen. Diese Expertise stärkt die Belastbarkeit bei Übergängen oder Marktstörungen. Mitarbeiter kommen auch mit Risikominderungs- und Compliance-Vorteilen:

• Klare Klassifizierung: Die Mitarbeiter passen in den meisten Ländern zu definierten rechtlichen Rahmenbedingungen, wodurch die Risiken der Fehlklassifizierung von Mitarbeitern reduziert werden.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Arbeitgeber können gesetzliche Verpflichtungen für Leistungen, Arbeitszeiten und Sicherheit am Arbeitsplatz erfüllen.

Stärkere Kontrolle der Arbeitsergebnisse: Arbeitsgesetze geben Arbeitgebern mehr Autorität über die Arbeitsmethoden, die Qualität und die Schulung der Mitarbeiter.

Warum ein unabhängiger Auftragnehmer im Vergleich zu einem Zeitarbeiter eingestellt werden sollte

Unabhängige Auftragnehmer und Zeitarbeitskräfte bieten Lösungen für kurzfristige Arbeitskräfte. Ein Zeitarbeiter wird für einen festen Zeitraum eingestellt. Sie arbeiten unter Ihrer Aufsicht und befolgen die Richtlinien Ihres Unternehmens. Sie unterscheiden sich von unabhängigen Auftragnehmern auf folgende Weise:

• Autonomie: Ein Zeitarbeiter arbeitet unter der Leitung des Arbeitgebers und befolgt etablierte Prozesse.

• Beschäftigungsstatus: Zeitarbeitskräfte stehen auf Ihrer Unternehmensabrechnung.

• Leistungen: Zeitarbeitskräfte haben je nach lokalen Gesetzen und Beschäftigungsdauer Anspruch auf gesetzliche Leistungen.

• Compliance: Unabhängige Auftragnehmer unterliegen ihren Vertragsbedingungen. Zeitarbeitskräfte unterliegen den lokalen Arbeits- und Beschäftigungsgesetzen.

• Kostenstruktur: Während unabhängige Auftragnehmer pro Projekt oder Arbeitsergebnis bezahlt werden, werden Zeitarbeitskräfte stündlich oder nach Gehalt bezahlt. Sie können ihnen Vorteile und Beiträge schulden.

• Flexibilität: Die Einstellung eines Auftragnehmers ermöglicht es Ihnen, einen neuen globalen Markt zu betreten, ohne dass Sie eine Vollzeitbeschäftigung benötigen.

Wie Länder Auftragnehmer gegenüber Mitarbeitern definieren

Auftragnehmer- und Mitarbeiterdefinitionen variieren je nach Land, aber viele Gesetze konzentrieren sich auf den Grad der Unabhängigkeit und der Geschäftsintegration. Die meisten Gerichtsbarkeiten wenden diese Tests an, um den Status zu bestimmen:

• Kontrolltest: Wer leitet, wie, wann und wo die Arbeit durchgeführt wird?

• Integrationstest: Ist der Mitarbeiter Teil des Kerngeschäfts?

• Ökonomischer Abhängigkeitstest: Verlässt sich der Arbeiter für den Großteil seines Einkommens auf einen Kunden?

• Verantwortung für Ausrüstung und Ausgaben: Wer stellt Werkzeuge zur Verfügung und deckt die Kosten ab?

In den USA verwenden die beiden primären Bundesbehörden, der Internal Revenue Service (IRS) und das Department of Labor (DOL), derzeit unterschiedliche Tests für die Klassifizierung von Arbeitnehmern, was zu unterschiedlichen Ergebnissen für denselben Arbeitnehmer führen kann. Der IRS bezieht sich auf den Beschäftigungsstatus für Bundessteuerzwecke. Der DOL-Test bestimmt den Beschäftigungsstatus gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA), der Mindestlohn und Überstunden regelt. Im Allgemeinen sollten Sie sich zuerst den DOL-Test ansehen. In den USA verwendet das IRS einen Drei-Kategorien-Test – Verhaltenskontrolle, Finanzkontrolle und Beziehungstyp – um Auftragnehmer und Mitarbeiter zu definieren. Derzeit wendet das US-Arbeitsministerium (Department of Labor, DOL) einen „Wirtschaftsrealitätstest“ an, der verschiedene Faktoren untersucht, um festzustellen, ob ein Arbeitnehmer für sich selbst oder abhängig von der einstellenden Firma geschäftlich tätig ist.

In der Europäischen Union (EU) konzentriert sich die Klassifizierung der Arbeitnehmer auf Kontrolle, Integration und Abhängigkeit. Länder wie Deutschland haben strenge Strafen für falsche Selbstständigkeit. Die Definitionen variieren im asiatisch-pazifischen Raum. Australien priorisiert Vertragsbedingungen, während Indien und Singapur sich auf die Aufsicht und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften konzentrieren. In Lateinamerika übernehmen die meisten Länder, einschließlich Brasilien und Mexiko, den Mitarbeiterstatus, es sei denn, Sie können einen eindeutigen Nachweis der Unabhängigkeit erbringen.

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Geschäftliche Auswirkungen

Eine Vertragsvorlage erfüllt nicht alle rechtlichen Standards, wenn Ihr Unternehmen in verschiedenen Ländern tätig ist. Befolgen Sie diese Best Practices, um Ihr Unternehmen konform zu halten:

• Führen Sie vor der Einstellung länderspezifische Klassifizierungsprüfungen durch.

• Passen Sie Verträge an die tatsächlichen Arbeitsbedingungen an.

• Pflege von Nachweisen, die Klassifizierungsentscheidungen unterstützen.

• Überprüfen Sie den Mitarbeiterstatus regelmäßig, wenn sich die Rollen weiterentwickeln.

Überlegungen zur Arbeitserlaubnis für internationale Auftragnehmer und Mitarbeiter

Die Sicherung der richtigen Arbeitsgenehmigungen für Ihre globalen Mitarbeiter sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft. Ohne die richtige Arbeitsgenehmigung können Sie mit Projektverzögerungen konfrontiert werden, Bußgelder auslösen und Ihre Fähigkeit, in Schlüsselmärkten zu arbeiten, beeinträchtigen.

Visa- und Arbeitserlaubnisanforderungen

Mitarbeiter benötigen in der Regel ein vom Arbeitgeber gesponsertes Arbeitsvisum , das an eine bestimmte Rolle und einen bestimmten Standort gebunden ist. Diese Genehmigungen können strenge Bedingungen wie Arbeitsverträge und Qualifikationsnachweise haben. 

Auftragnehmer können bestimmte Länder mit Visa für Geschäftsreisende für kurzfristige Aktivitäten (wie z. B. Teilnahme an Meetings oder Vertragsverhandlungen) betreten. Viele Gerichtsbarkeiten regeln streng, was zulässige „geschäftliche Besucher“-Aktivitäten darstellt, und die Durchführung tatsächlicher Arbeiten kann eine auftragnehmerspezifische Genehmigung oder sogar eine lokale Einheit erfordern. Ein Verstoß gegen diese Regeln kann zu Geldstrafen, Deportation oder Verboten führen. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land, und einige Märkte, wie die EU, erfordern eine zusätzliche Registrierung, selbst bei kurzen Aufenthalten. Es ist zu beachten, dass Auftragnehmer kein Arbeitsvisum benötigen, wenn sie von ihrem eigenen Land aus für ein internationales Unternehmen arbeiten.

Risiken der Nichteinhaltung

Die Einstellung von Personen ohne die richtige Genehmigung kann zu Bußgeldern, Rücksteuern, Visastornierungen und Reiseverboten führen. Sie können sogar Einschränkungen für zukünftige Sponsorings von Arbeitserlaubnissen erhalten. In schweren Fällen können Führungskräfte persönlich haftbar gemacht werden. Reputationsschäden können das Vertrauen der Kunden und die Moral der Mitarbeiter beeinträchtigen.

Wie EOR-Lösungen die globale Mobilität optimieren

Employer of Record (EOR)-Lösungen wie G-P EOR verwalten die Compliance, sodass Sie es nicht tun müssen. Ein EOR-Anbieter verfügt über landesspezifisches Fachwissen und reduziert das Risiko einer Fehlklassifizierung von Mitarbeitern. EORs kümmern sich um die Vorbereitung von Dokumenten und passen Prozesse an lokale Gesetze an, sodass dein Unternehmen Talente schnell und legal einstellen kann.

Risiken der Fehlklassifizierung internationaler Auftragnehmer und wie diese gemindert werden können

Unternehmen, die Arbeiter falsch einstufen, müssen mit Geldstrafen, rechtlichen Schritten und Reputationsschäden rechnen. International ist die Klassifizierung noch komplexer. 

In einigen Ländern, wie Frankreich, kann der falsch klassifizierte Arbeitnehmer Leistungen für Mitarbeiter in Anspruch nehmen. Wenn der falsch klassifizierte Mitarbeiter über ein Visum verfügt, das den Mitarbeiterstatus erfordert, kann das Unternehmen von der zukünftigen Einstellung in diesem Land ausgeschlossen werden.

Die Strafen hängen von der Größe Ihres Unternehmens, der Dauer der Fehlklassifizierung und davon ab, ob diese absichtlich war.

Gehen Sie wie folgt vor, um das Risiko zu reduzieren:

1. Überprüfen Sie die Arbeitsvorschriften, die für Ihr Team gelten.

2. Führen Sie regelmäßige Audits durch. 

3. Halten Sie Verträge klar und auf dem neuesten Stand.

4. Wenden Sie sich während des gesamten Prozesses an Rechts- und Personalexperten. 

Mit G-P™ können Sie sowohl internationale Mitarbeiter als auch Auftragnehmer schnell und konform einstellen.

Zahlungs- und Steuererwägungen für unabhängige Auftragnehmer vs. Mitarbeiter

Die Einstellung von Mitarbeitern im Ausland ist mit verschiedenen Steuerpflichten verbunden. In den meisten Ländern ist es beispielsweise erforderlich, dass Arbeitgeber Einkommenssteuer vom Lohn der Arbeitnehmer einbehalten. 

Sozialversicherung ist eine weitere Überlegung. Oft tragen Mitarbeiter, die international arbeiten, zum System in dem Land bei, in dem sie leben und arbeiten, und nicht in dem Land, in dem sie Bürger sind. Es ist selten, dass Mitarbeiter einen Beitrag zur Sozialversicherung für ein Land leisten, in dem sie nicht leben und arbeiten. Totalisierungsvereinbarungen, wie die zwischen den USA und dem Vereinigten Königreich, sollen eine doppelte Sozialversicherungsbesteuerung verhindern und dabei helfen, zu bestimmen, zu welchem System ein Mitarbeiter beitragen soll. 

Unternehmen können auch eine Betriebsstätte in Ländern auslösen, in denen sie einstellen. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen im Land steuerpflichtig ist, auch wenn Sie dort keine offizielle Niederlassung haben.

Viele Unternehmen stellen Auftragnehmer ein, um neue Märkte zu erschließen, ohne dass eine Vollzeitbeschäftigung erforderlich ist. Wenn Sie diesen Weg gehen, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Mitarbeiter gemäß den lokalen Arbeitsgesetzen klassifizieren.

Einstellung von Mitarbeitern und Auftragnehmern mit G-P

Während Auftragnehmer Flexibilität bieten, unterstützen Mitarbeiter die Betriebsstabilität und kulturelle Ausrichtung. Mit G-Pkönnen  Sie beide Arten von Mitarbeitern schnell und konform einstellen. 

Als  anerkannter Marktführer für globale Beschäftigung unterstützt G-P Unternehmen jeder Größe bei der Einstellung, Integration und Verwaltung globaler Teams in über 180 Ländern, unabhängig vom Status der Organisation.  UnsereAI-gestützten EOR- und Contractor-Produkte werden durch das größte Team von HR-, Rechts- und Compliance-Experten im jeweiligen Land unterstützt, um den gesamten globalen Beschäftigungslebenszyklus zu rationalisieren und zu vereinfachen. 

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