Wie Sie internationalen Betrug bei der Gehaltsabrechnung vermeiden können

Betrug bei der Gehaltsabrechnung ist wie eine undichte Wasserleitung. Zunächst ist der Schaden nur schwer zu erkennen oder scheint nicht groß zu sein. Aber mit der Zeit kann der Geldbetrag, den Diebe einem Unternehmen durch internationale Gehaltsabrechnungssysteme stehlen können, beträchtlich sein. In einem Beispiel konnte eine Frau während ihrer Beschäftigung fast $ von ihrem Arbeitgeber stehlen300,000. Obwohl der Papierpfad Verluste in Höhe von $ ergab300,000, schätzten die Staatsanwälte, dass die Frau mehr als drei Viertel einer Million Dollar von ihrem Arbeitgeber genommen haben könnte, beginnend mit dem Zeitpunkt, an dem sie zum ersten Mal beschäftigt war, 2010 und bis sie gekündigt wurde2013.

Gehaltsabrechnungsbetrug kann bei Unternehmen jeder Größe auftreten, ist aber besonders für kleine Unternehmen ein Risiko. In ihrem 2018 Bericht an die Nationen stellte die Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) fest, dass Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern mit mehr als doppelt so hoher Wahrscheinlichkeit Lohnbetrug erleben als größere Unternehmen. Lohnbetrug ist auch international. Es gab Berichte darüber, dass es bei Unternehmen auf der ganzen Welt vorgekommen ist. Das Verständnis des Risikos von Lohn- und Gehaltsabrechnungsbetrug und wie er auftritt, kann Ihrem globalen Unternehmen helfen, Maßnahmen zu ergreifen, um ihn zu verhindern.

Wie schwerwiegend ist Gehaltsabrechnungsbetrug?

Die Beträge, die Menschen ihren Arbeitgebern durch Lohnbetrugsprogramme stehlen können, sind in der Regel erheblich. In einem besonders bemerkenswerten Fall hat der Präsident eines Lohnverarbeitungsunternehmens, das Gehaltsabrechnungen und Zahlungen für andere Unternehmen abwickelte, Millionen US26-Dollar gestohlen. Ein weiteres Beispiel für Lohnbetrug kostete New York City Millionen USD600.

Die ACFE berichtet, dass etwa 7% aller Betrugsfälle Lohnbetrug sind und das durchschnittliche Unternehmen  etwa USD verliert63,000. Das typische Lohnbetrugsprogramm ist langanhaltend – die mediane Länge eines Programms beträgt etwa 30 Monate.

Da Lohn- und Gehaltsabrechnungsbetrug tendenziell eine Weile andauert, bevor er entdeckt wird, können Unternehmen, die davon betroffen sind, Schwierigkeiten haben, die verlorenen Gelder erstattet zu bekommen. Falls die Frau für schuldig befunden wird, etwa $ gestohlen zu haben300,000, beträgt der Betrag, den sie an ihren ehemaligen Arbeitgeber zurückzahlen muss, fast ein Drittel des Betrags, den sie während des Programms tatsächlich eingenommen hat.

Lohnbetrug betrifft auch unschuldige Zuschauer. Als der Präsident eines Lohnverarbeitungsunternehmens seinen Kunden Millionen von Dollar entwendete, waren die unmittelbar betroffenen Personen die Mitarbeiter der Kunden des verarbeitenden Unternehmens. Tausende von Mitarbeitern sind eines Morgens aufgewacht, um zu erfahren, dass ihre Gehaltsschecks von ihren Konten abgezogen wurden. In einigen Fällen führten die Abhebungen zu Überziehungen und den mit Überziehungen verbundenen Gebühren. Neben dem Verlust von Gehaltsschecks führte der Betrug auch dazu, dass Mitarbeiter des Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmens ihre Arbeitsplätze und eine Einkommensquelle verloren.

Unterschätzen Sie nicht die Auswirkungen von Lohnbetrug auf Ihr Unternehmen und die Menschen, mit denen Sie zusammenarbeiten. Ein schlechter Apfel kann sich ernsthaft auf den Ruf Ihres Unternehmens und die Fähigkeit, Zahlungen zu leisten, auswirken.

Wie es zu Lohn- und Gehaltsabrechnungsbetrug kommt

Es gibt mehrere Ursachen für internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnungsbetrug. Der Betrug kann auf Handlungen von Mitarbeitern eines Unternehmens oder vom Unternehmen selbst zurückzuführen sein. Laut der ACFE-Studie ist es in der Regel eine Person, die in der Buchhaltung oder administrativen Unterstützung arbeitet, wenn ein Mitarbeiter einen Lohnbetrug begeht. Obwohl Gehaltsabrechnungsbetrug von zwei oder mehr Personen begangen werden kann, ist normalerweise eine einzelne Person verantwortlich.

Zu den Arten internationaler Gehaltsabrechnungssysteme gehören:

• Ghost-Mitarbeiter: Ghost-Mitarbeiter erhalten einen Gehaltsscheck von einem Unternehmen, arbeiten aber nicht dort. In vielen Fällen existieren die Mitarbeiter nicht und haben nie für das Unternehmen gearbeitet. Es kann in bestimmten Fällen einfach sein, Geistermitarbeiter zu identifizieren. Einige Betrüger sind nicht sehr kreativ, wenn es darum geht, ihre fiktiven Mitarbeiter zu benennen. Sie können eine Variation ihrer eigenen Namen, einen Platzhalter wie „John Doe“ oder sogar etwas wie „X“ verwenden.
• Zeiterfassungsbetrug: Zeiterfassungsbetrug ist eine sehr häufige Form von Gehaltsabrechnungsbetrug. Ein Mitarbeiter kann die Zeit, die er berichtet, anpassen, um mehr Geld von seinem Arbeitgeber zu erhalten. Oft sind die Zeitbeträge klein genug, um eine Mitteilung nicht sofort zu erkennen. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter jeden Tag zusätzliche 15 Minuten zu seinen gemeldeten Stunden hinzufügen. Infolgedessen können sie in mehr als 40 Stunden pro Woche arbeiten und Überstundenzahlungen vom Arbeitgeber erhalten, auch wenn sie tatsächlich nicht so viele Stunden gearbeitet haben.
• Buddy-Punch-ins: Arbeitgeber, die Stempeluhren und Stempelkarten verwenden, können Lohnbetrug in Form von Buddy-Punch-ins erleben. Diese Art von Betrug kann unschuldig erscheinen. Ein Mitarbeiter, der sich verspätet, könnte beispielsweise einen freundlichen Kollegen bitten, seine Zeitkarte für ihn einzubuchen, damit es so aussieht, als ob er pünktlich zur Arbeit gekommen wäre. Aber es ist immer noch eine Form des Betrugs, da Mitarbeiter behaupten, auf der Uhr zu sein, wenn sie nicht wirklich am Arbeitsplatz sind.
• Fehlklassifizierung von Arbeitnehmern: Einige Arten von Lohnbetrug werden vom Arbeitgeber und nicht von den Arbeitnehmern begangen. Ein Beispiel ist die Fehlklassifizierung von Mitarbeitern oder Arbeitnehmern, um die Zahlung von Lohnsteuern oder -leistungen zu vermeiden. Arbeitgeber behandeln Mitarbeiter gelegentlich als unabhängige Auftragnehmer, auch wenn sie die Anforderungen der Definition nicht erfüllen. Ein weiteres Beispiel für eine Fehlklassifizierung von Arbeitnehmern liegt vor, wenn ein Arbeitgeber „unter dem Tisch“ bezahlt und überhaupt keine Steuerdokumente ausstellt.
• Lohnvorschüsse, die nicht zurückgezahlt werden: Mitarbeiter können von Zeit zu Zeit um Vorschüsse für ihr Gehalt bitten, wobei davon ausgegangen wird, dass sie die Vorschüsse zurückzahlen. Wenn die Vorauszahlung nicht zurückgezahlt wird, handelt es sich um Betrug. In einigen Fällen kann es sein, dass der Vorschuss nicht ordnungsgemäß von den Mitarbeitern der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfasst wird. Sie könnten es als Ausgaben und nicht als Vermögenswert auflisten. Alternativ kann es sein, dass das Gehaltsabrechnungsteam den Mitarbeiter nicht kontaktiert, um sicherzustellen, dass die Vorauszahlung zurückgezahlt wird.
• Betrügerische Lohnsätze: Ein weiteres Beispiel für Lohnbetrug ist, wenn Lohnsätze falsch gemeldet werden. Eine Person in der Lohn- und Gehaltsabrechnungsabteilung könnte den Stundenlohn eines Mitarbeiters nach oben anpassen, z. B. jemandem $21 pro Stunde statt $20, die er verdienen soll. Um eine Erkennung zu vermeiden, passen einige Mitarbeiter den Gehaltssatz für einen begrenzten Zeitraum an, z. B. nur ein paar Gehaltsschecks.
• Unbefugte Boni: Lohnbetrug kann auftreten, wenn jemand einem Mitarbeiter oder sich selbst ohne Genehmigung der entsprechenden Person oder Abteilung einen Bonuscheck ausstellt.
• Gefälschter Urlaub oder bezahlter Urlaub: Wenn ein Mitarbeiter bezahlten Urlaub geltend macht, wenn er nicht dafür berechtigt ist, oder bezahlten Urlaub nimmt, wenn er dies nicht tun sollte, handelt es sich um eine Form von Lohnbetrug.
• Gefälschte Quellensteuer: In einigen Fällen tritt Lohnbetrug auf, wenn Beträge, die vom Gehalt einer Person abgezogen werden sollten, nicht wie Steuern, Rentenbeiträge und Versicherungsleistungen. Das Unternehmen zahlt die Ausgaben jedoch weiterhin, was bedeutet, dass es im Laufe der Zeit einen erheblichen Geldbetrag verlieren kann.
• Gefälschte Ausgaben: Mitarbeiter mit Ausgabenkonten können Lohn- und Gehaltsbetrug begehen, indem sie Ausgaben geltend machen, die nicht arbeitsbezogen sind. Ein Mitarbeiter kann beispielsweise seine Familie zum Abendessen mitnehmen und die Kosten dafür übernehmen. Sie können auch eine falsche Quittung für einen Kauf erstellen, der nie stattgefunden hat.

Wie man Gehaltsabrechnungsbetrug erkennt und korrigiert

Einige Arten von Lohn- und Gehaltsabrechnungsbetrug können einfacher zu erkennen sein als andere. So kann es beispielsweise schwierig sein zu wissen, wie man Geistermitarbeiter identifiziert, wenn Ihr Unternehmen Niederlassungen auf der ganzen Welt hat. Sie können beispielsweise nicht wissen, wer genau in Ihrem Büro in Tokio arbeitet, wenn Sie in den USA ansässig sind. Eine Möglichkeit, Geister-Mitarbeiter zu erkennen, besteht darin, mit einem Dritten zusammenzuarbeiten, der Personen im Land für Sie hat. Ihre Drittpartei kann ein Ghosthunter sein, der sicherstellt, dass jeder, der einen Gehaltsscheck von Ihrem Unternehmen erhält, tatsächlich für das Unternehmen arbeitet. Die Drittpartei kann auch als professionelle Arbeitgeberorganisation fungieren, die alle Aspekte der Gehaltsabrechnung für Ihre internationalen Mitarbeiter verwaltet und eine weitere Sache von der Aufgabenliste Ihres Unternehmens entfernt.

Neben der Zusammenarbeit mit einer professionellen Arbeitgeberorganisation können Sie Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass jeder, der von Ihrem Unternehmen bezahlt wird, dort arbeitet und tatsächlich existiert. Referenzen zu kontaktieren und Hintergrundprüfungen potenzieller neuer Mitarbeiter durchzuführen, ist eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass sie real sind. Eine direkte Einzahlung für alle Mitarbeiter ist eine weitere Möglichkeit, das Risiko der Zahlung von Geistern zu reduzieren.

Sie können andere Arten von Gehaltsabrechnungsbetrug identifizieren, wie gefälschte Löhne, Arbeitszeittabellen und Ausgaben, indem Sie die Gehaltsabrechnung prüfen und überprüfen, bevor Sie Zahlungen leisten. Die Person, die die Gehaltsabrechnung überprüft und genehmigt, sollte nicht dieselbe Person sein, die sie bearbeitet. Die Person, die die Gehaltsabrechnung überprüft, sollte dafür verantwortlich sein, dass:

• Die geleisteten Arbeitsstunden entsprechen der erwarteten Anzahl von Stunden, die ein Mitarbeiter arbeiten sollte: Wenn ein Mitarbeiter mehr als 40 Stunden oder mehr als die Anzahl der Stunden arbeitet, für die er eingestellt wurde, sollte die Person, die die Gehaltsabrechnung überprüft, sich an den Vorgesetzten der Person wenden, um sicherzustellen, dass alles über dem Board liegt. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine Genehmigung zu erfordern, bevor ein Mitarbeiter eine Arbeitszeittabelle mit mehr als 40 Arbeitsstunden in einer Woche einreichen kann.
• Der Stundenlohn ist korrekt: Die Person, die die Gehaltsabrechnung überprüft, sollte den erwarteten Stundenlohn der Mitarbeiter mit dem tatsächlich erhaltenen Gehalt vergleichen. Bei Unstimmigkeiten sollten weitere Untersuchungen durchgeführt werden.
• Entsprechende Beträge werden einbehalten: Steuern und andere Einbehalte sollten von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter abgezogen werden. Wenn dies nicht der Fall ist, muss die Person, die die Gehaltsabrechnung überprüft, herausfinden, warum.
• Ausgaben sind angemessen: Die Person, die für die Prüfung oder Überprüfung der Gehaltsabrechnung verantwortlich ist, sollte auch alle von den Mitarbeitern geltend gemachten Ausgaben überprüfen und überprüfen, ob sie angemessen oder legitim sind. Die Überprüfung kann die Überprüfung von Belegen beinhalten, um sicherzustellen, dass die geltend gemachten Ausgaben mit den Belegen übereinstimmen. Die Ausgaben sollten auch arbeitsbezogen sein.

So verhindern Sie Gehaltsabrechnungsbetrug

Globaler Gehaltsabrechnungsbetrug muss Ihr Unternehmen nicht Hunderttausende von Dollar kosten. Wenn man weiß, wie man Lohn- und Gehaltsbetrug verhindert, kann dies dazu führen, dass er nicht mehr in den Griff kommt oder bevor er überhaupt beginnt. Hier sind Schritte, die Sie ergreifen können, um zu verhindern, dass Lohn- und Gehaltsabrechnungsbetrug Ihr Unternehmen beeinträchtigt.

• Überprüfen Sie alle gründlich, bevor Sie sie einstellen: Idealerweise werden die von Ihnen eingestellten Personen ehrlich und vertrauenswürdig sein. Das Screening neuer Mitarbeiter durch Überprüfung ihres strafrechtlichen Hintergrunds, die Überprüfung von Referenzen und die Bestätigung von Ausbildung und früheren Beschäftigungen wird Ihnen helfen, die Einstellung unehrlicher Personen zu vermeiden. Sie können den Screening-Prozess auslagern, wenn Sie Mitarbeiter international einstellen.
• Verwenden Sie elektrische Arbeitszeittabellen und erfordern Sie eine Genehmigung: Es ist für Mitarbeiter einfach, Arbeitszeittabellen auf Papier anzupassen, aber für sie schwieriger, elektrische Arbeitszeittabellen zu optimieren. Die Verwendung von elektrischen Arbeitszeittabellen und die Genehmigung der eingereichten Zeit durch den Vorgesetzten können dazu beitragen, gefälschte Berichte über geleistete Stunden zu verhindern.
• Verwenden Sie Biometrie, um Buddy-Punch-ins zu eliminieren: Wenn Sie von Kollegen verlangen, sich einzustempeln, wenn Sie eine physische Uhr verwenden, wird Buddy-Punch-ins verhindert. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Fingerabdrücke oder andere biometrische Daten zu verwenden, um die Identität eines Mitarbeiters zu überprüfen, bevor er einstempelt.
• Begrenzen Sie, wer auf Gehaltsabrechnungsdaten zugreifen kann: Je weniger Personen Zugriff auf die Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens haben und wer Anpassungen oder Änderungen daran vornehmen kann, desto besser. Die Beschränkung des Zugriffs auf die Gehaltsabrechnung reduziert das Risiko, dass jemand die geleisteten Arbeitsstunden oder die Vergütung anpasst.
• Erfordern einen zweiten Blick auf die Gehaltsabrechnungsberichte: Alle Gehaltsabrechnungsberichte sollten überprüft und genehmigt werden, bevor Zahlungen ausgestellt werden. Es sollte auch ein Prozess vorhanden sein, um Zahlungen zu pausieren und Korrekturen vorzunehmen, wenn Ungenauigkeiten festgestellt werden.
• Wissen Sie, worauf Sie bei der Überprüfung der Gehaltsabrechnung achten sollten: Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen keine Personen mit sehr ähnlichen Namen und identischen Adressen bezahlt. Seien Sie auch vorsichtig bei Zahlungen an Personen, die an derselben Adresse leben, oder Zahlungen, die an dasselbe Bankkonto für verschiedene Mitarbeiter geleistet werden.
• Ein System zur Identifizierung und Entfernung von gekündigten Mitarbeitern: Eine Möglichkeit, Zahlungen an Geistermitarbeiter, insbesondere an Personen, die nicht mehr für Ihr Unternehmen arbeiten, zu verhindern, besteht darin, Datensätze oder Dateien zu kennzeichnen, nachdem ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat. Eine markierte Datei sollte keine Zahlungen mehr erhalten.
• Scheckzahlungen eliminieren: Gehaltsabrechnungsbetrug ist einfacher zu begehen, wenn Papierschecks involviert sind. Bei Direktüberweisung wird jede Zahlung auf ein Bankkonto gesendet. Sie können überprüfen, ob die Kontoinformationen korrekt sind und dem entsprechenden Mitarbeiter gehören. Falls erforderlich, können Sie gesendete Zahlungen stornieren, wenn Sie vermuten, dass Betrug im Spiel ist.
• Eine Null-Toleranz-Politik etablieren: Sie können Betrug verhindern, indem Sie eine Null-Toleranz-Politik etablieren. Wenn Sie die Mitarbeiter über die Regeln und die möglichen Konsequenzen eines Lohnbetrugs informieren, kann dies verhindern, dass die Mitarbeiter dies tun.

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