Wenn Ihr Unternehmen gerade dabei ist, eine neue Niederlassung in einem anderen Land zu eröffnen oder seine Marktreichweite international zu erweitern, sollten Sie möglicherweise zusätzlich zu oder anstelle der Versendung bestehender Mitarbeiter in das neue Land lokale Mitarbeiter einstellen. Eine der Entscheidungen, die Sie treffen müssen, ist die Einstellung der Mitarbeiter, die in Ihren internationalen Niederlassungen als Mitarbeiter oder Auftragnehmer arbeiten werden. Es gibt bemerkenswerte Steuerunterschiede zwischen unabhängigen Auftragnehmern und Mitarbeitern sowie andere kritische Unterschiede.
Um rechtliche Herausforderungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihr globales Wachstum so reibungslos wie möglich verläuft, erfahren Sie mehr über den Unterschied zwischen einem Mitarbeiter und einem Auftragnehmer und wie Sie beide klassifizieren können.
Internationale Mitarbeiter- und Auftragnehmerunterschiede
Wenn Ihr Unternehmen sich entscheidet, mit einer Person zusammenzuarbeiten, müssen Sie entscheiden, ob Sie und Ihr neuer Mitarbeiter eine Mitarbeiter-Arbeitgeber-Beziehung oder eine Unternehmens-Auftragnehmer-Beziehung haben. Es ist für Unternehmen oft kostengünstiger, mit Auftragnehmern zu arbeiten als mit Vollzeitmitarbeitern, was die Idee, Arbeiter als Auftragnehmer zu klassifizieren, attraktiv macht.
Es gibt jedoch oft finanzielle Konsequenzen, wenn Ihr Unternehmen einen Mitarbeiter falsch klassifiziert. In den USA haben der Internal Revenue Service (IRS) und das Department of Labor (DOL) Regeln dazu, wer als Auftragnehmer im Vergleich zu einem Mitarbeiter klassifiziert werden kann. Obwohl die genauen Unterschiede zwischen den beiden und den Regeln zur Klassifizierung von Land zu Land unterschiedlich sein können, können Sie im Allgemeinen anhand der folgenden Punkte feststellen, ob die Person, die Ihr Unternehmen einstellen möchte, unter die Kategorie Auftragnehmer oder Mitarbeiter fällt:
- Autonomie: Eine entscheidende Frage bei der Entscheidung, ob Sie Mitarbeiter oder Auftragnehmer einstellen, ist, wie unabhängig sie sind. Internationale Auftragnehmer erbringen häufig Dienstleistungen für mehrere Unternehmen gleichzeitig. Sie haben in der Regel mehrere Kunden und verbringen nicht ihre gesamte Arbeitszeit mit einem einzigen Unternehmen. Auftragnehmer legen in der Regel ihre eigenen Zeitpläne fest und konzentrieren sich auf die Gewinne und das Wohlbefinden ihres eigenen Unternehmens anstatt auf die Gewinne und das Wohlbefinden Ihres Unternehmens.
- Kontrolle: Eine weitere Unterscheidung zwischen Auftragnehmern und Mitarbeitern ist die Menge der Kontrolle, die ein Unternehmen über die Handlungen der Arbeitnehmer hat. In den USA definiert das IRS Arbeitnehmer als Mitarbeiter, wenn das Unternehmen, für das sie arbeiten, Verhaltenskontrollen über das hat, was sie tun. Wenn Ihr Unternehmen den Mitarbeitern sagt, wo sie arbeiten sollen, wann sie ihre Arbeit erledigen sollen und wie sie es tun sollen, sind sie höchstwahrscheinlich Mitarbeiter. Auftragnehmer haben mehr Kontrolle über den Prozess der Ausführung der Arbeit.
- Verbrauchsmaterialien: Wenn ein Unternehmen unabhängige Auftragnehmer einstellt, stellen diese Mitarbeiter häufig ihre eigenen Verbrauchsmaterialien und Ausrüstungen zur Verfügung. Alle Kosten, die den Auftragnehmern entstehen, wie Reisekosten oder Materialeinkäufe, liegen in ihrer Verantwortung. Andererseits kaufen Unternehmen in der Regel Geräte wie Laptops oder mobile Geräte, die Mitarbeiter verwenden können. Wenn Mitarbeiter nicht mehr für das Unternehmen arbeiten, müssen sie die Ausrüstung normalerweise zurückgeben.
- Vorteile: Die Vorteile, die ein Unternehmen Mitarbeitern bietet, beeinflussen auch die Art der Beziehung, die sie haben. Oft erhalten Mitarbeiter Leistungen wie Krankenversicherung und Altersvorsorge von Arbeitgebern. Unabhängige Auftragnehmer müssen in der Regel ihre eigenen Krankenversicherungs- und Altersvorsorgepläne bereitstellen.
- Zahlungsprozess: Wie ein Unternehmen Mitarbeiter bezahlt, unterscheidet sich oft, je nachdem, ob es sich um Auftragnehmer oder Mitarbeiter handelt. Mitarbeiter werden per Gehaltsabrechnung bezahlt, und das Unternehmen muss oft Steuern einbehalten. Der genaue Betrag und die Art der einbehaltenen Steuern variieren von Land zu Land. Auftragnehmer stellen normalerweise eine Rechnung an ein Unternehmen. Sie sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass sie ihre eigenen Steuern zahlen. Das Unternehmen wird keine Steuern für sie einbehalten.
Warum einen internationalen unabhängigen Auftragnehmer im Vergleich zu einem Zeitarbeiter einstellen?
Ein weiterer bemerkenswerter Unterschied zwischen unabhängigen Auftragnehmern und Mitarbeitern ist die Länge der Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Mitarbeiter. Aufgrund der finanziellen und zeitlichen Kosten für die Einstellung von Mitarbeitern hoffen viele Unternehmen, dass ihre Mitarbeiter so lange wie möglich in ihrem Unternehmen bleiben werden. Wenn ein Unternehmen jemanden benötigt, um eine Aufgabe auszuführen oder ein Projekt auf einer begrenzteren Basis abzuschließen, arbeitet es oft mit Auftragnehmern zusammen.
Es gibt auch die Möglichkeit, Zeitarbeitskräfte einzustellen. Wenn zum Beispiel ein Unternehmen zum ersten Mal in ein neues Land vordringt, kann es sinnvoll sein, ein temporäres Team zur Verfügung zu haben, das bei der Umstellung hilft oder die Arbeiter am neuen Standort auf den neuesten Stand der Unternehmenskultur und -richtlinien bringt.
In diesem Fall versuchen Sie möglicherweise zu entscheiden, ob Ihr Unternehmen einen Auftragnehmer, wie einen unabhängigen Unternehmensberater oder einen Zeitarbeiter, einstellen sollte. Zu den Vorteilen der Zusammenarbeit mit einem Auftragnehmer gehören geringere Ausgaben und weniger Verwaltungsaufwand seitens Ihres Unternehmens, da Auftragnehmer für ihre eigenen Steuern und andere Kosten verantwortlich sind. Wenn die Beziehung beendet ist, ist es einfacher, Wege zu trennen.
Wenn Sie Mitarbeiter einstellen, auch Zeitarbeitskräfte, ist die Beziehung langlebiger und Ihr Unternehmen engagiert sich stärker für die Mitarbeiter. Es kann schwieriger sein, Beziehungen am Ende des Projekts zu beenden.
Warum einen internationalen Mitarbeiter im Vergleich zu einem Unterauftragnehmer einstellen?
Die Zusammenarbeit mit einem Auftragnehmer ist in bestimmten Kontexten sinnvoll, z. B. wenn Sie eine Person für ein einzelnes Projekt benötigen oder auf einer begrenzten Basis. Wenn Ihr Unternehmen jedoch plant, langfristig in einem Land tätig zu sein, ist es sinnvoller, internationale Mitarbeiter einzustellen, anstatt sich auf Auftragnehmer zu verlassen.
Normalerweise ist ein Faktor, der bestimmt, ob es angemessener ist, Mitarbeiter einzustellen, die Beziehung, die die Mitarbeiter zu Ihrem Unternehmen haben. Wenn Sie Mitarbeiter benötigen, die wesentliche Aufgaben ausführen, wie z. B. die Leitung des Kundenserviceteams oder die Verwaltung der Bücher und Finanzunterlagen Ihres Unternehmens, müssen Sie Mitarbeiter einstellen.
Auch die Einstellung von Mitarbeitern anstelle von Auftragnehmern ist sinnvoll, wenn Ihr Unternehmen eine Präsenz in einem Land aufbauen möchte. Wenn Sie lokale Mitarbeiter anwerben, profitieren Sie von deren Kenntnis des Landes und seiner Kultur. Da sie für Ihr Unternehmen arbeiten und die Vorteile der Beschäftigung genießen, wie z. B. bezahlte Freizeit, ein festes Gehalt und Krankenversicherungen, können Sie sich darauf verlassen, dass sie Ihrem Unternehmen treu sind.
Die Einstellung von Mitarbeitern anstelle von Auftragnehmern ermöglicht es Ihrem Unternehmen auch, Fehlklassifizierungsstrafen zu vermeiden. Manchmal entscheiden sich Unternehmen für die Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern, weil sie glauben, dass sie dadurch Geld sparen oder den Papierkram reduzieren können. Wenn jedoch eine Regierungsbehörde oder Arbeitsabteilung die Beziehung Ihres Unternehmens zu einem Auftragnehmer überprüft und feststellt, dass sie näher an der des Arbeitnehmers und nicht des Auftragnehmers liegt, kann dies zu Geldstrafen für Ihr Unternehmen führen oder andere Arten von Strafen verhängen.
Wie Länder Auftragnehmer gegenüber Mitarbeitern definieren
In den USA gibt es drei Hauptaspekte, die bei der Entscheidung, ob ein Mitarbeiter oder Auftragnehmer eingestellt werden soll, zu berücksichtigen sind: die Beziehung, die finanzielle Kontrolle und die Verhaltenskontrolle. In anderen Ländern gibt es auch Regeln, die festlegen, wie Mitarbeiter und Auftragnehmer einzustufen sind. Wenn Ihr Unternehmen die Eröffnung für Geschäfte in einem neuen Land plant, möchten Sie die Regeln in diesem Land kennen und verstehen, wie sich die Regeln auf Ihr Unternehmen auswirken.
Häufig sind die Unterschiede zwischen Auftragnehmern und Mitarbeitern und die Kriterien, die zur Bestimmung der Klassifizierung einer Person verwendet werden, von Land zu Land ähnlich. Zum Beispiel betrachtet Australien Menschen als Auftragnehmer, wenn sie ihr eigenes Geschäft führen, ihre eigenen Tools und Materialien verwenden und ihre eigenen Gebühren verhandeln. Mitarbeiter in Australien arbeiten für jemand anderen. Der Arbeitgeber zahlt die Löhne des Mitarbeiters und kontrolliert, wie, wo und wann der Mitarbeiter arbeitet.
Auftragnehmer in Kanada haben die Kontrolle darüber, wie, wo und wann sie arbeiten. Das Unternehmen, mit dem der Auftragnehmer zusammenarbeitet, muss keine Steuern einbehalten oder eine Beschäftigungsversicherung (EI) abschließen. Auftragnehmer in Kanada haben mehr Autonomie als Mitarbeiter, übernehmen aber auch mehr Risiko, wenn sie Arbeit verlieren.
Die genauen Definitionen und Regeln für Auftragnehmer variieren in der gesamten Europäischen Union leicht, aber in der Regel arbeiten Auftragnehmer unabhängig und lassen ihre Steuern nicht von Unternehmen einbehalten.
Risiken der Fehlklassifizierung internationaler unabhängiger Auftragnehmer
Die Einstellung unabhängiger Auftragnehmer kann als die günstigere und einfachere Option erscheinen als die Einstellung von Mitarbeitern – anstatt Ihr Unternehmen mit den Arbeits- und Steuergesetzen eines Landes vertraut zu machen, weisen Sie diese Verantwortlichkeiten den Auftragnehmern zu, die Sie einstellen.
Es ist jedoch wichtig, dass Sie Mitarbeiter nur dann als Auftragnehmer klassifizieren und behandeln, wenn sie alle Kriterien erfüllen, um als Auftragnehmer betrachtet zu werden. Unternehmen, die Arbeiter falsch einstufen, müssen mit Strafen und erheblichen rechtlichen Problemen rechnen.
Wenn Sie sich zum Beispiel entscheiden, Auftragnehmer in einem neuen Land einzustellen, aber die Art Ihrer Geschäftsbeziehung näher an der des Arbeitnehmers liegt, können die Auftragnehmer Ihr Unternehmen melden. Wenn das Gericht im neuen Land mit den Auftragnehmern einverstanden ist, müssen Sie sie als Mitarbeiter neu einstufen. Ihr Unternehmen ist für die Einbehaltung von Steuern, die Zahlung von Sozialleistungen und die Einhaltung aller anderen Mitarbeiterregeln im Land verantwortlich. Möglicherweise müssen Sie auch Steuern und Leistungen zurückzahlen, was sehr kostspielig sein kann.
Lohn- und Steuererwägungen für unabhängige Auftragnehmer
Die Steuer- und Gehaltsabrechnungspflichten Ihres Unternehmens können je nach Standort des unabhängigen Auftragnehmers variieren. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise seinen Sitz in den USA hat und Auftragnehmer mit Sitz in den USA beauftragt, müssen Sie wahrscheinlich am Ende des Steuerjahres ein Formular 1099 an die Auftragnehmer ausstellen. Das Formular 1099 listet den Betrag auf, den Sie den Auftragnehmern im vergangenen Jahr gezahlt haben.
Sie müssen nicht 1099s an Auftragnehmer ausgeben, die außerhalb der USA leben, auch wenn sie für Ihr Unternehmen arbeiten. Die Ausnahme besteht, wenn der Auftragnehmer, der die Arbeit ausführt, ein US-Bürger ist. Wenn Sie mit Auftragnehmern arbeiten, die im Ausland leben, aber Staatsbürger der USA sind, müssen sie dennoch US-Einkommenssteuern zahlen und sollten ein Formular 1099 von Ihrem Unternehmen erhalten.
Unabhängig davon, wo sich die unabhängigen Auftragnehmer befinden oder welchen Staatsbürgerschaftsstatus sie haben, muss Ihr Unternehmen von den Zahlungen, die Sie an sie leisten, keine Sozialversicherungs-, Medicare- oder Einkommenssteuer einbehalten. Auftragnehmer sind dafür verantwortlich, ihre Steuern selbst zu zahlen.
Überlegungen zur Arbeitserlaubnis für internationale Auftragnehmer und Mitarbeiter
Wenn Ihr Unternehmen entscheidet, Auftragnehmer oder Mitarbeiter einzustellen, die bereits in dem Land leben und arbeiten, in das Sie ziehen, müssen Sie sich wahrscheinlich keine Sorgen darüber machen, Arbeitsgenehmigungen zu erhalten oder Visa für sie zu arrangieren. Es ist eine andere Geschichte, wenn Sie planen, Auftragnehmer oder Mitarbeiter aus Ihrem Heimatland an den neuen Standort zu schicken. In diesem Fall müssen sie über die entsprechenden Genehmigungen und Visa verfügen, bevor sie im Land arbeiten können.
Die Regeln unterscheiden sich für Auftragnehmer und Mitarbeiter. Ihr Unternehmen kann Mitarbeiter sponsern und deren Genehmigungen arrangieren, aber Sie können keine unabhängigen Auftragnehmer sponsern. Wenn Sie sich entscheiden, Auftragnehmer einzustellen, besteht Ihre beste Option darin, Personen einzustellen, die bereits über die entsprechende Dokumentation und den entsprechenden Status für das Land verfügen, in dem Sie eingestellt werden.
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