Wichtige Erkenntnisse
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Der Leitplan: Bei Compliance geht es nicht nur um die Einhaltung der Regeln, sondern auch um den Aufbau eines Rahmenwerks, das das Unternehmen und seine Mitarbeiter schützt.
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Einstellungsgrundlage: Fehler in der Einstellungs- und Onboarding-Phase können kostspielige Risiken verursachen. Beginnen Sie damit, die Art der Arbeitsbeziehung zu identifizieren.
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Klarheit des Vertrags: Der US-Standard „at-will“ ist eine globale Ausnahme. Viele Länder verlangen konforme schriftliche Verträge in der Landessprache, daher ist das Vertragsmanagement unerlässlich.
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Leistungsschutz: Gut dokumentiertes Leistungsmanagement (einschließlich Leistungsverbesserungspläne oder PIPs) ist die beste rechtliche Verteidigung gegen Ansprüche wegen unrechtmäßiger Kündigung.
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Offboarding-Präzision: Außerhalb der USA sind obligatorische Kündigungsfristen oder gerichtliche Genehmigungsprozesse üblich, was bedeutet, dass eine gerichtsbarkeitsspezifische Planung erforderlich ist.
Lernen Sie Tiffany Cruz kennen, eine erfahrene Arbeitsanwältin bei G-P , die ihre ingenieurtechnische Perspektive in die Komplexität globaler Arbeitskräfte einbringt. Ein analytischer Geist, der von jahrelanger Technik und der chaotischen Welt des Arbeitsrechts gehoben wurde – sie wurden füreinander geschaffen.
Vom Maschinenraum zum Gerichtssaal
Tiffany dachte, sie würde Patentrecht verfolgen, fand aber eine tiefere Leidenschaft für das Arbeitsrecht – ein dynamisches Gebiet, in dem Vorschriften, menschliches Verhalten und kommerzielle Strategie interagieren und kollidieren. Sie beschreibt das Arbeitsrecht als „die Live-Version einer Seifenoper“, einschließlich des sehr realen menschlichen Dramas im Herzen jedes Arbeitsplatzes.
Ihre Mischung aus technischer und juristischer Expertise prägt ihren Ansatz und war genau das, was sie brauchte, um die globale Beschäftigung anzugehen.
Für diejenigen, die neu in der globalen Compliance sind, schlägt Tiffany vor, den Mitarbeiterlebenszyklus in drei Phasen aufzuteilen: Einstellung, Leistungsmanagement und Offboarding. Beginnen wir mit der Einstellung.
Ihre Grundlage: konforme Einstellung und Onboarding
Laut Tiffany bestimmt die Art und Weise, wie Sie ein Arbeitsverhältnis beginnen, dessen Erfolg oder Risikostufe. Sie warnt, dass „Fehler, die während des Einstellungs- und Onboarding-Prozesses gemacht werden, langfristige, kostspielige Konsequenzen haben können“. Ihr Fokus liegt auf der Risikominderung vom ersten Tag an.
Mitarbeiter oder Auftragnehmer? Immer doppelt prüfen.
Einer der häufigsten Compliance-Fehler ist die Fehlklassifizierung. Auftragnehmer bieten Flexibilität, aber Tiffany ist klar: „Die rechtlichen Tests für diese Klassifizierung sind streng und variieren je nach Gerichtsbarkeit.“
Sie fordert Unternehmen auf, über die Stellenbezeichnung hinauszublicken und die wahre Natur der Beziehung zu überprüfen. Berücksichtigen Sie die Kontrolle über die Arbeitszeiten, die bereitgestellte Ausrüstung und die Teamintegration.
Tiffanys Rat: Die Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung und der Personalabteilung für eine gründliche Bewertung ist eine Investition, die „Ihr Unternehmen vor finanziellen und rechtlichen Problemen auf dem Weg“ schützen kann.
Wenn Sie Stunden diktieren, die Tools bereitstellen und sie in Ihr Team integrieren, „ qualifizieren sie sich wahrscheinlich als Mitarbeiter“. Fehlklassifizierungen können „monumentale Auswirkungen auf Ihr Unternehmen“ haben, einschließlich staatlicher Strafen, Verbindlichkeiten für Rückvergütungen, unbezahlter Leistungen und Überstunden. „Sie möchten sicherstellen, dass Sie sich die Zeit nehmen, die Sie brauchen, um nicht nur die Rechts- und Personalabteilung zu bewerten, sondern auch mit dem einstellenden Manager zu sprechen.“
Gehaltstransparenz verändert sich
Von Ontario bis zur EU erstrecken sich die Gesetze zu Lohngleichheit und Transparenz über die globalen Märkte. „Sie sind in verschiedenen Namen, in verschiedenen Staaten, Städten und Ländern erhältlich, aber das sollten Sie im Hinterkopf behalten. Sie haben sich wirklich gelöst“, erklärt Tiffany.
Immer mehr Länder verlangen von Arbeitgebern, dass sie eine gutgläubige Gehaltsspanne in Stellenausschreibungen angeben. Sie merkt an, dass in Ontario die neue Gesetzgebung nun einschränken wird, wie breit diese Bereiche sein können.
Tiffanys Rat: „Compliance erfordert einen proaktiven, gut dokumentierten Ansatz.“ Sie empfiehlt, „in gutem Glauben an eine Vergütungsspanne für Ihre Stellenausschreibungen zu denken“. Die Dokumentation, wie diese Zahlen ermittelt werden, hilft Unternehmen, gutgläubig zu zeigen, auch wenn sich die Budgets später ändern.
Sehen Sie sich Ihren Arbeitsvertrag an
In den USA ist in den meisten Bundesstaaten eine willkürliche Beschäftigung die Norm. Aber Tiffany weist darauf hin: „Das ist nicht der globale Standard.“
Ein schriftlicher Vertrag ist oft eine gesetzliche Anforderung auf der ganzen Welt, nicht nur eine bewährte Praxis. Lokale Arbeitsgesetze schreiben alles vor, von den erforderlichen Klauseln bis zur Unterzeichnungsmethode. „Manche Länder verlangen Nassunterschriften, andere hingegen qualifizierte digitale Signaturen“, erklärt Tiffany.
Es lohnt sich auch, Sprache zu erwähnen. „Viele Länder verlangen, dass Verträge in der Landessprache abgeschlossen werden“, bemerkt sie. Zum Beispiel muss der Vertrag in Quebec auf kanadischem Französisch ausgestellt sein und diese Version hat die rechtliche Befugnis. „Wenn Sie etwas in der englischen Version haben, das nicht in der französischen Version von Quebec enthalten ist, dann haben Sie vielleicht ein Problem, weil was durchsetzbar ist? Die Landessprache.“
Tiffanys Rat: „Sie möchten zweisprachige Verträge haben. Wie machen Sie das? Sie erstellen nur zwei Spalten innerhalb eines Vertrags und stellen sicher, dass alles, was in der Landessprache ist, auch in der englischen Version ist.“ Das Vertragsmanagement ist „einer der wichtigsten Schritte, die Sie ergreifen können“, um die Durchsetzbarkeit zu schützen.
Behalten Sie das Leistungsmanagement im Auge
Leistungsmanagement bedeutet, schwierige Gespräche zu führen. An diesem Punkt treffen Management, Kommunikation und rechtliche Compliance aufeinander – und das kann es besonders schwierig machen.
Aus rechtlicher Sicht rät Tiffany, dass „konsistentes und dokumentiertes Leistungsmanagement Ihre beste Verteidigung gegen unrechtmäßige Kündigungsansprüche ist.“
Sie schlägt vor, dass Manager eine Reihe von Zielen festlegen und zeitnahes, konstruktives Feedback geben. „Manager sollten dieses Gespräch mündlich mit den Mitarbeitern führen und schriftlich nachfassen. Warum? Zum einen verdauen Menschen Informationen anders – es ist großartig, Feedback zu wiederholen.“
Wenn die Leistung weiter abnimmt, empfiehlt Tiffany einen Plan zur Leistungsverbesserung (Performance Improvement Plan, PIP). Sie sagt, PIPs sollten „ein echter Versuch sein, dem Mitarbeiter zum Erfolg zu verhelfen, nicht nur ein Schritt in Richtung Kündigung“.
Tiffanys Rat: „Wenn sie [Manager] die Person, die gemäß der Stellenbeschreibung oder anderen Dingen, die sie besprochen haben, erbringt, nicht sehen, sollten sie dieses [PIP]-Gespräch mit den Arbeitern führen und es schriftlich nachverfolgen.“
Ein gut erstellter PIP zeigt, dass das Unternehmen „dem Mitarbeiter eine faire Chance gegeben hat, die Erwartungen zu erfüllen“. Und eine klare Dokumentation zeigt, dass die potenzielle Kündigungsentscheidung auf Leistungsproblemen und nicht auf diskriminierenden Motiven beruhte.
Offboarding (und wie man es einfacher macht)
Die Kündigung ist nie einfach, aber „wie Sie damit umgehen, hat erhebliche rechtliche Auswirkungen“, betont Tiffany. Und der Prozess unterscheidet sich rund um den Globus.
In den meisten US-Bundesstaaten kann das Beschäftigungsverhältnis jederzeit aus rechtmäßigen Gründen gekündigt werden. Tiffany warnt: „Sie wollen, dass es aus einem rechtmäßigen Grund ist.“ Es kann niemals diskriminierend sein.
Außerhalb der USA ist eine weitere Geschichte. Dort „betreten Sie die Welt der Kündigungsfristen.“ In Ländern wie Kanada und in ganz Europa sind Arbeitgeber „gesetzlich verpflichtet, eine bestimmte Menge an Benachrichtigung oder Zahlung anstelle einer Benachrichtigung zu leisten, bevor sie einen Mitarbeiter kündigen.“ Dieser Zeitraum hängt „oft von der Beschäftigungsdauer des Mitarbeiters ab“, daher müssen Arbeitgeber die gesetzlichen Anforderungen kennen, bevor sie mit dem Prozess beginnen.
Zu sagen, dass diese Hinweise wichtig sind, ist eine Untertreibung. Die Nichtbereitstellung kann „zu einem unrechtmäßigen Kündigungsanspruch führen, der viel teurer sein kann als die ursprüngliche Mitteilungszahlung“. In einigen Regionen ist es keine einfache Zahlung: „Es ist gar nicht so einfach, einfach zu sagen: „Hey, ich werde Sie bezahlen.“ Arbeitgeber an Orten wie den Niederlanden „müssen vor Gericht gehen, um die Genehmigung für Kündigungen einzuholen“.
Tiffanys Rat: „Ein effektives Offboarding erfordert eine sorgfältige Planung und ein tiefes Verständnis der lokalen Gesetze, um zu vermeiden, dass eine Standardgeschäftsentscheidung in einen langwierigen Rechtsstreit umgewandelt wird.“
Sie haben die Grundlage. Lassen Sie eine EOR alles zusammenbringen.
Tiffany betrachtet globale Compliance als ein Unternehmen, das nie wirklich endet. Es ist „ein kontinuierlicher Prozess des Lernens und der Anpassung“. Ihre Perspektive, geprägt von ihrem technischen Hintergrund, lehrte sie, „komplexe Herausforderungen als zu verstehende und zu optimierende Systeme zu sehen“.
Sie empfiehlt Unternehmen, einen ähnlichen Ansatz für den globalen Mitarbeiterlebenszyklus anzuwenden. Unterteilen Sie es in die Kernphasen (Einstellung, Management und Offboarding) und „wenden Sie in jeder Phase strenge, länderspezifische Compliance-Praktiken an“, um ein geschütztes globales Team aufzubauen.
Aber Sie müssen die Komplexitäten nicht alleine angehen. G-P EOR minimiert die Kosten, Komplexität und das Risiko einer globalen Beschäftigung. Damit kannst du Top-Talente in über 180 Ländern einstellen, einarbeiten und verwalten, ohne Unternehmen einzurichten. Wir kümmern uns um alle Angelegenheiten der Compliance, damit Sie Ihr Team mit absolutem Vertrauen aufbauen können.
Tiffanys Rat: „Sie können mit einer EOR wie zusammenarbeiten G-P. Wir übernehmen diese schöne Aufgabe. Wir haben Spaß damit. Wir haben Experten dafür, weil es sich um einen Schwerlast handelt .“
Wenn Sie das globale Workforce Management aus den Augen verlieren möchten, nehmen Sie G-P EOR für einen Spin: „Damit Sie sehen können, dass es wirklich bahnbrechend ist.“
