EOR frente a soluciones de entidades para contratación global

Con las presiones económicas en aumento a nivel mundial, las empresas están utilizando el empleo global para diversificar los flujos de ingresos y lograr un crecimiento estratégico. 

Existen dos formas principales de contratar a nivel mundial: trabajar con empleadores registrados (Employers of Record, EOR) o establecer una entidad local. La decisión depende de sus necesidades y prioridades comerciales únicas. Esta guía explicará las diferencias entre las EOR y las entidades para ayudarlo a tomar una decisión informada.

El modelo EOR

Una EOR emplea legalmente a profesionales en nombre de otra compañía. Este modelo le permite contratar en cualquier lugar y construir una fuerza laboral global sin establecer entidades legales en cada país. Las EOR gestionan el cumplimiento de las leyes laborales y de empleo locales y manejan la nómina, los impuestos, los beneficios y otros procesos de RR. HH. El uso de una EOR agiliza todo el ciclo de vida laboral y le permite enfocarse en las actividades comerciales principales. 

El modelo de entidad global

Establecer una entidad legal es el enfoque tradicional para el empleo global. Existen dos tipos principales de entidades:

1. Subsidiaria: Una entidad legal operativa independiente de la cual la empresa matriz tiene propiedad total o parcial. La subsidiaria es responsable de su propio cumplimiento, pero la compañía matriz puede estar protegida de responsabilidades, según las leyes y reglamentaciones locales. La inversión de la empresa matriz en la subsidiaria está en riesgo si se producen problemas de cumplimiento. 
   

2. Sucursal: en lugar de ser una entidad legal distinta, una sucursal es una oficina internacional registrada desde la que la organización matriz utiliza para hacer negocios. La compañía matriz conserva la responsabilidad total por el cumplimiento.  

La configuración de la entidad global es un proceso extenso que implica:

• Investigar el mercado y el panorama regulatorio

• Elegir un tipo de entidad

• Registrarse e incorporarse con las autoridades locales

• Obtención de licencias y permisos

• Abrir una cuenta bancaria local.

• Establecimiento de procesos de RR. HH. y nómina  

• Garantizar el cumplimiento continuo de las leyes laborales, impositivas y laborales

EOR frente a entidad global: comparación lado a lado

Las EOR y las entidades globales tienen sus propios beneficios y sirven a las empresas de manera diferente. Así se comparan en términos de tiempo de configuración, complejidad, costo, flexibilidad y riesgos de cumplimiento. 

Las EOR le brindan un fácil acceso a los mercados globales. Con una EOR, puede comenzar a incorporar empleados de inmediato. No tiene que incorporar, aprender las leyes laborales y de empleo de cada país ni navegar por las complejidades de la nómina y los impuestos. Las EOR gestionan estas responsabilidades mientras proporcionan experiencia local y apoyo continuo al cumplimiento. 

Si está buscando la aceptación de las partes interesadas para la escala global, la comodidad de trabajar con una EOR puede ayudarlo a presentar un argumento sólido. El enfoque de la entidad global es más complejo y lleva mucho tiempo, lo que requiere que usted:

• Investigar las leyes y reglamentaciones locales.

• Alinear la documentación y los procesos legales con los estándares de cumplimiento.

• Navegue por la nómina, los impuestos y otras funciones de RR. HH. en una nueva ubicación.

• Asumir la responsabilidad legal del empleo.

EOR frente al costo de configuración de la entidad

Tanto el modelo de entidad como el modelo EOR vienen con gastos que debe tener en cuenta en su presupuesto. 

Las EOR generalmente cobran un cargo para cubrir sus servicios. Este cargo es un monto fijo o un porcentaje del salario del empleado.

Los gastos de configuración de la entidad global incluyen:

• Tarifas de registro: crear una entidad local implica tarifas de registro, honorarios legales y honorarios contables. Los costos exactos dependen del país de constitución.

• Gastos operativos: los gastos recurrentes incluyen espacio de oficina, servicios públicos y salarios para los miembros del equipo local de RR. HH., legal y financiero.  

• Gastos de cumplimiento fiscal: Las entidades locales son responsables de preparar y presentar declaraciones de impuestos, así como de administrar el IVA cuando corresponda. 

• Honorarios de auditoría: Las auditorías de cumplimiento y financieras son importantes para mantener a la entidad en línea con los requisitos locales. 

• Multas potenciales: asumir la responsabilidad por el cumplimiento significa aceptar el riesgo financiero de errores, como errores de impuestos sobre la nómina, violaciones de inmigración y clasificación errónea de los empleados.

Teniendo en cuenta todos los gastos, una EOR es la solución más rentable para el empleo y la expansión globales.

Comparación de la entidad frente a la administración y flexibilidad de EOR

Establecer una entidad le da un control total sobre sus operaciones y empleados. También es totalmente responsable del cumplimiento y las inversiones financieras en la infraestructura de la entidad. Esto le brinda flexibilidad en la gestión diaria, pero mejora los riesgos y limita su capacidad de escalar rápidamente hacia arriba o hacia abajo.

Una EOR también le da control sobre sus operaciones y decisiones relacionadas con los empleados, como ascensos y despidos. La diferencia principal es que las EOR manejan el cumplimiento, la nómina y la administración de beneficios, para que usted pueda expandirse y minimizar sus riesgos. 

Al utilizar la infraestructura de entidad de la EOR, tiene la flexibilidad de escalar hacia arriba o hacia abajo según sea necesario.

Ya sea que utilice una EOR o establezca una entidad global, deberá planificar el cumplimiento en áreas como las siguientes: 

• Ley de empleo: Debe cumplir con los requisitos locales para contratos de empleo, condiciones laborales, beneficios y procedimientos de despido.

• Cumplimiento de nómina: la administración de nómina implica retener los impuestos correctos y realizar todas las contribuciones necesarias del empleador.  

• Protección de datos: los países tienen diversas protecciones de privacidad de datos, incluidas las normas para la recopilación y el almacenamiento de datos .

• Inmigración: las visas y los permisos de trabajo garantizan que todos los empleados de su empresa tengan el derecho legal de trabajar.

Las entidades locales pueden conllevar más riesgos legales que trabajar con una EOR si no se gestionan adecuadamente. Una EOR de primer nivel cuenta con un equipo de expertos legales y de RR. HH. para navegar por requisitos de cumplimiento complejos, para que no tenga que hacerlo.

Si establece una entidad global, asegúrese de que su equipo interno de RR. HH. tenga el tiempo, las herramientas y el conocimiento para mantenerse al tanto de las obligaciones de cumplimiento en evolución.

Desafíos en la gestión de entidades globales 

Durante muchos años, establecer una entidad legal era la forma predeterminada de expandirse globalmente. Surgieron soluciones de EOR para simplificar la carga administrativa, de cumplimiento y financiera de los sistemas de gestión de entidades globales. 

1. Desafíos del marco de cumplimiento con entidades globales

Establecer una entidad global requiere navegar por las leyes laborales y de empleo y los requisitos fiscales que varían entre países. Las brechas de cumplimiento no detectadas pueden provocar multas costosas y daños a la reputación. Mantener una entidad requiere experiencia local y un monitoreo minucioso de los cambios regulatorios. 

Una EOR hace todo esto por usted y proporciona las habilidades, el apoyo y la tecnología para mitigar los riesgos de cumplimiento. 

2. Desafíos de la carga de trabajo administrativa con la configuración de la entidad

Administrar las funciones internacionales de nómina, beneficios y RR. HH. crea grandes cargas administrativas. Con una entidad legal, tendrá que manejar todos estos procesos mientras cumple con los estándares locales de protección de datos.

Una EOR protege la productividad en las actividades comerciales principales al agilizar las tareas administrativas para operaciones globales eficientes.

3.  Desafíos de gestión financiera con la gestión de entidades

Las entidades legales tienen que navegar por los tipos de cambio fluctuantes, las regulaciones fiscales variables y los diversos requisitos de presentación de informes. Una EOR puede guiarlo a través de estas complejidades y proporcionarle la infraestructura que necesita para agilizar la gestión financiera en los mercados globales. 

Cuándo usar una EOR frente a una entidad

Considere estos tres factores para decidir si una EOR o una entidad global es la mejor para su empresa:

1. Objetivos comerciales: ¿Tiene un compromiso a largo plazo con este mercado o región?

2. Presupuesto y recursos: ¿Tiene los recursos para cubrir los diversos gastos de la gestión de una infraestructura de entidad en el país? ¿O está buscando un punto de entrada más asequible con tarifas predecibles?

3. Tolerancia al riesgo: ¿Puede gestionar los riesgos de cumplimiento y los desafíos administrativos por su cuenta? ¿O preferiría que un equipo de expertos locales gestionara estas responsabilidades por usted?

Cuándo elegir una EOR

Una EOR es la mejor solución si usted:

• Necesidad de minimizar los riesgos y limitar la exposición a la responsabilidad en entornos legales desconocidos

• Desea probar nuevos mercados mientras mantiene la agilidad

• Planifique contratar empleados en varias regiones u operar en varios países simultáneamente

• Desea reubicar a los empleados en otro país

• Prefiero gastos predecibles

Cuándo establecer una entidad

Establecer una entidad global es mejor si usted:

• Tener un compromiso a largo plazo con un mercado específico

• Tener los recursos para absorber gastos iniciales más altos y gastos mensuales variables

• Puede gestionar las tareas de RR. HH. y las tareas administrativas internamente

• Operar dentro de ciertas industrias reguladas que requieren que una entidad legal opere en el país

Si su empresa planea establecer una entidad local, puede utilizar una EOR como solución temporal mientras completa el proceso de configuración. O bien, puede reducir una entidad global y hacer la transición fácilmente a una EOR para optimizar las funciones de RR. HH. y simplificar el cumplimiento.

¿Cuáles son los factores 3 clave a considerar al cambiar de una entidad global a una EOR?

Se requiere una planificación y ejecución detalladas al hacer la transición de una entidad global a una EOR. Para garantizar una transición exitosa, es esencial buscar la experiencia de un proveedor de EOR líder en la industria. Los factores clave a considerar antes de realizar el cambio incluyen:

Elegir cuidadosamente al socio adecuado

“Tener una EOR que se preocupa por su fuerza laboral marca la diferencia”, dijo Kathryn Barnes, asesora legal sénior de G-P , “ya que esto se traduce en que sus empleados sigan confiando en usted, lo que en última instancia significa continuar su empleo con usted, garantizar que aún tenga una fuerza laboral mañana”. La primera decisión crucial para las empresas es seleccionar una EOR que trate a los miembros del equipo con cuidado y empatía. Las empresas deben asegurarse de que la EOR pueda manejar la cantidad de profesionales contratados y facilitar una transición sin problemas.

Hacer las preguntas correctas

Antes de finalizar un acuerdo con una EOR, es importante llevar a cabo la diligencia debida, principalmente haciendo preguntas específicas sobre el nivel de orientación y apoyo proporcionado a los miembros del equipo, como:

• ¿Tiene la EOR equipos de RR. HH. y legales con experiencia local para guiar a los profesionales y garantizar operaciones que cumplan con las normas?

• ¿Cómo puede la EOR garantizar que los miembros del equipo se clasifiquen de manera conforme?

• ¿Cómo puede la EOR garantizar pagos salariales oportunos y precisos, y qué otros aspectos de la compensación recibirán los profesionales?

Obtención del consentimiento del miembro del equipo

En varios países, las leyes exigen el consentimiento de los miembros de su equipo antes de que se pueda realizar una transferencia a una EOR. Las empresas corren el riesgo de perder talentos valiosos si el socio de la EOR no está equipado para lidiar con aspectos clave de la gestión del equipo, como contratos de empleo, beneficios y transacciones de nómina sin problemas.

Una vez que se haya realizado una transición exitosa a una EOR, las empresas obtendrán la flexibilidad para entrar y salir de los mercados con facilidad, lo que puede ser muy beneficioso en tiempos de incertidumbre o crisis. A diferencia de la carga inicial de una entidad, las EOR garantizan que la reducción de tamaño y el cambio de mercados de contratación futuros se puedan realizar rápida y fácilmente.

Por qué confiar en G-P

Como líder reconocido en empleo global, G-P ayuda a empresas de todos los tamaños a construir y gestionar equipos globales en más de 180 países sin la necesidad de establecer nuevas entidades. Nuestros productos de empleo global y soluciones de EOR líderes en la industria están respaldados por el equipo más grande de expertos en RR. HH., legales y de cumplimiento en el país para agilizar y simplificar todo el ciclo de vida de empleo global.

Hemos ayudado a cientos de clientes a alcanzar sus objetivos de empleo globales con facilidad. Por ejemplo, apoyamos a Karger Publishers para escalar a 15 países, al tiempo que garantizamos el pleno cumplimiento de las leyes laborales en cada ubicación.

Construir equipos globales de manera rápida y en cumplimiento con G-P

Para las empresas que buscan un fácil acceso a nuevos mercados con cumplimiento integrado y cero conjeturas legales, una EOR es la mejor opción. 

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