IR35 règles au Royaume-Uni : un guide pour les entreprises

Principaux enseignements

• La réalité du travail dicte le statut fiscal : en vertu de l’article IR35, l’accord de travail quotidien d’un professionnel détermine son obligation fiscale, quel que soit l’intitulé de son poste ou son contrat.

• Les employeurs assument la charge juridique : les moyennes et grandes entreprises doivent évaluer activement le statut de sous-traitant ou faire face à de graves sanctions HMRC pour erreur de classification.

• Mises à jour des seuils : l’ augmentation des seuils de taille de l’entreprise reclassera de nombreuses entreprises comme petites d’ici l’année d’imposition 2027/28 , transférant IR35 responsabilités à l’intermédiaire de l’entrepreneur.

• Les outils d'IA rationalisent la conformité : G-P Contractor™ automatisent les contrôles de classification et réduisent les risques financiers et juridiques liés à l'engagement des talents britanniques.

Au Royaume-Uni,la taille de votre entreprise définit comment IR35 s’applique à votre équipe, et avec l’entrée en vigueur de nouveaux seuils, vos obligations peuvent changer. 

Ce guide décompose les règles, explique ce qui change et vous montre comment garder une longueur d’avance sur les réglementations de conformité du Royaume-Uni .

Qu’est-ce que IR35 ?

IR35 décrit comment les sous-traitants sont imposés lorsqu’ils travaillent par l’intermédiaire de leur propre entreprise, souvent appelée société de services personnels (PSC).

La règle est simple. Les sous-traitants « qui travaillent comme des employés » ont des contributions d’impôt sur le revenu et d’assurance nationale (NIC) appliquées à leurs revenus. Un sous-traitant « travaille en tant qu’employé » lorsque l’accord ressemble étroitement à celui d’un employé régulier, même s’il est sur papier, il est engagé par le biais de sa propre société anonyme ou intermédiaire.

Cela implique généralement des facteurs tels que :

• L’entreprise contrôle comment, quand et où le travail est effectué.

• L’entrepreneur est intégré à l’entreprise (par ex., utilise l’équipement de l’entreprise, assiste aux réunions du personnel, figure sur les listes du personnel).

• Il existe une obligation permanente pour l’entreprise de fournir des travaux et pour l’entrepreneur de les accepter (mutualité de l’obligation).

• L’entrepreneur ne peut pas envoyer de remplaçant pour effectuer le travail.

Comment cela vous affecte-t-il ?

Votre équipe décide du statut IR35 de chaque sous-traitant. Les sous-traitants au sein de IR35 exigent des déductions d’impôts et d’assurances nationales « pay-as-you-earn » (PAYE).

Ne vous trompez pas et les coûts s’additionnent rapidement. Votre équipe sera responsable des taxes impayées, des NIC de l’employeur et des employés, des intérêts et des pénalités HM Revenue & Customs (HMRC). Une atteinte à la réputation peut en résulter.

Nouvelles règles IR35 expliquées

IR35 règles hors paie se sont développées au fil du temps pour combler les lacunes dans la manière dont les entrepreneurs sont taxés et classés.

Un aperçu rapide de l’évolution de IR35

Par le passé, les entrepreneurs décidaient de leur propre statut IR35 . Cela a créé des incohérences et laissé de la place pour la sous-déclaration. Le gouvernement britannique a modifié cette approche pour améliorer la conformité et assurer une fiscalité précise.

3 changements que votre équipe doit connaître

• Avril 2021 : Responsabilité transférée aux clients.
  
  Les moyennes et grandes entreprises du secteur privé sont devenues responsables de la détermination du statut IR35 des entrepreneurs avec lesquels elles travaillent. Cette loi alignait les règles du secteur privé avec celles déjà en place pour le secteur public depuis le 2017.Les équipes
  
  RH devaient évaluer le statut de l’entrepreneur, émettre des déclarations de détermination du statut (SDS) et appliquer le traitement fiscal approprié si nécessaire.

• Avril 2025 : les seuils de taille de l'entreprise ont changé.
  
  Les seuils de taille de l'entreprise ont changé Avril 2025 et affecteront de nombreuses entreprises à partir de l'année fiscale 2027/28 . 

Les mises à jour IR35 redéfinissent ce qui est considéré comme une petite entreprise. Une entreprise est considérée comme petite si elle répond à au moins deux des critères suivants :

• Chiffre d’affaires annuel de 15 millions EUR ou moins

• Total du bilan inférieur ou égal à 7.5 millions EUR

• 50 employés ou moins

• 2027 avril : les modifications entrent en vigueur.

Davantage d’entreprises seront qualifiées comme petites sous ces nouveaux seuils. 

Il se peut que votre équipe n’ait plus besoin de gérer la conformité IR35 dans ces cas-là. L’intermédiaire de l’entrepreneur sera chargé de déterminer le statut IR35 .

Ce que cela signifie pour votre équipe

Le statut IR35 varie en fonction de la taille de votre entreprise et des mises à jour réglementaires.

Un changement de classification qui comporte un risque de conformité. De nombreuses équipes utilisent la technologie pour garder une longueur d’avance sur les révisions de politique. Par exemple :

Voici Celeste
Celeste est directrice des RH pour une société de technologie américaine avec une succursale au Royaume-Uni.

Les nouveaux seuils IR35 de Avril 2025 reclassifier sa société de moyenne à petite pour l’année fiscale 2027/28 . Voyons comment elle pourrait gérer cela :

Celeste économise des semaines de travail juridique et de saisie manuelle des données avec G-P, ce qui lui permet de se concentrer sur la mise à l’échelle de son équipe mondiale.

Qui est affecté par les changements IR35  ?

IR35 affecte toute entreprise qui engage des sous-traitants par le biais d’intermédiaires.

Facteurs influençant la classification des sous-traitants

Votre équipe doit évaluer la relation de travail réelle. Les intitulés de poste et les contrats ne déterminent pas le statut IR35 .

Un sous-traitant entrera dans l’intérieur de IR35 lorsque vous :

• Définir les heures de travail fixes.

• Diriger comment, quand et où le travail est terminé.

• Fournir des outils et des équipements.

• Engager l’entrepreneur de manière exclusive.

• Ne laissez pas un remplaçant terminer le travail.

Un entrepreneur tombera en dehors de IR35 lorsqu’il :

• Contrôler la façon dont ils fournissent le travail.

• Travailler avec plusieurs clients.

• Utilisez leurs propres outils et équipements.

• Définissez leur propre calendrier.

• Assumer le risque financier.

Votre rôle dans la détermination du statut

Votre équipe est chargée d’évaluer le statut IR35 lorsque votre entreprise atteint les seuils de taille. Vous devez :

• Émettre une FDS :
  Votre équipe doit documenter chaque décision et la partager avec le sous-traitant et les parties concernées.

• Prendre des précautions raisonnables :
  Votre équipe doit faire preuve d’une approche cohérente et bien documentée de la classification.

• Gérer les litiges :
  votre équipe doit répondre à tous les défis dans les 45 jours.

Les entreprises classées comme petites n’assument pas cette responsabilité. Dans ces cas, l’intermédiaire de l’entrepreneur détermine le statut IR35 .

Pourquoi les changements IR35 sont-ils importants pour les employeurs ?

IR35 erreurs coûtent de l’argent et vous exposent à des risques à long terme.

Pénalités pour les entreprises et les entrepreneurs

Votre équipe devient responsable lorsque HMRC identifie une classification incorrecte.

Cela signifie payer :

• Impôt sur le revenu et NIC impayés

• Les portions fiscales de l’employeur et de l’employé

• Intérêts et pénalités HMRC

Une mauvaise classification peut également entraîner des conséquences plus larges. Votre équipe peut avoir besoin de couvrir les coûts d’emploi antidatés tels que les congés payés, les différences de salaire minimum et les cotisations de retraite.

Les litiges juridiques et les atteintes à la réputation ont un impact sur votre capacité à vous développer et à embaucher dans le pays, et votre activité au Royaume-Uni pourrait créer un risque d’établissement permanent, ce qui entraîne des pénalités fiscales supplémentaires pour les entreprises.

Les entrepreneurs qui font partie de l’expérience du statut IR35  :

• Réduction de la rémunération à emporter à domicile

• Protections limitées de l’emploi

• Pas d’avantages sociaux complets pour les employés

Les différends concernant le statut IR35 avec le HMRC créent également une pression financière et administrative.

Comprendre la responsabilité

Votre entreprise est entièrement responsable de la conformité IR35 lorsque vous êtes classé comme moyen ou grand. Vous devez évaluer chaque sous-traitant, documenter vos décisions et appliquer des processus cohérents.

Le fait de ne pas faire preuve de diligence raisonnable fait peser sur votre entreprise l’entière charge des paiements impayés et des cartes réseau. Le HMRC poursuit activement IR35 litiges et émet fréquemment des questionnaires de conformité pour examiner les effectifs hors paie. 

Lisez notre guide d’embauche au Royaume-Uni pour comprendre comment embaucher et gérer des équipes en toute conformité.

Meilleures pratiques pour la conformité IR35

La conformité IR35 nécessite une surveillance continue. Votre équipe doit évaluer, documenter et surveiller chaque relation avec les sous-traitants.

Utiliser les bons outils

Les entreprises modernes utilisent la technologie pour rester conformes.

• Outil CEST du HMRC  :
  l'outil CEST (Check Employment Status for Tax) aide les entreprises à déterminer leur statut et à faire preuve d'une attention raisonnable pendant le processus d'évaluation.

• IA agentique pour la conformité RH  :
  les outils standard ne sont pas suffisants pour les équipes mondiales. Des solutions avancées telles que Gia et G-P Contractor utilisent l’IA pour vérifier les contrats des sous-traitants par rapport au droit du travail britannique local. Ces outils signalent automatiquement les risques de classification erronée et créent des documents légalement approuvés en quelques minutes.

Étapes d’évaluation de vos sous-traitants

1. Suivez les seuils de surveillance de la taille de votre entreprise
   avant l'année fiscale 2027/28 pour rester prêt.

2. Standardiser la documentation SDS
   Chaque sous-traitant a besoin d’une décision IR35 documentée. Vous devez prouver que vous avez pris des précautions raisonnables pour effectuer chaque évaluation, enregistrer le résultat et le partager dans toute la chaîne d’approvisionnement.

3. Former les responsables du recrutement
   Les conditions de travail quotidiennes déterminent le statut IR35 . Votre équipe doit comprendre ce qui déclenche une classification interne IR35 , par exemple : la dictée des heures fixes, la fourniture de l’équipement de l’entreprise ou la direction des flux de travail.

4. Surveiller les relations avec les sous-
   traitants Un sous-traitant opérant en dehors de IR35 peut s’intégrer davantage à votre équipe au fil du temps, ce qui peut avoir un impact sur son statut. Examiner les arrangements de manière cohérente et ajuster les classifications lorsque les modèles de travail changent.

Un processus cohérent et bien documenté réduit les risques et protège contre une exposition fiscale inattendue.

Comment G-P Contractor peut-on aider

G-P Contractor utilise la classification des travailleurs basée sur l’IA pour identifier les risques et s’intègre directement aux systèmes tels que Workday et SAP SuccessFactors. Il offre à votre équipe une visibilité instantanée et des conseils de conformité clairs, le tout en un seul endroit.

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