Le recrutement d’équipes internationales et la mise en place d’une gestion de la paie mondiale sont une étape définitive pour votre entreprise : vous augmentez votre portée potentielle, vos revenus et votre croissance future. Cependant, certaines entreprises choisissent d’apprendre au fur et à mesure plutôt que de payer les employés internationaux de manière conforme dès le départ.
Selon le Global Payroll Management Institute (GPMI), la gestion de la paie mondiale est l’une des « tâches les plus complexes concernant l’expansion à l’étranger ».
Victory aime se préparer, et une partie de la victoire lorsque l’embauche d’employés mondiaux atteint la conformité. Pour atteindre la conformité, vous devez apprendre :
- La différence entre la rémunération des employés locaux et internationaux.
- Les défis liés à la gestion de la paie internationale.
- Comment assurer la gestion de la paie internationale.
- Vos options pour la gestion de la paie internationale.
- Prenez le temps de passer en revue chaque étape avant de mettre en place un système de gestion de la paie internationale. Bien comprendre tout ce que cela implique et connaître toutes les possibilités qui s’offrent à vous, voilà ce qui fait la différence entre une entreprise qui réussit et une autre qui échoue sur la scène internationale.
Qu’ est-ce que la paie mondiale ?
La gestion de la paie internationale consiste à payer vos employés internationaux en toute conformité dans leurs pays respectifs. Les employés effectuant le même travail dans différents pays recevront une masse salariale différente. En fonction du pays, une gestion de la paie internationale conforme implique :
D’effectuer les déductions fiscales obligatoires
L’impôt sur le revenu est la norme dans la plupart des pays, y compris l’impôt fédéral sur le revenu et l’impôt régional/étatique sur le revenu. L’un des aspects les plus importants de la gestion de la paie internationale consiste à s’assurer que vous comprenez toutes les lois fiscales locales.
En évitant de faire l’objet d’enquêtes, d’audits et de pénalités, vous conservez une bonne image auprès des autorités locales et vous vous assurez que les ressortissants nationaux savent que vous êtes un employeur sérieux capable d’attirer les meilleurs talents.
[bctt tweet=« Les employés qui effectuent le même travail dans différents pays recevront une rémunération différente. » nom d’utilisateur=« globalpeo »]
Payer la sécurité sociale
Obligatoire pour les employés dans la plupart des pays, les charges de la sécurité sociale varient d’un pays à l’autre. En France, par exemple, la charge moyenne est de 45 pour cent, tandis que l’Afrique du Sud ne fait payer aucune cotisation de sécurité sociale aux employeurs.
Dans certains pays, aussi bien les employeurs que les employés doivent verser des cotisations à la sécurité sociale. En Autriche, en revanche, les cotisations de sécurité sociale sont payées en partie par l’employeur et l’employé.
Fournir des prestations obligatoires
Outre les avantages que vous souhaitez offrir à vos employés internationaux, les employeurs doivent proposer des avantages obligatoires dans certains pays. Au Mexique, les employeurs doivent payer la sécurité sociale et les soins de santé publics de leurs employés.
En Allemagne, les cotisations de retraite représentent 18.6 pour cent du salaire brut de l’employé, l’employeur et l’employé en payant chacun la moitié.
Comment votre entreprise peut-elle gérer la paie mondiale ?
Selon GPMI, il existe quatre étapes fondamentales concernant la gestion de la paie internationale.
1. Stratégie de gestion de la paie internationale
L’établissement d’une stratégie claire doit être la première étape du processus afin de mieux garantir le succès. Lors de la mise en place d’une stratégie, vous devez tenir compte des éléments suivants :
- Conformité
- Technologie et processus
- Efficacité
- Évolutivité
Avoir une stratégie permet de s’assurer que toute l’équipe de gestion de la paie sait comment procéder et où se situe l’entreprise.
2. Gestion de la paie internationale
Une fois que vous avez défini votre stratégie, il convient de mettre en place un ensemble de règles et de limites. Selon GPMI, « la gestion de la paie internationale nécessite une solide structure de gouvernance pour garantir le contrôle et la conformité, le respect des lois et réglementations internationales, ainsi que des normes internes, externes et non financières. »
3. Modèle opérationnel de gestion de la paie internationale
Un modèle opérationnel porte sur la fonction réelle de votre gestion de la paie internationale. Cela implique :
- Technologie : désigne toutes les plateformes que vous utiliserez pour gérer votre paie.
- Utilisation des données : déterminez comment les données des employés seront conservées et les détails de sécurité.
- Tiers : si vous travaillez avec des prestataires de services de paie, vous devez décrire ce que la relation implique, comment vos employés doivent communiquer avec eux et quelles étapes doivent suivre les employés.
- Méthodes de travail : cela implique l’approche de votre entreprise en matière de paie et des détails plus spécifiques sur le moment où les employés de chaque pays seront payés et comment.
4. Activités liées à la gestion de la paie internationale
Cela comprend les activités préalables à la paie, l’exécution de la paie et le suivi de la paie. Il s’agit de processus fondamentaux auxquels participent les professionnels de la gestion de la paie. Parmi les autres procédures, citons les examens des risques et des contrôles, la gestion opérationnelle et les initiatives d’amélioration continue.
La protection des données et de la vie privée est un aspect important de vos activités internationales. Dans le monde numérique d’aujourd’hui, les entreprises doivent mettre l’accent sur la protection des données.
Quels sont les défis liés à la mise en place de la gestion de la paie mondiale ?
Selon Forbes et le prestataire en gestion de la paie ADP, les entreprises peuvent être confrontées à cinq défis importants en matière de gestion de la paie internationale.
1. La Conformité :
Sans aucun doute, le défi le plus complexe lors de la rémunération des employés à l’échelle mondiale est de le faire en toute conformité. Votre entreprise doit s’assurer qu’elle a une compréhension complète des lois de chaque pays. Cela implique d’employer ou de consulter des experts locaux dans chaque pays.
[bctt tweet=”Sans aucun doute, le défi le plus complexe lors de la rémunération des employés à l’échelle mondiale est de le faire de manière conforme. ” nom d’utilisateur=”globalpeo”]
2. S’adapter localement :
Lorsque vous aurez des employés dans un nouveau pays, les lois changeront d’une juridiction à l’autre, voire à l’intérieur du pays. Il est donc important de se préparer à d’éventuels changements juridiques lors de l’embauche d’employés internationaux, y compris dans un même pays.
Par exemple, en Italie, chaque ville ou village décide de son pourcentage d’imposition. Il est du devoir de l’entreprise de comprendre et de respecter ces taxes.
3. Protection
des données Comme mentionné précédemment, la protection des données est une partie importante de la paie mondiale. Elle représente également un défi important pour les entreprises qui souhaitent couvrir plusieurs employés internationaux.
Cette tâche est encore plus complexe aujourd’hui avec des politiques telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans l’UE, la Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) du Brésil et la Loi sur la protection des données personnelles (PDPA) de Singapour.
4. Le fossé culturel
La paie ne concerne pas seulement les dollars et les centimes ; l’élément humain représentera toujours un défi, en particulier lorsqu’il s’ agit de gérer de nouvelles cultures et de comprendre la dynamique des relations dans un nouvel environnement. La culture va au-delà de la simple nationalité : votre entreprise a sa culture qui doit être partagée avec les employés internationaux et les partenaires internationaux.
5. La gouvernance
La gouvernance de la gestion de la paie internationale peut vous permettre de coordonner l’ensemble de votre entreprise, quel que soit l’endroit où se trouvent vos employés. Le défi consiste à définir cela en interne avant de s’aventurer sur la scène mondiale.
Outre ces défis, les équipes chargées de la gestion de la paie internationale doivent également s’adapter à de nouveaux systèmes intégrés. Bien que ces systèmes permettent d’économiser beaucoup de temps et d’efforts, ils nécessitent également d’acquérir de nouvelles compétences pour suivre le rythme de la technologie.
Comment configurez-vous la gestion de la paie mondiale ?
Tout d’abord, vous devez enregistrer votre entreprise dans les pays où vous souhaitez vous développer ou embaucher à l’international. La création d’une entité internationale doit aller de pair avec l’embauche du personnel local chargé des ressources humaines et des activités juridiques et financières.
Votre gestion de la paie internationale nécessitera l’intervention de différents spécialistes et équipes. Selon GPMI, vous devriez intégrer des membres dans les équipes suivantes :
Ces équipes requièrent plusieurs professionnels :
Si vos activités se développent à l’échelle mondiale, il peut être judicieux d’embaucher des rôles supplémentaires, tels qu’un directeur de l’exploitation, un directeur de la mise en œuvre mondiale, un directeur de la gestion de projet et un directeur des opérations.
La mise en place d’une entité mondiale et d’une gestion de la paie mondiale est un effort chronophage qui nécessite des ressources. Il est essentiel d’investir le temps nécessaire pour apprendre l’ étendue du terrain avant de commencer à embaucher et à payer des employés internationaux.
Quelles sont vos options si votre entreprise ne peut pas se permettre de mettre en place une gestion de la paie mondiale ?
Toutes les entreprises n’ont pas le temps et les ressources nécessaires pour embaucher des experts mondiaux et mettre en place une gestion de la paie internationale. Même si vous disposez du temps et des ressources nécessaires, si vous êtes en course contre la concurrence, vous prendrez du retard lorsque vous terminerez ce processus fastidieux.
La bonne nouvelle, c’est que les fournisseurs et les partenaires mondiaux de gestion de la paie sont prêts à vous aider à éviter les écueils liés à l’ établissement et à la gestion de la paie mondiale. Parmi vos options, la solution Employeur d’enregistrement (EOR) peut non seulement vous aider à surmonter les obstacles, mais aussi autonomiser l’ensemble de vos opérations mondiales.
Comment un EOR peut-il devenir votre solution de paie mondiale ?
Un portage salarial (EOR) dispose d’entités internationales implantées dans le pays et dotées d’experts locaux. En tant qu’employeur légal, le portage salarial (EOR) s’occupe de la gestion de la paie, des avantages sociaux, des taxes et des ressources humaines. Ainsi, votre entreprise sera en mesure d’embaucher rapidement dans le monde entier sans avoir à mettre en place une entité internationale unique ou à engager des experts en matière de gestion de la paie.
La gestion des risques est également assurée, car la société de portage salarial (EOR) est responsable à 100 pour cent de l’administration internationale, de la conformité et de la protection des données. Votre entreprise peut ainsi se consacrer entièrement aux activités quotidiennes et à la gestion de vos employés.
En savoir plus sur les fournisseurs mondiaux de services de paie et sur la manière dont un EOR peut vous aider à gérer votre paie mondiale.
