L’Espagne est connue pour sa culture et son histoire dynamiques, mais c’est également une excellente passerelle vers le marché de l’UE. Lorsque vous construisez votre équipe en Espagne, il est essentiel de comprendre la gestion de la paie. Cependant, les réglementations du pays en matière de marché du travail et de paie peuvent faire dérailler votre entrée sur le marché. 

Au lieu de gérer cette complexité seule, G-P dispose d’une solution rationalisée pour tous vos besoins en matière d’emploi. Ce guide décrit les considérations relatives à la gestion de la paie en Espagne.

Comment mettre en place la gestion de la paie en Espagne

Consulter un prestataire de services de paie expert en Espagne peut vous aider à garantir la conformité aux réglementations locales. Avant de pouvoir embaucher et payer des employés en Espagne, vous  avez d’abord besoin d’une présence juridique dans le pays, ce qui signifie généralement la création d’une filiale. Ce processus implique l’inscription auprès de l’Agence fiscale espagnole (Agencia Tributaria) et du Trésor général de la sécurité sociale (Tesorería General de la Seguridad Social – TGSS).

Une fois inscrit, vous devez recueillir des informations spécifiques auprès de chaque employé pour traiter la paie, notamment :

  • Nom légal complet, adresse et date de naissance

  • Numéro d’identification fiscale (Número de Identificación Fiscal – NIF) pour les citoyens espagnols ou numéro d’identité d’étranger (Número de Identidad de Extranjero – NIE) pour les non-citoyens

  • Numéro de sécurité sociale

  • Coordonnées bancaires espagnoles

  • Données à caractère personnel à des fins de retenue d’impôt sur le revenu (état civil, personnes à charge, etc.) via le Formulaire 145 (Modèle 145)

Une alternative plus simple consiste à s’associer à un employeur officiel (EOR) comme G-P. Avec nous, vous n’avez  pas besoin de créer une entité locale. Nous garantissons le respect total de toutes les obligations en matière de paie et d’emploi.

Impôts sur la paie et sécurité sociale en Espagne

La paie en Espagne implique des déductions importantes pour l’impôt sur le revenu et les cotisations de sécurité sociale, qui sont retenues directement sur la paie d’un employé.

Impôt sur le revenu des personnes espagnoles (IRPF)

L’Espagne applique un impôt progressif sur le revenu personnel (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas – IRPF) aux revenus des employés. Les taux sont divisés entre l’État et les régions autonomes, ce qui entraîne des variations mineures. Les tranches fiscales progressives nationales pour 2025 sont :

  • Jusqu’à 12 450 EUR : 19 %

  • EUR 12 450 à EUR 20 199 : 24 %

  • EUR 20 200 à EUR 35 199 : 30 %

  • EUR 35 200 à EUR 59 999 : 37 %

  • EUR 60 000 à EUR 299 999 : 45 %

  • Plus de 300 000 EUR : 47 %

Cotisations de sécurité sociale en Espagne

Les employeurs et les employés cotisent tous les mois au régime de sécurité sociale. Ces fonds couvrent les pensions, les prestations de chômage, le congé parental et les prestations de santé en Espagne. Les employeurs doivent s’assurer que toutes les contributions sont calculées correctement pour se conformer aux directives espagnoles en matière de paie. Les cotisations sont calculées sur une base salariale comprise entre un minimum légal et un maximum, qui est mis à jour annuellement.

  • Cotisation patronale en Espagne : environ 31.10 % de la base de cotisation d’un employé. Cela comprend les paiements pour les imprévus courants (23.6 %), le chômage (5.5 %), la formation professionnelle (0.6 %) et le fonds de garantie salariale (FOGASA, 0.2 %), plus un taux variable pour les accidents du travail.

  • Cotisation salariale en Espagne : environ 6.45 % de la base de cotisation salariale. Cela comprend les paiements pour les imprévus courants (4.8 %), le chômage (1.55 %) et la formation professionnelle (0.10 %).

Autres taxes professionnelles en Espagne

Les sociétés opérant en Espagne sont également soumises à un taux standard d’impôt sur le revenu des sociétés de 25 % et à une taxe sur la valeur ajoutée (TVA) de 21 %.

Éléments de gestion de la paie en Espagne

  • Fréquence de paiement : les salaires doivent être payés ponctuellement et mensuellement.

  • Salaire de 13th- et 14e mois : en vertu de la loi ou de la plupart des conventions collectives (CBA), les employés ont droit à deux versements de salaire supplémentaires (extraordinaires de congés) par an, généralement payés en juillet et décembre. Ils peuvent également être payés au prorata dans les 12 paiements mensuels. En savoir plus sur la rémunération du 13e mois par pays.

  • Exigences relatives aux bulletins de paie : les employeurs doivent fournir à chaque employé un bulletin de paie détaillé (nómina) qui suit un modèle officiel. Il doit clairement détailler les bénéfices bruts, toutes les déductions pour l’IRPF et la sécurité sociale, et le salaire net final.

  • Rapports et délais : les employeurs doivent déclarer et remettre aux autorités les impôts retenus et les cotisations sociales sur une base mensuelle ou trimestrielle à l’aide de formulaires spécifiques (par ex., Modelo 111 pour l’IRPF, dossiers RLC/RNT pour la sécurité sociale) et fournir des résumés annuels (par ex., Modelo 190).

Options de paie en Espagne pour les entreprises

Les entreprises qui se développent en Espagne disposent de trois options principales pour gérer la paie :

  • Paie interne : une entreprise ayant une filiale enregistrée en Espagne et une grande équipe RH peut gérer la paie en interne. Cette approche nécessite l’embauche de personnel ayant une expertise en droit du travail et fiscal espagnol et est souvent mieux adaptée aux grandes organisations ayant un engagement à long terme envers le pays.

  • Collaborer avec un employeur officiel (EOR) : travailler avec un EOR similaire G-P est l’option la plus efficace et la plus sûre. En tant qu’EOR, G-P gère toutes les obligations de paie, fiscales et de conformité, ce qui vous permet de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

  • G-P Contractor™  : Bien que les entrepreneurs indépendants ne fassent pas partie de la paie, certaines entreprises comptent sur ce type de travailleurs pour des projets spécialisés. Avec G-P Contractor , vous pouvez  embaucher et payer des sous-traitants dans 190 pays et votre choix de devise, à l'aide d'un portefeuille numérique, d'un virement bancaire ou d'une carte virtuelle.

Payer des entrepreneurs indépendants en Espagne

Les entrepreneurs indépendants espagnols sont chargés de s’inscrire auprès de l’Agence fiscale espagnole et du système de sécurité sociale sous le Régime spécial pour les travailleurs indépendants (RETA) avant de commencer leur activité. Ils doivent émettre des factures officielles pour leurs services et sont tenus de déposer des déclarations trimestrielles d’impôt sur le revenu. Les cotisations de sécurité sociale pour les autónomos sont basées sur leur revenu net réel, avec la possibilité d’ajuster la base des cotisations plusieurs fois par an.

Lorsque vous engagez des entrepreneurs indépendants en Espagne, n’oubliez pas que les obligations légales et fiscales diffèrent considérablement de celles des employés. Les entrepreneurs indépendants sont des travailleurs indépendants et sont responsables de leurs propres déclarations fiscales et cotisations de sécurité sociale.

Conditions de droit et de résiliation en Espagne

Le droit du travail en Espagne protège les employés. Un contrat de travail conforme à la loi doit décrire toutes les conditions, y compris celles relatives au licenciement. Le licenciement d’un employé est très réglementé. Si une résiliation est jugée injuste par un tribunal, l’employeur doit soit réintégrer l’employé, soit payer une indemnité de licenciement. 

Pour les contrats signés après le 12 février 2012, cette indemnité est calculée comme 33 jours de salaire par année de service, plafonnée à 24 mois de salaire.

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