Paie aux États-Unis.

Le développement de votre entreprise aux États-Unis nécessite l’embauche de talents locaux et l’établissement d’un système de paie conforme qui répond à toutes les obligations légales. Naviguer dans la structure fiscale multicouche du pays est une première étape essentielle pour toute entreprise qui prévoit d’opérer sur ce nouveau marché.

Réglementations fiscales et salariales américaines

La paie aux États-Unis est régie par les lois fédérales, étatiques et parfois locales, créant un paysage de conformité complexe. Les employeurs doivent rester informés pour s’adapter à l’évolution des lois et assurer des opérations transparentes. Les employeurs sont responsables du calcul, de la retenue et du versement corrects de toutes les taxes requises sur les salaires des employés.

• Impôt fédéral sur le revenu : Les États-Unis utilisent un système d’impôt progressif avec sept tranches d’impôt fédéral sur le revenu. Au 2025, ces taux vont de 10 % à 37 %. Les employeurs déterminent le montant de retenue correct pour chaque employé en fonction des informations fournies sur leur formulaire W-4. Ces tranches sont ajustées annuellement par l’Internal Revenue Service (IRS) pour l’inflation.

• Impôt sur le revenu local et national : En plus de l’impôt fédéral, la plupart des États et certaines municipalités prélèvent leurs propres impôts sur le revenu. Ceux-ci varient considérablement, certains États utilisant des parenthèses progressives, d’autres un taux fixe, et quelques-uns n’ayant aucun impôt sur le revenu de l’État.

Cycles de paie aux États-Unis

Aux États-Unis, les périodes de paie peuvent être hebdomadaires, bihebdomadaires, semestrielles ou mensuelles. Le cycle de paie que vous choisissez affecte vos coûts, la planification des ressources et la conformité.

Les cycles hebdomadaires sont courants pour les travailleurs horaires, car ils simplifient les calculs des heures supplémentaires. En revanche, les cycles mensuels sont souvent utilisés pour les postes salariés, car ils facilitent le suivi des revenus. Choisir le bon cycle de paie vous aide à gérer efficacement la paie et à assurer la satisfaction des équipes.

Contributions salariales clés aux États-Unis

Au-delà de l’impôt sur le revenu, les employeurs doivent gérer plusieurs autres cotisations obligatoires.

• Impôts FICA : L’impôt FICA (Federal Insurance Contributions Act) est une déduction salariale obligatoire composée de deux parties :

• • Sécurité sociale : A compter du 2025, le taux d’imposition est de 6.2 % pour l’employeur et l’employé, appliqué aux salaires jusqu’à la limite annuelle de 177 300 USD.

• • Medicare : Le taux d’imposition est de 1.45 % pour l’employeur et l’employé, sans limite de salaire. Les employés à revenus élevés sont également soumis à une taxe Medicare supplémentaire de 0.9 %, que les employeurs doivent retenir mais ne correspondent pas.

• Impôts sur le chômage :

• • FUTA (Federal Unemployment Tax Act) : Le taux d’imposition FUTA standard est de 6.0 % sur les 7 000 premiers USD du salaire annuel de chaque employé. Cependant, les employeurs qui paient leurs impôts sur le chômage à temps reçoivent généralement un crédit allant jusqu’à 5.4 %, ce qui entraîne un taux fédéral effectif de 0.6 %.

• • SUTA (assurance chômage d’État) : Chaque État gère son propre programme d’assurance chômage avec des taux d’imposition et des bases salariales uniques. Les taux sont attribués aux nouveaux employeurs et ajustés ultérieurement en fonction de leurs antécédents professionnels.

Navigation dans les impôts sur la paie dans les États américains

La gestion des impôts sur la paie dans différents États américains est complexe. Chaque État dispose de ses propres règles en matière de retenue, de déclaration et de remise des impôts sur l’emploi, y compris l’impôt sur le revenu de l’État et l’impôt sur le chômage de l’État (SUTA).

Un employeur enregistré (EOR) offre une solution complète. En tant qu’employeur légal, un EOR gère tous les enregistrements, calculs et dépôts fiscaux spécifiques à l’État en votre nom. Cela élimine les risques de conformité et la charge administrative, vous permettant d’embaucher des talents n’importe où aux États-Unis.

Options de gestion de la paie aux États-Unis pour les entreprises

Les entreprises ont plusieurs choix lors de la mise en place de la gestion de la paie aux États-Unis :

• Paie interne : Cela implique  la création d’une filiale américaine  et l’embauche de personnel pour gérer la paie. Cette approche offre un contrôle maximal, mais exige des ressources importantes et une connaissance approfondie des réglementations fédérales et étatiques complexes et en constante évolution.

• Société américaine de traitement de la paie : Un fournisseur local peut gérer les calculs et les paiements de la paie. Cependant, la responsabilité légale de la conformité, y compris les déclarations fiscales et les versements, incombe finalement à l’entreprise qui recrute.

• G-P (Employeur officiel) : G-P est l’employeur officiel n° 1, vous aidant à financer la paie dans plus de 130 devises. Obtenez une paie ponctuelle et sans erreur grâce à des options de paiement flexibles et ajoutez facilement des primes, des commissions et des exceptions en quelques clics seulement.

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Comment mettre en place la gestion de la paie aux États-Unis

Le processus traditionnel de mise en place d’une gestion de la paie aux États-Unis nécessite plusieurs étapes clés :

1. Obtenir un numéro d’identification d’employeur (EIN) fédéral auprès de l’IRS.

2. S’inscrire auprès des agences fiscales et de main-d’œuvre de l’État appropriées.

3. Récupérez un formulaire W-4 auprès de chaque employé pour déterminer la retenue fiscale fédérale et un formulaire I-9 pour vérifier l’éligibilité à l’emploi.

4. Établir un calendrier de paie (par ex. hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuel) conformément aux lois de l’État.

5. Configurez un système pour calculer avec précision les retenues et traiter les paiements.

6. Remettre les retenues fiscales aux autorités fédérales et étatiques dans leurs délais respectifs, souvent en utilisant le Système de paiement fiscal fédéral électronique (Electronic Federal Tax Payment System, EFTPS) pour les impôts fédéraux.

7. Déposer des rapports réguliers, tels que le Formulaire trimestriel 941 et le Formulaire annuel 940, auprès de l’IRS et des agences étatiques.

Exigences finales en matière de salaire et de bulletin de paie

Le droit du travail américain dicte également des règles spécifiques en matière de paie pour les licenciements et la transparence salariale. Les lois de l’État, et non fédérales, déterminent la date limite d’émission du dernier chèque de paie d’un employé, qui peut aller de son dernier jour de travail au jour de paie prévu suivant. En outre, alors que la loi fédérale exige que les employeurs tiennent des registres de paie exacts, les lois de l’État exigent généralement la fourniture de fiches de paie régulières (fiches de paie) aux employés. Ils doivent généralement inclure des détails tels que le salaire brut, toutes les déductions détaillées, le salaire net et la période de paie.

Comment la gestion de la paie influence la confiance des employés

Une gestion efficace de la paie est essentielle pour renforcer la confiance des employés et assurer la continuité des activités. Payer votre équipe avec précision et dans les délais permet de gagner en confiance et en satisfaction.

Une communication claire sur les déductions fiscales, la sécurité sociale et les avantages sociaux améliore également la transparence. Lorsque les membres de l’équipe comprennent leurs fiches de paie, cela renforce la confiance et la fidélité. Le partenariat avec un employeur de référence comme G-P est l’un des moyens les plus efficaces d’assurer l’excellence de la paie et d’instaurer la confiance, tout en réduisant la charge administrative des équipes RH.

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