Guide du travail à distance

Principaux enseignements

• Offrir le travail à distance multiplie vos options de talents : Construire une main-d’œuvre à distance est un moyen de surmonter les pénuries de talents locaux.

• Les télétravailleurs ont besoin de connexion et de clarté : des contrôles réguliers, des outils de collaboration et des directives claires rendent le travail à distance possible.

• La conformité est essentielle : un employeur officiel (EOR) minimise le risque d’embauche au-delà des frontières. 

Le travail à distance vous permet d’embaucher la meilleure personne pour le poste, quel que soit l’endroit où elle vit. Lorsque le monde devient votre vivier de talents, les compétences à la demande sont à portée de main.

Examinons de plus près ce que signifie travailler à distance et pourquoi c’est une option qui vaut la peine d’être proposée.

Qu’est-ce que le travail à distance ?

Travailler à distance signifie effectuer des tâches professionnelles en dehors d’un bureau traditionnel. Les employés à distance peuvent travailler de n’importe où, à la maison, dans un café ou dans une bibliothèque. Certains membres de l’équipe à distance utilisent des espaces de coworking qu’ils partagent avec des employés d’autres entreprises.

Bien que de nombreux emplois puissent être effectués à distance, certains postes peuvent exiger que les employés soient sur place une partie du temps.

Pourquoi les gens choisissent-ils des emplois à distance ?

De nombreuses personnes préfèrent travailler à distance car il est flexible, leur permet de vivre où elles le souhaitent et élimine les déplacements.

According to a 2025 Harvard Business School survey, 40% of workers would take a pay cut of 5% or more to work remotely. Au Royaume-Uni, les employés sacrifieraient 8 % de leur salaire annuel pour une configuration de travail flexible.

Types de structures de travail à distance

Les entreprises qui souhaitent offrir des options de travail à distance peuvent choisir parmi plusieurs types de configurations :

1. Entièrement à distance : les employés qui sont entièrement à distance ne se rendent jamais au bureau. Ils travaillent toujours depuis leur espace de travail préféré. Dans certains cas, la société peut même ne pas avoir de bureau central ou de siège principal.

2. Hybride : les employés hybrides partagent leur temps entre leur espace de travail personnel et le bureau. La fréquence à laquelle les employés travaillent à distance ou au bureau dépend de leurs préférences et des politiques de l’entreprise.

3. Travail à distance facultatif : certaines entreprises offrent la possibilité de travailler à distance dans des circonstances particulières, mais préfèrent fortement que les employés soient au bureau autant que possible. L'option de travail à distance peut être une option utilisée par les employés lorsqu'ils ont un enfant malade à la maison ou pour d'autres obligations domestiques.

4. Temporairement à distance : Les entreprises peuvent travailler à distance en fonction des besoins. Dans un environnement temporairement distant, il est entendu que les employés retourneront au bureau à terme.

Quels emplois un employé à distance peut-il effectuer ?

La plupart des emplois qui impliquent des ordinateurs, comme la finance, la technologie et le marketing numérique, peuvent être effectués à distance. Selon FlexJobs, les emplois à distance les plus fréquemment publiés comprennent :

• Ingénieur logiciel

• Comptable

• Chef de produit

• Assistant de direction

• Analyste financier

• Représentant du service client

• Responsable de la réussite client

• Responsable de la comptabilité

• Concepteur de produits

• Rédacteur

De nombreux travaux qui nécessitaient auparavant une présence en personne peuvent désormais être effectués à distance, grâce à la technologie. Les entraîneurs personnels peuvent coacher les clients via Zoom. Les guides touristiques peuvent organiser des promenades virtuelles dans les musées. Les thérapeutes peuvent proposer des séances de télésanté.

Tant que vous disposez d’une connexion Internet stable, la plupart des tâches peuvent être effectuées à distance à une certaine capacité.

Avantages et inconvénients du travail à distance

Si vous souhaitez créer une main-d’œuvre distribuée, voici les avantages et les inconvénients du télétravail.

Avantages de l’offre de télétravail

1. Attire plus de candidats : la plupart des demandeurs d’emploi veulent travailler à domicile au moins une partie du temps. Vous verrez probablement plus de candidatures de candidats qualifiés si vous proposez une option à distance. Le travail à distance réduit également la logistique de déménagement, le traitement des visas, comme les visas H-1B , et les retards d’immigration, ce qui vous permet d’embaucher des personnes qualifiées partout dans le monde beaucoup plus rapidement.

2. Entraîne une productivité accrue : les employés à distance peuvent travailler pendant leurs heures de pointe et se reposer lorsque l’énergie chute. Ils ont souvent moins de distractions de la part de leurs collègues et peuvent commencer la journée sans le stress d’un trajet.

3. Réduction des dépenses : le fait d’aller partiellement ou entièrement à distance peut vous aider à économiser de l’argent en réduisant les coûts de location de bureau et les dépenses de parrainage de visa.

4. Vous offre plus de flexibilité en matière d’embauche : passer à distance étend votre rayon d’embauche. Vous n’êtes plus limité aux viviers de talents locaux et aux bureaux physiques.

5. Encourage l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée : de nombreux facteurs contribuent à l’épuisement professionnel, mais le manque de temps d’arrêt et les longs temps de trajet sont deux facteurs majeurs. Le temps économisé par les trajets quotidiens peut être consacré à l’exercice physique, aux tâches ménagères, au sommeil et à d’autres habitudes saines qui favorisent le bien-être.

Inconvénients du travail à distance

1. Difficultés technologiques : les employés peuvent ne pas être en mesure de travailler s’ils perdent la connexion Internet ou si le système de votre entreprise est en panne.

2. Manque d’interaction en face à face : certains employés à distance n’ont jamais l’occasion de rencontrer leurs collègues en personne. L’absence d’interaction en face à face peut faire que les équipes se sentent isolées ou seules, ce qui peut réduire l’engagement.

3. Réponses tardives : lorsque les employés travaillent en face à face, ils peuvent poser des questions en temps réel. Dans un environnement de travail à distance, il y a souvent un retard.

4. Problèmes de confiance : le travail à distance nécessite de la confiance. Les superviseurs ne peuvent pas se déplacer dans le bureau et voir sur quoi leurs employés travaillent. Le passage de la mesure de la présence à la mesure de la sortie peut être difficile pour certains responsables.

Meilleures pratiques pour créer et gérer une équipe à distance

Suivez ces meilleures pratiques pour créer et gérer des équipes à distance où que vous soyez :

1. Créer une politique de télétravail

Établir des directives claires pour le télétravail. Ajoutez votre politique de télétravail au manuel de l’employé afin que tous les travailleurs à distance puissent y accéder facilement. Les directives peuvent couvrir :

• Exigences d’éligibilité

• Temps de réponse 

• Exigences de disponibilité

• Chevauchement des heures pour la collaboration entre les fuseaux horaires

• Règles relatives aux équipements

• Protocoles de sécurité des données

• Règles relatives aux heures supplémentaires et aux pauses

Lorsque vous créez la politique, tenez compte du droit du travail local et assurez-vous qu’elle est conforme à chaque site dans lequel vous embauchez. De nombreux pays ont des lois sur le travail à distance qui doivent être respectées pour éviter les amendes.

Par exemple, les travailleurs à distance en Espagne ont le « droit au remboursement et à l’indemnisation des dépenses ». Cela signifie que les employeurs doivent payer pour l’équipement et les outils que l’employé utilise pour travailler à distance. Les employeurs en Pologne sont également tenus de fournir les outils et le matériel nécessaires pour effectuer le travail à distance.

Inclure des règles spécifiques au pays dans votre manuel de l’employé vous aide à respecter le droit du travail partout dans le monde. Utilisez G-P Gia^ð, notre IA agentique pour la conformité RH mondiale, pour générer une politique de télétravail en quelques minutes.

2. Mettre en place un processus d’intégration à distance 

Créer un processus d’intégration pour les embauches à distance. Un processus d'intégration rationalise le flux de travail des RH et garantit la conformité aux lois du travail. Cela donne également aux nouveaux employés la clarté et les outils nécessaires pour être productifs plus rapidement.

Définissez les délais d’expédition des équipements, comme les ordinateurs portables, afin qu’ils arrivent avant la date de début du nouvel employé. Vous pouvez également programmer des appels vidéo pour présenter les nouveaux employés à l’équipe.

Donnez aux nouveaux employés l’accès à une plateforme de formation conviviale, afin qu’ils disposent de tout ce dont ils ont besoin pour réussir dans leur rôle.

Assurez-vous que votre équipe RH accorde une attention particulière à la conformité pendant l’intégration. Se concentrer sur la classification des employés, le droit du travail local et les réglementations sur la confidentialité des données. Assurez-vous également que le nouvel employé comprend les conditions d’emploi, ses avantages sociaux et les attentes professionnelles pendant l’intégration.

3. Standardiser les outils de communication

Une communication forte est essentielle pour que les équipes distantes collaborent, se connectent et produisent un bon travail. Donnez à votre équipe les ressources dont elle a besoin pour travailler ensemble.

Utilisez des plateformes vidéo pour les interactions en face à face, comme Google Meet ou Zoom. Configurez d'autres outils de communication importants tels que la messagerie électronique, le partage de fichiers dans le cloud, la gestion de projet et les outils de messagerie instantanée.

Tout le monde devrait avoir accès à la même technologie, où qu’il se trouve.

4. Définir des attentes claires et des KPI basés sur les résultats

Chaque membre de l’équipe doit savoir ce que l’on attend d’eux. Établir des indicateurs clés de performance (ICP) dès le premier jour. Ces indicateurs peuvent se concentrer sur les résultats tels que le nombre de projets terminés ou les scores de qualité. 

Il est important de mesurer la réussite par les résultats, et non par le nombre d’heures que les employés consacrent. En vous concentrant sur les résultats, vous montrez aux employés que vous leur faites confiance pour gérer leurs responsabilités par eux-mêmes.

Utilisez les contrôles et les évaluations de performance pour suivre les progrès. Assurez-vous que les employés disposent des ressources nécessaires pour atteindre leurs objectifs.

5. Favoriser la connexion

Faites le point avec les membres de l’équipe quotidiennement par e-mail ou message instantané. Utilisez des réunions vidéo régulières pour donner un feedback, offrir un soutien et communiquer à un niveau personnel.

Il est également important de prévoir du temps pour que les membres de l’équipe puissent communiquer entre eux. Encouragez la collaboration ou organisez des activités de team-building pour renforcer les relations et stimuler le moral.

Essayez de planifier des réunions à un moment qui n’oblige pas les employés à travailler au-delà de leurs heures planifiées. Cela peut signifier envisager différents fuseaux horaires ou trouver des heures de chevauchement. 

Pièges courants du travail à distance

La gestion d’une main-d’œuvre à distance peut être source de surprises. Soyez conscient des éléments suivants :

1. Non-respect du droit du travail

L’embauche de travailleurs à distance dans d’autres pays nécessite de respecter différentes lois du travail. Par exemple, la France a le « droit de déconnecter » les lois qui permettent aux employés d’ignorer les e-mails et les appels en dehors des heures de bureau. Au Mexique, les employeurs doivent rembourser les employés pour les coûts proportionnels d’Internet et d’électricité.

Le droit du travail peut être complexe et difficile à suivre. G-P EOR vous permet de constituer votre équipe mondiale dans plus de 180 pays, sans le stress de la conformité.

2. Erreurs de paie

Payer les employés au-delà des frontières est plus difficile que la paie nationale. Vous devez naviguer dans différentes devises, lois fiscales, taux de change et primes, comme le salaire du 13e mois.

Les erreurs de paie peuvent entraîner des amendes et le mécontentement des employés. G-P EOR résout ce problème en automatisant la paie mondiale avec une précision de 99 %. Nous nous assurons que votre équipe est payée correctement et à temps.

3. Stress et épuisement professionnel des employés

Gallup rapporte que les employés entièrement à distance et hybrides sont plus susceptibles de ressentir du stress que les travailleurs sur site.

Les employés à distance travaillent également généralement au-delà des heures planifiées. Cela réduit leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et augmente l’épuisement et l’épuisement professionnel.

Aidez les employés à gérer les défis du travail à distance en les encourageant à suivre une routine et à prendre des pauses planifiées. Promouvoir l’interaction sociale pour réduire la solitude et favoriser le bien-être.

4. Mauvaise communication

Les messages peuvent être perdus lorsque les équipes s'appuient sur la messagerie instantanée et les e-mails pour communiquer.

Promouvoir les appels vidéo comme moyen d’éliminer rapidement la confusion ou les sujets complexes. Clarifier quand utiliser quel outil et encourager les employés à distance à être clairs dans leurs communications. Par exemple, les e-mails doivent être spécifiques et expliquer clairement le « quoi » et le « pourquoi » d’un sujet.

5. Mauvaise gestion de la relocalisation des employés

Le déménagement d’un employé peut déclencher des problèmes juridiques. Les employés doivent obtenir un visa de travail standard ou à distance avant de travailler dans un autre pays.

Un EOR peut aider à gérer la mobilité mondiale. Chez G-P , nous parrainons des visas d’emploi standard dans des endroits clés du monde et nous nous occupons des formalités administratives afin que vous n’ayez pas à le faire.

Utiliser G-P EOR pour embaucher des travailleurs à distance dans le monde entier

Le travail à distance ne va pas disparaître. Avec G-P EOR, vous pouvez développer votre main-d’œuvre à distance, sans les difficultés croissantes.

G-P EOR simplifie le recrutement, l'intégration, la paie et les RH. Grâce à notre technologie, vous pouvez constituer des équipes internationales dans plus de 180 pays, sans aucune configuration d’entité requise, tout en restant conforme aux lois du travail et fiscales.

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