在任何公司中，團隊成員之間的有效溝通是優化業務績效和實現組織目標的關鍵。 無論員工的任務和在企業階梯上的職位如何，幾乎每個人都會遇到需要團隊努力和部門間溝通的障礙。
在 Covid-19爆發之前2020，走到同事的辦公桌即可輕鬆進行對話；然而，遠端工作完全消除了這種可能性。 現在，大多數討論都必須安排，這通常會導致放緩，並觸發錯過最後期限和高流動率的多米諾效應。
兩年後，顯然工作安排不會很快回到傳統的面對面設置。 由於許多公司都在測試混合式工作模式和彈性安排，因此雇主和公司主管必須提高他們的智慧，並找出有效的方法讓團隊成員團聚，儘管距離有所限制。
以下是一些在遠端工作時代促進溝通的創意策略：
1. 使用繪圖平板電腦進行虛擬會議
在傳統辦公室中，會議經常發生。 理論上，它們是員工收集和分享日常任務和待處理專案見解的空間。 當公司改用遠端優先時，許多經理只是用小組視訊通話取代這些會議。 不幸的是，視訊會議工具並非全能治癒的解決方案。 經理應確保這些交流定期進行，且團隊的核心成員始終參與其中。 如果團隊規模較大，或員工分散在不同時區，一個實用的解決方案是根據他們參與的專案來劃分團隊。
聆聽每位員工的聲音至關重要 — 讓團隊成員在議程中騰出空間，以更新其工作發展和未來一週的預期進度。 許多公司都在這些會議中整合新工具，例如繪圖平板電腦，讓遠端工作人員能夠以視覺和協作的方式立即說明想法。
理想情況下，會議結束時的幾分鐘應分配到問答環節 — 開放式討論，討論各種專案並澄清所有疑慮。
2. 定義明確的目標
清楚瞭解每位員工的職能和角色是必要的，這樣經理才能有效地協調團隊。 繪製定義的目標將幫助員工感到被賦予權力和被重視，提醒他們自己是集體的一部分，這種感覺通常在遠端工作環境中失去
全球團隊的另一項重要資源是專案管理工具，這些工具會列出不同的專案主管，以及主要目標、期限和關鍵績效指標 （KPI） 的概覽，讓經理能夠追蹤專案的生命週期。 當團隊成員可以存取此資訊時，有助於解決特定的溝通問題，並及時消除所有不確定性，避免延誤。
這種方法在在家辦公的制度中變得更加有效。 新技術讓我們能夠合作並實現我們從未想過的目標。 例如，如果一群遠端員工想要評估行銷活動，就必須仰賴如ana、monday 或 trello 等專案管理工具。 現代工具可以幫助我們追蹤、維護和執行明確定義的目標，這對遠端團隊來說比以往任何時候都更加重要。
3. 使用共用檔案進行文件控制
每個專案都有一位領導者，而且大多數時候都有幾位貢獻者，他們需要清楚瞭解工作在各方面如何進行，以確保專案的成功。 在分散團隊的遠端環境中，文件控制比以往任何時候都更加重要。
透過電子郵件來回傳送檔案，並等待每個人在交付項目上完成其部分，可能會導致工作流程停止。 它也防止員工即時修改工作內容並納入意見回饋。 如果您的公司處理敏感資訊，機密文件可以安全地儲存在受保護的雲端中。
經理應考慮使用共享檔案來簡化團隊之間的溝通，從而擁抱技術和自動化的新進展。
4. 仰賴即時通訊工具
當您傳送電子郵件時，無法保證收件人確實會開啟它，更別說是回覆它。 當涉及時間敏感或緊急事件時，電子郵件不是有效的媒介。 通常，我們需要的只是一個快速的“是或否”答案，因此繞過不可避免的收件匣牆的理想解決方案是使用即時通訊工具，例如公司訊息應用程式。
Slack、Clubhouse 和 Discord 等目前工具提供的通訊優勢遠遠超過電子郵件的功能。 例如，利用 Slack 應用程式的員工可以即時發送訊息、分享文件，以及整合其 CRM 和專案管理解決方案。
如需此主題的更多資訊，請查看：同步與非同步：在遠端工作場所中掌握通訊
5. 重視水冷式對話的重要性
“溝通”可以有幾個含義，不一定需要與工作相關，才能具有建設性並提高生產力。 在疫情期間，員工行為有幾項改變和發展。 最近的一項研究發現，從辦公室轉調到遠距的員工，在一年在家工作後，患有高水準的不良睡眠品質、焦慮和憂鬱。
這些影響主要來自於工作和家庭是同一地方時產生的社會離居感。 除了心理健康的後果之外，這種動態也會降低員工的歸屬感，並損害整體團隊士氣。
即使成為同事並不一定意味著成為朋友，但工作場所的非正式聊天仍無庸置疑，有助於同事以積極的態度與一天建立連結和面對。 因此，我們建議員工安排短暫的虛擬茶歇，在個人和社交層面上表達自己的意見。
這段時間應著重在關於日常生活的非正式談話，而不是圍繞待定的專案或改善視訊行銷的最新方法。 試著避免與工作相關的主題，並致力於幫助員工獲得通常源自社交互動的能量提升。
6. 為不同個性量身打造解決方案
由於群組視訊通話的普及性，1-1事件已減少，且在遠端工作設定中很少發生。 參與小組課程時，個性各有不同：有些團隊成員更急切地說話、分享他們面臨的問題，並尋求支援，而有些則更保守。
在這些情況下，同理心成為確保每個人都有機會表達自己的關鍵要素。 這可以透過安排簡短、定期的一對一會議來完成，讓更保守的人更容易自在地敞開心扉，而不用擔心批判。
7. 避免“遠端控制”風險
史丹佛大學的一項研究發現，當員工每週至少可以在家工作一天時，生產力提高了13百分比。 這只是消弭了人們普遍認為在家工作的人“懶惰”或“工作效率降低”的誤解。
在傳統辦公室環境中，員工不會持續受到監控，因此遠端工作模式不會改變。 經理需要記住，員工是負責任的專業人員，而微管理會導致挫折，這可能會變成消極、降低員工士氣和缺乏生產力。
經理應主要關注目標是否已經實現，而不是全神貫注地控制實際的工作時間。 從長遠來看，信任將獲得更高的生產力水準。
如需更多資訊，請查看：您的公司是否令人困惑地在家工作和遠端工作？
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