Che tu stia costruendo un team forte di dipendenti di talento, spostando le tue operazioni su un modello di lavoro da remoto o entrando in nuovi mercati internazionali, la tua azienda trarrà vantaggio dall’assistenza con il libro paga e la logistica dei dipendenti. Sia un Employer of Record (EOR) che una società ombrello possono aiutarti a gestire alcune o tutte le tue attività amministrative relative al diritto del lavoro, ai pagamenti e ai benefit, ma queste due opzioni non sono le stesse.
Scopri di più sulla differenza tra una società ombrello internazionale o nazionale e un Employer of Record per prendere la decisione migliore per la tua attività.
Utilizzo di un Employer of Record
Gli EOR sono un tipo di infrastruttura globale con una presenza in Paesi di tutto il mondo. Aiutano aziende come la tua a rimanere conformi a tutte le leggi locali sul lavoro nella regione scelta, a gestire i contratti di lavoro, a creare pacchetti di benefit allettanti e altro ancora. Gli EOR sono vantaggiosi indipendentemente dal settore, dalla nicchia o dall’attività.
Legalmente, l’azienda EOR è il datore di lavoro del dipendente, mentre tu sei il cliente dell’EOR. Ciò non significa che perdi il controllo sulle tue operazioni. Infatti, un Employer of Record gestisce così tante attività amministrative e legate all’impiego che hai più tempo e risorse disponibili per concentrarti sulle tue responsabilità aziendali e quotidiane.
1. Responsabilità
Gli EOR non hanno alcun controllo sulle vostre operazioni aziendali né interferiscono affatto con i processi quotidiani all’interno della vostra azienda. La collaborazione con un Employer of Record mantiene i dati, la proprietà intellettuale (PI), le informazioni sui dipendenti, i segreti commerciali e altre informazioni sensibili al sicuro e private. Rimani responsabile della supervisione dei dipendenti, delle azioni disciplinari, della formazione, della gestione e di tutte le attività relative alle funzioni principali e al settore della tua azienda. Il contratto tra Lei e il Suo EOR descriverà in dettaglio tutti i termini del Suo accordo, compresi i compiti per i quali è responsabile l’EOR.
Le responsabilità dell’EOR possono includere quanto segue:
- Assumere dipendenti a lungo termine da remoto, interni o internazionali in tutti i ruoli necessari, anche a livello esecutivo
- Gestire tutte le buste paga e le attività correlate, tra cui la dispersione dei pagamenti, la retribuzione e i benefit
- Rispettare le leggi sul lavoro e sul lavoro in continua evoluzione in ogni Paese
- Offrire e gestire pacchetti di benefit per i dipendenti e personalizzare tali benefit per soddisfare le esigenze del mercato locale e le offerte dei concorrenti
- Mantenere la conformità alle leggi sul lavoro ed evitare costose sanzioni, multe o azioni legali
- Offri supporto locale continuo a te e al tuo team
- Aiutarvi a garantire i migliori talenti, indipendentemente dalle politiche di immigrazione, dai confini internazionali o da altre barriere comuni
- Fornire contratti di assunzione personalizzati e conformi a livello locale
- Elaborare richieste di disoccupazione o di risarcimento dei lavoratori, ove applicabile
- Proteggere i dipendenti da maltrattamenti o problemi di impiego con la guida di esperti e la conformità legale
- Adotta tattiche che possono aiutarti ad accedere a tariffe più basse su assicurazione, indennità e altri benefit
- Fornire indicazioni a dipendenti e datori di lavoro in merito ai visti di lavoro e alle legalità associate
Globalization Partners è un Employer of Record che possiede la sua intera infrastruttura per una forte presenza locale in più di 185 Paesi con consulenti locali di talento e avvocati interni per una conformità legale continua. Manteniamo standard di livello mondiale per tutta la privacy e la sicurezza dei dati. L’utilizzo di un EOR libera tempo e risorse e apre la tua azienda a nuovi mercati e migliori talenti per espandere e rafforzare le tue operazioni.
2. Libro paga e imposte
In qualità di datore di lavoro legale, l’EOR elabora e gestisce il tuo libro paga per ciascun dipendente. Puoi ancora accedere a tutte le informazioni sul libro paga e supervisionare se necessario.
Il tuo Employer of Record può gestire questi dazi fiscali e relativi alle buste paga:
- Calcolare e trattenere imposte, pensioni, assicurazioni e altri benefici e ritenute rilevanti
- Raccogliere ed emettere moduli fiscali
- Offrire supporto per rimborsi o compensi ai dipendenti
- Monitorare le modifiche alle normative fiscali e adeguare secondo necessità
- Calcolare la retribuzione equa e competitiva in base al Paese in cui si opera
- Confronta la tua tariffa con i concorrenti locali e altre aziende del tuo settore
- Assicurati che tutti i pagamenti dei dipendenti siano accurati e consegnati al dipendente in tempo, proteggendoti da costose multe e sanzioni
Assicurati di lavorare con un EOR in grado di gestire buste paga e tasse nella valuta locale della sede scelta. Globalization Partners lavora con 180 le valute di tutto il mondo.
3. Risorse Umane
Il dipartimento delle risorse umane (HR) di un'azienda è la spina dorsale di relazioni di successo con i dipendenti. Quando stabilisci la tua attività in mercati internazionali o assumi un dipendente da un altro Paese, hai bisogno di un dipartimento delle Risorse Umane che comprenda e si specializzi nelle leggi, normative e aspettative specifiche di ciascun Paese. È qui che entra in gioco un EOR.
Un EOR può gestire:
- Onboarding: un EOR ti consente di trovare e inserire i migliori talenti in pochi giorni senza dover superare mesi di complicate pratiche burocratiche e lavorare con terze parti in outsourcing. Possono aiutare con controlli dei precedenti, test sui farmaci e attività di onboarding simili, in modo che il tuo dipendente possa lavorare il prima possibile. La soluzione completa di Globalization Partners semplifica la gestione dei dipendenti e il monitoraggio delle informazioni sul personale, come stipendio e benefit.
- Vantaggi: gli EOR creano pacchetti di benefit personalizzati per attirare e mantenere i dipendenti dalle prestazioni migliori in base alle esigenze e alle aspettative locali nel paese scelto. Il nostro sistema consente di amministrare e tenere traccia di tutti i vantaggi in modo sicuro e privato.
- Risoluzione: se la tua azienda decide di muoversi in una direzione diversa durante la tua espansione globale, un EOR ti guiderà attraverso la risoluzione legale e il licenziamento per evitare commissioni o sanzioni.
4. Fattori da considerare
Poni le seguenti domande prima di scegliere e lavorare con un EOR:
- Quale modello utilizza la tua azienda EOR, se applicabile? Possiedi l'intera infrastruttura o utilizzi un modello di business aggregatore?
- Come sostieni i team internazionali?
- E per quanto riguarda i dipendenti da remoto?
- Quale esperienza locale hai nel mio Paese scelto?
- Come si presenta il processo di onboarding per il dipendente o l’appaltatore? Quanto tempo ci vuole?
- Con quali attività e servizi lavora?
- Come si gestisce l’IP?
- Quali sono le mie responsabilità e in che modo differiscono dalle tue?
- Copre il Paese, la valuta, la regione o la lingua che ho scelto?
- Come sono il tuo software e i tuoi sistemi? Sono facili da usare e a cui accedere? Quali informazioni sono accessibili?
Utilizzo di un’azienda ombrello
Un’azienda a ombrello, talvolta chiamata ombrello Pay As You Earn (PAYE), non inserisce i dipendenti nel tuo libro paga. Al contrario, l’azienda ombrello nazionale o internazionale collabora con aziende e agenzie che richiedono dipendenti temporanei o appaltatori a tempo determinato, come gli appaltatori indipendenti (Independent Contractor, IC). Non svolgono alcun ruolo nelle relazioni con i dipendenti, nella conformità legale o in altre mansioni lavorative correlate alle Risorse umane. Sono strettamente coinvolti nella conduzione e distribuzione dei pagamenti da voi all’appaltatore.
Un appaltatore firmerà un accordo legale con la società ombrello, accettando i benefici e i termini, ove applicabile. Sei responsabile dell’assunzione di detto appaltatore invece che di un dipendente a tempo pieno o part-time. Le aziende a ombrello sono una scelta per le agenzie di lavoro temporaneo e i servizi di supporto aziendale che non richiedono rapporti di lavoro a lungo termine e mancano di risorse per gestire la gestione del libro paga per gli appaltatori.
1. Responsabilità
Le aziende ombrello organizzano i contratti IC, di solito da un modello, e facilitano i pagamenti tra te e i tuoi appaltatori.
Ecco come funziona:
- Proteggi gli appaltatori giusti per il lavoro e assegni le attività secondo necessità.
- Lei collabora con una società ombrello e li paga per i suoi servizi e qualsiasi altra commissione applicabile.
- L’appaltatore completa i compiti assegnati e invia regolarmente le fatture all’azienda ombrello.
- La società ombrello calcola la retribuzione finale, meno le detrazioni, le imposte, i contributi assicurativi nazionali e le pensioni, e la distribuisce all’appaltatore.
In termini di reclutamento, le società ombrello non sono responsabili della ricerca o dell’onboarding degli appaltatori. È più difficile verificare se un’azienda ombrello è conforme alle leggi locali sul lavoro, poiché spesso esternalizza il supporto legale. Alcune società ombrello possono anche utilizzare l’outsourcing di terze parti che potrebbe creare comunicazioni errate da più punti di contatto e rendere vulnerabili i dati, la PI e le informazioni sensibili dell’utente.
2. Libro paga e imposte
Gli appaltatori monitorano il loro tempo lavorato secondo il metodo prestabilito tuo e dell’azienda ombrello, come i cartellini. Inviano queste fatture, insieme a eventuali spese, all’azienda ombrello a intervalli regolari. L’azienda ombrello calcola e ritira quindi le detrazioni e le imposte degli appaltatori e disperde il pagamento secondo il programma di pagamento stabilito.
3. Risorse Umane
A differenza di una soluzione EOR o PEO, le aziende a ombrello standard non gestiscono attività come onboarding, guida legale o conformità alle leggi sul lavoro. Le responsabilità delle Risorse Umane dell’azienda ombrello non vanno ben oltre le questioni, le domande, i reclami e gli obblighi finanziari o relativi al libro paga.
4. Fattori da considerare
Poni sempre a un’agenzia di libro paga o a un’azienda ombrello le seguenti domande prima di stipulare un rapporto contrattuale:
- Quanto sei coinvolto/a nel processo di colloquio e onboarding, se del caso?
- Quali commissioni addebiti e che cosa copre?
- Come gestisci le commissioni degli appaltatori?
- Con quali tipi di contratti di assunzione lavora?
- Con quale frequenza gli appaltatori vengono pagati? Posso scegliere il programma e le opzioni di pagamento?
- Offrite assistenza alle Risorse Umane?
- Includete un’assicurazione aziendale o di responsabilità civile? E per quanto riguarda gli altri benefici?
- Di quali compiti sei responsabile?
- Come comunicheremo?
- Ha esperienza internazionale?
Employer of record o società ombrello: qual è la soluzione giusta per la tua azienda?
Poiché entrambe le soluzioni offrono assistenza in materia di libro paga, la tua azienda dovrebbe lavorare con un Employer of Record o un’azienda ombrello? Anche se sembrano simili, gli EOR sono meglio attrezzati per aiutarti a espanderti a livello internazionale e mantenere relazioni legalmente conformi con i dipendenti nel Paese scelto. Offrono anche maggiore flessibilità e liberano tempo e risorse preziose, rispettando al contempo le mutevoli leggi sul lavoro e fiscali in tutte le regioni.
Le aziende ombrello hanno ricevuto critiche per il loro trattamento dei lavoratori temporanei e hanno affrontato indagini per un possibile sfruttamento. Ad esempio, alcuni lavoratori temporanei nel Regno Unito riferiscono di perdere fino a 104 sterline britanniche a settimana a causa di imposte eccessive e spese amministrative da parte della loro società ombrello.
Fai la scelta giusta per la tua azienda considerando quanto segue.
1. Stai espandendo o conducendo affari a livello internazionale?
Un’azienda ombrello può assistere la tua azienda se fai affidamento su un aiuto a tempo determinato in un mercato noto.
Un EOR è adatto a te se:
- Non sono sicuro di espandersi in un nuovo mercato e vogliono testarlo senza stabilire la propria entità legale
- Vogliono assumere dipendenti di talento in altri Paesi o regioni con leggi fiscali e sul lavoro diverse
- Necessità di assistenza nella gestione delle attività HR internazionali
- Stiamo integrando l’outsourcing globale come parte della vostra strategia di espansione più ampia
- Sta costruendo un team remoto e ha bisogno di una guida rilevante sul libro paga
Non dimenticare di tenere conto di un confronto tra EOR e commissioni aziendali ombrello per vedere quale si adatterà meglio al tuo budget: gli EOR sono una soluzione economica per esternalizzare molte di queste attività senza fare affidamento su terze parti che possono rendere vulnerabili IP e dati.
2. La tua azienda ha bisogno di flessibilità?
Poiché un Employer of Record è specializzato in centinaia di Paesi con esperti locali e consulenti legali interni, le operazioni sono veloci, efficienti e altamente scalabili in base alle tue esigenze mutevoli e agli obiettivi di espansione. Possono anche proteggere le informazioni sulla proprietà intellettuale e sul personale mantenendo tutto internamente senza esternalizzazione da parte di terzi.
Le aziende ombrello sono specializzate nei rapporti appaltatore-azienda per un periodo di tempo determinato, ma non offrono ulteriori opzioni HR oltre alla gestione del libro paga.
3. Lavori con dipendenti, appaltatori o entrambi?
Assumere diversi dipendenti in mercati diversi o sconosciuti è un processo complesso e rischioso se non si dispone della guida e dell’assistenza legale necessarie per navigare tra le leggi sul lavoro. Un Employer of Record è l'opzione ideale per le aziende che desiderano assumere professionisti per incarichi a lungo termine in tutto il mondo, indipendentemente dal paese. Lavorano con dipendenti a tempo pieno e part-time e possono disporre di politiche per l’aiuto degli appaltatori, se necessario.
Le aziende ombrello lavorano solo con appaltatori assunti a tempo determinato, il che le rende l'opzione migliore se hai bisogno solo di qualcuno per un incarico a breve termine o una tantum.
Scopri di più sulla soluzione EOR di Globalization Partners
Globalization Partners è un Employer of Record globale che può aiutarti a espandere la tua azienda in mercati nuovi e internazionali e assumere dipendenti senza costituire un’entità legale. Ti aiuteremo ad attrarre i migliori talenti con pacchetti di benefit competitivi scalati per soddisfare le leggi e le esigenze locali, con conformità integrata per più di 185 Paesi. Il nostro continuo supporto HR locale è sempre accessibile a voi e ai dipendenti per accedere a informazioni importanti o porre domande.
Risparmiate le vostre risorse e concentrate il vostro tempo sulla creazione di un'azienda internazionale redditizia senza preoccuparvi di attività amministrative complesse e di gestire le leggi sul lavoro e le politiche fiscali in evoluzione. Contatta Globalization Partners o scarica il nostro eBook, “La guida alla scelta di un modello di Employer of Record”, per saperne di più su come lavorare con un Employer of Record e prendere le decisioni giuste per la tua azienda.
