Diciamocelo: la maggior parte delle aziende non dispone di programmi di onboarding esemplari, anche peggio quando si tratta di un programma di onboarding remoto.
L’onboarding è un primo passo fondamentale nella creazione di nuovi dipendenti per il successo nel loro ruolo, ma la maggior parte dei programmi di onboarding copre solo le liste di controllo amministrative.
I nuovi assunti sono entusiasti, ma probabilmente anche nervosi e hanno molte domande che potrebbero non sentirsi a proprio agio a porre. E se il processo di onboarding è un freddo registro amministrativo, sarà improbabile che parlino con il loro nuovo manager per paura di essere considerati eccessivamente negativi.
Al contrario, sfiateranno le loro frustrazioni in luoghi come Reddit:
Se la maggior parte dell’onboarding non è stata abbastanza negativa, il passaggio al lavoro da remoto lo ha peggiorato. L’onboarding remoto è particolarmente difficile per i nuovi assunti perché la comunicazione, la creazione di team e l’acquisizione di un’idea della cultura aziendale sono più difficili attraverso chiamate e riunioni virtuali.
Le conseguenze di programmi di onboarding scadenti sono troppo grandi da ignorare.
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Uno studio di BambooHR ha rilevato che un terzo dei dipendenti ha lasciato il proprio nuovo lavoro nei primi sei mesi. Questo avviene dopo che le aziende hanno dedicato il tempo e le risorse ad assumerle in primo luogo. Questi costi possono arrivare a un terzo dello stipendio di un dipendente.
Questo articolo mostrerà come manager e aziende possono progettare un programma di onboarding che predisponga i dipendenti da remoto per il successo.
In che modo l’onboarding di un dipendente da remoto è diverso da quello di un dipendente dell’ufficio?
L’onboarding remoto è un’esperienza completamente diversa rispetto all’onboarding tradizionale in ufficio:
Onboarding in ufficio
Quando i nuovi assunti vengono in ufficio per la prima volta, il loro manager può salutarli, portarli alla loro scrivania dopo essere stati presentati ai colleghi e rispondere a eventuali domande.
Il manager ha un alto livello di coinvolgimento. Questa interazione faccia a faccia aiuta i nuovi assunti ad alleviare le ansie che possono provare e a sistemarsi.
Onboarding remoto
L’inserimento di un dipendente da remoto richiede molta più comunicazione rispetto ai processi di inserimento in ufficio. Ci sono segnali sociali che i dipendenti in ufficio possono rilevare che i dipendenti da remoto non avranno la possibilità di farlo.
In un luogo di lavoro remoto, i nuovi dipendenti riceveranno probabilmente una chiamata virtuale dal loro manager il primo giorno. Potrebbe essere una chiamata di lunga 1-2 ora in cui parleranno di tutto, dalla configurazione del computer alla definizione degli obiettivi e alla definizione delle priorità.
I nuovi dipendenti da remoto sono tenuti a far capire rapidamente il loro nuovo ruolo.
Sfide di onboarding virtuale
L’onboarding virtuale comporta sfide particolari di cui i team in ufficio non dovrebbero preoccuparsi. Ecco tre sfide dell’onboarding remoto.
Comunicazione
Sia in ufficio che da remoto, il manager deve comunicare frequentemente con i nuovi assunti per aiutarli ad assumere il nuovo ruolo. Ma i nuovi dipendenti potrebbero sentirsi esitanti a porre domande sul posto. Non vogliono paralizzare i loro manager se sono occupati e lasciano una brutta prima impressione. Ciò può portare il dipendente a sgombrare senza obiettivi quotidiani.
Il supporto tecnico può diventare ancora più frustrante
Quando si è in ufficio, probabilmente ci sarà un supporto tecnico per assicurarsi che e-mail, computer, telefono, ecc. siano tutti configurati per i dipendenti il primo giorno. In un ambiente remoto in cui questo aiuto non è disponibile di persona, le configurazioni tecniche possono richiedere molto più tempo ed essere ancora più frustranti.
Integrazione dei nuovi assunti nella cultura
La sfida più grande per l’onboarding dei dipendenti da remoto è integrarli nella cultura aziendale. Far incontrare nuovi dipendenti e conoscere persone in diverse parti dell’organizzazione è fondamentale per farli sentire connessi. Se non ottengono questa opportunità, l’isolamento può rapidamente insinuarsi e ostacolare la capacità dei dipendenti di assumere rapidamente i loro ruoli.
Come creare un programma di onboarding per i dipendenti da remoto
L’onboarding remoto dei dipendenti non deve essere il secondo migliore per l’onboarding di persona. Esistono best practice che le aziende possono adottare per preparare in modo adeguato i lavoratori da remoto rapidamente e integrarli con l'azienda.
Fase 1: inserimento anticipato
Un ottimo programma di onboarding inizia prima del primo giorno. I nuovi dipendenti avranno molte domande e saranno curiosi di conoscere la cultura del team. Per sfruttare il loro entusiasmo e alleviare alcuni dei loro nervi, i manager possono condividere con loro risorse che forniscono contesto e rispondono alle loro domande.
I manager devono iniziare a condividere risorse come:
- Con chi lavoreranno.
- Risorse preziose per il loro settore o prodotto.
- Documenti strategici relativi al loro ruolo
Alcuni manager possono anche mettere insieme una FAQ per i nuovi assunti che fornisce risposte a domande comuni o una presentazione che presenta i loro futuri colleghi. Una presentazione è un ottimo strumento per dare loro un’idea di chi altro fa parte del team e fornire un contesto su come il loro ruolo si relaziona con gli altri all’interno del loro reparto o organizzazione in generale.
Fase 2: Coprire le basi dell’onboarding
Crea una lista di controllo amministrativa per assicurarti di non trascurare alcun passaggio importante nel processo di onboarding. Includi attività come:
- Preparare nuovi dipendenti con software e apparecchiature adeguati.
- Firmare i documenti di lavoro necessari.
- Invio di un programma del primo giorno con riunioni introduttive
È importante che gli altri membri del team sappiano cosa c’è in questa lista di controllo in modo che abbiano un’idea migliore di cosa preparare per eventuali presentazioni in cui potrebbero essere inclusi.
Fase 3: Iniziate con forza con il primo giorno
I manager devono rendere il programma del primo giorno del nuovo assunto il più dettagliato possibile per garantire che l’esperienza sia entusiasmante, coinvolgente e lasciare una buona prima impressione.
Poiché non avranno altri dipendenti da osservare o un ambiente di lavoro da cui trarre spunto, è importante dare ai nuovi dipendenti abbastanza su cui lavorare in modo che non abbiano periodi prolungati nella loro prima settimana con poco da fare. Tuttavia, non sopraffarli con troppe riunioni o incarichi, e sii sempre disponibile per domande e check-in.
Offrire un caloroso benvenuto
IDEO , una società di design di fama internazionale, ha implementato una strategia per alleviare i nervi del primo giorno che molti dipendenti potrebbero provare: chi ha intervistato il nuovo assunto gli invierà una lettera di benvenuto che inizia con “Pensiamo che tu sia una sorta di grosso affare, ed ecco perché”.
Questa può sembrare una piccola azione, ma sforzi come questo fanno molto nel mostrare ai dipendenti che sono i membri benvenuti del team. Aiuta anche a dare il via a relazioni che rendono più facile per loro raggiungere in futuro.
Presentare i nuovi dipendenti ai loro colleghi
Dopo un caloroso benvenuto, un nuovo assunto dovrebbe tenere riunioni individuali pre-programmate con i propri leader e colleghi con cui lavorerà a stretto contatto. Una delle maggiori sfide per il lavoro da remoto è l’isolamento. Essere in grado di incontrarsi faccia a faccia è necessario per integrare nuovi dipendenti nell’azienda.
Queste riunioni individuali servono principalmente a presentare nuovi membri del team, ma sono anche una grande opportunità per iniziare a costruire le relazioni cruciali per il progresso di un nuovo dipendente.
Passo 4: accoppia i dipendenti da remoto con un “amico di onboarding”
Oltre alle riunioni individuali con i membri del team, abbinare i dipendenti da remoto a un “compagno di onboarding” può aiutare i nuovi assunti a integrarsi con l’azienda.
Netapp , una società di servizi cloud in California, ogni estate inserisce 200 stagisti. Parte del loro programma di onboarding è accoppiarli con un amico per il loro tirocinio. Questa strategia costruisce la cultura del team e incoraggia la cooperazione tra i nuovi stagisti.
In un articolo HBR, Microsoft condivide il proprio programma pilota di onboarding che associa ogni nuovo assunto con un collega che lavora con l’azienda da un po’ di tempo. Hanno scoperto che avere un compagno di onboarding:
- Ha fornito un contesto importante per il nuovo assunto.
- Ha aumentato la produttività.
- Maggiore soddisfazione sul lavoro.
Fase 5: Costruire fiducia e appartenenza nei primi 30-60-90 giorni
Entro i primi 90 giorni, i nuovi dipendenti devono costruire relazioni adeguate con i colleghi, immergersi nel loro lavoro, iniziare a condividere le loro idee e ricevere feedback costruttivi.
Il teorico della gestione Simon Sinek suggerisce nel suo TedTalk 2014 che i grandi leader fanno sentire sicuri i loro dipendenti. Trae vantaggio dalla sua esperienza nell’intervistare squadre marine per capire perché sono così facilmente in pericolo di salvare i membri del loro team. “Avrebbero fatto lo stesso per me” è la risposta che tutti hanno dato.
L’obiettivo principale dell’onboarding dei dipendenti non è far sì che i nuovi assunti inizino a lavorare il più rapidamente possibile, ma creare fiducia con loro in modo che si sentano parte di un team che lavora duramente.
Passo 6: fornire tutoraggio
Analogamente a fornire ai nuovi assunti colleghi per aiutarli ad adattarsi al loro nuovo ruolo e all’azienda, i mentori sono fondamentali per il continuo sviluppo dei dipendenti. I mentori sono diversi dai manager perché sono più interessati al miglioramento olistico e alla crescita dei loro tirocinanti piuttosto che a parametri di performance specifici. I mentori sono guide e consulenti su cui i dipendenti possono fare affidamento per una prospettiva imparziale e di terze parti.
Le connessioni di mentoring che vengono fatte fin dall’inizio erano correlate positivamente alla produttività e ai livelli di fiducia di un dipendente cinque anni e mezzo dopo. L’impatto di questo tipo di supporto è inestimabile.
Le chiavi per un inserimento dei dipendenti da remoto di successo
I programmi di onboarding da remoto presentano più sfide rispetto all’onboarding di persona perché è più difficile comunicare e imparare la cultura del team mentre si lavora da casa. Per creare un programma di inserimento dei dipendenti di successo, i manager devono concentrarsi sulla creazione di sentimenti di fiducia e appartenenza all’interno dei loro team.
Seguendo i passaggi descritti in questo articolo, le aziende possono creare un programma di onboarding dei dipendenti da remoto che è più di una lista di controllo delle risorse umane, ma un processo che integra efficacemente i nuovi assunti nell’organizzazione e li prepara al successo.
