Le persone occupate vogliono istruzioni semplici e i dirigenti impegnati vogliono che tu implementi i tuoi progetti, fornendo loro aggiornamenti concisi e istruzioni su ciò che è necessario dai loro team. I professionisti delle risorse umane che iniziano a gestire un nuovo progetto hanno bisogno che il loro piano sia chiaro e attuabile.
Ho raccolto la mia esperienza nella guida dei team HR e nella gestione di progetti internazionali su alcuni suggerimenti utili per la gestione di progetti di successo.
4 Principi importanti di gestione dei progetti
Le basi della gestione dei progetti ti aiutano a stabilire una solida base. Se stai avviando un progetto che coinvolge più team in diverse sedi, ecco alcuni passaggi da seguire per un progetto ben organizzato e di successo:
#1: Dichiara ciò che stai cercando di realizzare.
- Identificare le esigenze aziendali che definiscono.
Porta la domanda “perché lo stiamo facendo” a un livello superiore fino a quando non puoi più farlo. Ad esempio, misurare il coinvolgimento dei dipendenti è la vera esigenza aziendale OPPURE è il compito necessario per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti? Il miglioramento del coinvolgimento serve un’esigenza ancora più elevata, come la riduzione del turnover dei dipendenti? La riduzione del fatturato è un semplice elemento della necessità complessiva di ridurre i costi operativi? - Condividi le esigenze aziendali.
Dichiarare chiaramente gli obiettivi aziendali attuabili di un progetto aiuta tutte le parti interessate a riconoscere il motivo per cui sono coinvolte e aiuta a ottenere il consenso.
#2: Descrivere i passaggi necessari per arrivarci.
- Suddividi il progetto in compiti digeribili.
Definisci esplicitamente i miglioramenti quantificabili o i risultati attesi, specialmente se le sfumature culturali potrebbero influire sull’interpretazione. Assicurati che ogni compito abbia un proprietario chiaro e una data di scadenza. - Definire le fasi cardine.
Le tappe intermedie indicano momenti di completamento in passi incrementali verso l’obiettivo finale del progetto. Ciò consente un chiaro monitoraggio dei progressi del team e consente di celebrare le vittorie collettive lungo il percorso. - Pianificare le riunioni del punto di controllo.
Sia i traguardi che i punti di controllo si sono dimostrati utili per aumentare il morale del team. Attirano l’attenzione sui risultati individuali, assicurano che tutti gli sforzi dei membri del team siano riconosciuti e valorizzati e consentono a tutti di allinearsi a ciò che sarà successivo. Non organizzate mai una riunione semplicemente per averne una, ma i controlli regolari aiutano a mantenere connesso il team di progetto.
#3: Comunicare per collegare i contributi individuali al quadro generale.
- Non lasciare spazio a malintesi.
Non dare per scontato nulla. Quando si lavora in team multinazionali, la comunicazione deve essere cristallina. Tenendo in considerazione la sensibilità culturale per ricevere istruzioni e delega, abbattete per iscritto i risultati di ogni persona per il progetto e aiutate il team a capire come le attività si connettono tra loro e al vostro obiettivo generale. - Raccogliere tutta la documentazione in un unico posto.
Tutte le informazioni del progetto devono trovarsi in un luogo a cui chiunque possa accedere, in qualsiasi fuso orario. Ciò potrebbe includere un programma del progetto, un elenco dei membri del team e una matrice RACI (responsabile, responsabile, consultabile e informante) per maggiore chiarezza dei ruoli.
#4: Coinvolgi il tuo team di leadership.
- Coinvolgi i senior manager per aiutarti a mantenere tutti motivati.
Prima di iniziare il tuo progetto, necessiti del coinvolgimento e del consenso degli stakeholder al di fuori delle Risorse Umane. Considera i reparti necessari per il tuo progetto e i responsabili senior giusti da coinvolgere in ogni regione: potrebbe non essere il responsabile diretto di qualcuno in culture diverse. - Siate rispettosi delle caselle di posta in arrivo degli stakeholder di alto livello.
I project manager devono essere in comunicazione regolare con le parti responsabili per ogni attività, mentre gli stakeholder e i dirigenti di alto livello devono ricevere aggiornamenti brevi e periodici.
3 Esempi di progetti HR internazionali
I nostri team gestiscono i progetti oltre confine ogni giorno. Come parte di un’azienda internazionale, siamo esperti nelle migliori pratiche, ma queste variano in base al tipo di progetto. Ecco alcuni punti salienti di alcuni progetti globali delle Risorse Umane:
Progetto n. 1: implementazione di un sondaggio sul coinvolgimento transfrontaliero
Globalization Partners è orgogliosa di segnalare il 96 percento della soddisfazione dei dipendenti. Non siamo riusciti a gestirlo se non fosse stato per un solido sondaggio sul coinvolgimento e i successivi sforzi delle Risorse Umane per migliorare continuamente l’esperienza dei dipendenti.
La misurazione del coinvolgimento dei dipendenti può essere ampiamente automatizzata una volta decise la metodologia e le domande. I team delle Risorse umane possono essenzialmente fare clic su “Invia” e utilizzare la reportistica standard in molti strumenti per identificare le tendenze e misurare i progressi. In Globalization Partners, utilizziamo 15five per la gestione del team e la sua funzione di sondaggio è stata una risorsa importante per comprendere il carico di lavoro, la motivazione e il coinvolgimento del nostro team.
N. progetto2: progettazione di un’esperienza globale di onboarding remoto
Poiché assumiamo a livello globale, Globalization Partners ha dovuto pianificare l’ onboarding da remoto molto prima della pandemia. Per il nostro team HR, ciò significava creare una serie di video per i nuovi membri del team, fissare più incontri con tutte le funzioni adiacenti del dipendente e documentare formalmente aspettative, apprendimenti e opportunità.
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In Globalization Partners, utilizziamo Lessonly per generare il corso di formazione di un’ottima esperienza di onboarding. Le aziende che assumono a livello internazionale prenderanno in considerazione anche pagamenti tempestivi, raccolta sicura dei dati e gestione trasparente di ore e spese. La nostra piattaforma di occupazione completa perm rende le assunzioni e l'onboarding globali veloci e facili per i team delle risorse umane.
Progetto n.3: Scalare gli sforzi di reclutamento internazionale
Le dimensioni della nostra azienda sono raddoppiate nonostante il Covid-19e la maggior parte delle nostre nuove reclute NON si trova vicino alla sede centrale negli Stati Uniti. Questa distinzione è importante da sapere prima di iniziare il tuo sforzo di reclutamento: stai assumendo in un mercato specifico o semplicemente trovi la persona migliore per il lavoro, ovunque possa vivere? La pandemia ha dimostrato che il lavoro da remoto è altamente efficace e la crescente tendenza globale è trovare i migliori talenti indipendentemente dalla loro posizione.
LinkedIn è uno dei più grandi social network per i professionisti negli Stati Uniti, ma questo non è il caso in tutto il mondo. In Cina, ad esempio, esiste un concetto simile in Ushi, ma ci sono differenze.
Il concetto di LinkedIn non si traduce direttamente in tutti i mercati, quindi dovrai adattare la promozione dell’apertura di posti di lavoro a ogni regione.
Il tuo progetto è completo - Un altro passo
Un debriefing del progetto (o retrospettivo) deve essere considerato la fase finale di un progetto. Consente a tutte le parti interessate di celebrare il loro successo e ai proprietari di progetti di riflettere sulle migliori pratiche per il futuro. La ricerca mostra anche che i team che conducono un debriefing hanno prestazioni migliori fino al 20 %.
Tieni a mente la cultura in questa fase di feedback: può essere la fase più sensibile nella gestione globale dei progetti. Harvard Business Review cita che la cultura cinese tende a richiedere un rafforzamento positivo, ma una cultura aziendale tedesca che evidenzia solo atti eccezionali può effettivamente portare a performance negative. Ci sono molte sfumature all’interno della cultura aziendale di ogni Paese e anche all’interno di diverse aziende, quindi in questa fase, la conoscenza locale è inestimabile.
Ad ogni traguardo il team di progetto deve chiedere:
- Cosa abbiamo fatto bene?
- Cosa possiamo fare in modo diverso?
Il debriefing finale del progetto deve includere input provenienti da tutte le fasi, una revisione del ritorno sull’investimento (ROI) del progetto completato e un riepilogo delle modifiche suggerite per il progetto successivo. I cambiamenti potrebbero essere qualsiasi cosa, dal processo di definizione ai reparti coinvolti nel team. I proprietari del progetto hanno inoltre la responsabilità di garantire che tutte le informazioni raccolte nel debriefing siano applicate alla successiva iterazione, in modo che il processo sia continuamente migliorato.
Dall’ambito e dalla pianificazione del progetto alla documentazione dei risultati del debriefing, il mio punto di forza più importante dalla gestione di progetti transfrontalieri è quello di comunicare eccessivamente. Raramente si può sopravvalutare l’ovvio quando sono coinvolti molti stili di business.
La tua azienda prevede di assumere a livello globale? Abbiamo creato questa Lista di controllo per l’espansione aziendale internazionale, uno strumento di gestione dei progetti per le aziende che diventano globali.
