Che cosa devono sapere i dipendenti sulla conformità del lavoro da remoto

La conformità del lavoro da remoto è più importante che mai. Sin dall’inizio della pandemia, molte aziende hanno adottato una politica di lavoro principalmente da remoto di lungo periodo, destinata a diventare presto la normalità. Infatti, entro il 2025, il 75 percento della forza lavoro lavorerà da remoto almeno cinque giorni al mese.

Anche se esistono alcune leggi che si applicano ad accordi di lavoro da casa temporaneo, molti paesi hanno iniziato a introdurre una legislazione specifica per il lavoro da remoto.

Ecco alcune delle  questioni legali che le  aziende devono prendere in considerazione  mentre lavorano per implementare una politica di lavoro da remoto conforme.

Numero 1: Conformità dei dati (privacy e sicurezza)

La conformità dei dati dovrebbe essere in cima alle priorità di un’azienda. Quando si tratta di dati riservati, comprese le informazioni sui clienti, è fondamentale garantire la privacy e la sicurezza delle informazioni a cui i dipendenti hanno accesso e che utilizzano. Un altro problema si presenta quando i dati vengono trasferiti a livello internazionale. La tua azienda rispetta le disposizioni del GDPR?

Cosa puoi fare: 

• Definisci politiche sulla privacy e sicurezza che coprano software, hardware, informazioni e controllo degli accessi.
• Chiedere ai dipendenti di utilizzare un servizio VPN (Virtual Private Network) che garantisca la sicurezza della navigazione  web, specialmente per i lavoratori  remoti  che utilizzano il Wi-Fi pubblico.
• Cripta le informazioni riservate.
• Imposta l’autenticazione a due fattori per ogni dispositivo.

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Numero di emissione2: conformità buste paga

La conformità del libro paga è una sfida comune che le aziende incontrano quando hanno dipendenti da remoto. Le aziende devono comprendere le leggi sul lavoro e in materia di impiego in ogni paese in cui assumono per assicurarsi di pagare i dipendenti in conformità con tali normative.

Cosa puoi fare:

Controlla i requisiti di ogni stato o paese in relazione a:

• Minimo salariale. Il minimo salariale è lo stipendio o pagamento più basso che i datori di lavoro sono legalmente tenuti fornire ai propri lavoratori. Varia da paese a paese (e da stato a stato negli U.S.A.) e mentre la maggior parte dei paesi ne ha uno, alcuni paesi hanno rinunciato a implementare un minimo salariale ufficiale. Pertanto, è fondamentale monitorare i requisiti di stipendio nel paese in cui stai operando. Le aziende che non rispettano questi requisiti possono incorrere in multe e cause legali.
• Leggi sugli straordinari e sull’orario di lavoro. Anche se esiste uno standard per l’  orario di lavoro in tutto il mondo, vi sono  variazioni in diversi Paesi. Le leggi locali sul lavoro  stabiliscono  l’orario di  lavoro e gli straordinari  massimi e minimi  per i dipendenti e le aziende devono  rispettarli.
• Permessi. Le leggi locali sul lavoro  stabiliscono  il proprio schema di  congedo  retribuito. Le ferie sono diverse  nelle  Americhe  rispetto a quelle in Europa  o Africa,  così  come  le  ferie per maternità e paternità.  Rimanere al passo con queste normative impedirà alle aziende di affrontare responsabilità.
• Frequenza di pagamento. La  frequenza di retribuzione  definisce la frequenza con  cui  i dipendenti  devono essere  retribuiti  (ovvero, settimanale, bisettimanale, semestrale, mensile) e differisce in ogni Paese. È fondamentale tenere a mente questo aspetto per  rispettare le  normative di  ogni Paese  ed evitare problemi di conformità.
• Benefit. I dipendenti hanno diritto ad alcune prestazioni obbligatorie  previste  dalle leggi sul lavoro del loro Paese. Sebbene ci siano benefit di base come la previdenza  sociale in ogni Paese, molti altri hanno  stabilito  che i datori di lavoro dovrebbero offrire anche benefit  di disoccupazione e pensionamento.
• Assicurazione. Molti paesi impongono assicurazione sanitaria, pensionistica e di disoccupazione. È qualcosa che le aziende devono tenere a mente quando assumono dipendenti in questi paesi.
• Imposta Fiscale. Alcuni paesi hanno sistemi di tassazione più complessi di altri. Comprendere questi sistemi è fondamentale per   rispettare le leggi e le normative  fiscali.

Trova degli esperti che aiutino la tua azienda a rimanere informata sulle leggi e i regolamenti locali.

Numero3: Salute e sicurezza

Proteggere la salute e sicurezza dei dipendenti è diventato più difficile per le aziende da quando hanno autorizzato il lavoro da remoto. Tuttavia, anche se i dipendenti non lavorano fisicamente in un ufficio, l’azienda è comunque responsabile perché rimangano sani e al sicuro.

Cosa puoi fare:

• Identifica i potenziali pericoli e implementa delle misure per controllare e mitigare il rischio.
• Crea un sistema per la segnalazione di infortuni o incidenti, e assicurati che i lavoratori sappiano come utilizzarlo.
• Fornisci formazione su salute e sicurezza e incoraggia i dipendenti ad adottare le precauzioni necessarie.
• Anche la salute mentale  è importante a cui prestare attenzione. I datori di lavoro devono assicurarsi che i dipendenti facciano pause e si prendano periodi di riposo.

Numero di problema4: attrezzatura

È importante dotare i dipendenti degli strumenti e delle attrezzature necessari per svolgere il proprio lavoro. In alcuni paesi, i datori di lavoro devono fornire ai dipendenti un rimborso o uno stipendio per i costi sostenuti durante il telelavoro.

Cosa puoi fare:

• Fornisci ai dipendenti le risorse necessarie per lavorare da casa.
• Quando l’azienda non è in grado di fornire le attrezzature, è necessario raggiungere un accordo con il dipendente e rimborsare le eventuali spese sostenute.
• Rispetta le leggi locali per il lavoro da remoto che richiedono una remunerazione aggiuntiva per elettricità, telefono e servizi internet.

Numero di pubblicazione5:  Proprietà intellettuale

Oltre a proteggere i dati sensibili, le aziende devono anche dare priorità alla protezione del lavoro che i loro dipendenti producono, inclusi i diritti di autore, invenzioni e progetti. La protezione della proprietà intellettuale (PI) internazionale è un fattore chiave da tenere in considerazione quando vengono assunti lavoratori da remoto.

Cosa puoi fare: 

• Registra la proprietà intellettuale nei paesi in cui si trovano i tuoi dipendenti.
• Aggiungi una clausola di non divulgazione quale parte del contratto di assunzione e assicurati che i termini siano chiariti e compresi.

Per  evitare questi problemi, le aziende devono  stabilire  e implementare una politica ufficiale sul lavoro da remoto.

 Politica sul lavoro da remoto

È estremamente importante definire una serie di regole e linee guida per disciplinare e gestire i lavoratori da remoto.

Una politica di lavoro da remoto deve includere:

• Le regole aziendali
  Lavorare da casa non esenta i dipendenti dalle condizioni e dalle politiche che si applicano loro sul posto di lavoro. Per evitare confusione, è meglio dichiararlo chiaramente nelle linee guida del lavoro da remoto dell’azienda.
• Aspettative di lavoro e prestazioni dei dipendenti 
  Definire linee guida su programmi, scadenze, report  e  attività. È inoltre importante  spiegare  come misurerete le prestazioni e la produttività, nonché le  metriche  importanti  per ciascun ruolo.
• Clausole sulla privacy dei dati e sulla proprietà intellettuale Assicurarsi che i dipendenti firmino un accordo di riservatezza e comprendano l’importanza di proteggere le informazioni aziendali.
• Retribuzione e benefit 
  Chiarire che i dipendenti hanno diritto agli stessi compensi e benefit del posto di lavoro. Inoltre, nota se vi saranno pagamenti aggiuntivi per elettricità e costi di internet.
• Linee guida per la comunicazione 
  Assicurarsi che i dipendenti conoscano gli strumenti di comunicazione utilizzati dal  team. Definisci  eventuali aspettative  di disponibilità  online  durante l’orario di lavoro  ed enfatizza  l’importanza di  check-in  e riunioni  per  mantenere una comunicazione fluida con il tuo team.

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Leggi di più: Che cos’è un Employer of Record?