어떤 회사에서든 팀원 간의 효과적인 커뮤니케이션은 비즈니스 성과를 최적화하고 조직의 목표를 달성하는 데 중요합니다. 직원의 업무와 기업 사다리에서의 위치에 관계없이 거의 모든 사람이 팀의 노력과 부서 간 커뮤니케이션이 필요한 장애물에 직면하게 됩니다.
Covid-19 년 의 출범 전까지2020는 동료의 책상으로 걸어가서 쉽게 대화를 나눌 수 있었지만 원격 근무는 이러한 가능성을 완전히 지웠습니다. 이제 대부분의 논의 일정을 잡아야 하는데, 이는 종종 지연을 야기하고 마감일을 놓치고 높은 이직률로 인한 도미노 효과를 유발할 수 있습니다.
2년 후, 이제는 업무 배치가 곧 기존의 대면 환경으로 돌아가지 않을 것이 분명합니다. 하이브리드 작업 모델과 유연한 배열을 테스트하는 많은 회사가 있기 때문에 고용주와 회사 리더는 먼 거리에서 발생하는 제한에도 불구하고 자신의 지성을 연마하고 팀원을 한데 모으는 효과적인 방법을 찾는 것이 가장 중요합니다.
원격 근무 시대에 커뮤니케이션을 촉진하기 위한 몇 가지 창의적인 전략은 다음과 같습니다.
1. 가상 회의에 도면 태블릿 사용
전통적인 사무실에서 회의는 흔히 발생합니다. 이론적으로, 이들은 직원들이 일상적인 업무와 보류 중인 프로젝트에 대한 통찰력을 수집하고 공유할 수 있는 공간입니다. 회사들이 원격 우선으로 전환했을 때, 많은 관리자들이 단순히 이러한 회의를 그룹 화상 통화로 대체했습니다. 안타깝게도 화상 회의 도구는 해결 방법이 아닙니다. 관리자는 이러한 교류가 정기적으로 이루어지고 팀의 핵심 구성원이 항상 참여하도록 해야 합니다. 팀이 규모가 크거나 직원들이 서로 다른 시간대에 분산되어 있는 경우, 실제 해결책은 관련된 프로젝트에 따라 그룹을 나누는 것입니다.
각 직원의 의견을 듣 는 것이 가장 중요합니다. 팀원들이 다음 주에 자신의 업무 개발 및 예상되는 진행 상황에 대한 업데이트를 제공할 수 있도록 안건에 여유를 두십시오. 많은 회사들이 원격 근로자들이 시각적이고 협력적인 방식으로 아이디어를 즉시 보여줄 수 있도록 도안 태블릿과 같은 새로운 도구를 이러한 회의에 통합하고 있습니다.
이상적으로는 회의가 끝날 때 몇 분을 Q&A 세션에 할당해야 합니다. 이 세션은 다양한 프로젝트가 논의되고 모든 의심을 명확히 할 수 있는 공개 토론입니다.
2. 명확한 목표 정의
각 직원의 기능과 역할에 대한 명확한 아이디어는 관리자가 팀을 효과적으로 조율할 수 있도록 필수 사항입니다. 정의된 목표를 매핑하면 직원들이 권한을 부여받고 가치를 인정받는다고 느끼게 되며, 원격 근무 환경에서 종종 상실되는 감정인 집단의 일원임을 상기시켜 줍니다.
글로벌 팀에게 중요한 또 다른 리소스는 프로젝트 관리 도구입니다. 이 도구에는 주요 목표, 마감일, 주요 성과 지표(KPI)에 대한 개요와 함께 다양한 프로젝트 리더들이 포함되어 있어 관리자가 프로젝트의 수명 주기를 추적할 수 있습니다. 팀원들이 이 정보에 접근할 수 있는 경우, 특정 커뮤니케이션 문제를 해결하고 모든 불확실성을 적시에 해소하여 지연을 피할 수 있습니다.
이 방법은 재택 근무 체제에서 훨씬 더 효과적이 됩니다. 새로운 기술을 통해 우리는 우리가 불가능하다고 생각했던 목표를 협업하고 달성할 수 있습니다. 예를 들어, 원격 직원으로 구성된 클러스터가 마케팅 캠페인을 평가하고자 하는 경우, 아사나, 몬데이 또는 트렐로와 같은 프로젝트 관리 도구에 의존하는 것이 중요합니다. 최신 도구는 명확하게 정의된 목표를 추적, 유지 및 실행하는 데 도움이 될 수 있으며, 이는 원격 팀에게 그 어느 때보다도 중요한 현재입니다.
3. 문서 관리를 위해 공유 파일 작업
모든 프로젝트에는 리더와 대부분의 경우 여러 기여자가 있으며, 이들은 프로젝트의 성공을 보장하기 위해 모든 측면에서 작업이 어떻게 진행되고 있는지에 대한 명확한 아이디어가 필요합니다. 분산된 팀이 있는 원격 환경에서 문서 관리는 그 어느 때보다 중요합니다.
이메일을 통해 파일을 주고받고 모든 사람이 결과물에서 자신의 역할을 완료할 때까지 기다리면 워크플로가 중단될 수 있습니다. 또한 직원이 업무를 실시간으로 수정하고 피드백을 통합하는 것을 방지합니다. 회사가 민감한 정보를 취급하는 경우 기밀 문서를 보호된 클라우드에 안전하게 저장할 수 있습니다.
관리자는 팀 간의 커뮤니케이션을 간소화하기 위해 공유 파일을 사용하여 기술 및 자동화의 새로운 발전을 수용하는 것을 고려해야 합니다.
4. 즉각적인 커뮤니케이션 도구 활용
이메일을 보낼 때 수신자가 실제로 이메일을 열리도록 보장할 수 있는 방법은 없습니다. 응답하는 것만으로는 안 됩니다. 시간에 민감하거나 긴급한 문제에 관한 한, 이메일은 효과적인 매체가 아닙니다. 종종 우리가 필요로 하는 것은 빠른 “예 또는 아니요” 답변뿐이므로, 침투할 수 없는 받은 편지함 벽을 우회하는 이상적인 솔루션은 회사 메시징 앱과 같은 인스턴트 커뮤니케이션 도구를 사용하는 것입니다.
Slack, Clubhouse 및 Discord와 같은 최신 도구는 이메일의 기능을 훨씬 능가하는 커뮤니케이션 이점을 제공합니다. 예를 들어, Slack 앱을 활용하는 직원은 인스턴트 메시지를 보내고, 문서를 공유하고, CRM 및 프로젝트 관리 솔루션을 통합할 수 있습니다.
이 주제에 대한 자세한 내용은 다음을 참조하십시오. 동기식 대 비동기식: 원격 근무지에서 커뮤니케이션 마스터하기
5. 수냉식 쿨러 대화의 중요성을 소중히 여깁니다.
“커뮤니케이션”은 여러 의미를 가질 수 있으며 건설적이고 생산성을 향상시키기 위해 반드시 업무와 관련이 있을 필요는 없습니다. 팬데믹 기간 동안 직원 행동에 몇 가지 변화와 발전이 있었습니다. 최근 한 연구에서는 사무실에서 원격 근무로 전환한 직원들이 1년 동안 재택 근무를 한 후 수면의 질, 불안 및 우울증이 높은 수준으로 악화된 것으로 나타났습니다.
이러한 영향은 주로 직장과 집이 같은 곳일 때 발생하는 사회적 소외감에서 기인합니다. 정신 건강 영향 외에도 이러한 역동성은 직원의 소속감을 감소시키고 전반적인 팀 사기를 손상시킬 수 있습니다.
동료가 된다는 것이 반드시 친구가 된다는 것을 의미하지는 않지만, 직장에서의 비공식적인 대화가 동료들이 긍정적인 태도로 유대감을 형성하고 하루를 맞이하는 데 도움이 된다는 것은 부정할 수 없습니다. 따라서 짧은 가상 커피 타임을 예약하여 직원들에게 개인적, 사회적 차원에서 자신을 표현할 수 있는 공간을 제공하는 것이 좋습니다.
이 시간은 보류 중인 프로젝트나 비디오 마케팅을 개선하는 최신 방법이 아닌 일상 생활에 대한 비공식적인 대화에 초점을 맞추어야 합니다. 업무 관련 주제를 피하고, 직원들이 일반적으로 사회적 상호작용에서 비롯되는 에너지 향상을 얻도록 돕는 것을 목표로 하십시오.
6. 다양한 개성에 맞는 솔루션
그룹 화상 통화의 인기로 인해 원격 작업 환경에서1-1는 대면이 줄어들고 드물게 발생합니다. 인성은 그룹 세션에 참여할 때 다양합니다. 일부 팀원은 대화하고, 직면한 문제를 공유하고, 지원을 요청하는 데 더 열망하는 반면, 다른 팀원은 더 많은 관심을 갖습니다.
이러한 경우, 공감은 모든 사람에게 자신을 표현할 기회를 제공하는 핵심 요소가 됩니다. 이는 짧고 정기적인 일대일 미팅을 예약하여, 보다 유망한 개인들이 판단의 두려움 없이 편안하게 개방할 수 있도록 함으로써 이루어질 수 있습니다.
7. “원격 통제” 위험 방지
스탠포드 대학이 실시한 한 연구에서는 직원들이 일주일에 최소 하루 이상 재택근무를 할 수 있는 가능성이 주어졌을 때 생산성이 13 % 증가한 것으로 나타났습니다. 이는 재택 근무자들이 “게으름” 또는 “생산성이 낮음”이라는 일반적인 오해를 해소합니다.
전통적인 사무실 환경에서는 직원들이 지속적으로 모니터링되지 않으므로 원격 근무 모델에서는 변화가 없어야 합니다. 관리자는 직원이 책임감 있는 전문가이며, 마이크로매니지먼트는 좌절감을 초래하여 좌절감, 직원 사기 저하, 생산성 부족으로 이어질 수 있음을 기억해야 합니다.
관리자는 실제 근무 시간을 강박적으로 통제하기 보다는 목표가 달성되었는지에 주로 집중해야 합니다. 장기적으로, 신뢰는 더 높은 생산성 수준으로 보상될 것입니다.
자세한 내용은 다음에서 확인하십시오. 귀사는 재택근무와 원격근무를 혼동하고 있습니까?
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원격 업무 및 글로벌 팀 관리에 대한 자세한 내용은 다음을 참조하십시오.
