Leestijd: 9 minuten
Bij G-P helpt ons toonaangevende Global Growth Platform™ (platform voor wereldwijde groei) bedrijven om hun volledige potentieel te ontwikkelen. Dit gebeurt door in plaats van in maanden, in dagen hoogopgeleide wereldwijde teams op te bouwen. Maar hoe werkt het hele personeelsbestand het beste samen? Hier bespreken we de kansen – en uitdagingen – bij het verwezenlijken van het type wereldwijde groei en succes dat we allemaal kunnen delen.
G-P. Global Made Possible.
Veel mensen denken aan Italië als een fantastische toeristische bestemming. Het land telt 55UNESCO-werelderfgoedlocaties, meer dan enig ander land. Italië heeft zeker een rijke geschiedenis, maar het heeft ook een heldere toekomst. De Italiaanse economie blijft groeien, en dit land begint steeds meer bedrijven aan te trekken die internationale teams willen opbouwen. Onze handleiding voor het inhuren van werknemers in Italië kan u helpen het arbeidsrecht en de wervingspraktijken in Italië te begrijpen, zodat u met meer vertrouwen door het proces kunt navigeren.
Wat u moet weten voordat u in Italië personeel gaat inhuren
Onze tips voor het inhuren van werknemers in Italië zijn vooral gericht op het begrijpen van de arbeidsmarkt en de wetten die de rechten en vergoedingen van werknemers regelen. Italiaanse werknemers genieten een uitgebreide bescherming, dus het kan een hele uitdaging zijn om altijd aan de wettelijke voorschriften te blijven voldoen. Tenzij u ervoor kiest om met een Employer of Record (EOR) te werken, zult u waarschijnlijk juridische hulp nodig hebben om te voorkomen dat u wetten overtreedt. Maar het volgende overzicht kan u alvast op weg helpen.
1. Overwegingen over de arbeidsmarkt
De grootste sectoren in Italië zijn productie, landbouw, handel, dienstverlening en toerisme. De Italiaanse productiesector is vooral bekend om zijn metallurgie en machinebouw, chemicaliën en textiel.
Italië is de op zeven na grootste economie ter wereld, en toch is het niet zonder problemen. Het Italiaanse werkloosheidspercentage is na de wereldwijde economische crisis van 2007-2009 gestaag toegenomen, maar begon te dalen na een piek in 2014. Vandaag staat het op 9,1 procent; een positief teken voor internationale bedrijven die sollicitanten proberen aan te trekken.
Een deel van de uitdaging voor Italië ligt echter in een gebrek aan benodigde vaardigheden. Italië heeft het op één na laagste percentage universitair geschoolden van de Europese Unie (EU). Vooral bedrijven in de productiesector vinden het moeilijk om werknemers te vinden met de benodigde vaardigheden. Als u het moeilijk vindt om in Italië goed gekwalificeerde sollicitanten aan te trekken, is een mogelijke oplossing voor uw bedrijf het opleiden van leergierige werknemers, eventueel studenten, om hen te helpen de vaardigheden te ontwikkelen die nodig zijn om voor uw bedrijf te werken.
De Italiaanse arbeidsmarkt onderscheidt zich ook door het grote aantal mensen die zzp’er zijn of een niet-standaardbaan hebben. Een dergelijke flexibiliteit op de markt kan nuttig zijn als u in Italië telewerkers inhuurt; de mogelijkheid om thuis te werken kan aantrekkelijker zijn voor zelfstandige Italiaanse werknemers.
2. Gesproken talen
De officiële taal van Italië is het Italiaans, en dit is de taal die u de overgrote meerderheid van de bevolking zult horen spreken. Bedrijven die gewend zijn in het Engels te werken, zullen ontdekken dat in Italië het Engels de op één na meest gesproken taal is. Slechts 1,31 procent van de Italianen spreekt Engels als eerste taal, maar 12,43 procent spreekt Engels als tweede taal. Veel Italianen zullen op zijn minst een beetje Engels begrijpen, omdat 99,6 procent van de Italiaanse middelbare scholieren Engels leert.
U hebt waarschijnlijk nog steeds een vertaler nodig om u te helpen bij het opstellen van contracten en andere documenten in het Italiaans, maar als u sollicitanten selecteert die vloeiend Engels spreken, hebt u wellicht geen vertaler nodig voor sollicitatiegesprekken en andere communicatie.
3. Collectieve arbeidsovereenkomsten en contracten
Collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s) zijn in Italië gebruikelijk in alle bedrijfstakken. Een collectieve arbeidsovereenkomst is een reeks voorwaarden waarover de vakbonden en de werkgeversorganisaties onderhandelen en die ze overeenkomen. Gelukkig is het makkelijk om te weten of er een cao op uw bedrijf van toepassing is, omdat nationale cao’s alleen bindend zijn voor bedrijven die lid zijn van de betrokken werkgeversvereniging.
Als u niet bij een Italiaanse werkgeversorganisatie bent aangesloten, dan hoeft u zich niet aan een cao te houden. U kunt er echter nog steeds voor kiezen om de voorwaarden van een cao over te nemen en ernaar te verwijzen in uw arbeidsovereenkomst.
Arbeidscontracten zijn in Italië wettelijk verplicht, maar ze hoeven niet in het Italiaans te zijn. Het kernpunt is om ervoor te zorgen dat uw werknemers hun contracten kunnen begrijpen. Wanneer we aan het eind van dit bericht het wervingsproces bespreken, zullen we ook de Italiaanse arbeidsovereenkomsten nader bekijken.
4. Vergoeding
Italië heeft geen nationaal minimumloon, evenmin als een van zijn geografische regio's. In plaats daarvan raadplegen werkgevers gewoonlijk de cao’s voor minimumloonvereisten. De Italiaanse grondwet geeft werknemers recht op een salaris dat in overeenstemming is met de hoeveelheid en de kwaliteit van het werk dat ze doen. Het is ook voldoende om zichzelf en hun gezin van een fatsoenlijke levensstijl te voorzien. Dit is uiteraard een tamelijk subjectieve norm.
Wanneer de rechtbank erbij betrokken is, zullen juridisch deskundigen waarschijnlijk verwijzen naar de minimumloontarieven die door de nationale collectieve arbeidsovereenkomst in uw sector zijn vastgesteld. Dus zelfs als uw bedrijf niet onder een cao valt, is het toch verstandig om lonen aan te bieden die in overeenstemming zijn met de normen in de sector. Het aanbieden van hogere lonen is een doeltreffende manier om toptalent aan te trekken.
Houd er rekening mee dat veel Italiaanse werknemers gewend zijn hun salaris in 13 of 14 termijnen te ontvangen, in plaats van 12 voor elke kalendermaand. De 13e maand wordt betaald in december, en de 14e in juni. In de collectieve arbeidsovereenkomst van werknemers staat vermeld of ze recht hebben op deze extra jaarlijkse betalingen.
5. De werkweek en vakantiedagen
De standaardwerkweek in Italië is 40 uur, hoewel de cao’s een andere norm kunnen opleggen. De maximale werkweek is 48 uur, berekend als een gemiddelde over vier maanden. De enige bepaling inzake overuren is dat ze niet het aantal van 250 uren per jaar mogen overschrijden. Andere aspecten van overwerk en loon worden bepaald door de cao’s.
Naast de 12 Italiaanse feestdagen moeten werkgevers hun Italiaanse werknemers elk jaar ten minste vier weken betaalde vakantie geven. In sommige collectieve arbeidsovereenkomsten wordt een ruimer recht op vakantie bepaald. Het Italiaanse arbeidsrecht staat werknemers ook toe om bij bijzondere omstandigheden hun niet-opgenomen jaarlijks verlof over te dragen aan collega's.
6. Belastingen en sociale zekerheid
Italiaanse werknemers betalen inkomstenbelasting volgens een progressief belastingtarief. Italië gebruikt een Pay As You Earn (PAYE)-systeem, dus werkgevers zijn verplicht om het juiste bedrag aan belastingen in te houden op de loonstrook van werknemers.
Werknemers en werkgevers moeten ook bijdragen aan sociale zekerheid. De tarieven voor de sociale zekerheid zijn afhankelijk van het soort bedrijf en de positie van de werknemer binnen het bedrijf. Werkgevers dragen een bedrag bij dat gelijk is aan ongeveer 27-28 procent van het bruto jaarloon van een werknemer. Het huidige tarief voor werknemers is 9,19 procent, of € 102.543 als 9,19 procent van hun salaris hoger is dan dat totaal.
De kosten voor het inhuren van een werknemer in Italië
Wanneer u in Italië of in een ander land nieuwe werknemers inhuurt, moet u rekening houden met zowel de arbeidskosten als de kosten van het wervingsproces. De arbeidskosten zijn grotendeels afhankelijk van de sector en de positie, maar als referentiepunt: de geschatte arbeidskosten per uur in Italië zijn € 28,80, net € 1,10 hoger dan het gemiddelde voor de EU. Internationale wervingskosten kunnen een reeks uitgaven met zich meebrengen, waaronder:
- belasting betalen om uw bedrijf in Italië te registreren;
- overleg met een Italiaans advocatenkantoor zodat u tijdens de hele wervingsprocedure aan de wettelijke voorschriften blijft voldoen;
- het adverteren van vacatures, behalve in het geval van gratis advertenties;
- verwijzingspremies betalen aan werknemers met connecties in Italië;
- werving via een wervingsbureau;
- een interne wervingscommissie betalen;
- reizen naar en van Italië, inclusief hotelovernachtingen, maaltijden, en vervoer;
- samenwerken met een vertaler om documenten op te stellen of gesprekken te vergemakkelijken;
- gebruikmaken van een dienst voor antecedentenonderzoek voor het screenen van kandidaten.
Wat heeft een bedrijf nodig om werknemers te gaan inhuren in Italië?
Voordat u iemand in Italië inhuurt, moet u eerst uw bedrijf in het land vestigen. Veel internationale bedrijven kiezen voor hun Italiaanse dochteronderneming een bedrijfsstructuur die bekend staat als een “societá a responsabilitá limitata” (SrL). In veel opzichten is een SrL het equivalent van een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. Een aantal belangrijke vereisten voor het oprichten van een SrL zijn:
- Documenten: U moet de statuten van het bedrijf en een openbare oprichtingsakte ondertekenen in aanwezigheid van een notaris.
- Belastingen: U zult ook een subsidiebelasting van de overheid moeten betalen, en de registratiebelasting voor het oprichten van uw bedrijf.
- Btw-nummer van het bedrijf: Uw bedrijf zal online een btw-nummer moeten aanvragen bij de Agenzia delle Entrate.
- Belastingcodes: Uw bestuurders en aandeelhouders zullen ook een Italiaans fiscaal identificatienummer van de Agenzia delle Entrate nodig hebben.
- Bankrekening: Nadat u officieel bent opgericht, moet u een bankrekening in Italië openen.
Afhankelijk van factoren zoals de structuur en de sector van uw bedrijf, zijn er mogelijk ook nog andere stappen die u moet nemen voordat u kunt beginnen met het inhuren van werknemers. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u speciale vergunningen of licenties moet aanvragen. Het proces om een bedrijf op te richten in Italië kan meer tijd en uitgaven vergen dan waartoe u bereid bent.
Overweeg, voordat u Italiaanse werknemers inhuurt, om een partnerschap met een Employer of Record in Italië aan te gaan. Dit bespaart u alle bovengenoemde stappen, zodat u meteen kunt beginnen met inhuren, zonder dat u zich druk hoeft te maken om alle complexiteiten van het opzetten van uw bedrijf en het verzekeren van wettelijke naleving. Het bespaart u ook de moeite van het navigeren door Italiaanse belasting- en arbeidswetten en cao’s. Met een Employer of Record kunt u nog steeds zelf uw nieuwe aanwervingen kiezen, en ze zullen voor uw bedrijf werken, maar ze zullen op de salarisadministratie van de Employer of Record staan.
U kunt alle HR-taken voor uw Italiaanse werknemers outsourcen en vermijdt het oprichten van een lokale entiteit. U kunt in de toekomst nog altijd besluiten een dochteronderneming in Italië op te richten, maar door in eerste instantie een Employer of Record te gebruiken, kunt u een succesvolle uitbreiding naar de Italiaanse markt verzekeren en toptalent voor uw internationale team binnenhalen.
De stappen om in Italië personeel in te huren
Om in Italië personeel in te huren, volgt u dezelfde basisvolgorde van stappen die u waarschijnlijk ook in uw eigen land gewend bent. De specifieke details van elke stap kunnen er echter een beetje anders uitzien, op grond van de wetten en gebruiken in Italië. Laten we eens kijken naar het wervingsproces in Italië.
1. Werkzoekenden bereiken met uw advertenties
U kunt personeelsadvertenties opstellen in uw moedertaal, in het Italiaans, of in beide. Italiaanse werkzoekenden zoeken waarschijnlijk online naar vacatures op grote vacaturebanken, en op vacaturesites voor specifieke bedrijfstakken. De laatste jaren kijken werkzoekenden ook naar socialemediakanalen. Het aantal LinkedIn-gebruikers in Italië, bijvoorbeeld, is meer dan verdubbeld van 2014 tot 2018. De penetratiegraad van internet in Italië is 70,4 procent, dus de meeste Italianen zullen waarschijnlijk gebruik maken van online vacatures.
U kunt echter ook gedrukte advertenties plaatsen in kranten en in tijdschriften die specifiek op uw sector zijn gericht. Een ander populair wervingskanaal in Italië zijn persoonlijke aanbevelingen. Als u al zakenrelaties in Italië hebt, overweeg dan om persoonlijk enkele mensen uit te nodigen om te solliciteren.
2. Sollicitaties evalueren
Ontdek de beste kandidaten door taken zoals vragenlijsten of vaardigheidstests in de sollicitatieprocedure op te nemen. Of, als u een breder scala van sollicitanten wilt beoordelen, kunt u hen gewoon vragen een begeleidende brief en hun curriculum vitae (cv) op te sturen. Italiaanse cv’s hebben meer gemeen met de Noord-Amerikaanse dan met typische cv’s in sommige andere landen. Italiaanse cv’s bevatten bijvoorbeeld meestal niet de persoonlijke hobby's van de sollicitant en zijn beperkt tot twee pagina’s.
Sollicitanten moeten al hun relevante training en werkervaring vermelden. Houd er rekening mee dat als u sollicitanten met bepaalde diploma's zoekt, u die verwachtingen misschien moet bijstellen als u geen sollicitanten met die graad kunt vinden. Misschien kunt u proberen te werven via een universiteit met die opleiding, of veelbelovende maar ondergekwalificeerde sollicitanten een opleidingsprogramma aanbieden.
3. Sollicitatiegesprek met uitstekende kandidaten
Nadat u uw talentenpool hebt verkleind, kunt u sollicitatiegesprekken met uw topkandidaten plannen. Als u in Italië telewerkers inhuurt, overweeg dan sollicitatiegesprekken te houden via een videogesprek. Dat bespaart uw team een reis naar Italië en het regelen van een locatie om sollicitatiegesprekken te voeren. Zorg ervoor dat u bij uw planning rekening houdt met het mogelijke tijdsverschil, want Italië gebruikt Midden-Europese tijd.
Tijdens interviews kunt u een vriendelijk gesprek aangaan, maar let op dat u geen vragen stelt die de geïnterviewden als te gevoelig zouden kunnen opvatten. De anti-discriminatiewetgeving van Italië kent een lange lijst van beschermde klassen, zoals godsdienst, seksuele geaardheid, politieke overtuiging, en etnische, nationale of sociale afkomst.
4. Aanbod van een baan doen en contracten opstellen
Nadat u de meest gekwalificeerde kandidaten hebt geselecteerd, kunt u hun een positie aanbieden. Misschien willen ze hun contract nu al inzien, hoewel het wettelijk uw plicht is het hun binnen 30 dagen na hun begindatum te verstrekken. Het contract moet in overeenstemming zijn met alle wettelijke voorschriften en met elke relevante collectieve arbeidsovereenkomst, maar kan wel gunstigere voorwaarden bieden. De contracten moeten het volgende bespreken:
- identiteit van werkgever en werknemer;
- werklocatie;
- Startdatum
- bepaalde of onbepaalde tijd;
- proeftijd, indien van toepassing;
- functiecategorie of -titel;
- salaris;
- aantal betaalde vakantiedagen;
- Typische werktijden
- duur van de opzeggingstermijn in geval van ontslag.
5. Indienststelling van uw nieuwe werknemers
Als u met een Employer of Record werkt, wordt het gehele inwerkproces verzorgd, inclusief het opstellen van de salarisadministratie en het voltooien van het nodige papierwerk. Werkgevers moeten ook telkens wanneer ze werknemers in dienst nemen, het bevoegde Arbeidsbureau (DPLMO) op de hoogte brengen.
Als u het contract nog niet met de werknemer hebt doorgenomen, doe dat dan tijdens de indienststelling en neem alle extra informatie door die de werknemer moet weten over het beleid van uw bedrijf en de werktaken. Mogelijk moet u nieuwe werknemers ook opleiden om hen te helpen hun baan bij uw bedrijf te beginnen.
Italiaanse werknemers in dienst nemen via Globalization Partners
Globalization Partners is een wereldwijde Employer of Record met aanwezigheid in 187 landen over de hele wereld, waaronder Italië. Als u werknemers in Italië wilt inhuren en uw intrede op de Italiaanse markt wilt uitproberen zonder een dochteronderneming te moeten oprichten, biedt Globalization Partners u de oplossing die u nodig hebt.
Wij plaatsen uw Italiaanse werknemers in onze salarisadministratie en regelen alle ingewikkelde taken die bij internationale HR komen kijken, waarbij wij ons aan de relevante wetten en cao’s houden. Dat betekent dat u de verantwoordelijkheid voor het naleven van de wettelijke voorschriften uit handen kunt geven en toch van een sterke werkrelatie met uw Italiaanse werknemers kunt profiteren. Verzoek om een voorstel zodat u kunt beginnen.
