Gids voor werken op afstand

Belangrijkste punten

• Werken op afstand vermenigvuldigt uw talentopties: het opbouwen van een personeelsbestand op afstand is een manier om lokale talenttekorten te overwinnen.

• Werknemers op afstand hebben verbinding en duidelijkheid nodig: regelmatige check-ins, samenwerkingstools en duidelijke richtlijnen maken werken op afstand mogelijk.

• Naleving is essentieel: Een Employer of Record (EOR) minimaliseert het risico van het inhuren van personeel over de grenzen heen. 

Met werken op afstand kun je de beste persoon voor de baan inhuren, ongeacht waar ze wonen. Wanneer de wereld uw talentenpool wordt, hebt u veelgevraagde vaardigheden binnen handbereik.

Laten we eens nader bekijken wat werken op afstand betekent en waarom het een optie is die het aanbieden waard is.

Wat is telewerken?

Werken op afstand betekent het uitvoeren van taken buiten een traditioneel kantoor. Werknemers op afstand kunnen overal werken, thuis, in een koffiebar of in een bibliotheek. Sommige externe teamleden gebruiken coworkingruimtes die ze delen met werknemers van andere bedrijven.

Hoewel veel functies op afstand kunnen worden uitgevoerd, kunnen bepaalde functies vereisen dat werknemers een deel van de tijd op locatie zijn.

Waarom kiezen mensen voor taken op afstand?

Veel mensen werken liever op afstand omdat het flexibel is, ze laat leven waar ze willen en woon-werkverkeer elimineert.

Volgens een 2025 Harvard Business School-enquête zou 40% van de werknemers een salarisverlaging van 5% of meer nemen om op afstand te werken. In het VK zouden werknemers 8% van hun jaarsalaris opofferen voor een flexibele werkopstelling.

Soorten werkstructuren op afstand

Bedrijven die opties voor werken op afstand willen bieden, kunnen kiezen uit verschillende soorten instellingen:

1. Volledig op afstand: medewerkers die volledig op afstand werken, gaan nooit naar kantoor. Ze werken altijd vanuit de werkruimte van hun voorkeur. In sommige gevallen heeft het bedrijf misschien niet eens een centraal kantoor of hoofdkwartier.

2. Hybride: Hybride medewerkers verdelen hun tijd tussen hun persoonlijke werkplek en het kantoor. Hoe vaak werknemers op afstand of op kantoor werken, hangt af van hun voorkeuren en bedrijfsbeleid.

3. Werken op afstand optioneel: sommige bedrijven bieden de mogelijkheid om voor speciale omstandigheden op afstand te werken, maar geven er sterk de voorkeur aan dat werknemers zoveel mogelijk op kantoor zijn. De optie voor werken op afstand kan iets zijn dat werknemers gebruiken als ze een ziek kind thuis hebben of andere huishoudelijke verplichtingen hebben.

4. Tijdelijk op afstand: Bedrijven kunnen op afstand werken op basis van behoefte. In een tijdelijke omgeving op afstand is er het begrip dat werknemers uiteindelijk naar kantoor zullen terugkeren.

Welke taken kan een medewerker op afstand uitvoeren?

De meeste taken waarbij computers betrokken zijn, zoals financiën, technologie en digitale marketing, kunnen op afstand worden uitgevoerd. Volgens FlexJobs zijn de meest geplaatste taken op afstand :

• Software-ingenieur

• Accountant

• Productmanager

• Uitvoerend assistent

• Financieel analist

• Vertegenwoordiger klantenservice

• Manager klantsucces

• Boekhoudkundige manager

• Productontwerper

• Schrijver

Veel taken die vroeger een persoonlijke aanwezigheid vereisten, kunnen nu op afstand worden uitgevoerd, dankzij technologie. Personal trainers kunnen klanten coachen via Zoom. Rondleidingsgidsen kunnen virtuele museumwandelingen leiden. Therapeuten kunnen telegezondheidssessies aanbieden.

Zolang u een stabiele internetverbinding hebt, kunnen de meeste taken op afstand tot op zekere hoogte worden uitgevoerd.

Voor- en nadelen van werken op afstand

Als u geïnteresseerd bent in het opbouwen van een gedistribueerd personeelsbestand, zijn hier de voor- en nadelen van werken op afstand.

Voordelen van werken op afstand

1. Trekt meer kandidaten aan: De meeste werkzoekenden willen ten minste een deel van de tijd thuiswerken. U zult waarschijnlijk meer sollicitaties van gekwalificeerde kandidaten zien als u een optie op afstand aanbiedt. Werken op afstand vermindert ook de logistiek van verhuizingen, visumverwerking, zoals H-1B visa , en immigratievertragingen, waardoor u veel sneller geschoolde mensen overal ter wereld kunt inhuren.

2. Leidt tot een hogere productiviteit: medewerkers op afstand kunnen tijdens hun piekuren werken en uitrusten wanneer de energie daalt. Ze hebben vaak minder afleidingen van collega's en kunnen de dag beginnen zonder de stress van woon-werkverkeer.

3. Vermindert kosten: gedeeltelijk of volledig op afstand werken kan u helpen geld te besparen door kosten voor kantoorverhuur en visumsponsoring te verlagen.

4. Geeft je meer flexibiliteit bij het inhuren: op afstand gaan vergroot je wervingsradius. U bent niet langer beperkt tot lokale talentpools en fysieke kantoren.

5. Stimuleert de balans tussen werk en privéleven: veel factoren dragen bij aan burn-out, maar gebrek aan uitvaltijd en lange reistijden zijn twee belangrijke factoren. De tijd die wordt bespaard door woon-werkverkeer kan worden besteed aan lichaamsbeweging, huishoudelijke taken, slaap en andere gezonde gewoonten die welzijn bevorderen.

Nadelen van het aanbieden van telewerken

1. Technologische problemen: Werknemers kunnen mogelijk niet werken als ze de internetverbinding verliezen of als het systeem van uw bedrijf uitvalt.

2. Gebrek aan persoonlijke interactie: sommige externe werknemers mogen hun collega's nooit persoonlijk ontmoeten. Het gebrek aan persoonlijke interactie kan ervoor zorgen dat teams zich geïsoleerd of eenzaam voelen, wat de betrokkenheid kan verminderen.

3. Vertraagde antwoorden: Wanneer werknemers persoonlijk werken, kunnen ze in realtime vragen stellen. In een externe werkomgeving is er vaak een vertraging.

4. Vertrouwenskwesties: werken op afstand vereist vertrouwen. Leidinggevenden kunnen niet door het kantoor lopen en zien waar hun werknemers aan werken. De verschuiving van het meten van aanwezigheid naar het meten van output kan voor sommige managers een uitdaging zijn.

Best practices voor het opbouwen en beheren van een team op afstand

Volg deze best practices om teams op afstand overal op te bouwen en te beheren:

1. Een beleid voor thuiswerken opstellen

Stel duidelijke richtlijnen op voor thuiswerken. Voeg uw beleid voor thuiswerken toe aan het werknemershandboek, zodat alle wereldwijde telewerkers er gemakkelijk toegang toe hebben. Richtlijnen kunnen betrekking hebben op:

• Vereisten voor geschiktheid

• Reactietijden 

• Vereisten voor beschikbaarheid

• Overlapuren voor samenwerking tussen tijdzones

• Regels voor apparatuur

• Protocollen voor gegevensbeveiliging

• Regels voor overuren en pauzes

Houd bij het opstellen van het beleid rekening met het lokale arbeidsrecht en zorg ervoor dat het voldoet aan elke locatie waar u inhuurt. Veel landen hebben wetten voor werken op afstand die moeten worden gevolgd om boetes te voorkomen.

Werknemers op afstand in Spanje hebben bijvoorbeeld het “recht op vergoeding en compensatie van onkosten”. Dit betekent dat werkgevers moeten betalen voor de apparatuur en hulpmiddelen die de werknemer gebruikt om op afstand te werken. Werkgevers in Polen zijn ook verplicht om de tools en materialen te verstrekken om werk op afstand uit te voeren .

Het opnemen van landspecifieke regels in uw werknemershandboek helpt u overal te voldoen aan de arbeidswetgeving. Gebruik G-P Gia^™, onze agentische AI voor wereldwijde HR-naleving, om binnen enkele minuten een beleid voor thuiswerken te genereren.

2. Een onboardingproces op afstand instellen 

Creëer een onboardingproces voor externe aanwervingen. Een onboardingproces stroomlijnt de HR-workflow en zorgt voor naleving van de arbeidswetgeving. Het geeft nieuwe werknemers ook de duidelijkheid en tools om sneller productief te zijn.

Definieer tijdlijnen voor het verzenden van apparatuur, zoals laptops, zodat ze vóór de startdatum van de nieuwe werknemer aankomen. U kunt ook videogesprekken plannen om nieuwe medewerkers aan het team voor te stellen.

Geef nieuwe werknemers toegang tot een gebruiksvriendelijk trainingsplatform, zodat ze alles hebben wat ze nodig hebben om te slagen in hun rol.

Zorg ervoor dat uw HR-team tijdens de onboarding goed op de naleving let. Focus op werknemersclassificatie, lokale arbeidswetgeving en regelgeving inzake gegevensbescherming. Zorg er ook voor dat de nieuwe medewerker de arbeidsvoorwaarden, hun secundaire arbeidsvoorwaarden en de functieverwachtingen tijdens de onboarding begrijpt.

3. Communicatietools standaardiseren

Sterke communicatie is essentieel voor teams op afstand om samen te werken, verbinding te maken en goed werk te produceren. Geef uw team de middelen die ze nodig hebben om samen te werken.

Gebruik videoplatforms voor persoonlijke interacties, zoals Google Meet of Zoom. Stel andere belangrijke communicatietools in, zoals e-mail, cloudgebaseerd delen van bestanden, projectmanagement en tools voor chatberichten.

Iedereen moet toegang hebben tot dezelfde technologie, ongeacht waar ze zich bevinden.

4. Stel duidelijke verwachtingen en resultaatgebaseerde KPI's

Elk teamlid moet weten wat er van hem/haar wordt verwacht. Stel vanaf dag één belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) vast. Deze statistieken kunnen zich richten op resultaten zoals het aantal voltooide projecten of kwaliteitsscores. 

Het is belangrijk om succes te meten aan de hand van resultaten, niet aan de hand van het aantal uren dat werknemers hebben ingezet. Door u te richten op resultaten, laat u werknemers zien dat u erop vertrouwt dat ze zelf verantwoordelijkheden beheren.

Gebruik check-ins en prestatiebeoordelingen om de voortgang bij te houden. Zorg ervoor dat werknemers de middelen hebben om hun doelen te bereiken.

5. Foster-aansluiting

Neem dagelijks contact op met teamleden via een snelle e-mail of instant message. Gebruik regelmatige videovergaderingen om feedback te geven, ondersteuning te bieden en op persoonlijk niveau contact te maken.

Het is ook belangrijk om tijd in te plannen voor teamleden om met elkaar in contact te komen. Stimuleer samenwerking of organiseer teambuildingsactiviteiten om relaties te versterken en het moreel te stimuleren.

Probeer vergaderingen te plannen op een moment dat werknemers niet langer dan hun geplande uren hoeven te werken. Dat kan betekenen dat u verschillende tijdzones moet overwegen of overlappende uren moet vinden. 

Veelvoorkomende valkuilen van telewerken

Het beheren van een personeelsbestand op afstand kan met verrassingen gepaard gaan. Houd rekening met het volgende:

1. Niet-naleving van arbeidswetgeving

Het inhuren van telewerkers in andere landen vereist het volgen van verschillende arbeidswetten. Frankrijk heeft bijvoorbeeld het recht om wetten te ontkoppelen waarmee werknemers e-mails en telefoongesprekken na sluitingstijd kunnen negeren. In Mexico moeten werkgevers werknemers vergoeden voor proportionele internet- en elektriciteitskosten.

Arbeidswetgeving kan complex en moeilijk bij te houden zijn. G-P Met EOR kunt u uw wereldwijde team opbouwen in meer dan 180 landen, zonder de stress van naleving.

2. Loonlijst fouten

Grensoverschrijdend betalen van werknemers is uitdagender dan binnenlandse salarisadministratie. U moet door verschillende valuta's, belastingwetten, wisselkoersen en bonussen navigeren, zoals de 13e maand.

Loonadministratiefouten kunnen leiden tot boetes en ontevredenheid van werknemers. G-P EOR lost dit probleem op door de wereldwijde salarisadministratie met 99% nauwkeurigheid te automatiseren. Wij zorgen ervoor dat uw team correct en op tijd wordt betaald.

3. Stress en burn-out van werknemers

Gallup meldt dat volledig externe en hybride werknemers meer kans hebben op stress dan werknemers op locatie.

Werknemers op afstand werken meestal ook buiten de geplande uren. Dit vernietigt hun balans tussen werk en privéleven en verhoogt de uitputting en burn-out.

Help werknemers de uitdagingen van het werken op afstand te beheren door hen aan te moedigen een routine te volgen en geplande pauzes te nemen. Bevorder sociale interactie om eenzaamheid te verminderen en welzijn te ondersteunen.

4. Miscommunicatie

Berichten kunnen verloren gaan wanneer teams vertrouwen op instant messaging en e-mail om te communiceren.

Promoot videogesprekken als een manier om verwarring of complexe onderwerpen snel op te lossen. Verduidelijk wanneer u welk hulpmiddel moet gebruiken en moedig externe werknemers aan om duidelijk te zijn in hun communicatie. E-mails moeten bijvoorbeeld specifiek zijn en duidelijk het "wat" en het "waarom" van een onderwerp uitleggen.

5. Het verkeerd beheren van de verhuizing van werknemers

Overplaatsing van werknemers kan juridische problemen veroorzaken. Werknemers moeten een standaardvisum of een visum voor werken op afstand krijgen voordat ze in een ander land werken.

Een Employer of Record kan helpen bij het beheren van wereldwijde mobiliteit. Bij sponsoren G-P we standaard werkvisa op belangrijke wereldwijde locaties en behandelen we het papierwerk zodat u dat niet hoeft te doen.

G-P EOR gebruiken om wereldwijd telewerkers in te huren

Telewerken zal niet meer verdwijnen. Met G-P EOR kunt u uw personeelsbestand op afstand laten groeien, zonder de groeiende pijn.

G-P EOR vereenvoudigt werving, onboarding, salarisadministratie en HR. Met deze technologie kun je internationale teams bouwen in meer dan 180 landen, zonder dat er een entiteit hoeft te worden opgericht, terwijl je tegelijkertijd voldoet aan de arbeids- en belastingwetgeving.

Boek vandaag nog een demo.