Wat is co-employment?

Belangrijkste punten

• Definitie: Co-employment is wanneer twee bedrijven de verantwoordelijkheden van de werkgever delen. De regeling is meestal tussen een klantbedrijf en een professionele werkgeversorganisatie (PEO).

• Voordelen: samenwerken met een medewerkgever kan de administratie van HR, salarisadministratie, naleving en secundaire arbeidsvoorwaarden vereenvoudigen.

• Beperkingen: Professionele arbeidsorganisaties zijn VS-gericht en niet schaalbaar voor wereldwijd inhuren. Het bedrijf van de klant is nog steeds verantwoordelijk voor nalevingsfouten.

• Co-employment vs. employer of record (EOR): Een Employer of Record is een wereldwijd alternatief voor co-employment dat betere bescherming biedt tegen nalevingsrisico's.

Bij co-employment delen twee bedrijven hun verantwoordelijkheden op het gebied van werkgelegenheid. De ene partij beheert de dagelijkse taken van de werknemer en de andere regelt administratieve zaken zoals salarisadministratie en naleving. 

Dit is een aantrekkelijke oplossing voor bedrijven die de werkgelegenheid willen vereenvoudigen en de administratieve kosten willen verlagen. Maar co-employment brengt ook risico's met zich mee. De verantwoordelijkheid voor naleving wordt gedeeld en fouten kunnen juridische gevolgen hebben voor beide co-werkgevers. 

In deze gids wordt uitgelegd hoe co-employment werkt en hoe het zich verhoudt tot alternatieven zoals een employer of record (EOR).

Wat betekent co-employment?

Co-employment is een contractuele relatie waarbij twee bedrijven de verantwoordelijkheden voor een werknemer delen. Doorgaans is de relatie tussen een klant en een professionele werkgeversorganisatie (PEO). De professionele arbeidsorganisatie regelt de administratieve taken terwijl de klant de dagelijkse taken van de werknemer beheert. De werknemer rapporteert aan het bedrijf van de klant, niet aan de professionele arbeidsorganisatie.

In een samenwerkingscontract worden de verantwoordelijkheden duidelijk verdeeld tussen het bedrijf van de klant en de professionele arbeidsorganisatie. De verantwoordelijkheden van het bedrijf van de klant omvatten het toewijzen van projecten, het beheren van workflows en het toezicht houden op de prestaties. Het beheert het inhuren, houdt toezicht op de dagelijkse taken van werknemers en begeleidt de professionele ontwikkeling van het team, van onboarding tot offboarding.

De professionele arbeidsorganisatie beheert de administratieve logistiek. Dit omvat salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden, verzekeringen en arbeidsbelastingen. Professionele arbeidsorganisaties beheren ook de vergoeding van werknemers en de werkloosheidsclaims.

Hoewel de professionele arbeidsorganisatie veel nalevingsverantwoordelijkheden afhandelt, heeft het bedrijf van de klant wettelijke verplichtingen, zoals:

• Het volgen van het arbeidsreglement voor werving, promotie, beëindiging van het dienstverband en prestatiebeheer

• Het handhaven van een veilige en gezonde werkomgeving

• Eerlijke arbeidspraktijken gebruiken die de lokale wetgeving volgen en discriminatie en intimidatie voorkomen

• Werktijd bijhouden en lonen vaststellen

• Het handhaven van intern HR-beleid 

Omdat medewerkgevers de verantwoordelijkheid voor de werknemer delen, delen zij ook de aansprakelijkheid. Een gerenommeerde professionele arbeidsorganisatie kan de risico's voor klanten verminderen, maar de wettelijke bescherming is beperkt. 

Wat zijn de voordelen van co-employment?

Samenwerking biedt verschillende voordelen: 

• Gestroomlijnde administratie: co-employment vereenvoudigt HR voor het bedrijf van de klant en geeft hen de vrijheid om zich te concentreren op de kernactiviteiten. 

• Concurrerende secundaire arbeidsvoorwaarden: een professionele arbeidsorganisatie kan ook toegang bieden tot betere secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder ziektekostenverzekeringen, werknemerscompensatie en pensioenregelingen, door zijn klanten te bundelen om toegang te krijgen tot regelingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden voor grote groepen.

• Full-service salarisadministratie: de professionele arbeidsorganisatie behandelt alle aspecten van het salaris. Dit zorgt voor nauwkeurigheid en tijdige verwerking.

• Nalevingsrichtlijnen: Professionele arbeidsorganisaties hebben expertise in arbeidswet- en regelgeving. Dit kan het risico op overtredingen en straffen verminderen.

• Operationele controle: Het bedrijf van de klant behoudt directe controle over teamleden. Ze beheren de dagelijkse activiteiten van werknemers en de strategische richting van het team. 

• Aansprakelijkheidsbeperking: Met een gedeeld dienstverband en een duidelijke verdeling van verplichtingen kan een professionele arbeidsorganisatie de aansprakelijkheid van de klant op bepaalde gebieden verminderen, zoals naleving van de loonbelasting.

Ondersteuning voor talentbeheer: sommige professionele arbeidsorganisaties helpen bij aspecten van onboarding, training en prestatiebeheer.

Wat zijn de risico's van co-employment?

Een beperking van co-employment is dat traditionele professionele arbeidsorganisaties binnen één land actief zijn — meestal de VS. Dit is dus geen schaalbare oplossing voor wereldwijde werkgelegenheid. Het model kent ook aanzienlijke risico’s: 

1. Als uw bedrijf een nalevingsfout maakt op een gebied waarvoor u verantwoordelijk bent, beschermt de samenwerkingsrelatie u niet. Een schriftelijk contract helpt de verantwoordelijkheid te verduidelijken en het risico te beperken, maar elimineert de aansprakelijkheid niet. Rechtbanken zullen de feitelijke werkregeling bekijken om de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de werkgever te bepalen.

2. De fout van een professionele arbeidsorganisatie bij de classificatie of de afhandeling van loonbelasting kan leiden tot gedeelde sancties, waaronder achterstallige belastingen, boetes en juridische kosten. 

3. Als u een samenwerkingsrelatie aangaat, moet u uw interne HR- en boekhoudprocessen afstemmen op de activiteiten van de professionele arbeidsorganisatie. Elke verkeerde afstemming of overlappende verantwoordelijkheden kan gevolgen hebben voor beide partijen. De professionele arbeidsorganisatie en de klant delen bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid voor het voorkomen van discriminatie van teamleden.

Bedrijven in sterk gereguleerde sectoren en bedrijven die in meerdere landen personeel willen inhuren, hebben een veiligere optie om te overwegen: een Employer of Record (EOR).

Wat is geen co-employment?

Laten we het model van medewerkgelegenheid vergelijken met andere regelingen om te zien hoe ze verschillen. 

1. Co-employment vs. arbeidsleasing

Co-employment en employment leasing omvatten beide het delen van arbeidsverantwoordelijkheden. Technische verschillen vallen onder de lokale wetgeving. In de VS beschouwen sommige staten, zoals New Jersey, co-employment en employment leasing als hetzelfde. In Canada is het leasen van werkgelegenheid een soort medewerkgelegenheidsdienst.

Beide regelingen kunnen betrekking hebben op het werken met professionele arbeidsorganisaties. Bedrijven kunnen afhankelijk zijn van professionele arbeidsorganisaties voor administratieve verloftaken, zoals salarisadministratie, belastingen en werknemerscompensatieverzekeringen. Velen verwarren het leasen van werkgelegenheid met tijdelijk personeel. Arbeidsleasing houdt echter een doorlopende werknemersrelatie in. Uitzendkrachten hebben alleen betrekking op speciale situaties.

2. Co-employment vs. wervingsbureaus

Professionele arbeidsorganisaties zijn geen talentscouts of wervingsbureaus. Ze werven geen teamleden voor klanten en nemen geen beslissingen over wie ze in dienst nemen. Een professionele arbeidsorganisatie treedt in nadat het bedrijf van de klant een kandidaat heeft aangenomen en helpt bij onboardingprocessen, zoals het opzetten van de salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden van de nieuwe werknemer. 

3. Medewerking vs. gezamenlijke tewerkstelling

Hoewel de termen beide gedeelde  verantwoordelijkheden omvatten, zijn mede-indienstneming en gezamenlijke tewerkstelling verschillend. Mede-indienstneming betekent dat alleen het bedrijf van de klant het werk van het teamlid stuurt terwijl de professionele arbeidsorganisatie administratieve functies uitvoert. In gezamenlijke tewerkstelling delen beide entiteiten directe en voortdurende controle over werklasten, uren en dagelijkse activiteiten. Dit betekent dat de werknemer voor beide bedrijven werkt en aan beide bedrijven rapporteert.

Een regeling wordt geclassificeerd als een gezamenlijke dienstbetrekking in plaats van als een medewerkgelegenheid indien beide partijen:

• Toezicht houden op werknemers.

• Volg de prestaties van werknemers.

• Onderhandelen over werknemerscompensatie en -lonen.

• De bevoegdheid hebben om werknemers te straffen en te ontslaan.

Gezamenlijke werkgevers delen de aansprakelijkheid voor schendingen van wetten zoals de Fair Labor Standards Act (FLSA) en de Family and Medical Leave Act (FMLA) in de VS. Als een niet-vrijgestelde werknemer bijvoorbeeld buiten zijn/haar maximale reguliere wekelijkse uren werkt, zijn beide werkgevers verantwoordelijk voor het garanderen van de juiste betalingen voor overuren. 

Gezamenlijke tewerkstelling kan per ongeluk worden geactiveerd als uw bedrijf en een ander bedrijf, zoals een leverancier, beide aanzienlijke controle hebben over de werkomstandigheden of het management van een werknemer, zelfs zonder een schriftelijke overeenkomst.

4. Medewerker vs. Employer of Record

Bedrijven zien professionele arbeidsorganisaties en Employer of Record vaak als concurrerende oplossingen. Ze stroomlijnen beide HR-functies, maar deze oplossingen hebben verschillende structuren, toepassingsgebieden en sterke punten. Deze tabel toont de kernverschillen.

Hoe verminderen professionele arbeidsorganisaties en Employer of Record de arbeidsrisico's?

Zowel professionele arbeidsorganisaties als Employer of Record beperken de arbeidsrisico's. Ze vereenvoudigen onboarding, regelen naleving en bieden begeleiding in hun expertisegebieden. Beide regelingen verdelen verantwoordelijkheden duidelijk om verwarring te voorkomen en aansprakelijkheid te beperken.

Professionele arbeidsorganisaties zijn deskundige  arbeidspartners voor Amerikaanse wervingsbehoeften. Ze verminderen de kans op niet-naleving door HR-logistiek af te handelen. Professionele arbeidsorganisaties beheren nationale wettelijke vereisten voor de salarisadministratie en belastingen van werknemers. Dit omvat het beheren van de arbeidsvergoeding en groepsvoordelen. 

Als enige wettelijke werkgever biedt een Employer of Record een uitgebreidere risicobeperking dan een professionele arbeidsorganisatie. Het biedt ook veel van dezelfde voordelen, maar breidt ze uit over de grenzen. 

Samenwerken met een Employer of Record elimineert de noodzaak om uw eigen lokale entiteiten op te richten. U behoudt de controle over het dagelijkse werk, de professionele ontwikkeling en de strategie. En de Employer of Record beheert de HR-administratie en naleving van de lokale arbeidswetgeving. Een Employer of Record kan u overal ter wereld helpen concurrerende en conforme secundaire arbeidsvoorwaarden aan te bieden om toptalent aan te trekken. 

Wereldwijd inhuren met G-P

Met G-P EOR is wereldwijd inhuren eenvoudig. Met de toonaangevende Employer of Record- oplossingen kun je toptalent in meer dan 180 landen inhuren, zonder lokale entiteiten op te richten. We gebruiken agentische AI om je realtime begeleiding te bieden en binnen enkele minuten conforme HR-documenten te creëren. Onze oplossingen worden ondersteund door het grootste team van HR- en juridische experts in de sector. 

We hebben ook een aanbod voor aannemers, zodat u het talent kunt inhuren dat u nodig hebt voor gespecialiseerde projecten. Samenwerken met G-P betekent gemoedsrust — overal waar u wilt inhuren.

Kisha Thompson, Chief People Officer bij ClickDimensions, zegt het: "De tijd van een HR-professional is veel beter besteed aan het uitvoeren van de werkzaamheden dan aan het onderzoeken van de complexiteit van landspecifieke arbeidswetgeving, belastingbeleid, secundaire arbeidsvoorwaarden en meer. We besloten om die details over te laten aan de experts van G-P.

Vraag vandaag nog een demo aan en maak wereldwijd inhuren  eenvoudig.