Samenwerkingsverbanden met een professionele arbeidsorganisatie zijn een unieke relatie in de bedrijfswereld. De relatie kan echter verwarrend zijn, vooral wanneer deze wordt verwisseld met andere termen zoals "gezamenlijke tewerkstelling" of zelfs "leasen van werknemers", die juridisch niet hetzelfde zijn.
Wat is de definitie van co-employment en waar voeren professionele arbeidsorganisaties de vergelijking in? We breken nu uit wat wel en wat geen co-employment is, plus de voordelen van het gebruik van een professionele arbeidsorganisatie-partner om die co-employment relatie te bieden aan het huidige wereldwijde personeelsbestand.
Wat is co-werkgelegenheid?
Co-employment beschrijft het unieke contract tussen een professionele werkgeversorganisatie en haar klant, een afzonderlijke bedrijfsorganisatie, om de rechten en verantwoordelijkheden van een aangenomen werknemer te delen.
Die ingehuurde werknemer werkt voor de klantorganisatie, niet voor de professionele arbeidsorganisatie. Die nieuwe werknemer voert de aangewezen rollen en verantwoordelijkheden uit waarvoor hij/zij is aangenomen, terwijl hij/zij rechtstreeks rapporteert aan de klantorganisatie. De professionele arbeidsorganisatie speelt alleen een rol als een uitbestede manager die HR-, boekhoud-, juridische en belastingnalevingsactiviteiten van werknemers behandelt.
Co-employment is een functionele contractuele regeling. Voor de klantorganisatie verlicht de co-employment relatie aanzienlijke administratieve lasten en compliance risico’s. Om die reden zijn overeenkomsten voor mede-arbeid met een professionele arbeidsorganisatie enorm populair wanneer bedrijven fulltime werknemers in andere landen willen inhuren, maar geen middelen willen besteden aan het oprichten van een dochteronderneming.
Professionele arbeidsorganisaties bedienen een duidelijke zakelijke niche, waardoor organisaties van elke omvang gemakkelijk maar conform de regels het talent kunnen vinden dat ze nodig hebben, ongeacht de locatie. Professionele arbeidsorganisaties besparen klantenorganisaties tijd en geld en beantwoorden tegelijkertijd een opkomende wervingstrend in ons moderne, wereldwijd verbonden commerciële landschap.
Laten we de wereldwijde samenwerkingsregeling iets verder uitsplitsen.
1. Waar is de werkgever verantwoordelijk voor?
In een samenwerkingscontract beheren werkgevers dagelijkse activiteiten en kernfuncties, waaronder:
- De dagelijkse taken, verantwoordelijkheden en werkstromen van de medewerknemer
- De prestatiebeoordelingen van de medewerknemer, evenals formele en informele beoordelingen
- De loopbaanontwikkeling en promotietrajecten van de medewerkster
- Algemene zakelijke en werkgelegenheidsbeslissingen met betrekking tot de medewerknemer
Waar werkgevers zich geen zorgen over hoeven te maken, zijn de staats- of landspecifieke salarisadministratie- en inbedrijfstellingsnormen rond hun werknemers. Dit is waar de professionele arbeidsorganisatie zich inzet, omdat ze experts zijn in HR-, financiële, juridische en belastingfuncties en klaar staan om aansprakelijkheid te delen en uw risicobeheerportfolio te verbeteren.
2. Waar is de professionele arbeidsorganisatie verantwoordelijk voor?
In de co-employment arrangement is de professionele arbeidsorganisatie verantwoordelijk voor de administratieve logistiek, namelijk:
- Het regelen en beheren van het salaris, de secundaire arbeidsvoorwaarden en de verzekering van werknemers
- Regelen en beheren van arbeidsbelastingen bij de juiste staats- en nationale instanties
- De officiële geregistreerde werkgever zijn voor belasting- en verzekeringsdoeleinden
- Het beheren van de werknemerscompensatie, groepsuitkeringen, beëindigingen en werkloosheidsclaims, inclusief werkloosheidsverzekering en ontslagvergoeding, indien van toepassing
Let er nogmaals op dat de individuele werknemers in kwestie geen werk uitvoeren voor de professionele arbeidsorganisatie. Ze worden op geen enkel moment in de relatie uitbesteed aan de professionele arbeidsorganisatie om zelfs maar tijdelijk werk uit te voeren. Hun dagelijkse verantwoordelijkheden liggen bij hun oorspronkelijke bedrijf, d.w.z. de organisatie waarvoor ze persoonlijk hebben gesolliciteerd om voor te werken of de organisatie die hen rechtstreeks heeft doorzocht.
Wat is geen co-werkgelegenheid?
Co-employment kan een verwarrend concept zijn. Zelfs de naam veroorzaakt verkeerde informatie over de aard van de overeenkomst en de verwachte verantwoordelijkheden van de werknemer, de professionele arbeidsorganisatie en de klantorganisatie.
Ter verduidelijking: overweeg deze functies en diensten die niet betrokken zijn bij een arbeidsovereenkomst — en die in feite volledig gescheiden soorten bedrijfsregelingen zijn.
1. Leasing van dienstverband
Arbeidslease verwijst naar een organisatie die projectspecifieke aannemers op korte termijn aan een andere organisatie levert. Deze projecten hebben parameters vastgesteld, waaronder een officiële start- en einddatum en een projectscope met specifieke, vooraf bepaalde doelen.
Arbeidslease wordt meestal geassocieerd met uitzendbureaus voor de korte termijn of gespecialiseerde uitzendbureaus. Gehuurde werknemers voeren activiteiten uit op de locatie van een klant, maar keren vervolgens terug naar hun uitzendbureau zodra een project of contract is voltooid.
Arbeidslease en co-employment verschillen op verschillende belangrijke manieren. Ten eerste werkt co-employment doorgaans niet binnen een vastgesteld tijdsbestek. Ten tweede maken professionele arbeidsorganisaties in het kader van de samenwerkingsregeling geen selecties voor het aannemen of in dienst nemen van personeel voor de klant. Ten derde is het uitzendbureau in het leasen van werknemers de enige wettelijk verantwoordelijke werkgever, terwijl zowel de professionele arbeidsorganisatie als het bedrijf van de klant in samenwerking de wettelijke verantwoordelijkheid voor de werknemer delen.
2. Talent Scouts en wervingsbureaus
Veel professionele werkgeversorganisaties zoeken en huren geen werknemers voor u in. Ze onderhouden ook geen database met "beschikbaar" talent of een ander soort wervingsnetwerk waartoe bedrijven toegang hebben.
Met andere woorden, een professionele arbeidsorganisatie neemt niet automatisch deel aan wervings- of wervingsonderhandelingen. Professionele arbeidsorganisaties stappen pas in nadat u uw nieuwe kandidaat hebt geselecteerd. Van daaruit zal uw professionele arbeidsorganisatie verschillende onboarding-logistiek afhandelen, met name die met betrekking tot salarisadministratie, administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden en belastingdocumentatie en -aangiften.
3. Instructeurs voor professionele ontwikkeling
Bij succesvolle samenwerkingsregelingen stellen de professionele arbeidsorganisatie en de klantorganisatie duidelijke, contractuele grenzen tussen hun interacties en de omgang met werknemers zelf.
Hoewel beide partijen juridische verantwoordelijkheid delen over die personen, mogen ze niet “dubbele duik” nemen in de beschreven functies van de ander. De professionele arbeidsorganisatie is bijvoorbeeld niet verantwoordelijk voor certificeringen, clearances, educatieve cursussen of andere formele of informele instructies voor professionele ontwikkeling van werknemers. Hoewel de professionele arbeidsorganisatie de Employer of Record is, nemen ze geen toezicht op de loopbaanontwikkeling van werknemers op zich.
4. Gezamenlijke tewerkstelling
Gezamenlijke tewerkstelling en mede-indienstneming worden vaak synoniem gebruikt. In beide situaties delen twee afzonderlijke organisaties juridisch toezicht en verantwoordelijkheid voor een werknemer of groep werknemers. De twee concepten hebben echter één cruciaal verschil: het niveau van input dat elk van hen heeft op de dagelijkse omgeving van de werknemers.
In het kader van de samenwerking heeft alleen de klantorganisatie leiding over het werk en de verantwoordelijkheden van haar werknemers, niet de professionele arbeidsorganisatie. Bij het definiëren van gezamenlijke werkgelegenheid kunnen beide entiteiten echter begeleiding geven over werklasten, dagelijkse activiteiten en werknemersuren en directe, voortdurende controle delen over bredere bedrijfsactiviteiten. Een professionele arbeidsorganisatie kan bijvoorbeeld in een gezamenlijke arbeidsovereenkomst voorstellen dat zijn partner aanvullende medewerkers inhuurt en de klant vervolgens helpen bij het doorlichten, interviewen en inhuren van die nieuwe werknemers zelf.
Een regeling kan ook worden aangemerkt als gemeenschappelijk dienstverband en niet als medewerkzaamheid indien zij aan de meerderheid van deze voorwaarden voldoet:
- Beide partijen houden toezicht op werknemers
- Beide partijen volgen de prestaties van werknemers
- Beide partijen onderhandelen over werknemerscompensatie en -lonen
- Beide partijen hebben de bevoegdheid om werknemers te disciplineren en te ontslaan
Wat zijn de risico's van co-werkgelegenheid?
Net als bij elke zakelijke regeling stelt mede-indienstneming organisaties open voor nieuwe vragen en processen. Deze activiteiten kunnen echter snel overweldigend worden, en zelfs compliance riskeren, wanneer ze verkeerd worden beheerd of verwaarloosd.
Houd rekening met deze belangrijkste risico's van medewerkzaamheid om de volledige aard van het gebruik van een Employer of Record-dienst te begrijpen.
1. Aanpassing van conforme interne processen
Het mooie van een door een professionele arbeidsorganisatie beheerde regeling is de gedeelde verdeling van de taken van het personeelsmanagement. Professionele arbeidsorganisaties beheren bijvoorbeeld loon- en arbeidsbelastingen, zowel op staats- als federaal niveau. Een professionele arbeidsorganisatie kan zelfs internationale belastingen betalen voor werknemers die in het buitenland wonen en werken, zodat zijn partnerklanten dat niet hoeven te doen.
Klantenorganisaties zijn echter niet vrijgesteld van het aanpassen van hun eigen administratieve processen en papierwerk om aan de regels te blijven voldoen — en in raaklijn — met hun professionele arbeidsorganisatiepartner, met name binnen interne HR- en boekhoudfuncties. U en uw professionele arbeidsorganisatie moeten holistisch samenwerken, waarbij uw organisatie het einde van de nalevingsovereenkomst handhaaft zodat het geheel aan de regels blijft voldoen.
2. Gedeelde straffen wanneer deze niet in overeenstemming worden bevonden
Wanneer professionele arbeidsorganisaties en klantbedrijven operationeel niet gesynchroniseerd zijn, kunnen beide aansprakelijk worden gesteld en worden ze geconfronteerd met boetes, straffen en zelfs juridische gevolgen.
De meest voorkomende gevallen van niet-naleving van een staking rond schendingen van het arbeidsrecht, bijvoorbeeld wanneer een aangenomen werknemer verkeerd wordt ingedeeld en hun belastingen niet correct worden ingehouden. Gedeelde straffen komen echter ook voor bij regelingen voor medewerkgelegenheid wanneer de professionele arbeidsorganisatie niet de gedocumenteerde Employer of Record is. Zonder een duidelijke, schriftelijke definitie van de werkgever is het voor klantorganisaties gemakkelijker om procedures en praktijken aan te nemen die daadwerkelijk de verantwoordelijkheid van de professionele arbeidsorganisatie zijn en vice versa. Zowel een professionele arbeidsorganisatie als een klantorganisatie die verantwoordelijkheden overlapt, is een van de snelste manieren om een wettelijke samenwerkingsregeling te verwarren en uzelf open te stellen voor niet-naleving.
Daarom is het van essentieel belang om met een gerenommeerde, goed vertrouwde professionele arbeidsorganisatie te werken en duidelijke taal te schetsen over administratieve taken in de samenwerkingsregeling, te beginnen met een expliciete verklaring van de Employer of Record.
3. Onjuiste onboarding
In een co-employment contract is de professionele arbeidsorganisatie van oudsher verantwoordelijk voor de onboarding en administratieve oriëntatie van de nieuwe medewerker. Tijdens deze sessies voltooit de nieuwe werknemer alle relevante papieren voor soepele HR- en boekhoudtaken, zodat ze binnen enkele dagen op de loonlijst staan, niet weken zoals het duurt voor sommige binnenlandse en internationale rekruten.
Onjuiste onboardingprocedures vinden plaats wanneer de klantorganisatie deze administratieve wervingslogistiek uitvoert in plaats van de professionele arbeidsorganisatie. Door deze rollen opnieuw te combineren, kunt u aansprakelijk worden gesteld voor gezamenlijke tewerkstelling, waarbij beide partijen kunnen worden gezien als werkgevers en beide openstaan voor rechtszaken.
4. Salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden
Binnenlandse en wereldwijde professionele arbeidsorganisaties stellen geen salaris vast voor een nieuwe werknemer. Ze bepalen ook niet de secundaire arbeidsvoorwaarden van een nieuwe werknemer, hoewel ze absoluut klanten kunnen adviseren over hun wettelijke verantwoordelijkheden om secundaire arbeidsvoorwaarden te verstrekken aan bepaalde classificaties van werknemers.
Met name wereldwijde professionele arbeidsorganisaties met een internationaal employer of record-platform spelen een belangrijke rol bij het adviseren van klanten over cultureel passende voordelen en voorzieningen voor werknemers. Wereldwijde professionele arbeidsorganisaties kunnen klanten helpen bij het navigeren door de regelgeving van een nieuw land met betrekking tot secundaire arbeidsvoorwaarden, salarisverwachtingen, normen voor betaald verlof en meer. Deze salariscijfers, secundaire arbeidsvoorwaarden, werkschema's, opdrachten en prestatiebeoordelingen zijn echter uiteindelijk de domeinen van de klantorganisatie en maken deel uit van hoe ze hun bedrijf runnen.
5. Verwarring binnenlands uitzendbureau
Co-employment is een soort bedrijfsmodel. Als bedrijfsmodel wordt het gebruikt in verschillende soorten organisaties en sectoren, waarbij een van de grootste het groeiende netwerk van uitzendbureaus van vandaag is.
Volgens de American Staffing Association zijn wervingsbureaus en andere talentbureaus verantwoordelijk voor de plaatsing van 17 miljoen contract-, parttime- en fulltimewerknemers per jaar. Dat zijn 17 miljoen personen wiens beroepsleven opereert onder co-employment, waarbij hun uitzendbureau optreedt als de “primaire werkgever” en hun gastwerkplek als de “secundaire werkgever”.
Het is belangrijk op te merken dat een uitzendbureau-medewerkgelegenheidsregeling niet hetzelfde is als een Employer of Record. Hoewel er enkele overeenkomsten zijn, zoeken professionele arbeidsorganisaties die als Employer of Record optreden geen talent of fungeren ze niet als talentverbinding voor klanten. Ze stellen ook niet het salaris van een werknemer vast zodra deze is aangenomen, een ander belangrijk verschil in vergelijking met de medewerkzaamheid van uitzendbureaus. Kortom, een professionele arbeidsorganisatie is niet hetzelfde als een uitzendbureau en zal daarom niet hetzelfde soort samenwerkingsrelatie ondersteunen.
Hoe verminderen professionele arbeidsorganisaties de risico's van medewerkgelegenheid?
Bedenk hoe samenwerking met een professionele arbeidsorganisatie alle voordelen van uitbestede administratieve functies biedt, maar toch de verplichtingen en lacunes van andere modellen voor medewerkgelegenheid vermindert.
1. Werkgever van record wissen
Professionele arbeidsorganisaties bieden een samenwerkingsregeling met een van de duidelijkste taakverdelingen. Dat komt omdat de relatie met een professionele arbeidsorganisatie is opgebouwd rond het zijn van de Employer of Record.
Als Employer of Record is de professionele arbeidsorganisatie verantwoordelijk voor het beheren van de belastingen van werknemers, het beheren van de salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden, het bijhouden van verzekeringscertificaten en het correct inwerken van uw werknemer op hun eigen reeds bestaande salarisadministratieplatform. U bent niet verantwoordelijk voor deze activiteiten omdat u niet de geregistreerde werkgever bent. Ondertussen wordt uw werknemer, degene die u hebt gescout, doorgelicht en geselecteerd, toegewezen om fulltime voor uw organisatie te werken en de rollen en taken uit te voeren waarvoor u ze hebt gekozen.
2. Een deskundige zakenpartner
Door een professionele arbeidsorganisatie te gebruiken, kan uw organisatie zich opnieuw richten op kernfuncties in plaats van zich dun uit te strekken over geavanceerde HR-, belasting-, juridische en boekhoudkundige activiteiten. Besteed die complexe en vaak omslachtige activiteiten uit aan de professionele arbeidsorganisatie van uw partner met reeds bestaande, uitgebreide expertise op het gebied van onderwerpen en een kant-en-klare administratieve infrastructuur.
Van internationale salarisadministratie tot het ontcijferen van internationale arbeidswetgeving tot het beheren van concurrerende secundaire arbeidsvoorwaarden, de expertise die professionele arbeidsorganisaties bieden, betekent risicobeperking en gemak voor organisaties zoals de uwe.
3. Onmiddellijk salarisadministratiesysteem
Professionele arbeidsorganisaties hebben toegang tot een ecosysteem van conforme, vooraf geregistreerde salarisadministratiesystemen die al zijn opgezet in lokale en zelfs wereldwijde markten. Dat betekent dat nieuwe medewerkers snel in het systeem kunnen worden opgenomen, bijna ongeacht de locatie, terwijl de naleving van de arbeidswetgeving van werknemers behouden blijft.
Toegang tot een onmiddellijk salarisadministratieplatform is vooral nuttig bij het inhuren van internationale werknemers of het wereldwijd uitbreiden. Samenwerking met een professionele arbeidsorganisatie verlicht u van de last van het oprichten van uw eigen buitenlandse dochteronderneming — en de kosten, tijdlijnen, juridische manoeuvres en financiële regelingen die inherent zijn aan die onderneming.
4. Versnelde onboarding
Nieuwe medewerkers moeten worden geïntegreerd in al je bestaande systemen voor financiën, salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en planning. Ze moeten ook alle noodzakelijke HR-gerelateerde formulieren en papierwerk invullen, en akkoord gaan met hun arbeidsovereenkomsten en deze ondertekenen.
Hoewel dit relatief eenvoudig is voor lokale interne werknemers, wat gebeurt er wanneer u buiten de staat of het land inhuurt? Wat als uw bedrijf zijn activiteiten wil uitbreiden naar een nieuwe internationale markt? Deze onboarding-activiteiten worden onmiddellijk complex, met nieuwe arbeidswetten, voorschriften, belastingcodes en contracttypes om te regelen. Met een professionele arbeidsorganisatie-relatie worden deze ingewikkelde en tijdrovende activiteiten voor u geregeld.
5. Cultureel concurrerende voordelen
Wereldwijde professionele arbeidsorganisaties hebben zowel de expertise als de reeds bestaande platforms klaar staan om nieuwe medewerkers concurrerende, gelokaliseerde secundaire arbeidsvoorwaarden aan te bieden. Voorzieningen van ziektekosten-, oogheelkundige en tandheelkundige verzekeringen tot vergoedingen voor forenzen, betaalde feestdagen, invaliditeit, ontslagvergoeding en meer zullen variëren tussen staten en landen. Een professionele arbeidsorganisatie vormt het pakketaanbod naar de exacte locatie van de werknemer, zodat u cultureel gevoelige contracten ondersteunt en tegelijkertijd de lokale arbeidsnormen en -wetten naleeft.
Werk samen met Globalization Partners voor uw expansiemiddel
Globalization Partners onderhoudt een kant-en-klaar Employer of Record-platform dat beschikbaar is in meer dan 170 landen. U kunt binnen enkele dagen, en niet maanden, internationaal inhuren en uitbreiden, terwijl u zich concentreert op wat uw bedrijf doet aanlopen, niet op het lawaai van internationale personeelsadministratie.
Bekijk hoe we dingen anders doen om wereldwijde expansie realistisch te maken voor bedrijven van elke omvang, inclusief die van u.
Voor meer informatie over het inwerken en beheren van wereldwijd talent, download hier ons Global Hiring Handbook :
