Spanje staat bekend om zijn levendige cultuur en geschiedenis, maar het is ook een geweldige toegangspoort tot de EU-markt. Terwijl u uw team in Spanje opbouwt, is het van vitaal belang om de salarisadministratie te begrijpen. De arbeidsmarkt- en salarisadministratievoorschriften van het land kunnen uw markttoegang echter ontsporen. 

In plaats van alleen deze complexiteit te navigeren, G-P heeft een gestroomlijnde oplossing voor al uw arbeidsbehoeften. Deze gids beschrijft overwegingen voor het beheren van de salarisadministratie in Spanje.

Hoe u een salarisadministratie kunt opzetten in Spanje

Het raadplegen van een deskundige salarisadministratieprovider in Spanje kan u helpen om naleving van lokale regelgeving te garanderen. Voordat u werknemers in Spanje kunt inhuren en betalen, hebt u  eerst een wettelijke aanwezigheid in het land nodig, wat meestal betekent dat u een dochteronderneming opricht. Dit proces omvat de registratie bij de Spaanse belastingdienst (Agencia Tributaria) en de General Social Security Treasury (Tesorería General de la Seguridad Social – TGSS).

Na registratie moet u specifieke informatie van elke werknemer verzamelen om de salarisadministratie te verwerken, waaronder:

  • Volledige wettelijke naam, adres en geboortedatum

  • Belastingidentificatienummer (Número de Identificación Fiscal – NIF) voor Spaanse staatsburgers of identiteitsnummer van buitenlander (Número de Identidad de Extranjero – NIE) voor niet-burgers

  • Burgerservicenummer

  • Spaanse bankrekeninggegevens

  • Persoonsgegevens voor inkomstenbelastinginhoudingsdoeleinden (huwelijkse staat, afhankelijke personen, enz.) via formulier 145 (model 145)

Een eenvoudiger alternatief is om samen te werken met een Employer of Record (EOR) zoals G-P. Bij ons hoeft  u geen lokale entiteit op te richten. Wij zorgen voor volledige naleving van alle salaris- en arbeidsverplichtingen.

Loonbelastingen en sociale zekerheid in Spanje

De salarisadministratie in Spanje houdt aanzienlijke inhoudingen in voor zowel inkomstenbelasting als socialezekerheidsbijdragen, die rechtstreeks op de salarisadministratie van een werknemer worden ingehouden.

Spaanse persoonlijke inkomstenbelasting (IRPF)

Spanje past een progressieve persoonlijke inkomstenbelasting (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas – IRPF) toe op de inkomsten van werknemers. De tarieven worden verdeeld tussen de staats- en autonome regio's, wat leidt tot kleine variaties. De nationale progressieve belastingschijven voor 2025 zijn:

  • Maximaal EUR 12,450: 19%

  • EUR 12,450 tot EUR 20,199: 24%

  • EUR 20,200 tot EUR 35,199: 30%

  • EUR 35,200 tot EUR 59,999: 37%

  • EUR 60,000 tot EUR 299,999: 45%

  • Meer dan EUR 300,000: 47%

Spaanse socialezekerheidsbijdragen

Zowel werkgevers als werknemers leveren maandelijkse bijdragen aan het socialezekerheidsstelsel. Deze fondsen dekken pensioenen, werkloosheidsuitkeringen, ouderschapsverlof en gezondheidszorguitkeringen in Spanje. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat alle bijdragen correct worden berekend om te voldoen aan de Spaanse salarisrichtlijnen. Bijdragen worden berekend op basis van een salaris tussen een wettelijk minimum en maximum, dat jaarlijks wordt bijgewerkt.

  • Spaanse werkgeversbijdrage: circa 31.10% van de werknemersbijdrage. Dit omvat betalingen voor gemeenschappelijke onvoorziene gebeurtenissen (23.6%), werkloosheid (5.5%), beroepsopleiding (0.6%) en het loongarantiefonds (FOGASA, 0.2%), plus een variabel tarief voor arbeidsongevallen.

  • Werknemersbijdrage Spanje: ongeveer 6.45% van de bijdragebasis van een werknemer. Dit omvat betalingen voor gemeenschappelijke onvoorziene omstandigheden (4.8%), werkloosheid (1.55%) en beroepsopleiding (0.10%).

Overige Spaanse zakelijke belastingen

Bedrijven die in Spanje actief zijn, zijn ook onderworpen aan een standaard vennootschapsbelastingtarief van 25% en een belasting over de toegevoegde waarde (btw) van 21%.

Elementen van salarisadministratie in Spanje

  • Betalingsfrequentie: Salarissen moeten stipt en maandelijks worden betaald.

  • 13th- - en 14e-maandssalaris: Volgens de wet of volgens de meeste collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO's) hebben werknemers recht op twee extra salarisbetalingen (pagas extraordinarias) per jaar, meestal betaald in juli en december. Deze kunnen ook pro rata worden betaald binnen de 12 maandelijkse betalingen. Meer informatie over de 13e maand per land.

  • Loonstrookvereisten: Werkgevers moeten elke werknemer een gedetailleerde loonstrook (nómina) verstrekken die een officieel model volgt. Het moet duidelijk het bruto-inkomen, alle inhoudingen voor IRPF en sociale zekerheid en het uiteindelijke nettoloon specificeren.

  • Rapportage en deadlines: Werkgevers moeten maandelijks of driemaandelijks ingehouden belastingen en sociale zekerheidsbijdragen aan de autoriteiten rapporteren en overmaken met behulp van specifieke formulieren (bijv. Modelo 111 voor IRPF, RLC/RNT -bestanden voor sociale zekerheid) en jaarlijkse samenvattingen verstrekken (bijv. Modelo 190).

Spaanse salarisadministratieopties voor bedrijven

Bedrijven die uitbreiden naar Spanje hebben drie belangrijke opties voor het beheren van de salarisadministratie:

  • Interne salarisadministratie: een bedrijf met een geregistreerde dochteronderneming in Spanje en een groot HR-team kan de salarisadministratie intern beheren. Deze aanpak vereist het inhuren van personeel met expertise in de Spaanse arbeids- en belastingwetgeving en is vaak het meest geschikt voor grote organisaties met een langdurige toewijding aan het land.

  • Samenwerken met een Employer of Record (EOR): Werken met een Employer of Record zoals deze G-P is de meest efficiënte en veilige optie. Als Employer of Record G-P behandelt alle verplichtingen op het gebied van salarisadministratie, belasting en naleving, zodat u zich kunt concentreren op de groei van uw bedrijf.

  • G-P Contractor™ : Hoewel onafhankelijke aannemers geen deel uitmaken van de salarisadministratie, vertrouwen sommige bedrijven op dit soort werknemers voor gespecialiseerde projecten. Met kunt G-P Contractor   u aannemers inhuren en betalen in 190 landen en uw valutakeuze, met behulp van een digitale portemonnee, bankoverschrijving of virtuele kaart.

Betalen van onafhankelijke aannemers in Spanje

De onafhankelijke aannemers in Spanje zijn verantwoordelijk voor de registratie bij de Spaanse belastingdienst en het socialezekerheidsstelsel in het kader van het speciale stelsel voor zelfstandigen (RETA) voordat zij met hun activiteiten beginnen. Ze moeten formele facturen voor hun diensten uitgeven en zijn verplicht om driemaandelijkse inkomstenbelastingaangiften in te dienen. Socialezekerheidsbijdragen voor autónomos zijn gebaseerd op hun werkelijke netto-inkomen, met de mogelijkheid om de premiegrondslag meerdere keren per jaar aan te passen.

Bij het inhuren van onafhankelijke aannemers in Spanje moet u onthouden dat de wettelijke en fiscale verplichtingen aanzienlijk verschillen van die voor werknemers. Onafhankelijke aannemers zijn zelfstandigen en zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingaangiften en socialezekerheidsbijdragen.

Rechten in Spanje en ontslagvoorwaarden

Arbeidswetgeving in Spanje beschermt werknemers. Een wettelijk conforme arbeidsovereenkomst moet alle voorwaarden beschrijven, inclusief die voor beëindiging van het dienstverband. Het ontslaan van een werknemer is sterk gereguleerd. Als een beëindiging door een rechtbank als oneerlijk wordt beschouwd, moet de werkgever ofwel de werknemer herstellen of een ontslagvergoeding betalen. 

Voor contracten die na 12 februari 2012 zijn ondertekend, wordt deze ontslagvergoeding berekend als 33 dagen salaris per dienstjaar, met een maximum van 24 maanden salaris.

Stroomlijn je Spaanse salarisadministratie met G-P

G-P is de nummer 1 beoordeelde Employer of Record door alle top branche-analisten. Het platform beheert de volledige levenscyclus van werknemers, inclusief salarisadministratie, voor je teams in meer dan 180 landen. Krijg een tijdige, foutloze salarisadministratie met flexibele betalingsopties en voeg moeiteloos met slechts een paar klikken bonussen, commissies en uitzonderingen toe. 

G-P EOR is de voorkeurspartner voor toonaangevende HCM-, professionele arbeidsorganisatie- en salarisadministratieplatforms. Breng je personeelsgegevens samen op één plek om bestaande workflows te onderhouden en tegelijkertijd consistente en nauwkeurige gegevens over je geïntegreerde systemen te garanderen.

Boek een demo om meer te weten te komen over onze wereldwijde werkgelegenheidsproducten en EOR-oplossingen in Spanje.