Principais conclusões

  • Folha de pagamento do empregador não residente: esse status, também conhecido como registro apenas da folha de pagamento, permite executar a folha de pagamento sem abrir um escritório corporativo completo.

  • Contratação simplificada com um Employer of Record (EOR) gerencia impostos internacionais e leis trabalhistas para você, atuando como empregador legal para que você possa contratar em dias.

  • Riscos de estabelecimento permanente (PE): empregadores não residentes devem limitar as atividades de geração de receita local para evitar o acionamento do estabelecimento permanente e dos impostos corporativos que o acompanham.

Encontrar o candidato perfeito é apenas metade da batalha. A outra metade está descobrindo como contratar e pagar quando você não tem uma entidade no país.

Embora você possa pagar legalmente os funcionários como um empregador não residente, há reviravoltas regionais e obstáculos legais que podem se transformar rapidamente em um pesadelo administrativo. 

Para os líderes da diretoria, o desafio é equilibrar a velocidade com a conformidade. 

O que é um empregador não residente?

Um empregador não residente operando em um país fora do seu mercado de origem. Esse status foi criado para empresas que trabalham com funcionários locais, mas não têm um escritório, filial ou subsidiária registrada no país-alvo.

Ele permite que você teste um novo mercado sem o grande aumento da configuração de uma filial local. 

As 2 principais opções de folha de pagamento para empregadores não residentes

Há duas opções principais para empresas que desejam ignorar o alto custo de configuração de uma entidade:

  1. Cadastre-se para obter o status de apenas folha de pagamento junto às autoridades fiscais locais. Isso permite que você emita contracheques sem um escritório completo.

  2. Contratar por meio de um Employer of Record (EOR). Você pode contratar com rapidez e segurança por meio das entidades existentes do Employer of Record e descarregar questões jurídicas, financeiras, de folha de pagamento e de RH. 

Caminho 1: o status somente folha de pagamento

A primeira opção é a folha de pagamento do empregador não residente, muitas vezes chamada de registro apenas da folha de pagamento. Isso permite que você se registre junto às autoridades locais para emitir contracheques sem um escritório corporativo completo.

Embora isso pareça simples, a sobrecarga administrativa é alta. Você ainda é responsável por:

  • Cálculo de retenções de impostos locais

  • Gestão de contribuições estatutárias de pensão

  • Garantir a conformidade com as leis trabalhistas locais

  • Relatar às autoridades em um idioma que você não pode falar

Para muitos diretores financeiros, o baixo custo desse modelo é compensado pelo alto risco de erro humano. Um arquivamento perdido pode levar a auditorias que expõem toda a sua organização.

Caminho 2: parceria EOR

A segunda solução mais escalável é contratar por meio de um Employer of Record. Muitas empresas acham que gerenciar a folha de pagamento de não residentes consome toda a operação de RH. Nesses casos, eles usam um Employer of Record (EOR). Um Employer of Record já tem uma pessoa jurídica no país do trabalhador e o contrata em seu nome. 

Eles gerenciam impostos, folha de pagamento, conformidade e benefícios. Esta configuração permite que você integre trabalhadores em um novo país em minutos, não meses. É a maneira mais eficiente de contratar globalmente, sem o incômodo de estabelecer entidades locais em todos os países.

Mas tenha cuidado ao avaliar potenciais parceiros de Employer of Record. Certifique-se de perguntar se eles são proprietários de suas entidades globais ou trabalham com terceiros. G-P, por exemplo, tem mais de 100 entidades de propriedade integral em todo o mundo. Simplificamos toda a experiência do funcionário, desde a primeira carta de oferta até o contracheque final. 

Confira as principais perguntas que você deve fazer ao considerar seu parceiro de Employer of Record. 

“
Ir a um Employer of Record é definitivamente a melhor escolha no estágio inicial de crescimento de uma empresa. À medida que sua empresa se expande, a contratação por meio de um Employer of Record significa que você pode continuar a crescer sem problemas até atingir a massa crítica que justifica a criação de uma pessoa jurídica.”

Rosalind Lee

Controlador de negócios e finanças corporativas, Ecolex

A armadilha do estabelecimento permanente (PE)

Se seus funcionários locais se envolverem em atividades geradoras de receita, como assinar contratos ou gerenciar vendas, as autoridades locais podem considerá-las o suficiente para acionar uma presença permanente.

O PE expõe você ao imposto de renda corporativo em uma parte da sua receita global. 

Trabalhar com um Employer of Record reduz a probabilidade de desencadear PE, já que sua empresa não precisa estabelecer uma entidade local ou ter uma relação de emprego direta.

Exemplos globais de tributação de não residentes para empregadores

1. Reino Unido

O Reino Unido se concentra na localização física, em vez de onde a empresa está sediada. Se você mora na Espanha e trabalha para uma empresa sediada em Londres, geralmente não deve impostos do Reino Unido porque o trabalho está acontecendo na Espanha. No entanto, no momento em que você viaja para Londres para uma semana de reuniões, qualquer dinheiro ganho durante esses poucos dias é considerado "fornecido no Reino Unido", e a agência fiscal (HMRC) vai querer sua participação.

2. Austrália

Os não residentes são tributados sobre cada dólar ganho de fontes australianas. Ao contrário dos residentes, eles não têm um limite livre de impostos. Isso significa que o imposto começa a partir do primeiro dólar ganho a uma taxa fixa de 32.5%. Esse alto custo de entrada torna a Austrália um mercado difícil para a experimentação "somente folha de pagamento".

3. Alemanha

A Alemanha usa responsabilidade fiscal limitada. Se você ganhar dinheiro de uma fonte alemã, você deve imposto sobre essa renda específica. O desafio para empregadores não residentes aqui é o sistema de previdência social. É complexo e apresenta requisitos de alta contribuição que podem surpreender um CFO despreparado.

4. Singapura

Cingapura é conhecida por ser amigável aos negócios. Se você trabalha lá por menos de 183 dias, você não é residente e geralmente paga uma taxa fixa de 15% sobre sua renda de emprego. Isso o torna um mercado ideal para projetos estratégicos de curto prazo.

4 obstáculos que os empregadores não residentes devem observar

A expansão introduz obstáculos que podem desviar seus negócios. A preparação é a única maneira de evitar esses perigos.

1. Navegar por leis trabalhistas desconhecidas

Cada país tem suas próprias regras para horas extras, férias e rescisão. Em alguns lugares, você não pode demitir alguém sem um aviso de seis meses. Em outros, um bônus de 13o mês é padrão. Violar essas leis leva a multas pesadas.

2. O pesadelo da folha de pagamento sombreada

A folha de pagamento sombra é um processo de conformidade em que uma empresa executa uma folha de pagamento paralela no país anfitrião, juntamente com a folha de pagamento do país de origem, para garantir que todos os impostos e contribuições de previdência social exigidos sejam devidamente relatados e pagos no país anfitrião, mesmo que o funcionário seja pago de seu país de origem. O objetivo da folha de pagamento sombreada é manter a conformidade com as leis fiscais e trabalhistas locais para funcionários designados internacionalmente

3. Erro de classificação do trabalhador

A classificação errada é quando você contrata alguém como um contratado independente, mas gerencia-o como um funcionário em tempo integral. Se você for pego, poderá enfrentar processos civis e ser forçado a pagar anos de benefícios retroativos.

4. A trilha administrativa em papel

Para contratar legalmente, você deve ter os documentos aprovados pelo governo e as permissões de trabalho corretas em vigor. Nos EUA, o processo envolve a solicitação de certificação do Departamento do Trabalho e vistos de trabalho do USCIS. É um processo lento que requer precisão.

Folha de pagamento de não residente vs. Employer of Record

Recurso

Registro de folha de pagamento de não residente

Empregador de registro (EOR)

Velocidade

Lenta (semanas ou meses)

Rápido (dias)

Esforço

Você faz o levantamento de peso

Eles fazem o levantamento de peso

Conformidade

Você é responsável

Eles são responsáveis

Custo

Menores taxas mensais, maiores despesas gerais internas

Maiores taxas mensais, menor sobrecarga interna

Risco fiscal

Risco de EP

Menos risco de PE

Conselhos para líderes da diretoria

 Considere o "custo da oportunidade" ao ponderar as opções de folha de pagamento. Para cada mês que você gasta navegando no registro apenas da folha de pagamento, seu concorrente já está integrando talentos.

O sucesso em um novo mercado depende da rapidez com que você pode passar de uma carta de oferta assinada para um funcionário produtivo. É aqui que ter um parceiro com uma infraestrutura global de propriedade integral faz a diferença. 

G-P foi nomeado o líder de Employer of Record número 1 pelo Everest Group pelo quarto ano consecutivo. Não ganhamos essa classificação simplesmente processando contracheques. Conquistamos isso ajudando as empresas a transformar a contratação global em um acelerador competitivo.

Passar de adivinhação arriscada para expansão estratégica

Independentemente do caminho escolhido, a conformidade é sempre a prioridade máxima. 

Saiba mais sobre riscos e estratégias de contratação em nosso Manual estratégico de expansão global . Obtenha as informações necessárias para decidir se sua empresa está pronta para se expandir, quais mercados visar primeiro e como executar sem erros caros.

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