Contratar equipes internacionais e configurar a folha de pagamento global é um passo definitivo para sua empresa – você está aumentando seu alcance potencial, receita e crescimento futuro. No entanto, algumas empresas optam por aprender à medida que avançam, em vez de pagar funcionários internacionais em conformidade desde o início.
De acordo com o Global Payroll Management Institute (GPMI), executar a folha de pagamento global é uma das “tarefas mais complexas em relação à expansão no exterior”.
Victory adora a preparação, e parte da vitória ao contratar funcionários globais está alcançando a conformidade. Para alcançar a conformidade, você deve aprender:
- A diferença entre pagar funcionários locais e internacionais.
- Os desafios da folha de pagamento global.
- Como gerenciar a folha de pagamento global.
- Suas opções para administrar a folha de pagamento global.
- Revise cada etapa antes de criar a folha de pagamento global. Entender tudo que está envolvido e conhecer todas as suas opções é a diferença entre o sucesso e o fracasso das empresas no estágio internacional.
O que é folha de pagamento global?
Folha de pagamento global é pagar seus funcionários internacionais em conformidade com os respectivos países deles. Funcionários que fazem o mesmo trabalho em diferentes países receberão remuneração distinta. Dependendo do território, a folha de pagamento global em conformidade envolve:
Fazer as deduções fiscais obrigatórias
O imposto de renda é a norma na maioria dos países, incluindo imposto de renda federal e imposto de renda estadual/regional. Um dos aspectos mais vitais de administrar a folha de pagamento global é assegurar que você entende todas as leis fiscais locais.
Quando você evita investigações, auditorias e sanções, você mantém uma boa imagem com as autoridades locais e garante que os cidadãos sabem que você é um empregador sério para atrair o melhor talento.
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Pagar a previdência social
Um requisito para funcionários na maioria dos países, os encargos de previdência social variam de país para país. Na França, por exemplo, o encargo médio é 45%, enquanto a África do Sul não cobra previdência social dos empregadores.
Em alguns países, empregadores e funcionários precisam pagar encargos da previdência social. Na Áustria, por outro lado, as contribuições da previdência social são pagas em parte pelo empregador e pelo funcionário.
Fornecer benefícios obrigatórios
Além de qualquer benefício que você queira oferecer aos seus funcionários internacionais, os empregadores precisam fornecer benefícios obrigatórios em alguns países. No México, os empregadores precisam pagar a previdência social do funcionário e serviços de saúde do governo.
Na Alemanha, contribuições para aposentadoria incluem 18.6% do salário bruto do funcionário, com o empregador e o funcionário pagando metade cada.
Como sua empresa pode gerenciar a folha de pagamento global?
De acordo com o GPMI, existem quatro etapas fundamentais para gerenciar a folha de pagamento global.
1. Estratégia da folha de pagamento global
Estabelecer uma estratégia clara deve ser o primeiro passo no processo, pois isso garantirá o sucesso. Ao criar uma estratégia, você precisa abordar:
- Conformidade
- Tecnologia e processos
- Eficácia
- Escalabilidade
Ter uma estratégia garante que toda a sua equipe da folha de pagamento sabe o que fazer e qual é a posição da empresa.
2. Governança da folha de pagamento global
Assim que tiver sua estratégia, é hora de criar um conjunto de regras e limites. Segundo o GPMI, “a folha de pagamento global exige sólida governança para garantir controle e conformidade, cumprimento das leis e regulamentos internacionais e padrões internos, externos e não financeiros”.
3. Modelo operacional da folha de pagamento global
Um modelo operacional aborda a função real da sua folha de pagamento global. Ele envolve:
- Tecnologia: refere-se a qualquer plataforma que você usará para gerenciar sua folha de pagamento.
- Utilização de dados: estabelecer como os dados dos funcionários serão mantidos e detalhes de segurança.
- Terceiros: se você estiver trabalhando com fornecedores de folha de pagamento, você precisa descrever o que o relacionamento implica, como seus funcionários devem se comunicar com eles e quais etapas os funcionários devem seguir.
- Métodos de trabalho: envolve a abordagem da sua empresa em relação à folha de pagamento e detalhes mais específicos sobre quando os funcionários em cada país serão pagos e como.
4. Operações da folha de pagamento global
Isso inclui atividades pré e pós-folha de pagamento e administração da folha de pagamento — os principais processos reconhecidos por profissionais de folha de pagamento. Outros processos incluem avaliações de risco e controle, gestão funcional e iniciativas de melhoria contínua.
Um aspecto significativo de suas operações globais gira em torno de segurança de dados e privacidade. No mundo digital de hoje, as empresas precisam enfatizar a segurança dos dados.
Quais são os desafios de configurar a folha de pagamento global?
Segundo a Forbes e o provedor de folha de pagamento ADP, existem cinco desafios significativos que as empresas podem enfrentar ao gerenciar a folha de pagamento global.
1. Conformidade:
Sem dúvida, o desafio mais complexo ao pagar funcionários globalmente é fazê -lo em conformidade. Sua empresa deve garantir que eles tenham uma compreensão completa das leis em cada país. Isso envolve empregar ou consultar especialistas locais em cada país.
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2. Adaptar localmente:
Assim que você tiver funcionários em um novo país, haverá mudanças nas leis de uma jurisdição para outra, mesmo se mudar dentro do país. Consequentemente, é importante preparar-se para possíveis mudanças jurídicas ao contratar funcionários internacionais, mesmo dentro do mesmo país.
Por exemplo, na Itália, cada cidade decide qual deve ser o percentual de imposto. É responsabilidade da empresa entender e estar em conformidade com esses impostos.
3. Proteção
de dados Como mencionado anteriormente, a proteção de dados é uma parte significativa da folha de pagamento global. Ela também representa um desafio significativo para empresas que desejam proteger vários funcionários internacionais.
Essa tarefa é ainda mais complexa hoje com políticas como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) na UE, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) do Brasil e a Lei de Segurança de Dados Pessoais (PDPA).
4. A diferença cultural
A folha de pagamento não se trata apenas de dólares e centavos; o elemento humano sempre representará um desafio, especialmente ao lidar com novas culturas e compreender a dinâmica de relacionamento em um novo ambiente. A cultura vai além da apenas nacionalidade — sua empresa tem sua cultura que deve ser compartilhada com funcionários e parceiros internacionais.
5. Governança
A governança da folha de pagamento global pode ajudar você a alinhar toda a sua organização, independentemente de onde seus funcionários estão localizados. O desafio é definir isso internamente antes de se aventurar no estágio global.
Além desses desafios, as equipes de folha de pagamento global também estão se ajustando aos novos sistemas integrados. Embora esses sistemas ajudem a economizar muito tempo e esforço, eles também precisam aprender novas habilidades para acompanhar a tecnologia.
Como você configura a folha de pagamento global?
Primeiro, é preciso registrar sua empresa nos países nos quais desejam expandir ou contratar internacionalmente. Configurar uma entidade internacional deve estar intimamente relacionado a contratar funcionários locais para administrar operações financeiras, jurídicas e de recursos humanos.
Administrar sua folha de pagamento global exigirá diferentes especialistas e equipes. Segundo o GPMI, você deve incluir membros nas seguintes equipes:
Essas equipes precisam de vários profissionais:
Caso suas operações cresçam globalmente, contratar para funções adicionais pode ser útil, por exemplo, diretor de operações, diretor de implementação global, diretor de gestão de projetos e diretor de operações.
Estabelecer uma entidade global e uma folha de pagamento global é um esforço demorado que requer recursos. É essencial investir o tempo necessário para aprender a leigar a terra antes de começar a contratar e pagar funcionários internacionais.
Quais são suas opções se sua empresa não puder se dar ao luxo de configurar a folha de pagamento global?
Nem todas as empresas têm tempo e recursos para contratar especialistas globais e configurar a folha de pagamento internacional. Mesmo que você tenha tempo e recursos disponíveis, se estiver em uma corrida contra a concorrência, você ficará para trás ao concluir esse processo complicado.
A boa notícia é que os provedores e parceiros globais de folha de pagamento estão prontos para ajudá-lo a evitar as armadilhas que vêm com o estabelecimento e gerenciamento da folha de pagamento global. Entre suas opções, a solução Employer of Record (EOR) pode não apenas ajudá-lo a superar obstáculos, mas também capacitar todas as suas operações globais.
Como um Employer of Record pode se tornar sua solução de folha de pagamento global?
Um EOR tem entidades globais configuradas no país equipadas com especialistas locais. Como empregador legal, o EOR lida com as funções de RH, impostos, benefícios e folha de pagamento. Isso permite que a sua empresa contrate no mundo todo rapidamente sem a necessidade de configurar uma única entidade internacional ou contratar especialistas em folha de pagamento.
O risco também é gerenciado porque o EOR é 100% responsável pela administração, conformidade e segurança dos dados internacionais. Isso significa que a sua empresa fica livre para concentrar-se inteiramente nas atividades cotidianas e gerenciar seus funcionários.
Saiba mais sobre provedores de folha de pagamento global e como um Employer of Record pode ajudá-lo a gerenciar sua folha de pagamento global.
