En av de mest utmanande aspekterna av att expandera verksamheten till USA är att hitta och anställa rätt anställda samtidigt som man navigerar i ett komplext nätverk av federala, statliga och lokala lagar. Att anställa personal i USA innebär att förstå viktiga anställningsregler för att säkerställa en lyckad onboarding av arbetare. Anställningsprocessen kräver kunskap om arbetslagar, anställda förmåner och att anställa medarbetare efterlevnad.​​ 

Rekryterings- och icke-diskrimineringslagar i USA​​ 

Rekrytering i USA kräver att både federala och statliga lagar följs för att undvika juridiska komplikationer. Detta inkluderar att veta hur arbetsdepartementet styr rekryterings- och anställningspraxis. Grunden för rättvis anställning i USA är principen om lika anställningsmöjligheter. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) är den primära federala myndigheten som tillämpar lagar som gör det olagligt att diskriminera en anställd, arbetssökande eller oberoende entreprenör. Federal lag förbjuder diskriminering på grund av:​​ 

Många stater och städer ger ytterligare skydd, förbjuder diskriminering baserat på faktorer som civilstånd eller politisk tillhörighet. För att undvika påståenden om diskriminering bör arbetsgivare se till att arbetsbeskrivningarna är neutrala och undvika intervjufrågor om skyddade egenskaper. Dessutom måste företag se till att deras anställningsrutiner är i enlighet med Immigration and Nationality Act (INA).​​ 

Vid expansion till nya regioner erbjuderG-P Gia omedelbar expertvägledning om efterlevnad, riskbedömning och redogörelse för arbetslagstiftning – vilket sparar värdefull tid att fokusera på att anställa rätt kompetens. Gia tillhandahåller även efterlevnadskontroller i realtid av anställningsavtal över flera jurisdiktioner – inga fler väntedagar för juridisk rådgivning eller kostsamma fakturerbara timmar.​​ 

USA rekrytering​​ 

För att attrahera en global arbetskraft bör företag implementera rekryteringsplaner som betonar kulturell mångfald och följer internationella arbetsrättsliga regler. Digitala plattformar som LinkedIn kan utöka kompetenspoolen genom att få tillgång till en global arbetskraft. Att förstå invecklade globala arbetsrättsliga lagar, skatter och regler är avgörande för att utveckla inkluderande rekryteringsstrategier och därigenom positionera företag som attraktiva arbetsgivare för internationell kompetens.​​ 

Bakgrundskontroller och undersökning före anställning​​ 

Arbetsgivare som utför bakgrundskontroller måste följa den federala Fair Credit Reporting Act (FCRA) och hantera säkerheten för personlig information. Denna lag reglerar hur arbetsgivare kan få och använda konsumentrapporter, som inkluderar kriminell historia och kreditrapporter. Arbetsgivare måste få en kandidats skriftliga tillstånd innan de genomför en bakgrundskontroll.​​ 

Det är viktigt att vara medveten om statliga och lokala lagar som kan införa strängare regler. Till exempel har ett flertal jurisdiktioner antagit ”ban-the-box”-lagar som begränsar när en arbetsgivare kan fråga om en kandidats brottsregister. På liknande sätt har många stater och städer antagit lagar som förbjuder arbetsgivare att fråga kandidater om deras lönhistorik.​​ 

Så här anställer du anställda: Anställningsbrev och erbjudandebrev​​ 

USA arbetar huvudsakligen enligt principen om "anställning när som helst". Det innebär att, i avsaknad av ett särskilt avtal som anger annat, kan antingen arbetsgivaren eller anställd säga upp anställningsförhållandet när som helst, av vilken laglig anledning som helst, utan uppsägningstid. Montana är den enda staten som inte är helt efter vilja, vilket gör det viktigt att förstå statsspecifika anställningslagar.​​ 

Även om formella, tidsbestämda anställningsavtal är ovanliga, är det standardpraxis att tillhandahålla ett skriftligt anbudsbrev. Ett omfattande anbudsbrev hjälper till att förhindra framtida missförstånd och bör undertecknas av den potentiella kandidaten. Viktiga termer att inkludera är:​​ 

Förstå anställda fördelar i USA​​ 

Att förstå förmånerna med amerikanska anställd är viktigt för företag som strävar efter att anställa och behålla skickliga anställda i USA. Att erbjuda en robust förmån, inklusive sjukförsäkring, pensionsplaner och betald ledighet, kan avsevärt förbättra anställd retention. Att säkerställa efterlevnad med federala mandat som Social och skatteregler är avgörande för att strukturera anställdas förmåner korrekt. Genom att uppfylla dessa krav säkerställer företag organisatorisk stabilitet och tillfredsställelse bland sina arbetskrafter.​​ 

Viktiga arbetslagstiftningsöverväganden​​ 

Medan anställningslagarna varierar avsevärt beroende på stat, måste alla företag följa federala standarder:​​ 

    • Klassificering som anställd eller oberoende företagare: Innan arbetsgivare tillämpar löneskatt, löneskatt, förmåner eller andra anställningsregler måste de avgöra om en arbetstagare är en anställd eller en oberoende företagare enligt tillämplig rättsstandard. Den faktiska arbetsrelationen spelar större roll än titeln som används i ett avtal, den etikett som parterna valt eller arbetstagarens föredragna klassificering.​​ 
    • Löne- och arbetstidslagstiftning: Det federala minimibeloppet är USD 7.25 per timme för icke-befriade anställda. Emellertid har majoriteten av staterna, och många städer, högre minimilönssatser. Den federala lönegränsen för de flesta undantagna (tjänstemän) anställda är USD 35,568 per år. Icke-befriade anställda har generellt rätt till övertidsersättning för arbetade timmar över 40 under en arbetsvecka. Arbetsgivare måste vara uppmärksamma på både federala och statliga lönregler.​​  
    • Verifiering av anställningsberättigande: Formulär I-9 krävs för alla potentiella kandidater som arbetar i USA. Anställda måste fylla i avsnitt 1 senast den första anställningsdagen, medan arbetsgivaren måste fylla i avsnitt 2 inom tre arbetsdagar från anställdas startdatum. Arbetsgivare måste granska godtagbara dokument, registrera informationen på blankett I-9 och behålla det ifyllda blanketten i den längre perioden av tre år efter anställningens anställningsdatum eller ett år efter att anställningen upphört.​​ 
    • Federal löneskattrapportering och källskatt:​​ 
      • Formulär W-4: Arbetsgivare bör också fylla i obligatorisk federal löneskattedeklaration och rapportering, inklusive att samla in formulär W-4, in federal inkomstskatt och FICA-skatt, sätta in dessa skatter i tid och lämna in tillämplig löneskattedeklaration.​​ 
    • Federal inkomstskatt: Arbetsgivare är skyldiga att innehålla federal inkomstskatt och anställds andel av Social och Medicare-skatter från lönen, samtidigt som de betalar den arbetsgivares andel av Social och Medicare-skatter. De flesta arbetsgivare måste också betala skatt enligt Federal Unemployment Tax Act (FUTA). Ansvar för amerikanska löneuppgifter inkluderar generellt sett snabba federala skatteinsättningar, kvartalsvisa inlämningar av blanketter 941 , årlig rapportering av blanketter 940 , leverans av blanketter W-2 till anställda och tillämpliga statliga löneuppgifter.​​ 
    • Arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN): Innan den första anställde börjar arbeta bör arbetsgivare erhålla ett arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN) från IRS och upprätta en federal löneskatteprocess. EIN-numret identifierar företaget i arbetsgivardeklarationer och andra deklarationer. Arbetsgivare bör också registrera sig för elektroniska federala skattebetalningar, samla in​​ 
    • Statlig registrering och skatteavdrag: Innan arbetsgivare anställer en ny anställd måste de vanligtvis registrera sig hos staten för löneavdrag och statliga arbetslöshetsförsäkringskonton. Kraven beror på var anställd utför arbetet, inte bara var verksamheten är registrerad. Arbetsgivare bör också bekräfta arbetstagarens ersättningsskydd, rapportering av potentiella kandidater och eventuella lokala registreringar eller meddelanden som krävs av staten, länen eller staden.​​ 

Onboarding av nyanställda i USA​​ 

En strukturerad onboardingär avgörande för att nya medarbetare ska bli framgångsrika. Utöver att introducera företagskultur och arbetsuppgifter måste en laglig onboardinginkludera att fylla i nödvändiga pappersarbete för potentiella kandidater. På sin första dag bör anställda fylla i viktiga dokument, inklusive:​​ 

Att ha ett tydligt schema för den första veckan bidrar till att skapa en engagerande och positiv upplevelse, och integrerar den nya teameffektivt.​​ 

Förenkla anställning med lösningar från arbetsgivare​​ 

En metod som uppfyller kraven i United States Employer of Record (EOR) underlättar anställningsprocessen för företag som vill expandera globalt eller hantera distansteam. En registrerad arbetsgivare hanterar kritiska anställningsuppgifter som lön och efterlevnad med lokal arbetslagstiftning, vilket säkerställer att företag uppfyller skatte- och arbetslagstiftelsens krav. Employer of Record-modellen är särskilt fördelaktig för företag som anställer på nya internationella marknader utan kostnaden för att etablera en lokal gemenskap.​​ 

Väx globalt med GP.​​ 

G-P Employer of Record gör det enkelt, riskfritt och smidigt att anställa globala team på bara några minuter. Allt utan att behöva etablera enheter eller lägga tid, pengar och resurser på att anlita konsulter och lokala experter inom HR, juridik och skatter. Med G-P får du enkla arbetsflöden, integrationer och AI-drivna funktioner som förändrar hur du introducerar, hanterar och betalar entreprenörer i mer än 130 valutor och över 190 länder. Sparar timmar av manuellt arbete.​​ 

Kontakta oss idag för att få veta mer om hur vi kan hjälpa dig att rekrytera, anställa och onboarding vem som helst, var som helst.​​ 

Vanliga frågor​​ 

När måste avsnitt 1 och 2 i formulär I-9 fyllas i?​​ 

Anställda som får stöd måste fylla i blankett I-9 avsnitt 1 senast den första arbetsdagen för lön, efter att ha accepterat jobberbjudandet. Arbetsgivare måste fylla i avsnitt 2 inom tre arbetsdagar efter den första dagen. Om anställningen varar mindre än tre arbetsdagar, fyll i avsnitt 2 senast dag ett.​​ 

Varför fyller nyanställda i formulär W-4, och hur används det?​​ 

Nyanställda fyller i formulär W-4 så att amerikanska arbetsgivare kan beräkna federal inkomstskatt från lönerna. Lönehanteringen bearbetar arkiveringsstatus och justeringar tillsammans med innehav-tabeller. Utan ett giltigt formulär W-4 drar arbetsgivare källskatt enligt skattesatsen för ensamstående eller gifta personer som deklarerar separat, utan justeringar.​​ 

Vad innebär rapportering av potentiella kandidater, och kräver alla stater det?​​ 

Nyanställda rapportering ålägger arbetsgivare att rapportera nyanställda och återanställda kompetenser till statliga register för verkställighet av underhållsbidrag och bedrägeriförebyggande åtgärder. Federal lag omfattar alla amerikanska arbetsgivare med en standardvärdefrist på 20 dagar från anställning. Stater kan föreskriva snabbare rapportering eller extra kompetens- och arbetsgivaredata.​​ 

Hur länge måste arbetsgivare behålla ifyllda register från Formulär I-9?​​ 

Amerikanska arbetsgivare måste behålla varje formulär I-9 i tre år efter anställningen eller ett år efter att anställningen upphör, beroende på vilket som inträffar senare, och hålla dokumenten redo för inspektion.​​ 

Hur registrerar man sig som arbetsgivare hos IRS innan man anställer?​​ 

Innan du kör amerikansk löneutbetalning, skaffa ett arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN) från IRS för att identifiera företaget för skatteinsättningar, deklarationer och lönerapportering. Utländska sökande ansöker med hjälp av blankett SS-4 snarare än onlineportalen. Använd samma EIN-nummer konsekvent för alla löneinsättningar och lönedeklarationer.​​ 

Hur avgör man om en arbetare är anställd eller entreprenör?​​ 

Arbetstagarens klassificering beror på en granskning av fakta och omständigheter, inte på kontraktsetiketter. Bedöm IRS beteendekontroll, ekonomisk kontroll och relationsfaktorer – inklusive instruktioner, utbildning, investeringar, vinst eller förlust, förmåner och varaktighet. Tillämpa FLSA:s ekonomiska verklighetstest och statliga riktlinjer. Felklassificering utlöser kvarskatt, obetalda löner, avgifter och förmånsanspråk. G-P Contractor felklassificeringsmotor automatiserar granskningar av arbetarnas status för att förhindra dessa böter.​​ 

Vilka löneskatter och deklarationer gäller vid anställning av amerikanska medarbetare?​​ 

Amerikanska arbetsgivare håller inne federal inkomstskatt och anställds andel av FICA samtidigt som de betalar arbetsgivares andel av Social och Medicare. Arbetsgivare betalar FUTA, gör federala skatteinsättningar och rapporterar arbetsgivarskatt kvartalsvis på blankett 941 och årligen på blankett 940. Vid årets slut, utfärda blanketterna W-2 till kompetens och lämna in blanketterna W-2 och W-3 till SSA. Statliga och lokala källskatter, arbetslöshetsskatter och betalad avgift kan också gälla.​​ 

Vilka delstatsregistreringar krävs innan man anställer amerikanska medarbetare?​​ 

Arbetsplatsen driver registreringar för statliga arbetsgivare, inklusive distansarbeteplatser, inte bara delstaten för inkorporering. Innan löneutbetalningen börjar behöver företag tillstånd att bedriva verksamhet i den staten, registrering i inkomstskatt, konton för arbetslöshetsförsäkring och arbetsskadeförsäkring. Vissa stater kräver också betald familjeledighet, invaliditetsförsäkring eller skattekonton från Lokalt Lönesystem.​​ 

Kan ett utländskt företag anställa en teammedlem baserad i USA utan en amerikansk enhet?​​ 

Ja. Ett utländskt företag kan direktanställa en USA-baserad arbetstagare utan att bilda ett amerikanskt dotterbolag genom att fylla i federala och statliga registreringar samtidigt som man uppfyller skyldigheter gällande lön, skatteregler, formulär I-9 och lön. Eftersom USA-baserad kompetens kan skapa risker för permanent etablering samarbetar många organisationer med G-P Employer of Record för att snabbt anställa kompetens utan att etablera lokala enheter.​​ 

Vad bör ett jobberbjudande i USA innehålla för att stödja efterlevnad?​​ 

Ett amerikanskt jobberbjudanden måste ange arbetsgivarens namn, jobbtitel, kärnuppgifter, startdatum, arbetsplats, schema, ersättning, lönefrekvens, FLSA-status, förmånssammanfattning, eventualförpliktelser, antagningsdatum och formulering att begära. Arbetsgivare måste kontrollera statliga regler för löneuppsägning, lönetransparens, rättvis chans och bakgrundskontroll. Ange FCRA-bakgrundskontrollbehörigheter i ett fristående upplysningsdokument snarare än att bädda in dem i erbjudandebrevet.​​