แบบฟอร์มคืออะไร W-9

ประเด็นสําคัญ

• แบบฟอร์ม W-9 คืออะไร แบบฟอร์ม W-9 ใช้สําหรับการรวบรวมข้อมูลภาษีของผู้รับเหมา ช่วยให้คุณสามารถยื่นแบบฟอร์ม 1099 ที่ถูกต้องและหลีกเลี่ยงการหักภาษี ณ ที่จ่ายและบทลงโทษ

• แบบฟอร์ม W-9 เปรียบเทียบกับแบบฟอร์มอื่น ๆ อย่างไร:แบบฟอร์ม  W-9 ใช้สําหรับการเก็บรักษาบันทึกข้อมูลเท่านั้นและใช้กับผู้รับเหมาในสหรัฐฯ แบบฟอร์ม W-8 มีไว้สําหรับผู้ที่ไม่ใช่พลเมืองสหรัฐฯ W-2 พนักงานใช้แบบฟอร์มเพื่อเตรียมภาษีของตน 1099 แบบฟอร์มมีไว้เพื่อรายงานรายได้ประเภทต่างๆ เช่น การจ่ายเงินเบ็ดเตล็ดให้แก่ผู้รับเหมา

• ขอรับแบบฟอร์ม W-9 ได้จากที่ใด: คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์ม W-9 บนเว็บไซต์ IRS หรือจัดทําแบบฟอร์มที่มีG-P Contractor™

• ผู้ที่ต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9: บุคคลและธุรกิจต่างๆ ที่ทํางานร่วมกับบริษัทของคุณ เช่น ผู้รับจ้างและผู้ขายอิสระ ต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9

การจ้างผู้รับเหมาอิสระทําให้การขยายธุรกิจของคุณ ขึ้นหรือลงง่ายขึ้นเมื่อความต้องการของคุณเปลี่ยนไป แม้ว่า ผู้รับเหมาจะไม่ได้ทํางานในบัญชีเงินเดือนของบริษัทคุณ แต่คุณก็ยังต้องปฏิบัติตามข้อกําหนด  บางประการเพื่อว่าจ้างคนงานประเภทนี้

ในสหรัฐอเมริกา พนักงานประจําจะกรอกแบบฟอร์ม I-9  ในขณะที่ผู้รับจ้างอิสระหรือคนงาน  1099 คนจะกรอกแบบฟอร์ม W-9  แบบฟอร์มเหล่านี้ ช่วยรับรองการปฏิบัติตามภาษีและลดความเสี่ยงของบทลงโทษสำหรับข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือขาดหายไป 

เรามา แจกแจง ว่าแบบฟอร์มภาษีW-9คืออะไร ใช้สำหรับ อะไร กรอกข้อมูล อย่างไร และข้อผิดพลาดทั่วไปที่ต้องหลีกเลี่ยง

แบบฟอร์ม W-9 คืออะไร

แบบฟอร์ม  AW-9 มีไว้เพื่อ รวบรวมข้อมูลผู้เสียภาษีจากผู้รับจ้างอิสระและองค์กรธุรกิจ เพื่อให้คุณสามารถยื่นส่งคืนได้อย่างถูกต้อง คุณไม่ได้ยื่น W-9 กับกรม สรรพากร (IRS) แต่คุณ ใช้ข้อมูลในแบบฟอร์มนี้เพื่อจัดเตรียม แบบฟอร์ม 1099 ที่คุณส่งไปยัง IRS เมื่อสิ้นปี 

W-9 รวบรวมหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN) จากบุคคลและหน่วยงาน สำหรับบุคคลทั่วไป หมายเลขประกันสังคม (SSN) และสำหรับธุรกิจ หมายเลขประจำตัวนายจ้าง (EIN)

หมายเหตุ: ไม่มีแบบฟอร์ม  W-9 สำหรับพนักงาน  W-9 มีไว้สำหรับผู้รับเหมาอิสระหรือธุรกิจเท่านั้น

แบบฟอร์ม W-9 เปรียบเทียบกับแบบฟอร์มอื่น ๆ อย่างไร

แบบฟอร์ม W-9 สำหรับธุรกิจมีไว้เพื่อการเก็บบันทึกเท่านั้น นี่คือ วิธีที่   W-9 แตกต่างจากแบบฟอร์ม IRS อื่น ๆ:

W-9 กับ W-2 แบบฟอร์ม

ในขณะที่ผู้รับเหมา อิสระ กรอกแบบฟอร์ม W-9 บริษัทต่างๆ  ได้กรอกและส่งแบบฟอร์ม  W-2  ไปยัง IRS

พนักงานใช้แบบฟอร์ม  W-2  เพื่อเตรียมภาษี ก่อนที่พนักงานจะรับ W-2 พนักงานต้องกรอกแบบฟอร์ม W-4 และระบุถึงข้อมูลภาษี สถานะการยื่นเอกสาร และงานอื่น ๆ หากมี คุณจะคำนวณภาษีเพื่อหักภาษี ณ ที่จ่ายตามแบบฟอร์ม W-4 ในขณะที่แบบฟอร์ม W-2 ควรตรงกับภาษีเหล่านี้

W-9 Form  ใช้สำหรับเตรียมแบบฟอร์ม 1099 W-9 ประกอบด้วยชื่อ ที่อยู่ และ TIN ของผู้รับเหมา ซึ่งแตกต่างจากพนักงาน ผู้รับเหมามีหน้าที่รับผิดชอบในการรายงานและชำระภาษีของตน โดยทั่วไปแล้ว จะไม่มีการหักภาษี ณ ที่จ่ายสำหรับผู้รับเหมา ยกเว้นในบางสถานการณ์ เช่น หากผู้รับเหมาไม่ได้ ให้ หรือรับรอง TIN ที่ถูกต้อง 

W-9 กับ 1099 แบบฟอร์ม

1099 เป็นชุดของแบบฟอร์ม IRS ที่รายงานรายได้ประเภทต่างๆ บริษัทที่ใช้บ่อยที่สุด:

• 1099-NEC: ใช้แบบฟอร์มนี้หากคุณจ่ายเงินให้กับผู้รับจ้างอิสระของคุณเป็นจำนวน  ดอลลาร์สหรัฐฯ ต่อปีขึ้นไป600 

• 1099-MISC: ใช้แบบฟอร์มนี้เพื่อรายงานการจ่ายเงินเบ็ดเตล็ด เช่น ค่าลิขสิทธิ์ การจ่ายเงินค่ารักษาพยาบาล และค่าเช่า หากมีมูลค่า  ดอลลาร์สหรัฐขึ้นไปต่อปี 600

บริษัทของคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการกรอกและ ส่งแบบฟอร์ม 1099 ไปยัง IRS ในทางตรงกันข้าม ผู้รับเหมาอิสระต้องกรอกแบบฟอร์ม  W-9 ซึ่งคุณจะเก็บไว้ในบันทึกของคุณ คุณต้องการ W-9 แบบฟอร์ม  เป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับการยื่นแบบฟอร์ม 1099เท่านั้น

W-9 กับ W-8 แบบฟอร์ม

W-9W-8 W-9 แบบฟอร์ม สำหรับพลเมืองสหรัฐฯ ในขณะที่พลเมืองที่ไม่ใช่สหรัฐฯ ต้องการ W-8 

มีเพียงหนึ่งประเภทเท่านั้นของ W-9 Form อย่างไรก็ตาม  มีแบบฟอร์ม  W-8 อยู่ห้าประเภท แบบฟอร์มที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับว่าผู้รับเหมาเป็นบุคคลหรือธุรกิจ ประเภทรายได้ และพวกเขามีคุณสมบัติที่จะได้รับการคุ้มครองภาษีพิเศษหรือไม่  

คุณควร เก็บรวบรวมแบบฟอร์ม  W-8ก่อนที่คุณจะชำระเงินครั้งแรก วิธีที่ดีที่สุดคือการรวบรวม W-9ก่อนที่ผู้รับเหมาจะทำงานใด ๆ

ขอรับแบบฟอร์ม W-9 ได้จากที่ไหน

ผู้รับเหมาสามารถ ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม W-9ได้โดยตรงจากเว็บไซต์ IRS หรือคุณสามารถใช้ G-P Contractorเพื่อทำให้วงจรชีวิตการจ้างงานของผู้รับเหมาทั้งหมดง่ายขึ้น ตั้งแต่การชำระเงินไปจนถึงการจัดการเอกสาร สร้างแบบฟอร์ม W-9ได้อย่างง่ายดายและเข้าถึงข้อมูลแรงงานทั้งหมดของคุณบนแดชบอร์ดเดียว

 หากคุณกำลังปรับขนาดและสร้างทีมระดับโลก G-P Gia™ ซึ่งเป็น AI สาระประเภทแรกของเราสำหรับ HR ให้ข้อมูลเชิงลึกโดยละเอียดเกี่ยวกับกฎหมายแรงงาน ข้อบังคับด้านภาษี และผลประโยชน์ในกว่า 50 ประเทศและทั้ง 50 รัฐในสหรัฐอเมริกา

ใครจําเป็นต้องกรอก W-9

บุคคลและ องค์กรธุรกิจบางรายที่ได้รับรายได้จากบริษัทของคุณจำเป็นต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9  ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียงผู้รับจ้างอิสระ ผู้ขาย ห้างหุ้นส่วน บริษัทจำกัดความรับผิด (LLC) บริษัท ทรัสต์ และอสังหาริมทรัพย์ 

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างสถานการณ์ที่จำเป็นต้องใช้ W-9:

1. คุณ เป็นบริษัทขนาดเล็กที่ว่าจ้างผู้รับเหมาในสหรัฐฯ บริษัทขนาดเล็กที่ไม่มีทีมในบริษัทขนาดใหญ่มักจะจ้างผู้รับเหมาอิสระ  ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ G-P Contractorเพื่อจ้างและจ่ายค่าจ้างผู้รับเหมาสำหรับโครงการออกแบบกราฟิก คนงานสามารถใช้คุณสมบัติการสร้างแบบฟอร์ม W-9เพื่อกรอกแบบฟอร์มก่อนเริ่มงาน 

2. คุณเป็นธนาคารที่มีลูกค้าเปิดบัญชีใหม่ ธนาคารใช้ W-9 Forms เพื่อรวบรวมข้อมูลผู้เสียภาษีที่จำเป็นในการรายงานดอกเบี้ยและรายได้อื่นๆ ไปยัง IRS

3. คุณยกเลิกหนี้ หนี้ที่ถูกยกเลิกมักจะถือว่าเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษี แบบฟอร์ม W-9 ช่วยในการส่งข้อมูลที่จำเป็น

4. คุณเป็นบริษัทลงทุน คุณจะรวบรวมแบบฟอร์ม W-9 จากลูกค้าของคุณ แล้วรายงานรายได้ของคุณต่อ IRS ในแบบฟอร์ม 1099 ที่เหมาะสม

W‑9ถูกร้องขอเมื่อใดและเพราะเหตุใด

แบบฟอร์ม  W-9 จำเป็นสำหรับ ผู้ขายที่คุณชำระค่าบริการเท่านั้น ซึ่งไม่รวมถึงบริษัท เนื่องจากมักจะได้รับการยกเว้นจากการรายงาน 1099 นอกจากนี้ คุณไม่จำเป็นต้องมี W-9 สำหรับผู้ขายใด ๆ ที่คุณชำระเงินด้วยบัตร เนื่องจากผู้ประมวลการชำระเงินจะรายงานการชำระเงินเหล่านั้น

W-9 Form  ช่วยให้คุณสามารถรายงานการชำระเงินของผู้รับเหมาไปยัง IRS ได้อย่างถูกต้อง แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องยื่นเอกสารนี้ แต่การเก็บเอกสารไว้ในมือก็ทำให้การเตรียมแบบฟอร์ม 1099 ง่ายขึ้น นอกจากนี้ คุณจะหลีกเลี่ยงค่าปรับจากการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบและบทลงโทษทางแพ่งหรือทางอาญาหากไม่มาเก็บรวบรวมแบบฟอร์มดังกล่าว

วิธีการกรอกแบบฟอร์ม W-9

ผู้รับเหมาต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9  อย่างถูกต้องเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบ พวกเขาสามารถปฏิบัติตามคำแนะนำ  W-9 เหล่านี้ได้:

1. ระบุชื่อผู้รับเหมาหรือชื่อธุรกิจ: ผู้รับเหมาใส่ชื่อของตนลงในบรรทัดที่ 1 ตามที่ปรากฏในการคืนภาษีของพวกเขา นิติบุคคล เช่น ห้างหุ้นส่วน, LLC หรือบริษัท ใส่ชื่อของตนในบรรทัดที่ 2 โดยใช้ข้อมูล “การทำธุรกิจเป็น” หากผู้รับเหมาดำเนินงานภายใต้ชื่อธุรกิจเฉพาะ พวกเขาควรป้อนข้อมูลนี้ในบรรทัด “ชื่อธุรกิจ”

2. เลือกการจำแนกประเภทภาษีของรัฐบาลกลาง: ผู้รับเหมาทำเครื่องหมายที่ช่องที่เกี่ยวข้องสำหรับการจำแนกประเภทภาษี บางตัวเลือกรวมถึง บุคคล บริษัท C บริษัท S ห้างหุ้นส่วน ทรัสต์หรืออสังหาริมทรัพย์ หรือ LLC

3. เพิ่ม TIN: ผู้รับเหมาควรเพิ่ม SSN หากเป็นบุคคล ธุรกิจควรเพิ่ม EIN   ขึ้นอยู่กับสถานะพลเมืองหรือนิติบุคคล ผู้รับเหมาสามารถสมัคร  TIN และเขียน “สมัคร” ภายใต้ส่วนที่ 1 ได้ พวกเขาจะต้องสำรองเงินหัก ณ ที่จ่ายจนกว่าจะได้รับ TIN หลังจากนั้น พวกเขาต้องส่ง W-9 ที่อัปเดตแล้ว

4. ป้อนที่อยู่: ใต้บรรทัด “ที่อยู่” ให้เพิ่มที่อยู่ที่เกี่ยวข้องกับ TIN 

5. รับรองแบบฟอร์ม: ข้อมูลทั้งหมดควรถูกต้องและตรงกับบันทึกของ IRS บุคคลที่กรอกแบบฟอร์มควรลงนามและลงวันที่ในพื้นที่ที่กําหนดเพื่อรับรอง คุณสามารถใช้โปรแกรมการจับคู่ TIN  IRS เพื่อตรวจสอบบันทึก

G-P Contractor ทําให้การกรอกและการรวบรวมแบบฟอร์มง่ายขึ้น ผู้รับเหมาสามารถสร้างแบบฟอร์มบนแพลตฟอร์ม ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา

วิธีการส่งและจัดเก็บW-9 แบบฟอร์ม

ผู้รับจ้างอิสระหรือนิติบุคคลควรส่งแบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลครบถ้วนแล้วเพื่อการเก็บบันทึก คุณต้องเก็บW-9 แบบฟอร์ม ไว้เป็นเวลา อย่างน้อยสี่ปี การเก็บบันทึกที่ยาวขึ้นยังช่วยยืดระยะเวลาการตรวจสอบออกไปอีกด้วย 

3ข้อผิดพลาดที่พบได้ทั่วไป W-9 และวิธีการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านั้น

แม้ว่าคุณไม่จําเป็นต้อง ส่งแบบฟอร์ม W-9 ไปยัง IRS  แต่ก็ยัง ต้องถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมายและการเงิน ระวังความผิดพลาดที่พบบ่อยเหล่านี้:

1. การเพิ่มข้อมูล ที่ไม่ถูกต้อง: ความผิดพลาดรวมถึงการใช้ TIN และประเภทเอนทิตีที่ไม่ถูกต้อง TIN ที่ไม่ถูกต้องอาจนําไปสู่การแจ้ง IRS ในขณะที่ประเภทธุรกิจที่เหมาะสมจะทําให้แน่ใจว่ารายงาน1099ของคุณนั้นถูกต้อง 

2. การรวบรวมแบบฟอร์มล่าช้า: คุณต้องเก็บรวบรวมW-9 แบบฟอร์ม ก่อนที่ผู้รับเหมาหรือหน่วยงานจะ เริ่มทํางาน และก่อนที่คุณจะชําระเงินครั้งแรก ด้วยวิธีนี้ คุณจึงเตรียมพร้อมสําหรับการรายงานสิ้นปี

3. ไม่สามารถอัปเดต: สร้างระบบสําหรับการตรวจสอบและอัปเดตข้อมูลW-9เป็นประจํา ใช้วิธีการที่ผู้รับเหมาสามารถอัปเดตข้อมูลของตนได้อย่างง่ายดาย

ว่าจ้างพนักงานและ ผู้รับเหมากับ G-P

ผู้นําธุรกิจกว่า  80%  ประสบปัญหาในการหาบุคลากรที่มีทักษะในตลาดที่มีอยู่ G-P นําเสนอโซลูชันที่รวดเร็วและสอดคล้องกับกฎระเบียบในการจ้างพนักงานและ ผู้รับเหมาทั่วโลก โดยไม่ต้องจัดตั้งองค์กรใหม่

โซลูชันที่ขับเคลื่อนด้วย AI EOR และผู้รับจ้างของเราได้รับการสนับสนุนจากทีมผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล ฝ่ายกฎหมาย และการปฏิบัติตามกฎระเบียบในประเทศที่ใหญ่ที่สุด เพื่อลดความซับซ้อนของวงจรชีวิตการจ้างงานทั่วโลกทั้งหมด เพิ่มความสามารถระดับโลกให้กับทีมของคุณโดยไม่ต้องเครียดกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านภาษีระหว่างประเทศ

จองการสาธิตวันนี้

คําถามที่พบบ่อยของแบบฟอร์ม W-9