เมื่อธุรกิจของคุณขยายออกไปนอกพรมแดนและเขตแดน โอกาสก็คือคุณได้สํารวจการจ้างผู้รับเหมาอิสระแล้ว ในขณะที่พนักงานเต็มเวลากรอกแบบฟอร์ม I-9 ผู้รับเหมาอิสระที่รู้จักกันในชื่อ คนงาน 1099 คนในสหรัฐฯ จําเป็นต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9
แบบฟอร์ม W-9 คืออะไร ใช้สําหรับอะไร ผู้รับเหมาอิสระควรกรอกแบบฟอร์ม W-9 อย่างไร การสํารวจความซับซ้อนของการปฏิบัติตามกฎระเบียบการจ้างงานทั่วโลกไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ด้วยคําแนะนําและความเชี่ยวชาญของนายจ้างที่ดีที่สุดในวงการ (EOR) ก็สามารถเป็นไปได้
แบบฟอร์ม W-9 คืออะไร
แบบฟอร์ม W-9หรือที่เรียกอีกอย่างว่า คําร้องขอหมายเลขข้อมูลผู้เสียภาษีและการรับรอง เป็นเอกสารภาษีโดยกรมสรรพากร (IRS) ของสหรัฐอเมริกา แบบฟอร์ม W-9 มักใช้โดยธุรกิจและบุคคลที่ต้องการขอหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษี (TIN) จากบุคคลอื่นเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี
TIN ใช้เพื่อระบุตัวบุคคลหรือบริษัทที่สามารถเก็บภาษีได้ภายในสหรัฐอเมริกา หมายเลขประจําตัวนายจ้าง (EIN) เป็นประเภทของ TIN ที่ใช้ในการระบุบริษัท ในขณะที่หมายเลขประกันสังคม (SSN) ใช้สําหรับบุคคล
แบบฟอร์ม W-9 ใช้กับ:
- รายได้
- ธุรกรรมเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์
- ดอกเบี้ยจํานอง
- การได้มาหรือการละทิ้งทรัพย์สินที่มีการรักษาความปลอดภัย
- การยกเลิกหนี้
- การบริจาคให้แก่ IRA
การใช้งานที่พบบ่อยที่สุดคือเมื่อบริษัทจําเป็นต้องเก็บรวบรวมข้อมูลจากผู้รับเหมาอิสระหรือฟรีแลนซ์เพื่อรายงานการชําระเงินที่เฉพาะเจาะจงไปยัง IRS สําหรับบริการที่ได้รับ นอกจากนี้ สถาบันการเงินอาจใช้แบบฟอร์ม W-9 เพื่อยืนยันตัวตนของเจ้าของบัญชี
ขอรับแบบฟอร์ม W-9 ได้ที่ไหน
คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์ม W-9 ได้โดยตรงจากเว็บไซต์ทางการของกรมสรรพากร (IRS) สถาบันการเงินและธุรกิจจํานวนมากอาจมีตัวเลือกในการกรอกแบบฟอร์ม W-9 ทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ของตน
ด้วยG-P Contractor บริษัทต่าง ๆ ไม่เพียงแต่สามารถว่าจ้างและจ่ายเงินให้กับผู้รับจ้างในกว่า 180 ประเทศได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายเท่านั้น แต่ยังสามารถจัดการเอกสารออนไลน์ รวมถึงคําขอหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีและการรับรอง
นอกจากนี้ หากคุณมีข้อสงสัยใด ๆ G-P Gia™ สามารถช่วยได้ ที่ปรึกษาด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบของฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่ใช้ AI ของเราสามารถนําเสนอข้อมูลเชิงลึกโดยละเอียดเกี่ยวกับกฎหมายการจ้างงาน ระเบียบข้อบังคับด้านภาษี และสิทธิประโยชน์ในกว่า 50 ประเทศและทั้ง 50 รัฐในสหรัฐอเมริกา
ใครจําเป็นต้องกรอก W-9
บุคคลหรือนิติบุคคลใด ๆ ที่ได้รับการชําระเงินสําหรับบริการที่ให้หรือสินค้าที่จําหน่าย อาจจําเป็นต้องส่งแบบฟอร์ม W-9 ให้กับผู้ชําระเงิน ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จํากัดเพียงผู้รับจ้างอิสระ ผู้รับจ้างอิสระ ผู้ขาย เจ้าของแต่เพียงผู้เดียว ห้างหุ้นส่วน LLC บริษัท ทรัสต์ อสังหาริมทรัพย์ และแม้แต่บุคคลที่ได้รับรายได้ค่าเช่า
โดยทั่วไปแล้ว มีสถานการณ์สําคัญสี่ประการที่บริษัทอาจเก็บรวบรวมแบบฟอร์ม W-9 จากบุคคล:
- บริษัทว่าจ้างผู้รับเหมาอิสระ บางทีการใช้แบบฟอร์มภาษี W-9 ที่พบบ่อยที่สุดคือการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับฟรีแลนซ์ ผู้รับเหมาอิสระ หรือบุคคลที่ประกอบอาชีพอิสระ ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ประโยชน์จากG-P Contractor เพื่อว่าจ้างและจ่ายเงินให้กับผู้รับเหมาสําหรับโครงการออกแบบกราฟิก หรือขอให้ที่ปรึกษาทางธุรกิจที่เป็นนายจ้างของตนเอง คุณสามารถขอให้พวกเขายื่นแบบฟอร์ม W-9 ที่กรอกข้อมูลครบถ้วนก่อนเริ่มงาน
- บริษัทเป็นธนาคาร และลูกค้าเปิดบัญชีธนาคารใหม่ ธนาคารมักจะต้องส่งข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าของตนไปยัง IRS เช่น จํานวนดอกเบี้ยที่ได้รับในระหว่างปี ด้วยเหตุนี้ ธนาคารอาจร้องขอ W-9 จากลูกค้ารายใหม่ ธนาคารบางแห่งไม่ได้ร้องขอแบบฟอร์ม แต่ขอให้ลูกค้าให้ข้อมูล เช่น หมายเลขประกันสังคม (SSN) ของตน เมื่อพวกเขาเปิดบัญชี
- ผู้ให้กู้ยืมได้จัดการหนี้ หากบุคคลมีเงินกู้กับผู้ให้กู้และผู้ให้กู้ยกเลิกหนี้ หนี้ที่ยกเลิกนั้นมักจะถือว่าเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษี ผู้ให้กู้ยืมจะต้องให้ข้อมูลแก่ IRS และน่าจะขอให้บุคคลดังกล่าวส่งแบบฟอร์ม W-9 เพื่อขอรับ
- บริษัทเป็นบริษัทลงทุน เช่นเดียวกับธนาคาร บริษัทลงทุนมักจะขอแบบฟอร์ม W-9 จากลูกค้าเพื่อให้ IRS มีรายละเอียดเกี่ยวกับเงินปันผลหรือกําไรที่ได้รับจากนักลงทุน
โปรดจําไว้ว่า: การจําแนกประเภทแรงงานอย่างถูกต้องคือกุญแจสําคัญในการรักษาการปฏิบัติตามกฎระเบียบ โดยปกติแล้ว บริษัทจะหักภาษีเงินได้จากพนักงานเต็มเวลา ในขณะที่ผู้รับเหมาอิสระมีหน้าที่จ่ายภาษีของตนเองโดยตรงให้กับหน่วยงานด้านภาษี
วิธีการกรอกแบบฟอร์ม W-9
ผู้รับเหมาต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9 อย่างถูกต้องเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบ แม้ว่าแบบฟอร์มจะมาจาก IRS และใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลผู้เสียภาษี แต่บุคคลจะไม่ส่งแบบฟอร์มไปยัง IRS แต่บริษัทของคุณควรเก็บไฟล์ไว้และใช้เพื่อกรอกแบบฟอร์มภาษีที่เป็นข้อมูล เช่น แบบฟอร์ม 1099 (หรือที่เรียกว่า แบบฟอร์ม 1099-NEC)
W-9 คําแนะนํา: วิธีการกรอกแบบฟอร์ม W-9 |
|---|
| ขั้นตอนที่ 1: ชื่อรัฐหรือชื่อธุรกิจ |
| ขั้นตอนที่ 2: ระบุประเภทธุรกิจ |
| ขั้นตอนที่ 3: เลือกการจําแนกประเภทภาษีของรัฐบาลกลาง |
| ขั้นตอนที่ 4: เพิ่ม TIN |
| ขั้นตอนที่ 5: ป้อนที่อยู่ |
| ขั้นตอนที่ 6: รับรองแบบฟอร์ม |
| ขั้นตอนที่ 7: ส่งแบบฟอร์ม |
1. ชื่อรัฐหรือชื่อธุรกิจ
แบบฟอร์ม W-9 สอบถามชื่อผู้เสียภาษี ตามที่ปรากฏในการขอคืนภาษีของบุคคลนั้น หากบุคคลที่ประกอบอาชีพอิสระหรือเจ้าของคนเดียวกรอกแบบฟอร์มนี้ การกรอกบรรทัดที่ 1 นั้นง่าย: พวกเขาเพียงแค่ใส่ชื่อของตนลงในบรรทัดที่ปรากฏบนการคืนภาษีของพวกเขา
หากบุคคลกําลังกรอกแบบฟอร์มสําหรับห้างหุ้นส่วน บริษัทจํากัดความรับผิด (LLC) หรือบริษัทประเภทอื่น บุคคลนั้นควรใส่ชื่อของนิติบุคคลในบรรทัดที่ 2 ตัวอย่างเช่น หุ้นส่วนหรือสมาชิกเดี่ยว LLC จะระบุชื่อ “การทําธุรกิจเป็น” ที่นี่
2. ระบุประเภทธุรกิจ
หากผู้รับเหมาดําเนินงานภายใต้ชื่อธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง ผู้รับเหมาควรป้อนลงในบรรทัด “ชื่อธุรกิจ”
3. เลือกการจําแนกประเภทภาษีของรัฐบาลกลาง
ผู้รับเหมาควรทําเครื่องหมายในช่องที่เกี่ยวข้องสําหรับการจําแนกประเภทภาษี บางตัวเลือกจะรวมถึงเจ้าของบุคคล/เจ้าของคนเดียว บริษัท C บริษัท S ห้างหุ้นส่วน ทรัสต์/อสังหาริมทรัพย์ หรือบริษัทจํากัดความรับผิด
4. เพิ่ม TIN
ผู้รับเหมาควรเพิ่มหมายเลขประกันสังคม (SSN) ของตนหากตนเป็นเจ้าของคนเดียวหรือเป็นเจ้าของแต่เพียงผู้เดียว
หากเป็นธุรกิจ จะใช้หมายเลขประจําตัวนายจ้าง (EIN) อาจเป็นกรณีที่บุคคลที่กรอก W-9 ยังไม่มีหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษี (TIN) ขึ้นอยู่กับสัญชาติหรือสถานะของนิติบุคคล พวกเขาสามารถสมัคร TIN และเขียน “สมัครสําหรับ” ในส่วนที่ 1 ของ W-9 พวกเขาจะต้องระงับการสํารองไว้จนกว่าจะได้รับ TIN และส่งการอัปเดตW-9ไปยังผู้ชําระเงิน
5. ป้อนที่อยู่
จากนั้น ผู้รับเหมาควรป้อนที่อยู่ของตนลงในบรรทัด “ที่อยู่” นี่ควรเป็นที่อยู่ที่เกี่ยวข้องกับ TIN ของพวกเขา
6. รับรองแบบฟอร์ม
แรงงานควรลงนามและลงวันที่ในแบบฟอร์มในพื้นที่ที่กําหนดเพื่อรับรองว่าข้อมูลที่ให้ไว้นั้นถูกต้อง
7. ส่งแบบฟอร์ม
ควรส่งแบบฟอร์ม W-9 ที่กรอกข้อมูลครบถ้วนแล้วไปยังผู้ร้องขอที่ต้องการเพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงานภาษี
เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาใด ๆ เกี่ยวกับการรายงานภาษีหรือการชําระเงิน จําเป็นต้องรับประกันว่าข้อมูลทั้งหมดที่ให้ไว้ในแบบฟอร์ม W-9 ถูกต้องและตรงกับบันทึก IRS
ส่วนที่ 1 ของแบบฟอร์ม W-9 คืออะไร
ส่วนที่ 1 คือส่วนที่บุคคลกรอก TIN W-9ของตน ตัวเลขนี้ขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้กรอกแบบฟอร์ม เจ้าของคนเดียวสามารถใช้หมายเลขประกันสังคม (SSN) หรือหมายเลขประจําตัวนายจ้าง (EIN) ของตนได้หากมี นิติบุคคลประเภทอื่นควรใช้ EIN ของตน
บางคนอาจไม่มี SSN หรือ EIN ตัวอย่างเช่น คนต่างด้าวที่พํานักอาศัยอาจไม่มีสิทธิ์ได้รับ SSN หากเป็นกรณีนี้ พวกเขาควรแจ้งหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษี (ITIN) ของตนจาก IRS
ส่วนที่ 2 ของแบบฟอร์ม W-9 คืออะไร
ส่วนที่ 2 ของแบบฟอร์ม W-9 ใช้สําหรับการรับรองที่เกี่ยวข้องกับการหักภาษี ณ ที่จ่ายสํารอง อาจต้องมีการหักภาษี ณ ที่จ่ายสํารองในบางสถานการณ์ที่ IRS บังคับให้ผู้ชําระเงินหักภาษี ณ ที่จ่ายจากการชําระเงินให้แก่ผู้รับเงิน ตัวอย่างเช่น หากผู้รับเงินไม่ได้ให้ TIN ที่ถูกต้องหรือไม่รับรอง TIN
ในส่วนที่ 2 ของแบบฟอร์ม W-9 ผู้รับเงินจะต้องลงนามและลงวันที่ในแบบฟอร์มเพื่อประกาศว่าข้อมูลที่ให้ไว้นั้นถูกต้อง หากผู้รับเงินถูกหัก ณ ที่จ่ายสํารองไว้เนื่องจากไม่รายงานดอกเบี้ยและเงินปันผลทั้งหมดในการขอคืนภาษี พวกเขาจะต้องขีดฆ่ารายการที่ 2 ในใบรับรองก่อนที่จะลงนามในแบบฟอร์ม
มีกําหนดเวลาในการรวบรวมW-9แบบฟอร์มหรือไม่
ไม่ เนื่องจาก IRS ไม่ได้เก็บรวบรวมแบบฟอร์ม W-9 จึงไม่มีกําหนดเวลาที่แน่นอน อย่างไรก็ตาม วิธีที่ดีที่สุดคือการรวบรวม W-9 ที่กรอกข้อมูลครบถ้วนแล้วก่อนที่จะจ่ายเงินใด ๆ ให้กับผู้รับเหมาของคุณ นี่เป็นวิธีที่บริษัทของคุณจะสามารถเก็บรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้เสียภาษีได้อย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้อง คุณอาจพบว่าการที่ผู้เชี่ยวชาญส่งแบบฟอร์มให้คุณนั้นง่ายที่สุดเมื่อพวกเขาลงนามในข้อตกลงของผู้รับเหมาก่อนที่จะเริ่มทํางานในโครงการ
แม้ว่าจะไม่มีกําหนดเวลาสิ้นสุดสําหรับ W-9แต่มีกําหนดเวลาสิ้นสุดสําหรับแบบฟอร์ม 1099 บริษัทของคุณจําเป็นต้องส่งแบบฟอร์ม1099-NECไปยังผู้รับเหมาภายในสิ้นเดือนมกราคมหลังจากปีภาษี ด้วยเหตุนี้ ท่านอาจต้องการให้ผู้รับเหมาส่งW-9แบบฟอร์มนี้ไปให้ท่านก่อนสิ้นปี ดังนั้นท่านจึงมีเวลาเหลือเฟือในการเตรียมแบบฟอร์ม1099-NECสําหรับ IRS
มีส่วนร่วมและจ่ายเงินให้ผู้รับเหมากับ G-P วันนี้
ผู้นําธุรกิจกว่า 80% รายงานว่าการค้นหาบุคลากรที่มีทักษะในตลาดที่มีอยู่นั้นเป็นเรื่องยาก ด้วยเหตุนี้ G-P จึงนําเสนอโซลูชันที่รวดเร็วและสอดคล้องกับกฎระเบียบสําหรับบริษัททุกขนาด เพื่อว่าจ้างพนักงานและผู้รับเหมาทั่วโลก โดยไม่ต้องจัดตั้งนิติบุคคลใหม่
ผลิตภัณฑ์การจ้างงานและโซลูชัน EOR ระดับโลกชั้นนําในอุตสาหกรรมของ G-P ช่วยให้คุณสามารถว่าจ้าง เตรียมความพร้อม และจัดการทีมทั่วโลกได้ พร้อมมอบบริการที่หลากหลายเพื่อปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษีระหว่างประเทศ เทคโนโลยีของเราสนับสนุนโดยฐานความรู้และระบบข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์ของเรา จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับคําตอบทันทีและข้อมูลเชิงลึกจากผู้เชี่ยวชาญเพื่อทําการตัดสินใจอย่างมีข้อมูลและขยายธุรกิจให้สอดคล้องกับกฎระเบียบในกว่า 180 ประเทศ โดยไม่ต้องจัดตั้งองค์กรใหม่
เนื้อหานี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ข้อมูลเท่านั้นและไม่มีผลด้านการให้คำแนะนำด้านกฎหมายหรือภาษี G-P ไม่ได้ให้คําแนะนําหรือการสนับสนุนสําหรับการประมวลผลหรือการจัดการแบบฟอร์ม W-9 คุณควรปรึกษาผู้ให้คำปรึกษาด้านกฎหมายและ/หรือภาษีของคุณเองเสมอ ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลทั่วไปและไม่ได้มีความเฉพาะเจาะจงให้กับบริษัทหรือแรงงานกลุ่มหนึ่งกลุ่มใด รวมถึงไม่ได้สะท้อนการส่งมอบผลิตภัณฑ์ของ G-P ในเขตอำนาจศาลใดๆ G-P ไม่รับรองหรือรับประกันเกี่ยวกับความถูกต้อง ความสมบูรณ์ หรือความทันเวลาของข้อมูลนี้ และจะไม่มีความรับผิดที่เกิดขึ้นจากหรือเกี่ยวข้องกับข้อมูลนี้ รวมถึงความสูญเสียใดๆ ที่เกิดจากการใช้หรือการพึ่งพาข้อมูล
