关于支持全球远程团队的最佳工具的专家提示​​ ​

主要收获​​ ​

• 为远程团队选择合适的工具：沟通平台、项目管理软件和数字白板提供的功能可以减少瓶颈并提高生产力。​​ ​
• 了解异步通讯的优势：将异步工具融入您的工作流程，使员工能够进行沟通而无需立即回复。​​ ​
• 简化全球劳动力管理：使用G-P等全球就业平台是改善当地劳动法、工资税和工人分类要求合规性的简单方法，以确保您的全球团队在不同国家合法运营。​​ ​

管理跨国家和跨时区员工的公司经常面临传统办公室团队不会遇到的挑战。因此，对于远程团队来说，拥有合适的工具非常重要，可以避免沟通延迟和错过项目截止日期。有些工具甚至可以提高对国际化用工要求的遵守情况。哪种工具最适合您的业务取决于您管理的项目类型、您雇用的专业人员以及您管理的是小型远程团队还是大型全球劳动力。​​ ​

向分布式工作模式的运营转变​​ ​

过去二十年来，工作模式发生了显著的分布式转变。根据盖洛普的混合办公数据，在具备远程办公能力的员工中， 52 % 采用混合办公模式。同样的数据显示，其中26 % 的员工完全远程办公。Buffer 的一项远程工作研究调查显示， 98 % 的员工希望在余下的职业生涯中享有灵活的工作安排。​​ ​

传统的管理方式并不总是适用于分布式团队。管理者和员工不再像以前那样在共享办公室里面对面交流，而是不得不依靠数字工具来保持联系。当你的远程员工每周花费11小时或更多时间开会时，会议疲劳和信息过载会使有效沟通和保持生产力变得更加困难。​​ ​

通过花时间建立一套结构化的方法来选择管理远程团队的工具，您可以构建一个互联的数字工作空间，而无需每次出现问题时都添加新的软件应用程序。以下是一个五层框架，您可以遵循该框架来选择适合远程团队的工具：​​ ​

层​​ ​	它如何支持远程团队​​ ​
沟通​​ ​	即时通讯和视频会议工具使员工能够轻松地分享最新信息和提出问题。​​ ​
管弦乐​​ ​	项目管理软件帮助团队掌握任务、截止日期和项目进度。​​ ​
构思​​ ​	数字白板为员工提供了一个共享空间，让他们可以一起集思广益，规划项目。​​ ​
文件​​ ​	集中式知识库使员工无需等待回复即可查找重要文档和流程。​​ ​
全球劳动力基础设施​​ ​	就业平台帮助企业管理国际雇佣、员工工资和当地劳动法合规性。​​ ​

阅读我们的《全球公司远程办公指南》 ，了解如何克服管理分布式劳动力时遇到的常见挑战。​​ ​

同步和通讯异步平台​​ ​

在选择远程团队协作的最佳工具时，重要的是要平衡实时沟通和专注的独立工作。异步平台允许员工共享更新、文档和反馈，而无需立即得到回复。同步工具支持需要实时输入的紧急讨论和决策。清晰的沟通准则有助于减少干扰，保护员工的专注时间。​​ ​

浏览福布斯顾问网站上的远程办公软件评测，比较不同平台及其功能。 您还可以使用下表来比较 Slack、Microsoft Teams 和 Loom 在同步与异步功能、集成和定价方面的异同。​​ ​

平台​​ ​	同步通讯​​ ​	异步通讯​​ ​	集成​​ ​	定价​​ ​
松弛​​ ​	实时消息、简短会议和即时团队讨论​​ ​	消息线程、定时消息和工作流自动化​​ ​	第三方应用程序和广泛的应用程序编程界面支持​​ ​	免费和付费计划​​ ​
微软团队​​ ​	在线聊天、视频通话和虚拟会议​​ ​	录制的会议、共享的文档和稍后回复的消息​​ ​	微软365 、身份管理和企业安全工具​​ ​	免费和付费计划​​ ​
织布机​​ ​	实时通信能力有限；主要用于录音。​​ ​	录制的屏幕演示、产品演示、人工智能转录、播放控制和带时间戳的评论​​ ​	Atlassian 和其他工作场所工具​​ ​	免费和付费计划​​ ​

建立清晰的沟通规则，能让远程团队更有效地使用最佳协作工具。定义频道命名规则，解释员工何时应该使用消息线程，并设定预期响应时间。实时会议仅用于需要立即发表意见的讨论，而异步更新则用于日常沟通。​​ ​

了解更多关于掌握异步通讯的知识，以便您的员工知道何时发送消息以及何时安排会议。​​ ​

工作管理和运营协调系统​​ ​

适用于远程团队的顶级生产力工具可以帮助您协调项目、管理截止日期并跨地域分配职责。通过集中式任务跟踪，您的员工无需频繁召开状态会议或受到不必要的干扰即可监控进度。​​ ​

以结果为导向的工作管理系统，衡量的是项目目标和截止日期的完成进度，而不是监控员工的日常活动。​​ ​

你应该努力为分布式团队建立以结果为导向的工作管理系统，而不是仅仅依赖于对员工活动进行监控。这样做可以减少延误，使不同时区的团队之间能够更顺畅地交接工作，从而保持你的“追日”工作周期顺利进行。以结果为导向的工作管理系统还能让团队成员的责任感更强，因为这样更容易跟踪他们的职责和进度。​​ ​

以下概述了当今全球企业最常用的四款以结果为导向的工作管理平台：​​ ​

平台和定价模式​​ ​	最适合​​ ​	关键功能​​ ​	远程团队的优势​​ ​
Jira​​ ​ 免费套餐；按用户计费的标准套餐和高级套餐；企业定价​​ ​	软件开发和技术工作流程​​ ​	敏捷冲刺看板、待办事项管理和自动化工作流程​​ ​	通过协调区域工程师和国际化 QA 团队之间的交接，保持跨时区的开发工作顺利进行。​​ ​
体式​​ ​ 免费个人版；按用户计费的入门版和高级版；企业定价​​ ​	跨职能项目管理​​ ​	可视化时间线、工作负载跟踪、任务依赖关系和自动化规则​​ ​	帮助管理者跟踪进度、平衡工作量并减少不必要的进度会议。​​ ​
Monday.com​​ ​ 免费方案；按席位计费的基础版、标准版和专业版方案；企业定价​​ ​	协调跨部门项目​​ ​	可自定义的项目看板、工作负载容量视图、时间线和条件自动化​​ ​	便于监控截止日期、自动分配任务和识别项目延误。​​ ​
Trello​​ ​ 免费套餐；按用户计费的标准套餐、高级套餐和企业套餐​​ ​	小型团队和内容制作工作流程​​ ​	直观的看板、任务卡、清单和自动化规则​​ ​	让员工跟踪任务分配，推进任务在生产阶段的进展，并了解哪些工作需要关注。​​ ​

如需更多指导，请探索以下管理远程技术团队的策略，无需不断检查员工的时间安排。​​ ​

可视化协作和空间构思软件​​ ​

当您的员工在不同的地点工作时，他们需要数字空间来集思广益、规划项目和共同解决问题。远程团队协作的最佳工具，例如 Miro 和 Mural，都提供了用于这些活动的共享白板。无论身处何地，您的团队都可以绘制工作流程图、创建技术图表和审查项目。​​ ​

以下是 Miro 和 Mural 在功能、集成和日常协作方面的比较。​​ ​

特点​​ ​	米罗​​ ​	壁画​​ ​
数字白板​​ ​	用于头脑风暴、流程图绘制和项目规划的无限画布​​ ​	用于头脑风暴、研讨会和项目评审的共享白板​​ ​
便利控制​​ ​	计时器、投票工具、演示文稿和私密模式​​ ​	计时器、投票工具、防止群体思维的私密头脑风暴以及讨论控制​​ ​
模板​​ ​	BPMN 和 UML 图、系统架构、产品路线图和工作流程​​ ​	LUMA框架、头脑风暴会议、研讨会和回顾会议​​ ​
集成​​ ​	将看板卡片转换为 Jira 问题；与 Slack 和 Microsoft Teams 连接​​ ​	可与 Microsoft Teams、Slack 和 Jira 连接​​ ​
理想用例​​ ​	软件规划、技术图纸、流程图绘制和产品开发​​ ​	创意工作坊、小组头脑风暴、团队规划和回顾会议​​ ​

集中式知识库和单一数据源​​ ​

当您的员工在不同的时区工作时，集中式文档使他们能够访问信息，而无需等待同事的回复。共享知识库将公司流程、项目指南和其他重要资源集中在一个地方存储。访问控制功能可帮助您管理权限并保护敏感信息。通过为远程团队选择合适的工具，可以减少因缺少文件、指示不明确和不必要的审批请求而造成的延误。​​ ​

远程团队的一些顶级生产力工具包括 Notion、Confluence 和 Google Workspace。​​ ​

特点​​ ​	概念​​ ​	合流​​ ​	Google Workspace​​ ​
搜索功能​​ ​	跨团队维基、项目简介和连接数据库的人工智能搜索​​ ​	搜索技术文档、项目页面和 Jira 相关信息​​ ​	搜索存储在 Google 云端硬盘中的文件和文档。​​ ​
数据治理​​ ​	组织有序的团队战术手册、链接的数据库和页面历史记录​​ ​	文档版本跟踪和可用于审计的记录​​ ​	共享云存储、文件历史记录和文档所有权​​ ​
访问控制​​ ​	工作区、团队空间和页面权限​​ ​	空间和页面权限​​ ​	文件共享权限和管理员控制​​ ​

全球就业平台和劳动力基础设施​​ ​

无论您的国际团队规模如何，您的法律、薪资和合规基础设施对于管理国际化员工以及确保您的企业遵守当地劳动法都至关重要。您可以为远程团队提供最好的协作工具，但这些平台和应用程序无法解决当地劳动法或确保您的企业遵守工资税和工人分类要求。​​ ​

你当然可以设立一个本地法人实体来在其他国家/地区招聘员工，但这可能要花费数万美元，并且需要几个月的时间才能完成，从而产生所谓的“实体锚定”，减缓国际化扩张。这也是许多企业选择与G-P等全球招聘平台合作的主要原因之一。 G-P可让您简化国际雇佣并管理不同国家/地区的合规性要求。​​ ​

特点​​ ​	传统招聘方式​​ ​	统一的全球招聘平台 ( G-P )​​ ​
国际雇佣​​ ​	设立本地法律实体可能需要花费数万美元，并且耗时数月。​​ ​	G-P雇主记录解决方案可在180以上国家/地区处理合法雇佣关系，无需设立本地实体。​​ ​
雇佣合约​​ ​	与当地法律团队合作，为每个国家/地区准备合同。​​ ​	几秒钟内即可在本地生成合规雇佣合同​​ ​
员工入职​​ ​	分别协调文书工作、招聘要求和入职流程。​​ ​	只需几分钟即可入职国际化员工​​ ​
本地效益​​ ​	研究和管理各个国家/地区的强制性员工福利​​ ​	G-P专业雇主管理强制性当地福利​​ ​
承包商管理​​ ​	使用独立的系统来招揽、管理和支付国际化承包商的费用​​ ​	G-P Contractor支持190个国家和地区的承包商，并支持130种货币的支付。​​ ​
工作者分类​​ ​	手动核查工人是否符合雇员或承包商的身份。​​ ​	通过 G-P Contractor™ 进行自动错误分类风险检查​​ ​
合规支持​​ ​	依靠独立的法律顾问和人工研究来追踪法律的变化。​​ ​	G-P Gia合规代理使用100 、 000 + 经核实的法律资源和当地专家，合规成本最多可降低95 %。​​ ​
人力资源和工资税​​ ​	负责处理入职问题、薪资说明以及跨不同系统的休假跟踪。​​ ​	G-P Assist通过对话提示自动执行这些任务。​​ ​
人力资源信息系统和企业资源计划集成​​ ​	在不相连的系统之间传输员工信息​​ ​	双向应用程序编程界面与现有的人力资本管理系统（包括Workday 、SAP SuccessFactors、 ADP和UKG Pro）集成，创建统一的记录系统。​​ ​

远程软件评估的战略框架​​ ​

以下是一个在评估远程团队管理工具时可以使用的实用框架。检查每个平台如何与您现有的系统协同工作，评估其安全功能，并了解其自动化功能。然后看看哪种平台或多种工具的组合最能满足团队的需求。​​ ​

评价标准​​ ​	需要注意什么​​ ​	为什么这很重要​​ ​
互操作性和应用程序编程界面深度​​ ​	与您现有的人力管理资本和 ERP 系统连接和同步的平台​​ ​	防止数据断开，并确保员工信息在不同系统间保持一致。​​ ​
异步工作流​​ ​	对特定任务、变更历史和自助文档的评论​​ ​	让员工能够跨时区查找信息并推进项目。​​ ​
企业安全​​ ​	SOC 2 Type II 认证、ISO 27001认证、适用的《通用数据保护条例》要求和单点登录 (SSO)​​ ​	有助于保护敏感信息并控制谁可以访问公司系统​​ ​
智能体人工智能能力​​ ​	人工智能不仅能回答问题，还能采取行动、提供有用的见解并处理合规任务。​​ ​	减少人工操作，帮助团队更快地解决合规性问题。​​ ​

战略结论和后续操作步骤​​ ​

为远程团队选择合适的工具可以改善沟通和提高生产力，但您还必须考虑企业的长期目标以及每个平台如何支持这些目标。这将帮助您选择能够精准匹配团队需求和全球运营要求的工具。​​ ​

成功远程运营的三大支柱是结构化的通讯、集中的文档和合规的全球就业基础设施。 每个支柱都有助于改善协调，加快工作流程，并减少导致项目延误的瓶颈。你可以通过制定公司沟通章程来开始实践这些原则，该章程应明确规定员工应该使用哪些沟通平台以及何时应该使用这些平台。​​ ​

该章程还应详细说明员工应以多快的速度回复信息，以及何时应避免被打断以专注于工作。如果能将国际薪酬和工资流程整合到同一个平台上，就能更轻松地管理全球员工，并在您运营的每个市场中遵守当地的就业法规。​​ ​

自信地扩展您的国际团队​​ ​

与G-P联系，以简化国际雇佣、自动化合规性并为您分布在180以上国家/地区的团队提供支持。​​ ​

常见问题解答​​ ​