Spaniens hervorragende Küche, die Strände am Mittelmeer, die Geschichte, die Musik und die Traditionen haben dieses europäische Land seit Jahrzehnten zu einem beliebten Reiseziel gemacht. Spanien ist für Unternehmen, die international expandieren möchten, aufgrund seines hohen Entwicklungsstandes, seines schnellen Wachstums, seiner bedeutenden Wirtschaft und seines einfachen Zugangs zur Europäischen Union und den damit verbundenen Märkten im Nahen Osten, Nordafrika und Lateinamerika gleichermaßen attraktiv.
Vor der Expansion nach Spanien benötigen Unternehmen zuverlässige Informationen über Vertragsbedingungen, Steuern, Löhne, Sozialleistungen und andere wichtige Aspekte. Dieser Leitfaden zur Einstellung von Mitarbeitern behandelt die Einzelheiten und bietet einige Tipps für die Einstellung in Spanien.
Was Sie vor der Einstellung von Mitarbeitern in Spanien wissen sollten
Bevor Sie Ihr Team in Spanien um neue Mitarbeiter erweitern, sollten Sie sich mit den Grundlagen von Verträgen, Gehaltsabrechnungen und anderen Beschäftigungsanforderungen vertraut machen. Im Folgenden finden Sie einige Überlegungen, die Sie unbedingt beherzigen sollten.
1. Arbeitsvertrag
Das Wichtigste bei der Einstellung von Mitarbeitern in Spanien ist, dass sich Unternehmen an bestimmte Gesetze halten müssen, die die Kündigungsfristen und -bedingungen regeln. Für jeden Mitarbeiter muss ein Unternehmen auch einen schriftlichen Vertrag entwerfen und unterzeichnen, der die folgenden Abschnitte enthält:
- Jobposition
- Vergütung
- Sozialleistungen
- Probezeit, falls vorgesehen
- Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Anforderungen an die Kündigung
Das spanische Recht sieht für die meisten neuen Mitarbeiter eine zweimonatige Probezeit und für qualifizierte Techniker eine sechsmonatige Probezeit vor. Während dieser Probezeit kann das Unternehmen einem Mitarbeiter kündigen, wenn das Arbeitsverhältnis nicht gut läuft.
Bei einem unbefristeten Vertrag ohne Probezeit gibt es bestimmte Regeln, die die Möglichkeiten der Unternehmen zur Kündigung ihrer Mitarbeiter einschränken. Im Allgemeinen kann ein Unternehmen einen Vertrag unter folgenden Umständen kündigen:
- Der Mitarbeiter kündigt freiwillig,
- Arbeitgeber und Mitarbeiter einigen sich einvernehmlich auf die Trennung,
- Der Grund für die Kündigung ist im Vertrag als Kündigungsgrund aufgeführt,
- Das Unternehmen hat disziplinarische Gründe für eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses, wenn diese gerechtfertigt sind
- Das Unternehmen entlässt Mitarbeiter betriebsbedingt aus technischen, wirtschaftlichen, produktionstechnischen oder organisatorischen Gründen,
- Ein anderer objektiver, rechtlich zulässiger Grund, der eine Entlassung zulässt.
In der Praxis bedeuten diese Voraussetzungen, dass das Unternehmen bei unzureichender Arbeitsleistung eines Mitarbeiters in der Regel in gegenseitigem Einvernehmen mit diesem Mitarbeiter den Vertrag auflöst. Wenn ein Unternehmen einen Mitarbeiter ungerechtfertigterweise kündigt, werden Abfindungsstrafen fällig. Die Abfindung für eine ungerechtfertigte Kündigung beträgt in der Regel 20 bis 33 Tagessätze der Vergütung, einschließlich durchschnittlicher Boni und Provisionen, für jedes Jahr der Beschäftigung des Arbeitnehmers. Möchte der Arbeitgeber den Mitarbeiter sofort kündigen, muss er als Strafe für die Nichtbeachtung der Kündigungsfrist ein zusätzliches Monatsgehalt zahlen.
2. Gehaltsabrechnung und Steuern
In Spanien müssen die Unternehmen für jeden ihrer Arbeitnehmer eine Sozialversicherungssteuer entrichten. Diese Steuer beträgt im Allgemeinen 29.9 Prozent des Gehalts des Mitarbeiters bis zu 4,070.10 Euro.
Unternehmen, die in Spanien tätig sind, müssen außerdem lokale und nationale Steuern zahlen, darunter die folgenden:
- Steuer auf den Gewinn einer Zweigstelle
- Kapitalsteuer
- Einkommensteuer für Unternehmen
- Grundbesitzsteuer
- Übertragungssteuer
- Mehrwertsteuer (MwSt.)
- Verschiedene lokale Steuern
Der Mehrwertsteuersatz beträgt 21 Prozent und der Körperschaftsteuersatz 25 Prozent.
Darüber hinaus unterliegen die Mitarbeiter Ihres Unternehmens der progressiven Einkommensteuer in Spanien, die mit der Vergütung des Arbeitnehmers steigt. Nichtansässige unterliegen ebenfalls der Einbehaltung von Steuern, die von 19 Prozent bei Dividenden und Zinsen bis zu 24 Prozent bei Lizenzgebühren reichen.
Mitarbeiter, die nicht die lokale Staatsangehörigkeit besitzen, können einen Antrag im Rahmen des Beckham-Gesetzes stellen, das ihnen für einen Zeitraum von bis zu sechs Jahren einen festen Satz für die persönliche Einkommensteuer (IRPF) in Höhe von 24 Prozent einräumt. Dies liegt in der Verantwortung des Mitarbeiters.
3. Löhne und Arbeitszeiten
Die Standardarbeitswoche in Spanien besteht aus 40 Arbeitsstunden, obwohl viele Unternehmen diese Zeit auf 37 oder 38 Stunden verkürzen. Die Arbeitgeber können diese Zeit auch nach Belieben über das Jahr verteilen, wobei einige Wochen mehr als 40 Stunden umfassen und andere weniger, sofern der entsprechende Tarifvertrag (Tarifvertrag) diese Regelung zulässt.
Überstunden sind möglich, und die Mitarbeiter können die Vergütung für Überstunden entweder als Zuschlag oder als zusätzliche arbeitsfreie Zeiten innerhalb von vier Monaten erhalten. Bezahlte Überstunden dürfen jedoch 80 Stunden pro Jahr nicht überschreiten, es sei denn, dass außergewöhnliche Umstände dies rechtfertigen.
Seit hat Dezember 2020die spanische Regierung den Mindestlohn auf 950 Euro pro Monat festgelegt. Diese Zahl ist jedoch nur vorübergehend und wird möglicherweise im Rahmen eines ambitionierten Plans zur Erhöhung des Mindestlohns auf 60 Prozent der durchschnittlichen Vergütung des Landes steigen. Tarifverträge können auch höhere Mindestlöhne in bestimmten Branchen vorschreiben.
Spanien schreibt keine spezifischen Jahresprämien oder 13. Monatsgehälter vor, obwohl viele Vertriebsverträge Prämien und Provisionen enthalten.
4. Arbeitsfreie Zeiten
Spanien feiert 10 nationale Feiertage und vier regionale oder lokale Feiertage, so dass im Allgemeinen alle Regionen in Spanien 14 Tage bezahlten Urlaub an Feiertagen haben. Auch mehrere regionale Feiertage spielen eine wichtige Rolle. Erkundigen Sie sich also in Ihrer Region, welche zusätzlichen Tage dort gefeiert werden.
Darüber hinaus müssen Arbeitgeber in Spanien 22 Arbeitstage oder 30 Kalendertage als jährliche arbeitsfreie Zeiten zur Verfügung stellen. Dies wird in den jeweils geltenden Tarifverträgen festgelegt. Diese Tage können nicht als zusätzliche Vergütung ausgezahlt werden, so dass für die Mitarbeiter ein erheblicher Anreiz besteht, ihre arbeitsfreien Zeiten in vollem Umfang zu nehmen.
Das spanische Recht sieht keinen gesonderten Genesungsurlaub vor. Stattdessen erhalten Mitarbeiter, die aufgrund von Krankheit oder Verletzung nicht arbeiten können, während ihrer Abwesenheit mindestens 60 Prozent ihres üblichen Lohns. Der konkrete Betrag hängt von der Branche, den Bedingungen des geltenden Tarifvertrags und der Position des Mitarbeiters ab. Das Unternehmen muss das Gehalt direkt an den Mitarbeiter zahlen und erhält dann eine Rückerstattung von der Sozialversicherung. Eine bezahlte Freistellung aufgrund von Krankheit kann bei Bedarf bis zu 18 Monate dauern, bevor hier eine weitere Prüfung erfolgt. Mitarbeiter in Spanien können auch aus verschiedenen familiären Gründen arbeitsfreie Zeiten nehmen:
- Bis zu 15 Tage für eine Heirat
- Zwei Tage bei einem Todesfall in der Familie
- Ein bis zwei Tage für einen Umzug
- Drei bis vier Tage für die Krankheit eines Familienmitglieds
Additionally, pregnant employees in Spain may take 16 weeks of paid maternity leave, using up to 10 weeks before the birth and at least six weeks afterward. Nach Ablauf des bezahlten Urlaubs kann die Mitarbeiterin ein weiteres Jahr unbezahlten Kinderbetreuungsurlaub nehmen und dabei sicher sein, dass sie bei ihrer Rückkehr ihre alte Position behalten kann. Sie kann auch einen zweiten unbezahlten Kinderbetreuungsurlaub nehmen, muss dann aber auf eine garantierte Position verzichten.
Väter können ebenfalls einen Vaterschaftsurlaub von bis zu 30 Tagen nehmen und diesen Zeitraum verlängern, wenn bei der Geburt Komplikationen auftreten.
Darüber hinaus haben beide Elternteile Anspruch auf bezahlten Urlaub nach der Geburt ihres Kindes. Der Still- oder Erziehungsurlaub umfasst 15 Arbeitstage bis zum Alter des Kindes von neun Monaten und kann auf drei Arten genommen werden:
- Abwesenheit für eine Stunde pro Tag
- Verringerung der Arbeitszeit
- 15 aufeinanderfolgende Urlaubstage
5. Antidiskriminierungsgesetze und -beschränkungen
Das spanische Recht verbietet ausdrücklich die Diskriminierung bei der Einstellung und Beschäftigung – ein Unternehmen darf Bewerber nicht wegen einer der folgenden Eigenschaften diskriminieren:
- Alter
- Geschlecht
- Hautfarbe
- Ethnische Zugehörigkeit
- Sexuelle Orientierung
- Familienstand
- Sozialer Status
- Religion
- Politische Meinung
- Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft
- Behinderung
Wenn ein Arbeitgeber mehr als 50 Mitarbeiter hat, müssen außerdem 2 Prozent dieser Mitarbeiter Menschen mit Behinderungen sein.
Zu Spaniens Bemühungen gegen Diskriminierung gehört auch die Beschränkung der Möglichkeit für Unternehmen, Leumundsprüfungen bei Bewerbern durchzuführen. Ein Arbeitgeber darf nicht im zentralen Register für Verurteilte nachsehen, ob ein Bewerber vorbestraft ist, obwohl kein Gesetz verbietet, dass der Bewerber diese Informationen freiwillig preisgibt.
Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Spanien
Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters in Spanien bringt sowohl Vorab- als auch versteckte Kosten mit sich. Im Folgenden finden Sie einige der Faktoren, die Sie bei der Budgetierung Ihres Einstellungsprozesses berücksichtigen müssen:
- Stellenausschreibungen
- Arbeitsstunden für die Sichtung von Bewerbern und Vorstellungsgespräche
- Gehaltsabrechnung
- Steuern
- Vergütungen
- Sozialleistungen
- Boni
- Versicherung
Die meisten spanischen Mitarbeiter sind über die staatliche Krankenversicherung krankenversichert, aber auch die Arbeitgeber bieten häufig Zusatzversicherungen an. Die meisten Führungskräfte erhalten beispielsweise eine zusätzliche Kranken- und Lebensversicherung von ihrem Arbeitgeber.
Die Kosten für die Einstellung von Mitarbeitern in Spanien unterscheiden sich aufgrund der verschiedenen Tarifverträge, die in den einzelnen Sektoren gelten, wahrscheinlich auch je nach Branche erheblich.
Einstellungspraktiken in Spanien
Die Einstellung eines Mitarbeiters in Spanien kann der Einstellung eines neuen Mitarbeiters in Ihrem Heimatland sehr ähnlich sein. Es gibt jedoch einige Besonderheiten zu beachten:
- Verwenden Sie die Landessprache und -währung: Spanisch ist Spaniens offizielle Sprache, und fast 94 Prozent der Bevölkerung spricht Spanisch. Die zweithäufigste Sprache ist Katalanisch, das 15 Prozent der Menschen als erste oder zweite Sprache sprechen. Nur etwa 11 Prozent der Menschen sprechen Englisch. Ihr Unternehmen sollte bei der Einstellung von Mitarbeitern die spanische Sprache verwenden. Die Bereitschaft, Spanisch zu lernen und zu verwenden, zeigt, dass Ihr Unternehmen seine neuen Mitarbeiter schätzt und ihnen das Gefühl geben möchte, einbezogen zu werden. Auch in Ihren Verträgen und Angebotsschreiben sollten Sie aus Gründen der Klarheit und Inklusion den Euro verwenden.
- Vermeidung persönlicher Fragen: Um den Anschein illegaler Diskriminierung zu vermeiden, sollten Unternehmen in ihren Vorstellungsgesprächen generell übermäßig persönliche Fragen vermeiden. Sie sollten davon absehen, persönliche Daten zu erfragen, die für die Arbeitsaufgaben irrelevant sind, und Fragen zu stellen, die zu einer Diskriminierung führen könnten. Ihr Unternehmen kann alle Fragen stellen, die objektiv, angemessen und für die Position zutreffend sind.
- Fokus auf den Aufbau von Beziehungen: Spanische Geschäftsallianzen können sehr beziehungsorientiert sein. Sie sollten sich die Zeit nehmen, die Bewerber kennen zu lernen, bevor Sie sich dem Geschäftlichen zuwenden, und darauf vorbereitet sein, dass lebhafte, angeregte Gespräche geführt werden, die ein natürlicher Teil der Geschäftsetikette sind, wenn Ihre potenziellen Mitarbeiter arbeitsbezogene Angelegenheiten diskutieren.
Wichtige Tipps für die Einstellung in Spanien
Im Folgenden finden Sie einige weitere Schritte, die Ihr Unternehmen bei der Einstellung von Personal in Spanien beachten sollte:
- Vorschriften zur doppelten Überprüfung: Das spanische Arbeitsrecht ist streng reguliert, und kleinere Fehltritte könnten immens kostspielig sein. Überprüfen Sie Ihre Arbeiten, um sicherzustellen, dass Sie alle geltenden Gesetze befolgt haben, oder arbeiten Sie mit einem Employer of Record zusammen, um die Einhaltung der Vorschriften in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten.
- Bereiten Sie sich auf zahlreiche Bewerber vor: Die Arbeitslosenquote in Spanien ist relativ hoch. Im Jahr 2013 stieg die Arbeitslosigkeit im Land auf 26.09 Prozent und fiel dann stetig, aber bescheiden. 2020 verzeichneten eine Arbeitslosenquote von 15.7 Prozent im Land, eine der höchsten Raten in Europa. Aus diesem Grund kann es sein, dass Ihr Unternehmen viel mehr Bewerber zu verzeichnen hat, als Sie erwarten, und Sie werden Strategien zur Bewältigung dieser hohen Bewerberzahlen benötigen.
- Profitieren Sie von der sprachlichen Vielfalt Spaniens: Größere Städte in Spanien sind die Heimat bedeutender Gemeinschaften ausländischer Staatsbürger. Wenn Ihre Tätigkeit zweisprachige Mitarbeiter erfordert, haben Sie gute Chancen, einen qualifizierten Mitarbeiter zu finden.
Was benötigt ein Unternehmen, um Mitarbeiter in Spanien einzustellen?
Die Einstellung neuer Mitarbeiter in Spanien kann ein involvierter, zeitaufwändiger Prozess sein. Ein Unternehmen, das sich gerade im Land niederlässt, muss zunächst eine Tochtergesellschaft gründen oder mit einer professionellen Arbeitgeberorganisation (PEO), auch bekannt als Employer of Record (EOR), zusammenarbeiten.
Die Gründung einer Tochtergesellschaft in Spanien ist mit einem hohen Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden – in der Regel mindestens sechs bis acht Wochen. Sie benötigen einen Gesellschaftsvertrag für eine spezifische Unternehmensform. Zur Auswahl stehen ein Joint Venture, eine Repräsentanz, eine Niederlassung oder eine Kapitalgesellschaft. Außerdem müssen Sie sich entscheiden, ob Sie als private, haftungsbeschränkte Gesellschaft oder als Aktiengesellschaft und ob Sie ein gewöhnliches, vereinfachtes oder stark vereinfachtes Unternehmen gründen wollen. Ein Unternehmen, das eine Tochtergesellschaft gründet, muss folgende Schritte planen und durchführen:
- Bestimmen Sie die Struktur Ihres Unternehmens.
- Wählen Sie Ihre Form der Gründung.
- Zahlen Sie Ihr Mindestinvestitionskapital von 3,000 Euro, wenn Sie sich für die private beschränkte Haftung entscheiden.
- Holen Sie die Zertifizierung durch das Handelsregister ein.
- Beantragen Sie eine vorläufige Steueridentifikationsnummer (NIF).
- Eröffnen Sie ein spanisches Bankkonto.
- Geben Sie eine Erklärung zum Verbot von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ab.
- Unterschreiben Sie eine öffentlich-rechtliche Urkunde und lassen Sie sich diese notariell beglaubigen.
- Lassen Sie sich beim Handelsregister eintragen.
- Benennen Sie drei bis 12 Geschäftsführer, die dem Handelsregister Jahresabschlüsse vorlegen müssen.
Insgesamt benötigen Sie einen erheblichen Zeit- und Kostenaufwand und ein umfassendes Wissen über die spanischen Gesetze für Tochtergesellschaften.
Eine attraktivere Alternative ist in vielen Fällen die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record. Ein Employer of Record (EOR) fungiert als rechtlicher Arbeitgeber, der die Verwaltungsarbeit der Einstellung und Einarbeitung übernimmt, während Sie die Mitarbeiter für Sie auswählen. Er verfügt über zahlreiche Rechts- und Gehaltsabrechnungsexperten mit umfassendem Fachwissen über das spanische Wirtschaftsrecht, sodass Sie sich keine Sorgen um die Einhaltung der Vorschriften machen müssen.
Einstellung von Remote-Mitarbeitern in Spanien
Eine der Herausforderungen bei der Einstellung von Mitarbeitern auf internationaler Ebene besteht darin, dass Sie möglicherweise Remote-Interviews mit Bewerbern führen müssen, während Sie geschäftlich unterwegs sind. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, den Prozess zu verschlanken und zu optimieren:
- Biete flexible Terminplanung: Wenn deine Muttergesellschaft aus einem anderen europäischen Land tätig ist, kannst du einen geringfügigen Zeitunterschied bewältigen. Wenn Ihr Heimatland weiter entfernt ist, müssen Sie wahrscheinlich mit einer erheblichen zeitlichen Verschiebung rechnen. Ihre Remote-Bewerber werden jede Flexibilität zu schätzen wissen, die Sie ihnen bei der Koordinierung ihrer Zeitpläne bieten können.
- Priorisieren Sie verbale Kommunikation: Die spanische Geschäftsetikette priorisiert oft mündliche Kommunikation. Geschäftspartner führen häufig ausführliche Gespräche, schließen Geschäfte mündlich ab und verfassen erst später auf der Grundlage dieser ersten Gespräche formelle schriftliche Verträge. Wenn Sie Mitarbeiter per Remote-Interview einstellen, kann ein schriftlicher Austausch angenehmer erscheinen als ein Videointerview. Um den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Vorstellungsgesprächen zu ziehen, sollten Sie stattdessen Ihre Energie auf Videoanrufe konzentrieren, bei denen Sie längere, fließende Unterhaltungen führen können.
- Vorbereitung und Koordination: Wenn Sie in Spanien nicht anwesend sein können, um einen Bewerber persönlich zu begrüßen, wird ein starker digitaler Eindruck zu einem wichtigen Thema. Ein Remote-Bewerbungsgespräch ist eine Zweibahnstraße – Ihre Bewerber bewerten, ob Sie zu ihren Anforderungen passen, genauso wie Sie ihre Fähigkeiten und ihr Potenzial einschätzen. Wenn Sie sich mit Ihren Gesprächspartnern abstimmen, Fragen im Voraus vorbereiten und mit Ihrer technischen Ausstattung vertraut sind und Verzögerungen vermeiden, hinterlässt Ihr Unternehmen einen hervorragenden ersten Eindruck.
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