Wie man Remote-Mitarbeiter konform ein- und aussteigt

Onboarding und Offboarding spielen eine grundlegende Rolle für den reibungslosen Ablauf jedes Unternehmens. Diese Erfahrungen haben langfristige Auswirkungen auf die Mitarbeiter, daher ist es wichtig, diese Prozesse ansprechend und einprägsam zu gestalten.

Das Offboarding-Erlebnis wird oft übersehen, ist aber nicht weniger wichtig als das Onboarding-Erlebnis, da das Abweichen mit einer bitteren Notiz langfristige Konsequenzen haben kann. Laut einer Umfrage von Glassdoor überprüfen70 Prozent der Stellensuchenden Unternehmen, von denen viele von ehemaligen Mitarbeitern verfasst wurden, bevor sie Karriereentscheidungen treffen.

In einem Remote-Arbeitsumfeld hat die Erstellung eines strukturierten Onboarding- und Offboarding-Programms eine zusätzliche Komplexität. Es gibt verschiedene Herausforderungen wie Kommunikationslücken, unterschiedliche Zeitzonen sowie kontrastreiche kulturelle Hintergründe, daher ist es wichtig, Ihre bestehenden Prozesse an diese neue Arbeitsweise anzupassen.

Ein grundlegender Aspekt, den Sie bei der Gestaltung von Onboarding- und Offboarding-Programmen beachten sollten, ist die Compliance. Das Management globaler Teams bedeutet, unterschiedliche Gesetze und Vorschriften zu umgehen, sodass Compliance in jeder Phase des Mitarbeiterlebenszyklus oberste Priorität haben sollte, um die Vermögenswerte und Informationen Ihres Unternehmens zu schützen, rechtliche Probleme zu vermeiden und Ihren Ruf zu erhalten. In diesem Artikel erklären wir, wie die Compliance für Remote-Teams während der Onboarding- und Offboarding-Phasen sichergestellt werden kann.

Was ist Onboarding?

Normalerweise widmet sich die erste Woche eines neuen Mitarbeiters dem Onboarding, das aus Aktivitäten besteht, die ihn mit der Vision, Mission, den Werten und der Kultur des Unternehmens vertraut machen. Dies hilft neuen Mitarbeitern, die Organisationsstruktur und die Besonderheiten ihrer Rolle kennenzulernen. Einfach ausgedrückt, ist dies der erste Eindruck, den Ihre neuen Talente von Ihrem Unternehmen haben werden.

Trotz seiner Bedeutung zeigte eine Studie von Gallup, dass nur 12 Prozent der Mitarbeiter glauben, dass ihr Arbeitgeber gute Arbeit bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder leistet. Das Onboarding sollte nicht auf Einführungsmeetings und Manager-Check-ins reduziert werden. Sie können zusätzliche Schritte unternehmen, indem Sie jedem neuen Mitarbeiter einen leitenden Mitarbeiter zuweisen. Dies gibt ihm einen Kollegen, an den er sich wenden kann, wenn er in seiner ersten Arbeitswoche Fragen hat.

Ein strukturierter Onboarding-Prozess ist der Schlüssel, damit Remote-Mitarbeiter sich mit einem Unternehmen verbunden fühlen, auch wenn sie auf der ganzen Welt verstreut sind. Es verkürzt auch die Zeit bis zur Produktivität und reduziert langfristig die Fehlerspanne.

Sie können einen konformen Onboarding-Prozess sicherstellen, indem Sie die folgenden Aufgaben ausführen:

Überprüfen und sammeln Sie die erforderlichen Unterlagen: Unterlagen können extrem mühsam sein, aber Dokumentationen, wie z. B. Arbeitsverträge, sind unerlässlich, um die landesinternen Standards zu erfüllen und die Stellenerwartungen an Ihre neuen Talente klar zu beschreiben.

Um diesen Prozess vollständig einzuhalten, stellen Sie sicher, dass Ihre neuen Mitarbeiter die Beschäftigungsbedingungen verstehen und Vertraulichkeitsvereinbarungen, Richtlinien zur Bekämpfung von Belästigung, Krankenversicherungsformulare und Kündigungsklauseln unterzeichnen.  Um diesen Prozess vollständig einzuhalten, stellen Sie sicher, dass Ihre neuen Mitarbeiter die Beschäftigungsbedingungen verstehen und Vertraulichkeitsvereinbarungen, Richtlinien zur Bekämpfung von Belästigung, Krankenversicherungsformulare und Kündigungsklauseln unterzeichnen.

Ein wichtiger Punkt, den Sie in dieser Anfangsphase berücksichtigen sollten, ist die Privatsphäre der Mitarbeiter. Die Verpflichtungen und Rechte in Bezug auf das Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis können von Land zu Land erheblich variieren, und diese Nuancen müssen bei der Erstellung von Richtlinien für internationale Teams berücksichtigt werden.

Obwohl Arbeitgeber normalerweise Zugang zu Informationen über unternehmenseigene Geräte haben, ist es dennoch wichtig, die Zustimmung Ihrer Mitarbeiter zu erhalten. Ein Unternehmen kann in der Regel die folgenden Aspekte überwachen:

• Geschäftliche E-Mails
• Arbeitsmanagement-Plattformen
• Browser-Verlauf im Internet
• Geografischer Standort

Workflow-Prozesse kommunizieren: Laut SHRM kann schlechte Kommunikation zu beschädigten Beziehungen, gebrochenem Vertrauen und einem höheren Maß an Wut und Feindseligkeit am Arbeitsplatz führen.

Daher wird die klare und dynamische Kommunikation der Workflow-Prozesse Ihres Unternehmens dazu beitragen, Aufgaben zu rationalisieren, die Teammoral zu erhöhen und vor allem den Mitarbeitern zu helfen, die Erwartungen an die Stelle zu verstehen.

Sie können Unternehmensprozesse durch virtuelle Meetings, Handbücher und E-Mails kommunizieren und erneut bestätigen. Alle Informationen müssen per Unternehmens-E-Mail und einem sicheren Server weitergegeben und beantwortet werden, um Informationsverletzungen zu reduzieren.

Stellenspezifische Schulungen anbieten: Eine von Upwork durchgeführte Studie prognostizierte, dass in den nächsten fünf Jahren 36.2 Millionen Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten werden. Das entspricht einer 87 prozentualen Steigerung im Vergleich zur Statistik vor der Pandemie. Daher müssen traditionelle Schulungsprogramme neu bewertet werden, um Remote-Mitarbeitern zu helfen, erfolgreich zu sein.

Wenn ein Unternehmen einen Mitarbeiter nicht ordnungsgemäß überprüft oder keine arbeitsspezifischen Schulungen anbietet, kann dies zu kostspieligen Klagen wegen Fahrlässigkeit am Arbeitsplatz führen.

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise aufgefordert wird, ein Gerät zu verwenden, aber nicht über die erforderlichen technischen Fähigkeiten verfügt, könnte der Arbeitgeber möglicherweise für Schäden verantwortlich gemacht werden, die der Mitarbeiter sich selbst oder anderen am Arbeitsplatz verursacht, weil er im Voraus die richtigen Schulungsverfahren nicht bereitgestellt hat.

Was ist Offboarding?

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ist niemals angenehm, sei es ein freiwilliger Rücktritt oder eine Entlassung. Sie können dies jedoch zu einem reibungslosen Übergang machen, indem Sie ein strukturiertes Offboarding-Programm erstellen – dies hilft nicht nur, zukünftige rechtliche Probleme zu vermeiden, sondern fördert auch Ihre Arbeitgebermarke.

Ein Bericht von People Path und der Cornell University ergab, dass etwa ein Drittel der ehemaligen Mitarbeiter Verbindungen zu früheren Arbeitgebern unterhält; und 15 Prozent der Neueinstellungen stammen aus Empfehlungen von ehemaligen Mitarbeitern. Daher kann das Hinterlassen eines guten Eindrucks bei ausscheidenden Mitarbeitern Ihr Unternehmen hervorheben und dazu beitragen, zukünftige globale Talente anzuziehen.

Sie können einen konformen Offboarding-Prozess mit den folgenden Maßnahmen sicherstellen:

Kündigung des Arbeitsverhältnisses benachrichtigen: Wenn Sie einen Remote-Mitarbeiter kündigen, ist es am besten, dies persönlich in einem Videoanruf zu tun. Auf diese Weise können Sie ein privates Gespräch führen und die Gründe für die Kündigung ruhig erklären.

Kündigungsrichtlinien sind in jedem Land unterschiedlich, was die Einhaltung von Vorschriften entscheidend macht, um zukünftige rechtliche Konsequenzen für Ihr Unternehmen zu vermeiden.

In den Vereinigten Staaten ermöglicht es die Einstellung nach Belieben Arbeitgebern beispielsweise, Arbeitnehmer jederzeit ohne vorherige Ankündigung frei zu kündigen.

Im Vereinigten Königreich hingegen müssen Arbeitgeber eine Woche im Voraus für jedes Dienstjahr oder eine 12 Woche im Voraus kündigen, wenn sie mindestens 12 Jahre beschäftigt sind. Die Einhaltung dieser länderspezifischen Vorschriften wird dazu beitragen, die Einhaltung während des Offboarding-Prozesses sicherzustellen.

Im Vereinigten Königreich hingegen müssen Arbeitgeber eine Woche im Voraus für jedes Dienstjahr oder eine 12 Woche im Voraus kündigen, wenn sie 12 Jahre oder länger beschäftigt sind. Die Einhaltung dieser länderspezifischen Vorschriften wird dazu beitragen, die Einhaltung während des Offboarding-Prozesses sicherzustellen.

Schutz des geistigen Eigentums: Wussten Sie, dass in 20 Prozent der Unternehmen Datenschutzverletzungen durch ehemalige Mitarbeiter aufgetreten sind?

Hier sind einige umsetzbare Tipps, um Daten sicher zu halten:

• Fördern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen HR- und IT-Abteilungen.
• Vermeiden Sie es, gemeinsam genutzte Konten zu verwenden.
• Ändern Sie Passwörter regelmäßig.
• Deaktivieren Sie die Anmeldungen und das E-Mail-Konto der ausscheidenden Mitarbeiter sofort.
• Planen Sie regelmäßige Datensicherungen.

Remote-Mitarbeiter sind anfälliger für Datenschutzverletzungen, da der Datenfluss nicht auf die gleiche Weise überwacht werden kann wie Teams vor Ort. Einige zusätzliche Faktoren sind:

• Verwendung persönlicher Geräte für den Zugriff auf sensible Unternehmensinformationen.
• Verbindung zu öffentlichen WLAN-Netzwerken herstellen.
• Speichern von Unternehmensdaten in der Cloud.

Die rechtlichen Folgen von Datenschutzverletzungen können sowohl für Ihren Ruf als auch für Ihre Finanzen katastrophal sein. Zum Beispiel musste British Airways eine Geldstrafe in Höhe von GBP 20 Millionen 2020 für Sicherheitsmängel zahlen, die einen Cyberangriff ermöglichten, was zum Verlust personenbezogener Daten von Kunden und Mitarbeitern führte.

Bereitstellung einer angemessenen Abfindung und Entschädigung für die Kündigung: Die endgültige Abfindungszahlung, auf die ein Mitarbeiter Anspruch hat, wird auf der Grundlage der Gründe für die Kündigung und der Dauer der Dienstzeit berechnet – es ist wichtig, die nationalen Vorschriften zu recherchieren, um rechtliche Probleme wie Klagen auf ungerechtfertigte Zahlung zu vermeiden.

Zum Beispiel gibt es in Deutschland keine gesetzliche Abfindung; viele Arbeitgeber geben jedoch 50 Prozent des Monatsgehalts pro Dienstjahr an. In China hingegen entspricht die Abfindung dem vollen Monatsgehalt für jedes Dienstjahr.

Jeder Fehler im Kündigungsprozess, insbesondere in Bezug auf Abfindungsverpflichtungen, kann schwerwiegende und kostspielige Compliance-Probleme aufwerfen.

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Onboarding- und Offboarding-Erfahrung

Denken Sie daran, dass der erste Eindruck eines Mitarbeiters genauso wichtig ist wie die endgültige Verabschiedung. Wenn diese Prozesse nicht beachtet werden, wirkt sich dies nicht nur auf die Leistung Ihrer Mitarbeiter aus, sondern kann auch Ihren Ruf schädigen, was es schwierig macht, zukünftige Talente zu halten und zu gewinnen.

Compliance hilft Ihnen, rechtliche Probleme zu vermeiden und die Vermögenswerte des Unternehmens zu schützen. Langfristig kann ein strukturiertes Onboarding- und Offboarding-Programm Ihnen helfen, ein bevorzugter Arbeitgeber zu werden und sich auf globaler Ebene abzuheben.

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Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unseren beiden neuen Playbooks:

• Ihr Global Compliance Playbook: Onboarding Best Practices (globalization-partners.com)
• Ihr Global Compliance Playbook: Offboarding Best Practices (globalization-partners.com)