Open-Space-Technologie (OST) ermöglicht Innovation

Zusammenarbeit ist für viele Unternehmen eine Herausforderung. Deshalb wurden die meisten agilen Methoden, die in den letzten 20 Jahren eingeführt wurden, entwickelt, um Silos aufzubrechen und die Zusammenarbeit zwischen Teams, Abteilungen, Funktionen und sogar Produkten zu verbessern.

Bei G-P sind wir ein Remote-First-Unternehmen. Ingenieure, Designer und Produktmanager sind in ganz Amerika, Europa und Asien angesiedelt. Unser Fokus: Beziehungen schaffen, Zeit für Gespräche nehmen, Ausrichtung erreichen und Verbindung fördern, wenn Teammitglieder durch Ozeane oder in völlig unterschiedlichen Zeitzonen getrennt werden können. Remote-First-Arbeit hat sich verändert. Und es gibt immer die Möglichkeit, Teamkollegen persönlich zu treffen.

Gemeinsam besser

Oft bringen wir Teams zu persönlichen Veranstaltungen zusammen. Der Zweck ist in der Regel die Planung, und wir schaffen es auch, uns rechtzeitig einzumischen, um Kontakte zu knüpfen und Kontakte zu knüpfen. Im Jahr 2024 stellten wir fest, dass die Planungsaktivitäten unseren Gesprächen im Weg standen. Die Lektion: Verbindung ist genauso wichtig wie strategische Planung.

Experimentieren – ein Menschen-Hackathon

Wir lieben Experimente. Obwohl es keinen formellen Prozess gibt, verwenden wir das Modell Observe, Orient, Decide, Act (OODA). OODA-Schleifen sind immer in Aktion, während unsere Teams arbeiten, weil nichts in der Technologie konstant bleibt.

Im Jahr 2025 wollten wir einen bedeutenden Beitrag leisten, indem wir Menschen mit Open Space Technology (OST) zusammenbringen.

Einführung in OST

OST ist ein Format für Konferenzen oder von Teilnehmern geleitete Meetings, das ich in den letzten 10 Jahren verwendet habe. Wir nehmen oft an Konferenzen teil und stellen fest, dass die unvergesslichsten Erlebnisse nicht die Gespräche selbst sind, sondern die leidenschaftlichen Gespräche mit anderen Teilnehmern während der Kaffeepausen. 

OST wurde entwickelt, um informelle Konferenzkaffeepausen nachzubilden. Eine kleine Organisation und einige einfache Regeln ermöglichen es  großen Gruppen, sich selbst zu organisieren und jeder einzelne Teilnehmer kann einen Beitrag leisten.

Die Regeln von OST

Ein OST braucht einige Grenzen, um zu funktionieren. Es gibt fünf Prinzipien und nur ein Gesetz. Die Prinzipien sind:

• Wer teilnimmt, sind die richtigen Leute. Arbeiten Sie mit jedem zusammen, der zu Ihrer Sitzung kommt, egal ob es sich um fünf Personen oder 50 Personen handelt. Sie kümmern sich und werden engagiert sein.

• Wann immer es beginnt, ist der richtige Zeitpunkt. Kreativität interessiert sich nicht für die Uhr. Geben Sie der Gruppe Zeit, sich einzugewöhnen.

• Wo Sie sind, ist der richtige Ort. Vielleicht haben Sie eine Sitzung geplant, aber Sie haben bereits ein interessantes Gespräch geführt. Bleiben Sie dort, wo Sie sind.

• Wenn es vorbei ist, ist es vorbei. Wenn das Gespräch oder die Sitzung vor dem Zeitplan eine natürliche Schlussfolgerung gezogen hat, danken Sie der Gruppe und bringen Sie sie zum Abschluss.

• Was auch immer passiert, ist das Einzige, was hätte passieren können. Vertrauen Sie dem Prozess und sehen Sie, wohin die Dinge gehen. Machen Sie das Beste aus dem Geschehenen und akzeptieren Sie, dass die Dinge nicht immer nach Plan laufen. 

Das Gesetz von zwei Füßen ist einfach: Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie nichts lernen oder beitragen, verwenden Sie Ihre zwei Füße, um irgendwo anders hinzugehen.

Das Gesetz von zwei Füßen gibt jedem die Möglichkeit, etwas zu bewirken. Während des Arbeitstages nehmen wir an langweiligen Meetings teil und haben das Gefühl, keine Wahl zu haben – nicht in einem OST.

Im Kreis sitzen

Das Format einer OST macht immer Spaß. Wir beginnen und beenden den Tag mit einem Kreis. Es klingt normal, bis Sie feststellen, dass es sich bei 180 Personen um eine andere Art von Meeting handelt. Die erste Frage lautet immer: „Wo ist der Bildschirm?“ Es gibt keine. Anschließend: „Können Sie mir die Agenda zusenden?“ Es gibt auch keine davon.

Der Eröffnungskreis legt den Tag fest. Und der Abschlusskreis gibt uns Zeit zum Nachdenken. Der Großteil des Tages wird in Sitzungen verbracht – in der Regel eine Menschenmenge um ein Whiteboard herum, die höflich über ein Thema diskutieren. Die Sessions dauern jeweils 30 Minuten und es laufen 3 bis 5 parallele Tracks. Es gibt eine große Auswahl. Themen sind häufig Fragen  wie „Wie testen wir KI-Agenten?“

Die Atmosphäre

Aus dem POV einer Führungskraft besteht ein Risiko. Sie bringen alle für einen Tag außer Haus, Sie geben viel Geld für den Prozess aus und Sie wollen eine Rendite für Ihre Investition. Das ist verständlich. Für die Teilnehmer könnte es die Idee geben, dass es eine versteckte Agenda gibt, und wir geben vor, dass sie spontan ist.  Wir geben nicht vor. Natürlich ist eine sorgfältige Vorbereitung notwendig, um ein Gefühl der Spontaneität zu gewährleisten. 

Wenn jemand sagt: „Es gibt keine Agenda, es wird in Ordnung sein“, werden Führungskräfte nervös. Das ist verständlich.

Die Energie jedes OST ist die gleiche. Neugier, Nervosität bei fehlender Leinwand, Aufregung am Eisbrecher, echtes Interesse an den angesprochenen Themen, Vorfreude auf die Teilnahme an der Diskussion und Überraschung am Ende des Tages, wenn alles funktioniert. Nachher werden aufschlussreiche Reflexionen auftauchen – ein Beweis dafür, dass eine OST eine transformative Erfahrung ist  .

Der Schlüssel liegt in Lernen und Authentizität. Das Lernen erfordert einen sicheren Raum für Anfragen. Die Leute müssen Fragen stellen. Und sie brauchen einen Raum, um verrückte Ideen auszutauschen und sich zu treffen.

In vielen Arbeitsmeetings gibt es Politik und Druck, sich zu einigen. Schreckliche Fragen werden nicht beantwortet wie: „Lassen Sie uns das auf den Parkplatz stellen.“ Vielleicht ist ein offener Platz der Parkplatz. Und der Parkplatz ist genauso wichtig wie das Hauptgebäude (die zu besprechenden Themen). Sie brauchen beides.

Ein Gefühl der Sicherheit

Offene Räume funktionieren, weil sie ein Umfeld psychologischer Sicherheit schaffen. Es klingt einfach, aber das ist es nicht. Es ist wichtig, die im offenen Raum vorgeschlagenen Ideen durchzugehen. Gespräche ohne Handlung helfen niemandem. 

Die Bedeutung der Nachverfolgung

Wir haben dieses Jahr einen anderen Ansatz gewählt. Wir hatten mehr als 30 Sitzungen im offenen Raum, und jeder Sitzung begleitete ein Notierer oder Schriftsteller. Sie schrieben während der Sitzung interessante Punkte auf eine A3 -Seite. Normalerweise schaffen wir am Ende des Tages eine Stimmungswand, um über unsere Gedanken nachzudenken. Dieses Mal haben wir etwa 60 Fotos von Notizen aufgenommen, sie in Gemini eingespeist und in Markdown umgewandelt. Dann haben wir es zusammengeführt und auf NotebookLM hochgeladen. Wie Sie sich vorstellen können, hat es in wenigen Minuten die Stimmung, die Erkenntnisse, die Themen, die Maßnahmen und die Erkenntnisse aufgegriffen.

Verbringen Sie Zeit klug

Remote-First hat viele Vorteile, aber es ist schwierig, einen großen Workshop bei einem Videoanruf durchzuführen. Nicht unmöglich, aber schwierig. Wir haben herausgefunden, dass persönliche Zeit zusammen Spannung, Sicherheit, Bindungen und Pläne schafft, die bei einem Videoanruf nicht passiert wären.

Vor zehn Jahren dauerte es eine Woche, um alle Ergebnisse einer Veranstaltung im Freien zusammenzufassen. Heutzutage dauert es ein paar Stunden. Wie wird es in Zukunft aussehen? Eines ist sicher: Die Energie und Lebendigkeit einer OST  – kombiniert mit der Kraft, Menschen zu verbinden – wird weiterhin wertvoll sein.