Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht die globale Einstellung und ermöglicht es Ihnen, den Herausforderungen des Unternehmensmanagements zu begegnen. Der Wechsel von der Unternehmensleitung zu einer EOR oder einem Anbieterwechsel ist jedoch eine große Entscheidung, die eine sorgfältige Planung erfordert. Dieser Leitfaden erklärt alles, was Sie für einen reibungslosen Übergang wissen müssen.

Warum sollte man zu einer EOR übergehen?

Unternehmen, die ihre eigenen globalen Unternehmen betreiben, können mit komplexen rechtlichen Herausforderungen und unerwarteten Kosten konfrontiert werden. Der Wechsel zu einer EOR bietet mehrere Vorteile:

  • Schnellerer Markteintritt: Mit EORs können Sie Talente in mehreren Ländern innerhalb von Tagen einstellen und einbinden, wodurch der Einrichtungsprozess der Entität übersprungen wird.

  • Reduzierter Verwaltungsaufwand: EORs kümmern sich um Gehaltsabrechnungen, Leistungen, Verträge und laufende Compliance-Anforderungen, sodass sich interne Teams auf die wichtigsten Geschäftsaktivitäten konzentrieren können.

  • Geringere Betriebskosten: Durch die Partnerschaft mit einem EOR werden die laufenden Kosten für die Aufrechterhaltung einer globalen Einheit, einschließlich lokaler Büroflächen, Anwaltskosten und Compliance-Management, eliminiert.

  • Vereinfachte Compliance: EORs halten mit lokalen Arbeitsgesetzen und -vorschriften Schritt und minimieren rechtliche Fehler und Strafen.

  • Skalierbare globale Expansion: EORs bieten die Flexibilität, Teams basierend auf Ihren strategischen Prioritäten und Marktverschiebungen nach oben oder unten zu skalieren.

  • Risikominderung: Eine EOR fungiert als gesetzlicher Arbeitgeber und ist für die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze verantwortlich. Dies reduziert das Risiko von Nichteinhaltung und damit verbundenen Verbindlichkeiten.

  • Markttests: Das EOR-Modell ist schnell, kostengünstig und flexibel. Es ist ideal zum Testen neuer Märkte und macht es einfach, je nach Ihren Bedürfnissen zu skalieren oder zu beenden.

  • Abwicklung der Entität: Wenn Sie eine lokale Entität schließen möchten, können Sie Mitarbeiter auf ein EOR-Modell umstellen, um Kontinuität zu gewährleisten und gleichzeitig Betriebskosten und Komplexität zu reduzieren.

  • Globale Fusionen und Übernahmen: Wenn Ihr Unternehmen grenzüberschreitend mit einem anderen Unternehmen zusammenarbeitet oder es akquiriert, können Sie ein Patchwork aus Verträgen, Gehaltsabrechnungen und Compliance-Herausforderungen erben. Ein EOR kümmert sich um den gesamten Beschäftigungslebenszyklus für Sie und garantiert einen reibungslosen Übergang für alle Beteiligten.

Wann Sie zu einem neuen EOR-Anbieter wechseln sollten

wann auf eine neue EOR umgestellt werden soll

Während EOR-Services viele Vorteile bieten, bieten nicht alle Anbieter das gleiche Maß an Service und Ergebnissen. Erwägen Sie, EOR-Anbieter zu wechseln, wenn Sie Folgendes erleben:

  • Begrenzte Anleitung oder Unterstützung: Wenn Ihr derzeitiger EOR nur langsam reagiert oder Ihnen keine klare, proaktive Anleitung gibt, suchen Sie nach einem Anbieter mit stärkerem Kundensupport. Schnelle Reaktionszeiten und fachkundige Anleitung helfen Ihnen, Ihr globales Team effektiv zu verwalten.

  • Compliance-Bedenken: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr EOR mit den sich ändernden lokalen Vorschriften Schritt halten kann, benötigen Sie möglicherweise einen Partner mit mehr Fachwissen. Wählen Sie ein EOR, das Expertenteams aus der Rechts- und Personalabteilung mit modernster KI-Technologie kombiniert, um die neuesten Compliance-Einblicke zu liefern.

  • Unzufriedenheit der Mitarbeiter: Fehler bei der Gehaltsabrechnung, Probleme mit Sozialleistungen oder unklare HR-Richtlinien schaden der Erfahrung Ihres Teams. Die Zufriedenheit Ihrer EOR-Mitarbeiter wirkt sich auf die Produktivität und Bindung aus. Wählen Sie also einen Anbieter, der eine konsistente Mitarbeitererfahrung schaffen kann, die Ihren Werten entspricht.

  • Probleme mit der Skalierbarkeit: Wenn Ihr EOR Schwierigkeiten hat, die Expansion Ihres Unternehmens in neue Regionen zu unterstützen, wählen Sie eine skalierbarere Lösung, die neben Ihrem Unternehmen wachsen kann.

  • Veraltete Technologie: Ineffiziente oder veraltete Plattformen führen zu Engpässen in den Bereichen Personalwesen, Gehaltsabrechnung und Compliance. Wechseln Sie zu einem innovativeren EOR mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und Integrationen mit anderen branchenführenden Lösungen.

  • Unvollständiges Workforce Management: Stellen Sie sicher, dass Ihr EOR alle Mitarbeitertypen, einschließlich Auftragnehmer, handhaben kann, um das Workforce Management mit einem einzigen Anbieter zu vereinfachen.

  • Fragmentierte globale Abdeckung: Wenn Ihrem EOR an Ihren Einstellungsstandorten die Reichweite oder Expertise fehlt, wechseln Sie zu einem Anbieter mit breiterer globaler Infrastruktur.

10 Tipps für den Übergang zu einer neuen EOR

Egal, ob Sie von einem anderen Anbieter oder von Ihrem eigenen Unternehmen auf eine neue EOR umsteigen, hier erfahren Sie, wie Sie eine reibungslose Umstellung sicherstellen und die Effizienz auf dem Weg maximieren können:

  1. Rollen und Verantwortlichkeiten definieren: Weisen Sie Ihren HR-, Finanz-, Rechts- und IT-Teams Aufgaben zu, um den EOR-Übergang zu koordinieren. Klären Sie, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist. Ein führender EOR kann Sie durch den Übergang führen und gleichzeitig die Arbeitslast für Ihre internen Teams minimieren. Ihr neuer EOR kann aktualisierte Verträge erstellen, Gehaltsabrechnungsinformationen von Mitarbeitern migrieren, Compliance-Dokumente übertragen und mit Ihren Teammitgliedern kommunizieren, um ihnen zu versichern, dass ihre Rolle bei Ihrem Unternehmen fortgesetzt wird.

  2. Entwickeln Sie einen Übergangszeitplan: Erstellen Sie einen Schritt-für-Schritt-Plan mit wichtigen Meilensteinen, Kündigungsfristen und Fristen für jede Phase des EOR-Switches. Ihr neuer EOR kann Ihnen den Zeitplan erklären und einen schnellen Übergang unterstützen.

  3. Sammeln Sie Daten: Sammeln Sie alle notwendigen Mitarbeiter- und Unternehmensinformationen, um sie mit Ihrem neuen Anbieter zu teilen. Wählen Sie einen EOR, der diese Daten zentralisieren und sichern kann. Zu den wesentlichen Informationen gehören personenbezogene Daten und Vertragsdaten, Vergütungsdetails, Leistungsinformationen und Compliance-Dokumente.

  4. Führen Sie eine Compliance- und rechtliche Prüfung durch: Ein seriöser EOR überprüft Ihre Verträge und Beschäftigungsbedingungen anhand lokaler Standards, um etwaige Compliance-Lücken während des Übergangs zu beheben.

  5. Änderungen frühzeitig kommunizieren: Informieren Sie die Mitarbeiter so bald wie möglich über Änderungen an Leistungen, Gehaltsabrechnung und Beschäftigungsbedingungen, um Erwartungen zu verwalten und Vertrauen zu bewahren.

  6. Plan für das Urlaubsmanagement: Entscheiden Sie, wie aufgelaufene bezahlte Freizeit gehandhabt und den Mitarbeitern Optionen mitgeteilt werden. Zu den Optionen gehören eine Nachfrist zur Nutzung von PTO vor dem Übergang, eine vollständige Urlaubsauszahlung oder die Abstimmung mit Ihrer neuen EOR, um dem Mitarbeiter in seinem System gleichwertige Urlaubstage gutzuschreiben.

  7. Kündigung Ihrer aktuellen EOR-Vereinbarung: Überprüfen Sie alle Kündigungsanforderungen in Ihrem Vertrag mit Ihrem aktuellen Anbieter, falls Sie einen haben. Sammeln Sie alle erforderlichen Daten aus ihrem System, stellen Sie sicher, dass sie die letzten Gehaltsabrechnungsläufe abschließen, und beenden Sie die Vereinbarung.

  8. Bekanntmachung des unternehmensweiten EOR-Transfers: Bekanntmachung der Änderung für alle Mitarbeiter und Bereitstellung von Möglichkeiten für Fragen und Feedback. Konzentrieren Sie sich auf die Kontinuität Ihrer Unternehmenskultur und der täglichen Arbeit, während Sie die Verbesserungen hervorheben, die Sie in der Personalverwaltung erwarten.

  9. Schulung anbieten: Bitten Sie Ihren neuen EOR um Ressourcen, die Mitarbeitern und HR-Teams helfen, sich an das neue System anzupassen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams wissen, an wen sie sich wenden müssen, um Unterstützung zu erhalten.

  10. Genießen Sie fortlaufende Unterstützung: Sammeln Sie Feedback von Mitarbeitern zu ihren Erfahrungen während und nach dem Übergang und wenden Sie sich an Ihren neuen EOR, um Unterstützung bei der Lösung von Herausforderungen zu erhalten.

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