Unternehmen können neue Wachstumschancen erschließen, indem sie ihre globale Belegschaft ausbauen. Tatsächlich sind bereits 81 % der Führungskräfte aktiv an der globalen Rekrutierung beteiligt. Mit der Unterstützung eines erstklassigen Employer of Record (EOR) wie G-P können Sie schnell und konform globale Teams einstellen, einarbeiten und verwalten, unabhängig vom Status der Einheit.
Die Zusammenarbeit mit internationalen Mitarbeitern kann jedoch auch bedeuten, dass Ihr Unternehmen für die Einbehaltung aller relevanten Steuern verantwortlich ist, die von den Steuergesetzen jedes anderen Landes in einem Kalenderjahr verlangt werden. Da die Einkommenssteuersätze je nach Wohnsitzland des Mitarbeiters variieren, können Unternehmen in den USA, die ein W-8BEN-Formular für internationale Einstellungen ausfüllen, den Prozess als schwierig empfinden, wenn sie nicht vorbereitet sind.
Was ist ein W-8BEN-Formular?
Ein W-8BEN-Formular ist ein Steuerformular des Internal Revenue Service (IRS), das von Nicht-US-Steueransässigen oder Nichtansässigen verwendet wird, um ihren ausländischen Status zu bestätigen und sicherzustellen, dass der korrekte Quellensteuersatz auf Einkommen aus US-Quellen angewendet wird. Formular W-8BEN steht für das Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals).
Nicht-US-Steueransässige – einschließlich Mitarbeiter und globale Auftragnehmer –, die Dienstleistungen für US-Unternehmen erbringen, müssen im Allgemeinen das Formular W-8BEN ausfüllen und es dem einstellenden Unternehmen vorlegen.
Wofür wird Formular W-8BEN verwendet?
Für Unternehmen, die international einstellen, überprüft das Formular W-8BEN den Auslandsstatus einer Person und bestimmt ihre Berechtigung für Steuerbefreiungen oder reduzierte Quellensteuer im Rahmen eines Steuerabkommens. Sie identifiziert auch Personen, die einer Steuer von 30 % auf verschiedene aus den USA stammende Einkommensarten unterliegen, einschließlich fester und periodischer (FDAP) Zahlungen wie:
- Interesse.
- Lizenzgebühren.
- Jubiläen.
- Miete.
- Prämien.
- Vergütung für Dienstleistungen.
- Gegebenenfalls Ersatzzahlungen.
Der Zweck der W-8BEN-Formulare besteht darin, festzustellen, ob Personen rechtlich als US-Personen gelten – Einwohner oder Bürger – und das Eigentum an den im Formular genannten Einkünften zu begründen. Das Formular W-8BEN ermöglicht es Einzelpersonen aus Ländern außerhalb der USA mit Steuerabkommen auch, reduzierte Quellensteuersätze auf US-Einkünfte geltend zu machen.
Was sind Steuerabkommen?
Ein Steuerabkommen ist ein Abkommen zwischen zwei Ländern, das festlegt, wie Einkommen von Einwohnern eines Landes vom anderen Land besteuert wird. Wenn ein Land ein Steuerabkommen mit den USA hat, haben Einwohner dieses Landes laut der IRS-Website möglicherweise Anspruch auf Steuerermäßigungen oder -befreiungen für Einkommen, die in den USA verdient wurden.
Da Kanada und die USA zum Beispiel ein Steuerabkommen haben, kann ein US-Unternehmen, wenn es einen Mitarbeiter in Kanada einstellt, bei der Abgabe seiner Steuern Leistungen als Nichtansässiger (NRA) geltend machen. Personen, die in Ländern ohne Steuerabkommen leben, müssen die Einkommensteuer zu den Standardsätzen zahlen, ohne Kürzungen.
Einkommensteuerabkommen gelten nicht für Dual-Residency-Situationen – wenn Einzelpersonen rechtmäßige Einwohner von mehr als einem Land sind. Allerdings können Doppelansässige je nach Standort weiterhin Anspruch auf einige Steuerabkommensvorteile haben.
Länder mit Steuerabkommen mit den USA |
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Steuerabkommen können sich im Laufe der Zeit ändern. Für Arbeitgeber, die international einstellen, ist es wichtig, über die sich entwickelnden Gesetze in ihrem Zielland auf dem Laufenden zu bleiben. KI-gestützte Tools wie G-P Gia™ – der KI-basierte globale HR-Compliance-Berater von G-P – können Expertenberatung zu globalen Arbeitsgesetzen in 50 Ländern und allen 50 US-Bundesstaaten bieten und die Kosten und Zeit der Compliance um bis zu 95 % reduzieren.
Wer stellt das W-8BEN-Formular zur Verfügung?
Internationale Mitarbeiter und globale Auftragnehmer müssen ihren US-amerikanischen Arbeitgebern das Formular W-8BEN zur Verfügung stellen, normalerweise während des Onboarding-Prozesses. Gemäß dem Internal Revenue Service (IRS) müssen Mitarbeiter Formular W-8BEN an die Einbehaltungsstelle oder den Zahler weitergeben, wenn sie ein nicht ansässiger Ausländer sind, der der wirtschaftliche Eigentümer eines einbehaltungspflichtigen Betrags ist.
Sie sollten Formular W-8 BEN einreichen, wenn sie von der Einbehaltungsstelle angefordert werden, unabhängig davon, ob sie einen reduzierten Satz oder eine Befreiung von der Einbehaltung geltend machen oder nicht. Zum Beispiel kann ein W8BEN ausgefüllt und dem Einbehaltungsbeauftragten oder Eigenkapitalverwalter des Vollmachtgebers zur Verfügung gestellt werden.
Unternehmen müssen die Richtigkeit und Legitimität der erhaltenen Formulare erfassen und überprüfen. Das W-8-Formular kann jedoch auch bei geringfügigen Fehlern noch gültig sein. Wenn das Datum beispielsweise in der Unterschrift fehlt, kann der Arbeitgeber das Datum nach Erhalt hinzufügen und ab diesem Zeitpunkt als gültig betrachten.
Wer muss das Formular W-8BEN ausfüllen?
Das Formular W-8BEN wird normalerweise von Nichtansässigen (NRAs) ausgefüllt. Unternehmen, die international einstellen, sollten dieses Formular von internationalen Mitarbeitern oder globalen Auftragnehmern erhalten, wenn sie eines der folgenden Kriterien erfüllen:
- Sie sind Nicht-US-Bürger oder Einwohner (NRA).
- Sie arbeiten für ein US-Unternehmen oder verdienen Einkommen aus den USA.
- Sie beanspruchen Steuerabkommensleistungen oder reduzierte Einbehaltung.
- Sie erzielen feste oder periodische Erträge aus den USA.
Wer ist für die Einbehaltung der Einkommensteuer verantwortlich?
Unternehmen, die Einkünfte an nicht in den USA ansässige Steuerbehörden zahlen, die als US-Quellensteuerbehörden bekannt sind, sind für die Quellensteuern an der Quelle verantwortlich, bevor sie die Person bezahlen. Die Nichtbeachtung kann zu Strafen oder Bußgeldern für Verstöße führen. Sind mehrere Quellensteuerbevollmächtigte beteiligt, so ist die Steuer nur einmal von den Eigentümern des Einkommens einzubehalten.
Wenn der Arbeitgeber im Namen der Person Einkommensteuer einbehalten wird, senden Sie das Formular nicht nach Erhalt an den IRS. Stattdessen sollten sie das Formular so lange sicher in ihren Unterlagen aufbewahren, wie es zur Feststellung ihrer Haftung erforderlich ist.
Ausfüllen des Formulars W-8BEN
Beim Ausfüllen des Formulars W-8BEN sind die Anweisungen einfach und sind im Formular selbst enthalten. Um das Formular auszufüllen, sollte der internationale Mitarbeiter oder globale Auftragnehmer die folgenden Informationen enthalten:
- Ihr gesetzlicher Name
- Ihr Geburtsdatum, geschrieben im Format MM-TT-JJJJ
- Ihr Land der Staatsangehörigkeit
- Die Adresse ihres ständigen Wohnsitzes im Wohnsitzland ihres Unternehmens
- Ihre Postanschrift, wenn sie sich von der ständigen Adresse des Unternehmens unterscheidet
- Ihre Sozialversicherungsnummer (SSN) oder individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN), einschließlich ihrer internationalen TIN, falls zutreffend
- Der Name ihres Wohnsitzlandes für die Zwecke der Einkommensteuer dieses Landes, falls zutreffend
- Alle relevanten Finanzinformationen, einschließlich Einkommen und frühere Zahlungsbeträge aus älteren Steuererklärungen.
Gibt es andere W-8-Formulare?
Ja, der IRS hat mehrere W-8-Formulare, die jeweils für verschiedene Arten von Nicht-US-Steuereinbehaltungsszenarien gelten. Zusätzlich zu W-8BEN umfassen weitere relevante Steuerunterlagen:
- Formular W-8BEN-E für Nicht-US-Unternehmen oder internationale Unternehmen anstelle von Einzelpersonen.
- Formular W-8IMY für natürliche oder juristische Personen, die einbehaltbare Zahlungen von einem nicht in den USA ansässigen Einwohner oder Staatsbürger oder Durchflussunternehmen erhalten.
- Formular W-8EXP für wirtschaftliche Eigentümer, die eine anwendbare Steuerreduzierung oder -befreiung geltend machen möchten, einschließlich Nicht-US-Regierungen und steuerbefreite Organisationen.
- Formular W-8ECI für natürliche oder juristische Personen, die eine Befreiung von der Einbehaltung von Einkünften geltend machen, die effektiv mit der Durchführung eines Handels oder einer Geschäftstätigkeit in den USA verbunden sind, einschließlich derjenigen, die Einkünfte aus US-Geschäftsaktivitäten erzielen.
Formulare W-8 vs. Formulare W-9: Was ist der Unterschied?
Während W-8-Formulare für Nicht-US-Steuerbewohner oder Bürger und Körperschaften gelten, die in den USA ansässiges Einkommen verdienen, gelten W-9-Formulare für Unternehmen, Auftragnehmer und ähnliche Körperschaften, die nach US-Recht tätig sind, einschließlich US-Bürger und Einwohner. Diese Formulare gelten als Einreichungen von Informationsformularen und laufen nicht wie W-8 Formulare ab.
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DIESE INHALTE DIENEN REIN INFORMATIVEN ZWECKEN UND STELLEN IN KEINERLEI WEISE RECHTLICHE ODER STEUERLICHE RATSCHLÄGE DAR. G-P bietet keine Beratung oder Unterstützung bei der Verarbeitung oder Verwaltung von W-8BEN-Formularen an. Sie sollten sich stets von Ihrem/n eigenen Rechts- oder Steuerberater/n beraten lassen und sich auf sie verlassen. Die Informationen sind allgemeiner Natur und nicht auf ein bestimmtes Unternehmen oder eine bestimmte Belegschaft zugeschnitten und spiegeln nicht G-Ps Produktbereitstellung in jeglichen Ländern wider. G-P übernimmt keine Haftung oder Gewährleistung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität dieser Informationen und haftet nicht für Folgen oder Schäden, die aus der Anwendung oder dem Vertrauen auf diese Informationen, oder im Zusammenhang mit diesen Informationen entstehen.
