Was ist ein W-8BEN-Formular?​​ 

Wichtigste Erkenntnisse​​ 

• W-8BEN-Form definiert: Das W-8BEN-Formular wird von Nicht-US-amerikanischen Einwohner, um ihren Status zu bestätigen und eine korrekte steuerliche Einbehaltung auf US-bezogene Einkünfte sicherzustellen.​​ 
• Zweck des W-8BEN: Sie überprüft den Status, bestimmt die Berechtigung für Steuerabkommensleistungen und identifiziert Personen, die einer Steuer von 30% auf US-Einkommen unterliegen.​​ 
• Sicherstellung der Steuerkonformität: Die korrekte Verwendung des Formulars W-8BEN ist für US-Unternehmen wichtig, wenn sie den Auslandsstatus von Nicht-US-Statisten dokumentieren. Einzelempfänger und Anwendung der IRS-Einbehaltungs- und Berichtsregeln für bestimmte Nicht-Lohn-Zahlungen, einschließlich einiger Zahlungen an Nicht-US-amerikanische Zahlungen. Unabhängige Auftragnehmer.​​  
• Steuerabkommensvorteile: Personen aus Ländern, die ein Steuerabkommen mit den USA haben, können Anspruch auf Steuerermäßigungen oder Befreiungen auf US-bezogene Einkünfte haben.​​ 

Die globale Einstellung wächst weiter, da Unternehmen über ihre Grenzen hinaus nach Talenten suchen, und viele Fachkräfte sind ebenso daran interessiert, für international Arbeitgeber zu arbeiten. Laut G-P-Forschung bevorzugt die Mehrheit der Mitarbeiter es, für ein globales Unternehmen zu arbeiten. Mit internationaler Expansion übernehmen Unternehmen zusätzliche Steuer- und Compliance-Aufgaben.​​ 

Eine dieser Aufgaben kann darin bestehen, das Formular W-8BEN von berechtigten Nicht-US-Personen zu sammeln. Einzelpersonen, um sicherzustellen, dass die korrekte US-Steuereinbehaltung angewendet wird. Egal, ob Sie Ihre Belegschaft mit Hilfe eines offiziellen Arbeitgebers (Employer of Record) erweitern oder international Talent direkt einstellen – zu verstehen, wie Form W-8BEN funktioniert, ist wichtig. Dieser Leitfaden erklärt, wer das Formular ausfüllt, wann es benötigt wird und was Arbeitgeber wissen müssen.​​ 

Was ist ein Formular W-8BEN?​​ 

Formular W-8BEN ist ein IRS-Formular, das von Nicht-US-amerikanischen Personen, um ihre nicht-US-amerikanischen Status und, wo zutreffend, einen reduzierten Einbehaltungssatz oder eine Ausnahme gemäß einem Einkommensteuer-Abkommen für bestimmtes Einkommen aus den USA geltend machen.​​ 

Nicht-US-amerikanische Personen, darunter einige international unabhängige Auftragnehmer und Freiberufler, die Zahlungen aus den USA erhalten, können gebeten werden, das Formular W-8BEN an das US-Unternehmen vorzulegen, das sie bezahlt. Die korrekte Dokumentation hängt von Art und Einkommensquelle sowie davon ab, ob eine Vertragsleistung beantragt wird.​​ 

Wozu dient das Formular W-8BEN?​​ 

Nach den US-Steuerregelungen ist Abfindung für Dienstleistungen, die vollständig außerhalb der USA erbracht werden, ein ausländisches Einkommen und unterliegt nicht der US-bundesstaatlichen Einkommensteuer-Einbehaltung. Das Einsammeln eines gültigen Formulars W-8BEN hilft, den ausländischen Status des Auftragnehmers in den Unterlagen des Unternehmens zu dokumentieren.​​ 

Wenn Dienstleistungen in den USA erbracht werden oder die Einkommensquelle unklar ist, ändert sich die Einbehaltung-Analyse. Zahlungen aus den USA an ausländische Personen können einer Einbehaltung unterliegen, oft zu einem Satz von30%, es sei denn, es gilt eine Ausnahme oder ein reduzierter Vertragssatz und die entsprechenden Dokumente werden bereitgestellt.

Das Formular W-8BEN gilt üblicherweise für bestimmte Arten von US-bezogenen Einkünften, darunter:​​ 

1. Interesse​​ 
2. Dividenden​​ 
3. Lizenzgebühren​​ 
4. Mieten und Renten​​ 
5. Prämien​​ 
6. Ersatzzahlungen, falls zutreffend​​ 

Was sind Doppelbesteuerungsabkommen?​​ 

Steuerabkommen sind Vereinbarungen zwischen zwei Ländern, die:​​ 

• Hilfe bei der Vergabe von Steuerrechten​​ 
• reduzieren doppelte Besteuerung​​ 
• klarere Regeln für grenzüberschreitende Einkommens-, Wohnsitz- und Einbehaltungspflichten bereitstellen.​​ 

Beispielsweise wird nach US-amerikanischen Steuervorschriften Einkommen, das mit einem US-Handel oder -Geschäft verbunden ist, netto zu standardmäßigen abgestuften US-Steuersätzen besteuert. Steuerabkommen können dann beeinflussen, wie bestimmte Arten von grenzüberschreitendem Einkommen besteuert werden, abhängig vom Abkommen und der Berechtigung des Steuerpflichtigen.​​ 

Nach dem US-kanadischen Steuerabkommen können in Kanada ansässige Steueransässige , die berechtigte Einkünfte aus den USA erhalten, einen reduzierten US-Einhaltungssatz oder -befreiung beantragen, indem sie dem US-Zahler die entsprechenden IRS-Dokumente vorlegen. Diese Vertragsmechanismen helfen, doppelte Besteuerung zu verringern oder zu verringern, oft indem sie die Einbehaltung des Quelllandes einschränken oder Steuergutschriften im Wohnsitzland zulassen.​​  

Wenn eine Person sich nach dem jeweiligen Landesrecht als steuerlicher Einwohner sowohl der USA als auch eines anderen Landes qualifiziert, kann das anwendbare Einkommensteuer-Abkommen "Tie-Breaker"-Regeln zur Bestimmung des Wohnsitzes der Person für Vertragszwecke vorsehen. Diese Regeln berücksichtigen Faktoren wie:​​ 

• wo die Person ein dauerhaftes Zuhause hat​​ 
• wo ihre persönlichen und wirtschaftlichen Beziehungen enger sind​​ 
• wo sie einen gewohnten Wohnort haben.​​  

Die Etablierung eines Vertragsaufenthalts in einem Land kann berechtigten Personen ermöglichen, Vertragsleistungen zu beanspruchen und die doppelte Besteuerung zu verringern, vorbehaltlich der spezifischen Vertragsbedingungen und etwaiger Einschränkungen wie der US-Vertrags-Rettungsklausel.​​  

Länder mit US-Einkommensteuer-Verträgen​​ 

Die USA unterhalten Einkommensteuer-Verträge mit vielen Ländern, darunter Handelspartner wie Kanada, Großbritannien, Deutschland, Japan, Frankreich, Australien, Indien und Mexiko.​​ 

Da der Vertragsstatus die Einbehaltung-Verpflichtungen direkt beeinflusst, müssen US-Zahler die offizielle IRS-Liste der US-Einkommensteuerabkommen A bis Z konsultieren und mit einem Steuer- oder Beschäftigungsspezialisten international zusammenarbeiten, um zu bestätigen:​​ 

• Aktuelle Vertragsverfügbarkeit​​ 
• Dokumentationsanforderungen​​ 
• Anwendbare Tarife.​​ 

Steuerabkommen können sich im Laufe der Zeit ändern. Für Arbeitgeber, die international einstellen, ist es wichtig, über die sich ändernden Gesetze im Zielland informiert zu bleiben. Künstliche Intelligenz-gestützte Werkzeuge wie G-P Gia™ – G-Pglobaler HUMAN RESOURCE Agent auf Basis von Künstliche Intelligenz – können fachkundige Beratung zu globalen Arbeitsgesetzen in 50 Ländern und allen 50 US-Bundesstaaten geben und so die Kosten und die Compliance-Zeit um bis zu 95% senken.​​ 

Wer stellt das W-8BEN-Formular bereit?​​ 

Das korrekte IRS-Formular hängt ab:​​  

• Der Empfängertyp​​ 
• Einkommensart​​ 
• wo Dienstleistungen erbracht werden​​ 
• ob Vertragsentlastung beansprucht wird.​​ 

Laut IRS muss ein Mitarbeiter das Formular W-8BEN an den Einbehaltungsbeauftragten oder Zahler vorlegen, wenn er ein nicht ansässiger Ausländer ist, der wirtschaftlicher Eigentümer eines Betrags ist, der Einbehaltung unterliegt. Sie müssen das Formular W-8BEN einreichen, wenn der Einbehaltungsbeauftragte es verlangt, unabhängig davon, ob er einen reduzierten Satz oder eine Befreiung von Einbehaltung beantragt oder nicht. Ein W8BEN kann ausgefüllt und dem Einbehaltungsbeauftragten oder Equity-Verwalter des Stifters zur Verfügung gestellt werden.​​ 

Bei der Beauftragung ausländischer Einzelauftragnehmer fordern US-Unternehmen während der Einarbeitung oder vor der Zahlung der ersten Rechnung das Formular W-8BEN an.​​  

Unternehmen müssen die Genauigkeit und Legitimität der Formulare, die sie erhalten, sammeln und überprüfen. Das W-8 -Formular kann mit geringfügigen Fehlern weiterhin gültig sein. Wenn das Datum in der Unterschrift fehlt, kann der Arbeitgeber das Datum nach Erhalt hinzufügen und es ab diesem Zeitpunkt als gültig betrachten.​​ 

Wer muss das Formular W-8BEN ausfüllen?​​ 

Das Formular W-8BEN wird von nicht ansässigen Ausländern (NRAs) ausgefüllt. US-Unternehmen, die Nicht-US-amerikanische Unternehmen zahlen. Personen müssen das Formular W-8BEN von international Auftragnehmern oder einzelnen Zahlungsempfängern einholen, die die folgenden Kriterien erfüllen:​​ 

1. Sie sind nicht US-amerikanisch. Bürger oder Einwohner (NRA).​​ 
2. Sie arbeiten für ein US-amerikanisches Unternehmen oder erzielen Einkünfte aus US-amerikanischen Quellen.​​ 
3. Sie beanspruchen Steuervorteile aus Doppelbesteuerungsabkommen oder reduzierte Einbehaltungskosten.​​ 
4. Sie beziehen ein festes oder regelmäßiges Einkommen aus den USA.​​ 

Wer ist für die Einbehaltung der Einkommensteuer verantwortlich?​​ 

Unternehmen, die Einkünfte an Nicht-US-amerikanische Unternehmen zahlen. Steueransässige, bekannt als US-Einbehaltungsagenten, sind für Einbehaltungssteuern an der Quelle verantwortlich, bevor sie die Person zahlen. Das Versäumnis, das ordnungsgemäß zurückzuhalten, kann zu Strafen wegen Nichteinhaltung oder Bußgelder führen. Wenn mehrere Einbehaltungsagenten beteiligt sind, muss die Steuer nur einmal von den Einkommenseigentümern einbehalten werden.​​ 

Wenn der Arbeitgeber im Namen der Person Einbehaltung einkommensteuert, senden Sie das Formular nicht nach Erhalt an das IRS. Sie müssen das Formular so lange wie nötig sicher in ihren Unterlagen aufbewahren, um ihre Haftung festzustellen.​​ 

Wenn sich die Informationen ändern und das W-8BEN falsch machen, muss der US-Einbehaltungsbeauftragte ein neues Formular vorlegen. Es ist beste Praxis, Ihre W-8BEN-Formulare aktuell zu halten und schnell zu reagieren, wenn der Zahler ein aktualisiertes Formular anfordert.​​ 

Wie fülle ich das Formular W-8BEN aus?​​ 

Beim Ausfüllen des Formulars W-8BEN müssen Personen die Anweisungen des IRS befolgen. Das Formular besteht aus drei Hauptbestandteilen:​​  

• Identifikation des wirtschaftlichen Eigentümers​​ 
• Anspruch auf Steuervertragsvorteile​​ 
• Zertifizierung.​​ 

In Teil I gibt die Person identifizierende Informationen an, wie zum Beispiel:​​ 

• vollständiger rechtlicher Name​​ 
• Land der Staatsangehörigkeit​​ 
• Dauerhafte Wohnadresse​​ 
• Postadresse, falls eine andere​​ 
• ausländische Steueridentifikationsnummer, wo erforderlich,​​  
• US-Steuerpflicht-Identifikationsnummer, sofern erforderlich,​​ 
• Geburtsdatum im MM-DD-YYYYY-Format.​​  

Die dauerhafte Wohnsitzadresse muss die dauerhafte Wohnsitzadresse der Person im Land sein, in dem sie für Einkommensteuerzwecke ansässig ist. Es kann kein Postamt sein. Box- oder In-Care-of-Adresse.​​ 

Falls zutreffend, füllt die Person Teil II aus, um Vertragsleistungen zu beantragen, indem sie Folgendes identifiziert:​​ 

• ihr Steuerland, wo sie wohnsitzen,​​ 
• Der relevante Vertragsartikel​​ 
• die anwendungsfähige reduzierte Einbehaltungsrate oder -befreiung.​​  

Die Person muss Teil III durch Zertifizierung und Unterschrift des Formulars ausfüllen.​​ 

Formular W-8BEN verlangt nicht:​​  

• Einkommensgeschichte​​ 
• Bankdaten​​ 
• Zahlungsaufzeichnungen​​ 
• Informationen zur früheren Steuererklärung.​​ 

Gibt es weitere W-8 -Formen?​​ 

Ja. Der IRS hat mehrere W-8 Formulare für verschiedene Arten von nicht-US-amerikanischen Formularen. Steuer-Einbehaltung-Szenarien. Dazu gehören:​​ 

• Formular W-8BEN-E für Nicht-US-amerikanische Entitäten oder international Entitäten statt Individuen​​ 
• Form W-8IMY: Wird von ausländischen Vermittlern, ausländischen Flow-Through-Unternehmen und bestimmten US-Filialen verwendet, um ihren Status zu bestätigen, wenn sie Zahlungen im Namen anderer Personen oder als Vermittler erhalten, anstatt als wirtschaftlicher Eigentümer des Einkommens​​   
• Form W-8EXP: Verwendet von bestimmten qualifizierten ausländischen Einrichtungen – darunter ausländische Regierungen, ausländische Zentralbanken der Ausgabe, international Organisationen, ausländische steuerbefreite Organisationen, ausländische private Stiftungen und Regierungen von US-Besitzungen –, um ihren Status zu bestätigen und eine Befreiung von oder einer Reduzierung der US-Steuereinbehaltung zu beantragen, wo angebracht,​​   
• Form W-8ECI: Verwendet von Nicht-US-amerikanischen Personen oder Unternehmen, um zu bestätigen, dass das Einkommen, das sie erhalten, effektiv mit Handel oder Geschäft in den USA verbunden ist. Wenn ein gültiges Formular W-8ECI ausgestellt wird, behält der Einbehaltungsbeauftragte nicht die Standardsteuer 30% an der Quelle auf dieses effektiv verbundene Einkommen ein, da ECI in einer US-Steuererklärung angegeben und netto zu den geltenden US-Steuersätzen besteuert wird.​​    

Formen W-8 vs. Formen W-9: Worin besteht der Unterschied?​​ 

W-8 Formulare werden von Nicht-US-amerikanischen Personen und Einrichtungen zur Zertifizierung von nicht-US-amerikanischen Status und, wo zutreffend, Anspruch auf Vertragsleistungen oder andere Einbehaltung-Ausnahmen für bestimmte US-bezogene Zahlungen. Das Formular W-9 wird von US-Personen, einschließlich US-Bürgern, ansässigen Ausländern und inländischen Einheiten, verwendet, um dem Antragsteller eine Steueridentifikationsnummer und eine Zertifizierung bereitzustellen.​​ 

Sowohl W-8 als auch W-9 Formulare werden dem Antragenden oder Zahler zur Buchführung, Einbehaltung und Steuererklärung übergeben. Sie werden nicht direkt vom Zahlungsempfänger beim IRS eingereicht. Formular W-9 läuft in der Regel nicht ab, aber der Zahlungsempfänger muss ein aktualisiertes Formular einreichen, wenn sich Name, Steuerklassifizierung, Steuerpflicht-Identifikationsnummer, FATCA-Status oder andere zertifizierte Informationen ändern.​​  

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FAQ – Häufig gestellte Fragen​​