確保遙距工作成為貴公司資產的關鍵是製定明確而詳細的遙距工作政策。 這對於提高生產力和團隊的整體成功也至關重要。
無論當前的世界狀況是否迫使您的公司遙距工作，準備好遙距工作政策都將助您的公司更加靈活和更具適應性。
重要的是要知道，遙距工作不僅僅是在全球大流行期間誕生的概念——在以前也很常見，且將繼續成為公司必須接受的事物。
美國人口普查局和勞工統計局的數據顯示，從 2017 年到 2018 年，有 4.7 百萬人（約占美國人手的 3.4%）在進行遙距工作。 這表明與 800,000 年相比增加了 1%，即 2015 人。
根據全球工作場所分析 (GWA) 的數據，從 2005 年到 2018 年，遙距工作者的數量增加了 173%。 GWA 還發現在全球，甚至在大流行之前，「調查一再表明至少在某些時候，有 80% 的僱員希望在家工作。」
遠端工作政策 讓您的員工清楚地瞭解公司對 遠端工作者 的期望。 建立您的政策 將 幫助您 鞏固 指導原則， 轉變您的 遠端團隊並 吸引人才。
什麼是遙距工作政策？
遙距工作政策是一套針對在家或辦公室以外地點工作的僱員的指引。
遠端工作政策 的目的是從一開始 就 管理 員工 的期望， 並 更容易 提高 參與度和生產力。
【bctt tweet=”遠端工作政策是一套針對在家或在辦公室以外地點工作的員工的指南。” username=”globalpeo”】
遠端工作政策應包含哪些 資訊？
根據招聘網站 Betterteam 的說法，遙距工作政策應包括以下資料：
- 資格
您公司中的每個人都可以在家工作嗎？ 只有幾個團隊？ 必須清楚地概述哪些部門、團隊或工人類型可以在家工作，以及允許他們這樣做的頻率。 從現在到 8 年，在家工作預計將增加 2025%。 在定義遙距在家工作政策時，請考慮哪些職位僅需要於辦公室工作。 準備好應要求提供遙距工作政策的例子。 - 規則和公司政策
在家辦公不排除任何人，無論其職位或責任如何，都不能遵守他們在辦公室所遵守的相同規則和政策。 重要的是要提醒僱員，即使他們在遙距工作，也必須遵守員工手冊。 所有公司規則和政策，例如病假和假期，在遙距工作時仍應適用。 提供新一份僱員手冊可能並非必需，但它是構成居家工作政策文件的重要組成部份。 - 期望
本部分將說明您希望員工提供的績效、品質、生產力和成果。 您還應該解釋您將提供的工具和資源，以助他們遵守公司標準。 它應該包括工時和績效期望。 可能需要一定的靈活性，以及在僱員習慣辦公室界面適應在家工作的同時降低您的期望。 - 溝通
釐清員工應如何溝通。 解釋哪些工具可用於溝通及如何使用這些工具。 詳細說明會議將如何進行以及會議應在哪些平台上進行。 這也是您可以解釋您將使用同步通信還是非同步通訊的一點。 僱主還應提供緊急通訊方式，以防出現技術困難、停電或其他不可預見的複雜情況。
- 安全
確保您的員工瞭解貴公司對網路安全的重視程度。 報告顯示，數據洩露每年可能造成 3.92 百萬美元的損失。 在遙距工作時，機密資料和數據將在網上共享。 您的僱員必須知道其數據將會是安全，以及他們應該如何處理敏感和機密材料。 解釋您將採取哪些步驟來確保受保護資料的安全性，從 VPN 到安全網絡，再到強密碼和登錄的雙因素身份驗證。 解釋您的僱員是否可以使用他們的設備在家工作，或者他們是否必須使用公司設備。 - 保險和責任
如果您的員工在遠端工作時發生意外，會發生什麼事？ 您需要知道，他們也需要知道。 保險索賠如何運作，遙距工作政策由誰負責？ 當一切都遙距完成時，您如何處理舉證責任？ 在遙距工作中受傷的僱員需要證明他們是在工時內在完成指定職責的過程中受傷的。 概述他們應該遵循的步驟以及他們應該聯絡的人。
除此資料外，您的公司可能還希望解決以下主題：
- 員工權利
確保快樂員工清楚定義休息時間、用餐時間、請假流程等的絕佳方式。 個人需要了解他們作為僱員和遙距工作者的權利是什麼，以及這兩種狀態之間可能存在的差異。 - 公司使命和願景
即使是在家工作，您的團隊和他們所做的工作仍然代表著您的公司。 您的僱員可能已了解您公司的使命和願景，但他們的大部分入職培訓也可能忘記了這一點。 提醒他們公司的目標並花時間將此聲明適應遙距工作模式從來都不是一個壞主意。 - 衝突解決
當人們沒有面對面互動時，衝突可以減少，因為摩擦可以減少。 另一方面，距離使人們難以相互閱讀，從而產生了一系列新的挑戰。 超過 80% 的遙距工作者報告說某類型的工作場所衝突可能會影響他們進行日常工作。 讓您的僱員知道他們可以與誰交談，以及在發生衝突時他們應該如何處理。 解決遙距工作者之間的衝突的好處是更容易將衝突各方分開，而不會破壞工作動態。 - 設備
解釋每個角色所需的設備，以及公司是否會提供這些工具。 僱員是否會因購買而獲得退款，還是應該在開始工作之前等待收到設備？ 在制定遙距工作策略時，如果您的團隊遇到技術困難，可能需要一些靈活性。 一個專門的 IT 團隊可能有答案，但遙距診斷問題更具挑戰性。
您如何制定適合您公司的遙距工作政策？
每家公司都不一樣，沒有一種萬能的解決方案。 要定制遙距工作策略，您需要考慮以下關鍵點：
1. 公司目標
制定反映公司使命和願景的政策將有助於為您的遙距工作方法增添獨特性。 您可以藉此機會提醒僱員他們的工作目標，並擴展作為遙距公司如何實現這些目標。
2. 您的公司文化
花點時間確保您的文化反映在您的遙距工作政策中，並確保僱員即使在遙距工作時也能體驗到這種文化。 網上活動、遊戲、諮詢等福利可以幫助改善僱員的整體福祉並為您的文化增加價值。
3. 彈性
這與您的公司文化密切相關。 決定您希望在工時和帶薪休假等方面的靈活性。 如果您已決定要為僱員提供多少靈活性，那麼制定遙距工作政策會更容易。 請記住，遙距工作的僱員會發現很難建立和保持健康的工作/生活平衡。 當您決定願意為遙距工作團隊提供的靈活性級別時，請考慮這一事實。
4. 了解您的團隊
您最了解您的團隊在何種條件下表現最佳，以及他們實現目標所需的資源。 在制定政策時請務必牢記這一點，並向經理詢問有關其團隊的信息。 如果您要為新僱員入職，由於隔離、封鎖和關閉的辦公空間，您從未有機會親自見面，這一點就變得尤為重要。 如果您唯一的互動是通過短信和電子郵件，那麼真正了解某人可能具有挑戰性。
每個團隊的工作方式都不同，因此所有經理的工作流程和績效詳情將有助於制定適合每位僱員的政策。
遙距工作政策的好處是什麼？
根據 Upwork 的一份報告，美國超過 57% 的公司沒有遙距工作政策。 在大流行之前，那些政策並非真正必要——只有 6% 的僱員完全在家工作，而超過 75% 的僱員從未有過這種選擇。 然而，現實是遙距工作政策只能幫助您的公司。
讓我們回顧一下下面的一些好處。
清晰度
未能就如何進行日常流程和項目提供適當的指導可能會損害員工士氣——沒有人願意不斷地尋求指示並等待回應。 當您的僱員清楚您的遙距工作政策時，解決挑戰就會變得更加容易，從如何使用某些通信平台到在項目中克服障礙。 清晰度將助您的僱員集中注意力並表現得更好；就是這麼簡單。
簡化 通訊
採用遙距通信指南的公司以更快的速度適應和發展。 溝通是在您業務的各個方面取得成功的第一步，如果溝通失敗，可能會導致重大問題。
在遙距商業世界中創造包容性和提高僱員績效的最佳方法是讓每個人都覺得他們是機器不可或缺的一部份。 這可以通過為僱員提供最好的工具和指南來有效和尊重地溝通來實現。
Sage People 的副總裁 Paul Burrin 告訴 Workplace，「定期、有針對性、有效和個性化的雙向溝通至關重要，這樣組織才能讓僱員了解情況。 這樣，他們就知道發生了什麼，可以實時提問或提供反饋。」
當您 授權 員工 隨時隨地 使用 有效的溝通策略時，您正在為組織消除障礙 ，並確保 公司能夠克服 未來的 挑戰。
【bctt tweet=”根據 Upwork 的報告，超過 57 % 的美國公司在沒有遠端工作政策的情況下營運。” username=”globalpeo”】
提高靈活性和生產力
根據國際工作區組織 (IWG) 全球調查，85% 的遙距工作者表示靈活的遠程政策提高了他們的整體生產力。
正如我們之前提到的，如果您的僱員清楚你公司關於靈活性的規則，包括工作時間表和帶薪休息時間等因素，他們的表現會更好。 例如，對公司的遙距工作政策有很好了解的在職父母將能夠以更少的壓力計劃他們的一天，這意味著僱員更快樂、更有效率。
提高員工參與度
制定遙距工作政策向您的僱員表明您致力於創造更好的工作環境。 當僱員看到這一點時，他們更有可能回報這一承諾並每天加倍努力。
公司經常忽視員工敬業度的重要性。 選擇促進敬業度意味著減少僱員流失，從長遠來看，這意味著更少的開支。
USI 保險服務的一項研究發現，僱員流失平均要花費 6 至 9 個月的薪水。 例如，每次公司更換一名年收入為 60,000 美元的僱員時，它可能會在招聘和培訓上花費 30,000 美元至 45,000 美元。
改善入職流程
在遙距優先的商業世界中，入職流程已成為僱員生命週期中至關重要且更具挑戰性的一部分。 您必須有一個可靠的框架來設置您的遙距工作員工以取得成功，而建立遙距工作策略將使創建此框架變得更加簡單。
根據人力資源管理協會 (SHRM) 的說法，入職流程不佳的組織只會安排僱員提前退出。
洛杉磯諮詢公司 The Interchange Group 的負責人 Amy Hirsh Robinson 告訴 SHRM：「入職是新僱員決定繼續參與或脫離工作的神奇時刻。」 雖然這在遙距環境中可能具有挑戰性，但如果沒有任何面對面的互動來補充則更為關鍵。
吸引全球頂尖人才
制定遙距工作政策是一家認真對待僱員的公司的標誌。 當最優秀的人才關注您的公司時，這些細節會發揮重要作用。
國際人才可能對遙距的跨國公司持謹慎態度，因為其職涯和成功取決於您的公司是否採用具結構和正式的遙距工作方法。
制定遙距工作政策只是成功聘請國際僱員並在全球發展的步驟之一。 正確的遙距工作方法可以讓您創建無國界的自信和信譽良好的組織。
遠端工作政策是否能幫助貴公司在全球成長？
簡短的回答是肯定的。 今天，許多公司正在通過遙距聘請國際僱員來利用我們完全偏遠的世界，甚至是本地工作。 不要將遙距工作政策視為幫助您度過大流行的方法，而是將其視為公司未來的藍圖。
為遙距工作者創建框架可能是邁向更敏捷和適應性更強的組織的第一步，無論時區差異如何，企業都可以在世界任何地方開展業務。
建立合規遙距公司的最佳方法是什麼？
許多公司仍然將全球擴張視為一系列障礙，涉及向地方當局註冊、建立國際法律實體以及處理全球合規事務。 然而，有些解決方案可以賦予全球力量、遠端成長並簡化流程，例如名義雇主 （EOR）。
名義僱主 (EOR) 模式旨在通過消除阻礙您的本地和全球潛力之間的挑戰，幫助像您這樣的公司在全球發展。 名義僱主 (EOR) 擁有全球實體，可以合規地處理 100% 的薪資、稅收、福利和人力資源。
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